ما مقدار البيانات التي تحتاجها لتكون تلك البيانات دقيقة؟
ستحصل في الحالة المثالية على تغذية راجعة دقيقة بنسبة 100% في كلِّ استطلاع تجريه، ولكن هذا صعب التحقيق؛ إذ سيكون للموظفين أعذار دائماً؛ فهم يمرون في حالة مرض أو أنَّهم في إجازة أو ينسون ملء الاستطلاع قبل الموعد النهائي.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن مديرة نجاح العملاء روزانا بول (Rosanna Bull)، وتُحدِّثنا فيه عن مقدار البيانات التي تحتاجها لتكون دقيقة.
إذاً ما مقدار البيانات التي أحتاجها قبل أن يقدم الاستطلاع معلومات دقيقة عن مؤسستي؟ إنَّه سؤال يطرحه علينا غالباً العملاء الحاليون والمحتملون على حدٍّ سواء؛ إذ يعتمد مقدار البيانات النهائي على المنظمة وما تأمل في تحقيقه.
نجد تقديريَّاً أنَّه من المفيد التفكير في عينة تمثيلية، وهذا يعني نحو 70% من الأشخاص الذين عليهم الإجابة عن أسئلة الاستطلاع؛ لذلك هذا هو الحد الأدنى من العملاء الذين يجب أن يستهدفوه، وأقل من ذلك لن يكون بإمكاننا أن نكون واثقين من أنَّ النتائج هي مؤشر حقيقي يُبيِّن أفكار الناس ومشاعرهم وتصرفاتهم.
من الهام أن تتذكر أنَّك بحاجة إلى عينة تمثيلية على مستوى المجموعة والمستوى التنظيمي؛ ولذلك على سبيل المثال إذا حصلت على تغذية راجعة بنسبة 70% على مستوى المؤسسة، ولكن لم تحصل على تغذية راجعة من فريقك في القسم المالي، فلن تكون النتيجة دقيقة، أو إذا كان لديك معدل استجابة 70% ولكن رد شخصان فقط في مكتبك في منطقة أخرى، فلن تكون نتائجك قابلة للتطبيق هناك.
قد يكون تطبيق الإجراءات تبعاً لاستطلاعات ذات معدل استجابة منخفض أقل تأثيراً؛ وذلك نظراً لأنَّنا لا نستطيع أن نكون واثقين من أنَّ التغييرات التي نجريها ستكون ذات فاعلية للمجموعة كاملة، وبالطبع تُعدُّ معدلات الاستجابة المنخفضة بحدِّ ذاتها مشكلة، ويمكن أن تساعدك هاتان النصيحتان على تحسين معدلات الاستجابة:
1. ابدأ بمجموعة صغيرة من الناس:
يمكن أن يكون هذا النهج مفيداً جداً، لكن من الهام ملاحظة أنَّه يجب تجنب استخدام التغذية الراجعة التي يُحصل عليها من هذا النهج لإجراء تغييرات كبيرة على مستوى المؤسسة كاملة؛ إذ نوصي بالحصول على أكبر قدر ممكن من التغذية الراجعة والبيانات لاتخاذ قرارات على مستوى الشركة على الرَّغم من أنَّنا ندرك أنَّ هذا النهج لا يناسب الجميع.
2. جرِّب الاستطلاعات التجريبية:
يوجد عدد من الحالات التي قد ترغب فيها في البدء بكمية أقل من البيانات، فعلى سبيل المثال، قد ترغب في قياس مشاعر الموظفين تجاه موضوع معين، ولكن هذا ليس الوقت المناسب لإشراك الجميع، وقد لا يكون لديك الوقت لإنشاء خطة عمل كاملة ولا ترغب في تقليل نسبة الثقة؛ ولكنَّك ما تزال ترغب في اكتساب فهم عميق لرأي موظفيك في موضوع معين.
قد ترغب في اختبار أفضل طريقة للتواصل مع موظفيك خاصةً إذا لم يسبق لك أن أجريت برنامجاً للإصغاء إلى الموظفين، أو مضى وقت طويل منذ آخر مرة قمت فيها بإرسال استطلاع، وأخيراً يمكنك استخدام هذه الطريقة إذا وصلت إلى موقف بائس، مثل تغيير سيئ في القيادة، أو فقدت ثقة موظفيك وتحتاج إلى قدر ضئيل من البيانات لتبدأ.
لماذا قد ترغب في تجربة استطلاع تجريبي؟
1. لضمان التواصل السلس:
غالباً ما ترغب فرق الموارد البشرية فقط في التأكد من أنَّ خطة عملها فعالة، وأن تصل الرسالة للموظفين مفادها أنَّ كلَّ شيء ممكن من الناحية العملية؛ إذ يضمن هذا النوع من العمل تشغيل البرنامج بسلاسة وعدم فقدان الثقة.
نجد أنَّ العملاء يشعرون أنَّهم قد يستفيدون من هذا النهج، على سبيل المثال إذا لم يجروا استطلاعاً منذ مدة طويلة؛ ففي هذه المواقف يمكن أن يؤدي اختبار كهذا إلى بناء الثقة داخل فريق الموارد البشرية.
شاهد بالفديو: كيف تقدم تغذية راجعة بناءة في مكان العمل؟
2. لاختبار نهج العمليات:
قد يكون من المفيد اختبار النهج العملي بالنسبة إلى بعض الاستطلاعات المعدة مسبقاً ولا سيما تلك التي تتعلق بدورات حياة الموظف؛ لأنَّه عند استخدام الاستطلاعات المتعلقة بانتهاء الخدمة (exit surveys) على سبيل المثال لن تشارك فرق الموارد البشرية فقط، ولكن قسم عمليات الإدارة أيضاً.
في حال وجود أدوات وعمليات بالفعل قد يكون من المفيد اختبار النهج؛ إذ وجد عملاؤنا أنَّ هذا النهج يساعد فرق الموارد البشرية على فهم الالتزام المطلوب عند الانتهاء وتخطيط إطار عمل لمتابعة التغذية الراجعة والتأكُّد من العملية كاملة.
3. للاستفادة منها في نموذج علم الأعصاب:
نحن نعتقد أنَّ نموذج علم الأعصاب لا يتعلق بجراحة الدماغ؛ ولكنَّه يختلف قليلاً عن علم النفس المستخدَم عادةً؛ ولهذا السبب وجد بعض عملائنا أنَّه من المفيد تجربة تقييمنا الثقافي مع مجموعة أصغر؛ إذ سمح لهم ذلك باختبار رسائل علم الأعصاب مع موظفيهم، ولكن الأهم من ذلك أنَّها ساعدت فرق الموارد البشرية على الحصول على فهم عملي أكثر للنموذج، ووجدوا أنَّهم يستطيعون الانتقال انتقالاً أكثر فاعلية إلى منهجيتنا.