ما هو عدد الاستطلاعات المناسب لآراء الموظفين؟
يبدو أنَّ إجراء استطلاع سنوي لمرة واحدة، لن يحل مشكلة الإصغاء للموظفين؛ فلذلك يصبح السؤال، "كم عدد المرات التي ينبغي فيها أن نقوم باستطلاع لآراء موظفينا؟"، إنَّ هذا يختلف من منظمة إلى أخرى، ولكنَّنا أردنا مشاركة بعض الأفكار عن هذا الموضوع.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدون "طوني لاتر" (Tony Latter)، يُحدِّثنا فيه عن أهمية القيام باستطلاعات دائمة.
الاقتصاد في عدد الاستطلاعات:
لن نخوض في هذا الأمر كثيراً، لكن من أجل التوضيح: السبب في أنَّنا لا نوصي بإجراء استطلاع للآراء بشكل سنوي هو لأنَّها تعطيك لمحة سريعة عن كيف ستبدو منظمتك في وقت معين من الزمن فقط، فالمنظمات تتألف من البشر، والبشر بطبيعتهم يتغيرون بشكل مستمر، وإن لم يكن بشكل يومي؛ لذا فإنَّ كل البيانات التي تجمعها ستنتهي فاعليتها بسرعة كبيرة.
الإفراط في عدد الاستطلاعات:
بالمقابل، يمكنك جمع الكثير من التغذية الراجعة، ولكنَّنا نرى أنَّ استراتيجيات الإصغاء تنهار عندما تركز المؤسسات كثيراً على المرحلة الأولى من حلقة التغذية الراجعة فقط؛ أي الحصول على التغذية الراجعة، وليس على إنهاء حلقة التغذية الراجعة؛ وهذا يقلل من الثقة، فلا يشعر المشاركون في إعطاء التغذية الراجعة بأنَّه قد أُصغي إلى تغذيتهم الراجعة، وقد يشعرون بأنَّه لا فائدة من المشاركة إذا لم تُتَّخذ إجراءات بشأنها؛ ولذلك يفقدون الثقة بالبرنامج.
لكي تتأكد من أنَّك لا تجمع الكثير من التغذيات الراجعة، عليك التفكير في الموارد الموجودة في فرق القيادة والأفراد، وما هي قدرتك على الاستجابة والقيام بالإجراءات اللازمة بشأن التغذية الراجعة؛ وهذا يعني أن تُقدِّم الشكر لموظفيك على وقتهم ومناقشة النتائج معهم، وحتى إذا لم تكن قادراً على القيام بالتغييرات اللازمة لمعالجة المشكلات التي تحدث، فستحتاج إلى توضيح سبب عدم اتخاذك لأيِّ إجراء حينها.
شاهد بالفيديو: كيف تقدم تغذية راجعة بناءة في مكان العمل؟
الاعتدال في عدد الاستطلاعات:
نحن نوصي عملاءنا بالقيام بدورة تبدأ بنقطتين إلى أربع نقاط اتصال عبر المؤسسة في كل عام، وهذا لا يعني أنَّك بحاجة إلى إرسال استطلاعات ربع سنوية إلى المؤسسة بأكملها؛ بل بدلاً من ذلك، قد تفكر في تواتر يتضمن مجموعة متنوعة من نقاط الاتصال، وربما ينبغي عليك أيضاً تضمين الإصغاء المستمر في برنامجك، وسوف نتحدث عن هذا الأمر بتعمُّق أكثر.
على سبيل المثال، قد تختار القيام باستطلاع بشكل سنوي والتحقق منه كل ستة أشهر، ويمكن أن يكون هذا مصحوباً بأسئلة أعمق أو استطلاعات جس نبض محددة أو القيام بتدخلات على مدار العام، وقد تُرسَل هذه الاستطلاعات إلى أقسام أو مجموعات معينة؛ إذ يمكن استكمالها في مرحلة معينة من دورة حياة الموظف المهنية، أو في مراحل رئيسة من تجربة الموظفين في مؤسستك؛ على سبيل المثال، في مرحلة إعداد الموظفين الجدد، وفي احتفالات الذكرى السنوية.
بناء البرنامج:
كما أشرنا آنفاً، قد ترغب في بناء برنامجك المثالي؛ ففي البداية، قد لا يكون موظفوك مستعدين لتقديم التغذيات الراجعة كثيراً، خاصةً إذا كانت شيئاً غير معتادين عليه، ولبناء الثقة والتأييد، ستحتاج إلى وجود أساس قوي أولاً، وعندما تثبت فاعلية برنامج الإصغاء الخاص بك، يمكنك زيادة وتيرة الاستطلاعات الخاصة بك، فبعض عملائنا انتقلوا من إجراء استطلاعات كل عامين إلى إجرائها كل عام، أو الانتقال من القيام بالتحقق السنوي لمدة ستة أشهر إلى استطلاعات التغذية الراجعة السريعة المنتظمة، وما إلى ذلك.
إنَّ الحاجة إلى التأكد من أنَّك تستجيب بانتظام للتغذية الراجعة هي جزء أساسي من بناء برنامجك؛ وهذا ما نسميه بإغلاق حلقة التغذية الراجعة، بينما نحن ننصح بتقديم تغذيات راجعة كاملة بشكل منتظم، يمكنك أيضاً الرد على تغذيات راجعة محدَّدة مع كل موظف على حدة، وعند القيام بذلك، ستحتاج إلى الحرص على الحفاظ على الهوية مجهولة.
الإصغاء الدائم إلى الموظفين:
كما هو الحال دائماً، نحن نوصي بالإصغاء إلى موظفيك عندما يريدون التحدث إليك؛ وهذا يعني وجود خيار للقيام بالتغذيات الراجعة كل يوم على مدار السنة، ويُعَدُّ تطبيق "إمبلويي فويس سورفيه" (Employee Voice Survey) مثالياً لهذا الأمر؛ لأنَّه يتيح للأشخاص تقديم التغذيات الراجعة عندما يريدون ذلك.
تتمثل فائدة القيام بالتغذيات الراجعة بشكل مستمر في أنَّه يمكنك استخدام هذه البيانات مثل تقرير النشرة الجوية؛ إذ ستكون قادراً على ملاحظة التغييرات في سعادة مؤسستك وتحديد الاتجاهات في طريقة تفكير الناس وشعورهم وتصرفاتهم؛ وهذا يعني أنَّه يمكنك تعديل استراتيجية الموظفين وفقاً لذلك مع عدم القيام بردود فعل تجاه المعلومات المضللة.
نحن نوصي بالاستطلاع الذي يحتوي على سؤال واحد فقط ومساحة لكتابة نص في كل أسبوع، ويجب أن يتم ذلك عبر قناة تعمل بشكل أفضل مع موظفيك، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو أدوات التواصل الداخلية الخاصة بك، فمن الهام تذكير الأشخاص بأنَّ الاستطلاع مفتوحٌ لهم.
الخلاصة:
مع ذلك، غالباً ما ينتهي بك الأمر بقياس أداء موظفيك، فتأكد من الإصغاء إلى التغذية الراجعة والتصرف بشأنها، وإذا كنت بحاجة إلى تقليص برنامجك في وقتٍ معيَّن كنت تفتقر فيه إلى الموارد في داخل الفريق من أجل اتخاذ الخطوات المناسبة، فلا بأس بذلك، فقط تواصل مع موظفيك بشأن خططك وأفعالك.