مراقبة ومتابعة التفويض

التفويض بدون متابعة يعني التنازل عن وظيفتك، فأنت لا تستطيع أن تغسل يديك كلية عن مهنة فوضتها، فلازلت مسؤولاً عن إنجازها، ويمكن حل هذه المشكلة من خلال الرقابة ومتابعة الأعمال، فالرقابة والتفويض أداتان متلازمتان من أدوات الإدارة، فيمكن مقارنة التفويض بأنه الريح التي تحمل طائرة ورقية في الهواء، ولكن بدون الخيط الذي يحركها من الأسفل – أي الرقابة والتحكم – ستطير هذه الطائرة بعيداً، وسيتم فقدها.

الشكل رقم (14) مثلث التفويض

الرقابة من أجل الرقابة فقط عديمة الفائدة، مثل التفويض للمهام عديمة الفائدة، وتشبه هذه الحالة قيادة السيارة بوضع قدم على دواسة البنزين والأخرى على الفرامل.. هل تتحرك السيارة؟ أي أنك تفكر في النتائج أولاً وأخيراً، لذا تأكد من أن وسائل التحكم ستقودك في اتجاه تحقيق الأهداف، ولا تصبح هدفاً في حد ذاتها، وعموماً المساءلة هي المفتاح الرئيسي لعملية التفويض، وهي ضلع هام من أضلاع مثلث التفويض المبين في الشكل رقم (14).

أدوات الرقابة والمتابعة:

1- سجل التفويض:

ومن أهم الوسائل المستخدمة للمراقبة والمتابعة أن تعمل سجلاً للتفويض مثل الموضح في الجدول رقم (9)، وذلك بتخصيص أعمدة للواجب الذي تم تكليفه وللتاريخ الذي تم فيه هذا التكليف، ووصف مختصر لهذا الواجب الذي تم فيه هذا التكليف، والتاريخ المتوقع لإتمامه والتاريخ الفعلي الذي تم فيه، وأية ملاحظات حول جودة إنجازه.

ولا يستخدم هذا النموذج في الواجبات المستمرة التي يؤديها الموظف، ولكن يستخدم فقط في العمل الذي سيتم إنجازه لمرة واحدة لسهولة متابعته، فمن الأمور السيئة أن ينسى الموظف إنجاز هذا العمل أو يؤخره، والأسوأ من ذلك أن ينسى هذا العمل.

ولا تقتصر فائدة هذا النموذج على تذكر هذا العمل ومتابعته فقط، بل يلغي أيضاً الحاجة إلى مقاطعة موظفيك باستمرار خلال اليوم لسؤالهم عما أنجزوه في هذا العمل.

فما هي الطريقة المناسبة للتسجيل في هذا السجل؟ إذا فكرت في إسناد مشروع أو واجب معين لأحد الموظفين، سجل تاريخ هذا اليوم، واكتب كلمات قليلة عن هذا الواجب، واستمر في عملك حتى يحين الموعد المناسب لإسناده لأحد الموظفين - لا يكن رد الفعل الطبيعي لك في هذه الحالة أن تتوقف وتستدعي الموظف الذي ستسند إليه هذا العمل قبل أن تنسى، لأنك ستتوقف عن عملك لفترة، وربما يكون هذا التوقف أحد التوقفات الكثيرة خلال هذا اليوم، وبدلاً من ذلك انتظر حتى تكون مستعداً لاستدعاء هذا الموظف ومناقشته، واسأل عن التاريخ الذي يفضله لإنهاء هذا العمل، لا تملي عليه هذا التاريخ إلا إذا كان الموضوع على درجة كبيرة من الأهمية ولا يحتمل التأجيل، وبدلاً من ذلك خذ من الموظف التزاماً بهذا التاريخ.

الجدول رقم (9) سجل التفويض

2- سجّل التاريخ:

الذي تم الاتفاق عليه، واترك الموظف وحيداً بعد ذلك، ولكن تأكد من أن الموظف سيلتزم مقدماً بهذا التاريخ المحدد، ولا بد من الإصرار على التوضيح له بأن يخطرك بأي تغيير في أولويات عمله، وأنه غير قادر على الوفاء بإنجاز هذا العمل قبل التاريخ المحدد وليس بعده، فمعرفتك بأن العمل لم ينجز بعد انتهاء التاريخ المحدد غير مقبول على الإطلاق.

وبمعرفة ما إذا كان هذا واضحاً للموظف في البداية، سيتيح لك ذلك بأن تعدل في أولويات عمله وتحاول التوفيق معه بحيث يتم إنجاز العمل في الموعد المحدد، وإذا قام الموظفون بعد ذلك بتسجيل الأنشطة المختلفة في أجندة التخطيط الخاصة بهم، فسيعرفون مقدماً إذا كانوا يستطيعون الوفاء بالتاريخ المحدد أم لا.

وإذا كانت الأعمال المسندة تستغرق وقتاً طويلاً، فربما تحتاج لمتابعة هذه الأعمال أيضاً لعدة أيام أو عدة أسابيع مقدماً، وفي هذه الحالة قم بتسجيل تاريخ المتابعة والتاريخ المحدد في سجل التفويض. وفي كل صباح اجعلها عادة، القِ نظرة سريعة على النموذج لمعرفة إذا ما كنت ستقوم بأي اتصال هاتفي للمتابعة، احتفظ بورقة منفصلة من هذا النموذج لكل موظف يعمل معك، وضعهم جميعاً في ملف واحد، واستخدم نموذجاً جديداً لكل شهر. وارجع لهذه النماذج عندما يحين الوقت لتقييم الأداء السنوي، ودائما ارجع الفضل الفوري لمن يقوم بإنجاز الأعمال في مواعيدها وبدون أخطاء.

يخصص الجزء السفلي من سجل التفويض لتسجيل الواجبات والأعمال التي تسند للموظفين والتي يصعب تصنيفها تحت بند الأعمال المفوضة، وهي قائمة بالأعمال التي تتطلب وقتاً قصيراً وجهداً ضئيلاً أيضاً، مثل بعض التعليمات أو القرارات التي تحتاج إلى إعداد تقرير عن انجازها في الحال، وهذه النوعية من التكليفات هي التي كانت تحتاج إلى مقاطعات مستمرة طوال اليوم من وقت المدير ووقت الموظفين. وبدلاً من ذلك عليك بتسجيلها في الجزء السفلي من سجل التفويض على أن تطلب من كل موظف إعداد تقرير عن إنجازها يومياً في الحال قبل نهاية وقت العمل. وعليه يصبح المطلوب منك جلسة واحدة فقط لمراجعة ما تم منها مع الموظفين الذين تم تكليفهم بها.

قم بإجراء الاتصالات بعد التفويض:

لا بد لكي تكتمل الرقابة، أن تراقب الأداء وتتصل بالمرؤوسين بعد التفويض، وتوزع وقتك عليهم بطريقة مناسبة. لنفرض أن لديك عدداً من الموظفين، وقمت بتفويض الأعمال لهم جميعاً، فكيف توزع وقتك معهم؟ وُجد أن معظم المديرين يقضون وقتاً أطول مع موظف واحد أو اثنين على الأكثر ويمهلون الآخرين، وهذه مصيدة من السهل الوقوع فيها، ففي النهاية تجد أن بعض الموظفين أكثر سروراً لقضاء معظم وقتك معهم، فتراهم فرحين وإيجابيين ومتعاونين للغاية. فلا تختفي وراء الأعمال الورقية، فالإدارة هي الاهتمام بالأفراد وليس الاهتمام بالأعمال الورقية، فإذا كانت رؤية بعض الأفراد مستحيلة، فاستخدم الهاتف في الاتصال بهم. احتفظ بأولوياتك مباشرة، أظهر اهتمامك بالشخص أولاً ثم بالوظيفة التي يقوم بها ثانياً، فإذا لم يكن لديك اهتمام بالناس فلا تتوقع الحصول على أية نتائج من أعمالهم.

المصادر:

• الإدارة والقيادة - الأدوات فعالية الأساليب والنتائج - دافيد ويتون وتيم كاميرون - مركز الخبرات المهنية للإدارة - بميك
• صديقي المدير والتفويض - د. بسيوني البرادعي - بميك