ما هو لوح كانبان (Kanban)؟ وكيف يستخدمه المحترفون ليصبحوا أكثر إنتاجية
كانبان (Kanban) هي كلمة يابانية تتألف من "كان" (Kan) وتعني "مرئية"، بينما "بان" (Ban) تعني "بطاقات أو ألواح"؛ وبالتالي المعنى الحرفي لكلمة "كانبان" هو ألواح مرئية.
صنعت شركة تويوتا للسيارات (Toyota) أول لوح كانبان عندما أعادت صياغة أسلوبها في الهندسة والتصنيع. ومع ذلك، في السنوات القليلة الماضية، استُخدِمَت ألواح كانبان في كل صناعة تقريباً، من شركة "آي بي إم" (IBM)، إلى شركة "آبل" (Apple)؛ حيث يستخدمها الجميع كأداة بديلة لتقرير الحالة اليومية للأعمال.
أفضل جزء من استخدام لوح كانبان هو تسهيل تعاون الفريق؛ إذ يحتوي اللوح بأبسط أشكاله على ثلاثة أعمدة فقط، وهي:
- المهام المراد إنجازها (To-Do).
- المهام قيد الإنجاز (In Progress).
- المهام المنجَزة بالفعل (Completed).
وإليك مثال على لوح كانبان لتوضيح ذلك:
من لوح كانبان أعلاه، يمكِننا أن نستنتج أنَّ هذه الألواح تجعل التمثيل المرئي لمهامك أسهل، حيث يمكِنك إنشاء لوح كانبان يدوي واستخدام الملاحظات اللاصقة لعرض حالة كل مَهمة.
أما بالنسبة إلى لوح كانبان الإلكتروني، فأنت تعتمد على البرنامج وتحدِّثه عبر الإنترنت؛ حيث يمكِّن هذا اللوح الفِرَق التي تعمل على المنتج أو المشروع أو القسم نفسه من التواصل في منصة تعاونية مرئية عبر الإنترنت، مما يسهل عليهم التركيز على الأشياء الأكثر أهمية أولاً.
في بيئة الأعمال الصغيرة، يأخذ عادةً رب العمل نظرةً شاملة على المهام الأسبوعية، بينما في مؤسسة واسعة النطاق، تقع مسؤولية مراقبة كل مشروع على عاتق مدير المشروع.
تتضمن قائمة المهام المراد إنجازها مهام أو قصص المستخدمين؛ حيث تُسنَد هذه المهام مع أخذ أولوية كل مهمة في الحسبان.
يُضافُ عادةً ملف "الأعمال المتراكمة أو المتأخرة" -بالنسبة إلى المالك- قبل قائمة المهام المراد إنجازها؛ حيث يَعرض هذا الملف المهام المتراكمة، كما أنَّه العمود الذي تمارس فيه العصف الذهني قبل تحديد أولويات المهام ونقلها إلى قائمة المهام المراد إنجازها.
فوائد استخدام ألواح كانبان:
1. تقليل عبء العمل الزائد:
يؤدي عادةً تراكم المهام إلى زيادة عبء العمل، وللتغلب على هذا الأمر؛ يمكِنك إنشاء قالب لوح كانبان -والذي يمكِن استخدامه لاحقاً للمهام المتكررة- وفيه تُحدِّد أولوية كل مَهمة لتبدأ بإنجازها عندما تدعو الحاجة لذلك، مما سيؤدي إلى منع زيادة عبء العمل، وسيعرف الجميع بهذه الطريقة ما هي المهمة التي يُجرى تنفيذها، ومَن الذي ينفذها، ومَن الذي يجب التواصل معه إذا حدثَ أي أمر خاطئ.
2. إعطاء لمحة مرئية عن كامل العمل عبر الإنترنت:
يمكِنك معرفة المهام الموجودة في قائمة الانتظار، وأيضاً حالة المهام في قائمة المهام المراد إنجازها من خلال إنشاء ملف للمهام المتراكمة في لوح كانبان الإلكتروني، وبناءً على الأولوية، يمكِنك تعيين ألوان باهتة أو متوسطة أو عالية الوضوح لكل مهمة، مما يسهل على مدير المشروع أو المالك إلقاء نظرة سريعة عن العمل ككل.
3. الحد من المشاريع الإضافية:
يُنصَح في بيئة العمل العادية بزيادة المبيعات بغضِّ النظر عن مدى انشغال القوى العاملة. ومع ذلك، من خلال ألواح كانبان، سيكون لديك فكرة واضحة عن عدد المشاريع الإضافية التي يمكِنك القيام بها؛ وبالتالي تخصيص وقت وطاقة الموظفين للمشاريع المكلفين بإنجازها فعلياً.
4. رفع الكفاءة عبر تقليل الوقت والمواد المهدرة:
عندما تُسنِد مَهمةً واحدة إلى عددٍ قليلٍ من الأشخاص، سيعملون بدرجة عالية من التركيز والالتزام، وهو الأمر الذي قد يكون صعباً في حال أُسندَت المهمة ذاتها إلى عدد أكبر من الأشخاص، وباستخدام لوح كانبان، ستعمل عبر منصة تعاونية عبر الإنترنت؛ وبالتالي تقلِّل الوقت الذي يُهدر على التواصل في حال وجودهم معاً في مكان العمل.
5. معرفة سبب التأخير في المشروع:
يكون من الصعب للغاية في بعض الأحيان معرفة سبب التأخير في المشروع، وفي لوح معلومات كانبان، سيكون لديك عرض حلزوني الشكل (عرض المشروع بشكل مشابه للدوامة يحوي تفاصيل العمل) للمشروع بأكمله، والذي سيعطيك فكرةً واضحة عما يتسبب في تأخير المشروع أو مَن يتسبب فيه، وبمجرد معرفة السبب، يمكِنك حل المشكلة والانتقال إلى المشروع التالي.
شاهد بالفيديو: 7 طرق لتسليم مهامك في الموعد النهائي
كيفية استخدام لوح كانبان في برنامج إدارة المهام "تاسك كيو" (TaskQue):
يمكِّنك لوح كانبان في برنامج إدارة المهام "تاسك كيو" (TaskQue) من البقاء على دراية بمدى تَقدُّم عملك بسبب الوضوح والتركيز اللذين يوفرهما لك هذا اللوح.
إليك كيفية استخدام ألواح كانبان لزيادة إنتاجيتك في برنامج إدارة المهام تاسك كيو (TaskQue)، ستوجب عليك التسجيل في البرنامج أولاً ثمَّ اتَّبِاع الخطوات التالية:
- تمثيل كل مشروع.
- تحديد عدد المشاريع.
- التركيز على تدفق سير العمل.
- التطور بشكل مستمر.
تخيل أنَّك مالك شركة وليس لديك الوقت للاطلاع على تفاصيل كل عنصر من عناصر المشروع على حدة، حيث سيساعدك برنامج "تاسك كيو" (TaskQue) في الحصول على صورة واضحة لما يَحدث بالضبط في أي مشروع. باختصار؛ ستتمكن من متابعة كل تفاصيل المشروع خطوة بخطوة.
يمكِنك تحديد المهام المتراكمة وغير المسندة والمواعيد النهائية الفائتة بلمح البصر؛ من خلال عرض مهامك على شاشة واحدة. بعد ذلك، يمكِنك حل هذه المشكلات مباشرةً من مساحة عمل اللوح.
يمكِن أن يكون عدد المشاريع محدوداً، مما يعني أنَّ الشخص المحترف سيكون قادراً على إسناد المهام، وإعادة النظر فيها قبل البدء في أي مشروع جديد، وعندما يكون كل شيء على مرأىً من مديري المشاريع، سيكون من السهل عليهم تولِّي المشاريع التي لن تفوق طاقة الفريق.
سيساعدك برنامج "تاسك كيو" (TaskQue) في إضافة مهام سير العمل الحالية وعرضها بطريقة لوح كانبان، كما يمكِنك بعد ذلك اتِّباع الخطوات الثلاث المذكورة أعلاه لإكمال المشروع في الوقت المحدد.
يمكِن للمستخدم التبديل بين مهام سير العمل لإعادة ترتيب العناصر حسب الأولوية والقيام بالأمور الأساسية.
كانبان عبارة عن نظام سحب؛ حيث لا يمكِن فرض المهام على فريق أو شخص إذا كان لا يزال يعمل في العديد من المهام الأخرى، وعلى العكس من ذلك، يمكِن للفريق أو الفرد سحب مهام جديدة بعد الانتهاء من إحدى المهام الموجودة في عمود معيَّن، مما يسهل التحكم بالعمل وزيادة الإنتاجية.
كما يمكِنك سحب المهام وإفلاتها، من شاشة عرض لوح كانبان.
عندما تُسنِد جميع مواردك في مَهمة واحدة، سيكون من السهل عليك التركيز على سير العمل، ويتحقق هذا التركيز لأنَّ برنامج "تاسك كيو" (TaskQue)، لديه ميزة قائمة انتظار تستثمر الموارد الخاملة لمساعدة الفريق.
في الختام:
عند إكمال جميع الخطوات بالترتيب، ستكون ممارسة التطوير الشخصي أسهل، وستعرف بالضبط أين تحتاج إلى استثمار طاقاتك وأي من مجالات المشروع تحتاج إلى اهتمام أقل.
سيُرسَل إشعار بالبريد الإلكتروني إلى الشخص المعني بالتغييرات التي أُجرِيَت لكل مهمة في المشروع.
لا تزال إدارة المشاريع المرئية واحدة من أكثر الطرائق فاعلية للتحكم في تطوير المشروع وسير العمل، وإذا كنتَ تبحث عن طريقة لمراقبة مشاريعك بلمح البصر بمخاطر أقل وضغط أقل؛ فقد تكون ألواح كانبان هي الأداة المناسبة لك.