ما هو التفويض؟

هل سبق أن فكرت في التفويض؟ وهل سألت نفسك كيف يمكن أن تمارسه، أو جربته في بعض المواقف وفشلت، أو ترددت في تفويض بعض المهام والأمور إلى بعض فريق عملك، أو صرفتك بعض العوائق عن الاستمرار فيه؟ وهل لديك مجموعة من الموظفين أو الزملاء ومع ذلك تشعر أنك غارق في أعمال يمكن للآخرين أن يقوموا بها أو يساعدوك فيها؟

إن تفويض الأعمال بشكل إيجابي يُعد من أهم عناصر توفير الوقت، فمهما كانت قدراتك لن تستطيع أن تنجز كل المهام بنفسك، يجب أن تتكل على فريق عملك.

والحقيقة أنه بين التفويض (توكيل الأعمال) والاتكالية تُوجد شعرة بسيطة، فتفويض الأعمال هو: إذا كنت أنت ميكانيكي وحاولت أن تفك السيارة من الألف إلى الياء، فمن المؤكد (ولو كنت جباراً في عملك) أنك لن تستطيع أن تنهي أكثر من سيارتين أو ثلاثة في اليوم الواحد. ولكن لو كان لديك أشخاص يساعدوك في الفك والتركيب وأنت تقوم بالإصلاح فمن الممكن أن تنهي عشرين سيارة في اليوم الواحد.

لقد طلبت أنا من أشخاص كثيرون معي أن ينفذوا مهمات أثناء كتابتي لهذه السطور، وبالتالي فعندما أنجز أنا هذا العمل سيكون لدي الكثير من المهمات التي تم إنجازها، فأنا لا أستطيع أن أكون في أكثر من مكان واحد في لحظة واحدة، وأنت أيضاً كذلك.

فإذا كتبت قائمة بمهام معينة، ووكلت معظمها للآخرين وآخر اليوم أنجزت ما لديك، تكون قد وفرت وقتاً ووصلت إلى نتائج أكبر بكثير وأكثر بكثير من شخص آخر ينتظر لينهيها بنفسه.

وبالتالي فإن تفويض الأعمال وتوكيلها للأشخاص المؤهلين كي يحققوها، سيوفر وقتك بشكل عظيم جداً ويمكن أن يرفع إنتاجيتك بشكل لا تتخيله أنت، لأنك تعرف تماماً أن تفويض الأعمال هو إنجاز الأعمال من خلال الآخرين، إنجاز أعمالك أو أعمال مؤسستك أو قسمك من خلال الآخرين.

ما هي الثقة؟ وما هو التفويض؟ 

إنَّ الثقة هي مستوى الحرية في التحرك والعمل واتخاذ القرار، ومقدارها هو مقدار الصلاحيات الممنوحة والسلطات المُفَوَّضة، والتي يجب أن تكون مكتوبة وواضحة، وتتم مراجعتها كل ستة أشهر حسب مستوى أداء المفوَّض.

عرّف روي إليكسندر التفويض بقوله: هو منح السلطة للآخرين للقيام بمهام محدّدة تحت إشرافك، ويقول جيمس كوزيس وباري بوزنر في كتابهما الثري: إنَّ موقف الموظف يقول: كنت أعرف أنني سأتمكن من عمل ذلك، وتوقعات الزعيم تقول: أعلم أنَّ بإمكانك عمل ذلك. وبإعطاء الأمل للناس تمكنهم من المثابرة في أوقات الريبة والاضطراب، وفي الحقيقة إنَّها المثابرة التي يذكر كبار المسؤولين التنفيذيين في أسرع مئة شركة أمريكية نمواً بأنها هي أهم عامل في نجاح مؤسساتهم.

ويقول اللواء بيري سميث: لكي يكون المرء قائداً فعَّالاً حقاً، وخاصّةً في منظَّمة كبيرة، فإنَّه يتوجب عليه أن يمنح مرؤوسيه قدراً كبيراً من الثقة، وهذه الثقة تحتاج إلى الموازنة، وذلك بأن يكون القائد مستعداً لإزاحة أولئك الذين لا يمكن الثقة فيهم لاتخاذ قرارات صارمة.

ويعرف ابراهيم الديب التفويض بأنه توزيع العمل على الأشخاص بغرض إنجازه، والإدارة هي تحقيق أهداف الشركة بالعمل من خلال الأشخاص والجماعات، ومن السهل إدراك مدى ارتباطهما معاً. ومن الواضح أن المدير الذي لا يفوض العمل لا يحسن إدارة هذا العمل). والتفويض هو المهارة الوحيدة، من بين جميع نشاطات ومهارات المدير، التي لا غنى عنها. نخلص إلى أن "التفويض هو إحالة مسؤولية تنفيذ مهمة معينة إلى أحد المرؤوسين مع إعطاء الصلاحية اللازمة لإنجاز تلك المهمة".

المصادر:

• التفويض الفعال - تأليف روبرت مادوكس ترجمة باهر عبد الهادي أشرف على الترجمة وراجعها د. ابراهيم بن حمد القعيد - دار المعرفة للتنمية البشرية
• برنامج المستشار الإداري - د. كفاح فياض - قرطبة للإنتاج الفني
• الإدارة القيادية الشاملة - عبد الله بن عبد اللطيف العقيل - عبد الله عبد اللطيف عبد الله العقيل
• أسس ومهارات إدارة الذات وصناعة التغيير والنهضة - إدارة الوقت - ابراهيم رمضان الديب - أم القرى
• أساسيات إدارة الوقت - روي أليكسندر - مكتبة جرير