ما هي فوائد الاجتماعات القصيرة؟
ربما سمعنا جميعاً عن تأثير الاجتماعات السلبي في الإنتاجية؛ في الواقع، وجدت مجلة "هارفارد بيزنس ريفيو" (Harvard Business Review) أنَّ 65% من كبار المديرين الذين قابلوهم أوضحوا أنَّ الاجتماعات منعتهم من إكمال عملهم الخاص بكفاءة.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتبة المستقلة "شونسيه مادوكس" (Choncé Maddox) والمساعدة الشخصية للعديد من روَّاد الأعمال، وتُحدِّثنا فيه عن تجربتها في عقد اجتماعاتٍ قصيرة وفوائدها في زيادة الإنتاجية.
في ظلِّ إجماعٍ معظم الناس على أنَّ الاجتماعات غير المنتجة والتي تدار إدارة سيئة هي مضيعةً للوقت، أود القول إنَّ الاجتماعات القصيرة والمركَّزة والمدروسة فعالة للغاية؛ ومع تقدُّم تكنولوجيا الاجتماعات الافتراضية، ستوفر الاجتماعات القصيرة الوقت وتثبتُ فاعليتها في مساعدة معظم العمال على زيادة الإنتاجية.
ستساعدك الاجتماعات القصيرة لمدة "15 دقيقة" سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أم من المنزل، وإذا كنت لا تزال تعاني من قلة الإنتاجية وتراجع الكفاءة والتركيز العام خلال أسبوع العمل، فإليك 4 فوائد للاجتماعات القصيرة:
1. التخطيط والعصف الذهني:
شخصياً أنا شخصٌ من النوع الأول؛ أي الشخصية المتنافسة والمخططة، ولكن قد يستغرق التخطيط وقتاً طويلاً في بعض الأحيان؛ مما يؤدي إلى تأخيرٍ كبير في الإنتاجية، ولقد وجدت أنَّ الاجتماعات القصيرة لمدة "15 دقيقة" هي فرص كبيرة لتبادل الأفكار والعصف الذهني والتخطيط مع العملاء وأعضاء الفريق الآخرين.
تساعد الاجتماعات القصيرة العاملين مع عميلٍ يخطط لمشروعٍ كبير على تحديد المواعيد النهائية، وتقسيم المسؤوليات، ووضع خطة عملية، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن نستعيض بها عن الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة التي يمكن أن تؤدي إلى فقدان بعض المعلومات الهامة.
بصفتي سيدة أعمال مستقلة أُشرف على شركة التعليم المالي الخاصة بي، وأتنقل في عملي ضمن اجتماعاتٍ قصيرةٍ مع الشركات والعملاء الآخرين لمناقشة فرص المشاركة في الفعاليات المختلفة، حتى وإن كان الاجتماع قصيراً فمن الهام وجود جدول أعمالٍ واضح، ونتيجة مرجوة للاستمرار في التركيز عليها، ومغادرة الاجتماع بعد الحصول على المزيد من الوضوح والتنظيم.
شاهد بالفديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات
2. التعرف إلى العملاء بشكلٍ أفضل:
للعمل من المنزل فوائد عدة؛ إذ تُلحق العزلة المستمرة ضرراً حقيقياً بالعمل والصحة النفسية؛ لذا تعمل الاجتماعات القصيرة لمدة "15 دقيقة" كطريقة رائعة للتعرف إلى العملاء بشكلٍ أفضل، ومع الأشخاص الآخرين الذين تتواصل معهم عبر البريد بانتظام، وذلك من خلال إضفاء الطابع الإنساني المتعاطف والاجتماعي.
ككاتبة مستقلة، أجد أنَّه من السهولة للأسف ألا أولي المحررين اللغوين الاهتمام اللازم، على الرغم من أنَّني أُفضِّل بذل جهدٍ إضافيٍ في اقتراح مكالمة أو اجتماعٍ سريع كلما وظفتُ محرراً جديداً؛ وذلك لمعرفة المزيد عنهم، وعن أهدافهم لتطوير المحتوى المكتوب، والطرائق التي يمكنني المساعدة بها؛ حيث يساعد هذا كله على تجنُّب كوني مجرد عنوان بريدٍ إلكترونيٍّ آخر، يسهل نسيانه بعد إرسال مهام الكتابة لهذا الشهر.
ليس من الضروري قضاء ساعاتٍ افتراضية بسعادة مع العملاء أسبوعياً؛ إذ يمكن أن تفيد مكالمة سريعة لطرح سؤالٍ أو الحصول على توضيحٍ في بناء علاقةٍ مهنية أفضل مع الناس الذين تعمل معهم.
3. الانسجام مع أعضاء الفريق:
تشكِّل الاجتماعات القصيرة لمدة "15 دقيقة" طريقة رائعة للتأكد من التوافق مع الفِرق الكبيرة، وبالإضافة إلى ذلك، فإنَّها تزيد الشعور بالانتماء كجزء من فريقٍ فعلي أو مجتمع عند العمل من المنزل، على سبيل المثال: لدي عميلٌ يحب عقد اجتماعاتٍ شهرية، وعلى الرغم من فاعليتها، إلا أنَّها لا تدوم طويلاً، لكنَّها تفتح المجال لتبادُل أي تصريحات جديدة، والتحقق من المواعيد النهائية والتأكد أنَّ الجميع على وفاقٍ مع سير العمل، فقد لا تستمر الاجتماعات أكثر من عشر دقائق في بعض الأحيان، إذا لم يكن هناك الكثير لمناقشته.
كرائدة أعمال مستقلة، أوظِّف بعض المساعدين الافتراضيين لأتمكَّن من تفويض المهام، ولاحظتُ مع مرور الوقت وجود موظفٍ يتأخر باستمرار في إرسال المهام أو يرسل لي رسائل خارج أوقات العمل؛ مما أدى إلى تباطؤ الكثير من العمليات، فلم أكن أرغب في تأخير بعض المشاريع بسبب عدم التواصل في الوقت المناسب؛ لذلك قررنا عقد اجتماعاتٍ تفقدية أسبوعية أو نصف أسبوعية "لمدة 15 دقيقة".
سمح لنا هذا بالتواصل والاتفاق، وضبط المواعيد النهائية، ومناقشة الأسئلة وكيفية العمل بكفاءة عموماً، ولاحظتُ زيادة في الإنتاجية لكلينا على جميع الأصعدة، بعد الالتزام باجتماعاتٍ سريعة منتظمة، وتمكُّن الموظف من إنجاز المزيد من المهام، وبذلك كان هناك جدوى من المال الذي كنت أدفعه للاستعانة بمصادر خارجية.
4. سهولة جدولة وأتمتة الاجتماعات القصيرة:
يملك كل شخصٍ متسعاً من الوقت لاجتماع "15 دقيقة" في اليوم بالتأكيد، وهذا يعني سهولة اقتراح اجتماعٍ قصيرٍ للعملاء وأعضاء الفريق من أجل زيادة الإنتاجية؛ حيث لا يريد الناس أن يخسروا ساعة كاملة من العمل لاجتماعٍ غيرِ منتِجٍ، ولحسن الحظ لن يضطروا إلى ذلك.
جدوِل الاجتماعات لمدة "15 دقيقة" من خلال التقويم الافتراضي وسجِّلها حتى يتمكن الناس من مراجعتها في وقتٍ لاحق إذا لزم الأمر، وعندما تُسجِّل الصوت من اجتماع، يمكنك الحصول على هذا الصوت مكتوباً بحيث يمكن أن يكون من السهل لأعضاء الفريق استيعابها إن أرادوا المتابعة والبقاء مطلعين.
في الختام:
ستمر "15 دقيقة" سريعاً، لكنَّها ستكون مفيدةً جداً في مجالات عدة ضمن العمل؛ لذا سواء كنتَ موظفاً مستقلاً أم رائد أعمالٍ مستقل، فإنَّ إدراك أهمية الاجتماعات القصيرة المدروسة سيزيد إنتاجيتك ويساعدك على البقاء مسؤولاً عن مواعيد نهائية وأهداف معينة.