مخطط الهيكل التنظيمي، تمثيل هيكل المنظمة بشكل مرئي

إنه يوم نسرين الأول في فريق المبيعات، ويعتقد مديرها أحمد أنّها مندمجةٌ بشكلٍ جيد. قامت نسرين بتسجيل الدخول إلى النّظام، وهي تعرف جيداً كيفيّة طلب خطٍّ خارجيّ وتحويل المكالمات، وقد قامت حتى بالردّ على بعض المكالمات الواردة. ويشعر مديرها بالرضا عن تقدّمها. ومع ذلك فهو لا يتطلّع إلى الجزء التالي من تدريبها: شرح هيكل المنظمة وخطوط الإبلاغ المتغيرة في كثيرٍ من الأحيان. يتمنى أحمد أن يكون لدى الشركة تمثيلٌ مرئيٌّ لهيكلها، حتى يتمكّن من توصيله بمزيدٍ من الفعاليّة إلى الموظفين الجدد. هذا هو المكان الّذي يكون فيه مفيداً استخدام مخطط تنظيمي مُحَدّث أو مخطط الهيكل التنظيمي. في هذه المقالة سنستكشف كيف يمكنك استخدام المخططات العضويّة المختلفة لتمثيل هيكل المنظمة بشكلٍ مرئي.

فهم مخطط الهيكل التنظيمي:

يُعرف مخطط الهيكل التنظيمي أيضاً باسم "المخطط التنظيمي"، وهو تمثيلٌ بسيطٌ لهيكليّة الشركة. يعود مفهوم المخططات التنظيمية إلى منتصف القرن التاسع عشر؛ حيث قام دانييل مكالوم وهو مهندس في السكك الحديديّة بإنشاء أولى تلك المخططات. ثمّ بدأ المهندسون في استخدامها على نطاقٍ واسعٍ في النصف الأول من القرن العشرين، وتلت ذلك مجالات العمل الأخرى تدريجيّاً.

تمّ استخدام مصطلح "المخطط التنظيمي" لأول مرة في الستينيات - فهو يجمع بين "التنظيم" و"الرسم التخطيطي"، ويُدعى في بعض الأحيان "الهيكل التنظيمي". هناك مصطلح آخر للفكرة هو "الرسم البياني التنظيمي" - وهو مفهومٌ أصبح شائعاً بفضل مقالة كتبها هنري مينتسبيرج ولودو فان ديرهايد نشروها على موقع Harvard Business Review.

يمكن لمُخطّط الهيكل التتنظيمي أن يمثّل منظمة بأكملها أو مجرد جزء منها، يمكنك استخدامه لإظهار العناصر الماديّة المختلفة للشركة، مثل مكاتبها الإقليميّة، وكذلك كيفيّة ارتباط الإدارات أو الوظائف ببعضها البعض. ويمكنك أيضاً استخدام المخطط لتوضيح التسلسل الهرمي للمؤسسة وعلاقاتها -بما في ذلك الأقدميّة في الأدوار المختلفة- وكيفيّة ارتباطها.

الأنماط المختلفة من مخطّطات الهيكل التنظيمي:

هناك أربعة أنواع شائعة من مخططات الهيكل التنظيمي: التسلسل الهرمي، المصفوفة، بنية الشجرة، والمخطط الأفقي (المسطح).

لنلقِ نظرة على كيفية استخدامها:

1. مخطط التسلسل الهرمي (Hierarchical - Top Down):

كما يوحي اسمها، يُظهِر هذا الرسم البياني الخاص التسلسلَ الهرمي داخل المنظمة، بما في ذلك العلاقات المرتبة بين الأشخاص المختلفين. عليك أن تبدأ مع الموظف الأقدم في الجزء العلوي وتعمل باتجاه الأسفل. على سبيل المثال قد تضع المدير التنفيذي في القمة، يليه نواب الرئيس ورؤساء الأقسام والمشرفون وما إلى ذلك. (انظر المخطط -1- أدناه، للحصول على مثال):

المخطط -1- مخطط التسلسل الهرمي للمنظمة

يمكن استخدام مخطط التسلسل الهرمي أيضاً لتوضيح العلاقات ضمن فريق عملٍ معيّن كما في المخطط -2-:

المخطط -2- مخطط التسلسل الهرمي للفريق

تُعتبر مخططات التسلسل الهرمي مفيدةً أيضاً لتوضيح الهيكل الإقليمي أو الجغرافي للمنظمة، ويمكنها أن توضّح كيف يتمّ تنظيم الشركة لتقديم منتجٍ أو خدمةٍ معيّنة. ومع ذلك، يمكن أن تُشعِركَ هذه المخططات بفقدان المرونة، ويمكنها أن تمنح الطابع الاستبدادي للمنظمة، وهذا الأمر قد يكون مشكلة.

2. مخطط المصفوفة (Matrix):

في المنظمات ذات الهيكلية المصفوفيّة، قد يقدّم الأشخاص تقارير إلى أكثر من مدير. في هذا النوع من الشركات، أو في الشركات الّتي يتمّ فيها تجميع الأشخاص ذوي المهارات المتماثلة معاً، قد تجد أنّ مخطط المصفوفة (Matrix) هو المخطط التنظيمي الأكثر فائدة.

على سبيل المثال، تخيّل أنّ شركة تصنيع توظف عدداً كبيراً من المهندسين حول العالم يقدمون تقاريرهم إلى مديري المنتجات المختلفة. ومع ذلك، فإنّ هؤلاء النّاس يعملون أيضاً تحت إمرة مديري البلدان. في هذه الحالة، يمكن أن تكون علاقات التقارير كشبكة أو مصفوفة، كما هو مبين في المخطط -3- أدناه.

المخطط -3- مخطط المصفوفة

3. مخطط الشجرة -أفقي (Tree Structure):

هذا النوع من الرسم البياني هو في الأساس مخطط شجرة يتمحور حول بنية المنظمة. على عكس مخطط التسلسل الهرمي، يبدأ هذا المخطط مع أكبر عضوٍ في الفريق على اليسار، وتُرسم الفروع الأخرى لإظهار هيكل المنظمة. عادةً ما تتلاءم الرسوم البيانية الهيكلية للشجرة بشكلٍ أفضل مع قطعة من الورق العمودي، وذلك مقارنةً بمخططات التسلسل الهرمي، خاصةً عندما يكون لدى المدير العديد من التقارير.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تقود فريق إدارة مشروع ضمن شركة صغيرة لتطوير ألعاب الفيديو. وكلّ مدير من مديري المشاريع الذين يقدمون لك التقارير يشرف على العديد من المطوّرين. يمكنك في هذه الحالة أن تمثل هذه البنية بشكل فعّال في مخطط الشجرة. انظر المخطط -4- أدناه، على سبيل المثال.

المخطط -4- مخطط الشجرة

4. المخطط الأفقي أو المسطح (Horizontal/Flat):

يحتوي الهيكل التنظيمي الأفقي أو المُسَطّح على طبقات إدارة قليلة نسبياً وبصورةٍ عامة أقلّ هرميّة. إنّه هيكلٌ شائعٌ داخل الشركات الصغيرة والشركات الناشئة، لأنها تميل إلى أن تكون أقلّ تعقيداً من المؤسسات الأكبر حجماً.

على سبيل المثال، تخيّل أنّك تدير وكالة عقارية صغيرة ذات هيكل ثابت، مع ثلاثة مكاتب إقليميّة. قد يبدو الرسم البياني الخاص بك مثل مثالنا في المخطط -5- أدناه.

المخطط -5- المخطط الأفقي

يمكن تمثيل المخطط الأفقي بشكلٍ أقلّ هرميّة كما في "مخطط الفقاعة" الموضح أدناه في الشكل -6-

المخطط -6- مخطط الفقاعة

فوائد استخدام مخططات الهيكل التنظيمي:

هناك عدّة فوائد لاستخدام مخططات الهيكل التنظيمي، بما في ذلك:

• البساطة: تتمثّل الفائدة الرئيسيّة لاستخدام مخطط هيكل تنظيمي في أنّه يتيح لك تقديم الهياكل التنظيميّة المعقدة بطريقةٍ واضحةٍ بصرياً، ثم توصيلها بسهولة.
• حلّ المشاكل: يمكن أن تُظهر مخططات الهيكل التنظيمي هياكل التقارير داخل مؤسستك، حتى تتمكّن من مساعدة الأشخاص على فهم من ينبغي عليهم التعامل معه لحلّ المشاكل. قد يكون ذلك مفيداً بشكلٍ خاص عندما تكون مؤسستك كبيرةً أو معقدة، أو عندما يكون لديها مجموعةٌ من الإدارات أو الوظائف أو المواقع المختلفة.
• الإعداد: يمكن أن يكون مخطط الهيكل التنظيمي أداةً مفيدةً في الإعداد، كما أوضحنا في مثالنا الافتتاحي مع نسرين وأحمد. يمكنك استخدام واحدة من هذه المخططات لتعريف موظف جديد بآلية عمل المنظمة، ومن الذي سيعمل معه ويقدّم التقارير إليه.
• التخطيط وإدارة المشاريع: يمكن أن يساعدك مخطط الهيكل التنظيمي في تحديد كيفية تخصيص الموارد، أو رسم خريطة للمشاريع المستقبليّة، لأنه يسمح لك بتصوّر كيفيّة ارتباط هياكل مؤسستك.

عيوب استخدام مخططات الهيكل التنظيمي:

على الرغم من الفوائد المحتملة، فإن استخدام مخططات الهيكل التنظيمي يمكن أن يحمل أيضاً العديد من العيوب. دعونا نستكشف هذه العيوب بمزيدٍ من التفصيل:

• نقص المرونة: يمكن أن يصبح مخطط الهيكل التنظيمي قديماً بسرعة، خاصةً إذا كانت مؤسستك سريعة التغيّر، أو لديها تغييرٌ مستمرّ في الموظفين، أو تشجّع أعضاء الفريق على تبديل الإدارات، أو تتمّ إعادة هيكلتها بانتظامٍ استجابةً للمشروعات الّتي تبدأ أو تنتهي. يمكن أيضاً أن تصبح إعادة وضع وتسجيل مخططات الهيكل التنظيمي عبئاً بيروقراطياً يستغرق وقتاً طويلاً.
  إنّ مخطط الهيكل التنظيمي هو تصوير مبسط للمؤسسة، مما يعني أنّه لن يعرض أيّ قنوات أو هياكل غير رسميّة، وقد يبسّط التعقيدات أو الفروق الدقيقة في العلاقات التي تتكوّن بداخل المنظمة.
• جامدة للغاية: إنّ مخططات الهيكل التنظيمي هي تمثيلٌ جامدٌ نسبيّاً لكيفيّة عمل مؤسستك. تميل إلى قراءتها من الأعلى للأسفل، مما قد يجعل المؤسسة تبدو هرميّة أو غير مرنة، وهذا يمكن أن يعوق الإبداع، ومهارة حل المشكلات، والإنتاجية، أو حتى التواصل الفعال لدى فرق العمل.

المصدر: موقع "مايند تولز".