لماذا لا يفعل الموظفون ما تريد منهم فعله؟
يتساءل المدراء باستمرار لماذا لا يفعل الموظفون ما يتوجب عليهم القيام به؟ بينما يقع جزء من المسؤولية على الخيارات التي يتخذها كل فردٍ من الموظفين، ويقع أيضاً جزء من اللوم على أرباب العمل، ويتحمل المدراء وأنظمة الإدارة المسؤولية عادةً عندما لا يفعل الموظفون ما يتوجب عليهم القيام به. يريد الموظفون النجاح في العمل؛ إذ لا يوجد شخصٌ يستيقظ في الصباح ويقول: "أعتقد أنَّني سأذهب إلى العمل وأفشل اليوم"؛ لذلك يفشل الموظفون غالباً بسبب فشل أنظمة إدارة الموظفين.
لتحديد سبب فشل الموظف في مَهمة ما أو لماذا تبدو أهدافه غير قابلة للتحقيق، تحتاج إلى طرح السؤال المعتاد الذي يطرحه الدكتور ويليام إدواردز ديمينغ (Dr. W. Edwards Deming)، وهو الذي يُعَدُّ بمثابة قائد ثورة إدارة الجودة الشاملة في الولايات المتحدة الأمريكية: "ماذا عن نظام العمل الذي يتسبب في فشل الموظف؟"؛ إذ يَنتج عن فحص أنظمة العمل عادةً إجابات مُهمة كان معتاداً على قولها في محاضراته للمدراء.
لماذا لا يفعل الموظفون ما تريد منهم أن يفعلوه:
يقول فيرديناند فورنيس (Ferdinand Fournies)، وهو استشاري ومتحدث وأستاذ سابق معروف عالمياً في كليَّة الدراسات العليا للأعمال بجامعة كولومبيا (Columbia University’s Graduate School of Business)، في كتابه البارز (لماذا لا يفعل الموظفون ما يُفترض أن يفعلوه وماذا يفعلون حيال ذلك؟) (Why Employees Don’t Do What They’re Supposed to Do and What to Do About It): إنَّ أحد أهم أسباب ذلك هو أنَّ الموظفين لا يعرفون ما يُفترض عليهم القيام به، ويلعب المدراء دوراً أساسياً في مساعدتهم على معرفة ما يُفترض القيام به.
شاهد بالفيديو 6 صفات واضحة تدل على الموظف الفاشل
4 أنظمة أساسية في الإدارة:
سنتحدث عن 4 أنظمة إدارة فاعلة، تساعد الموظفين على العمل من خلال تطويرها واستخدامها.
1. نظام تحديد الأهداف ومشاركة الموظفين:
بصفتك مديراً، يجب عليك تصميم نظام إدارة خاص بالموظفين؛ لتحديد الأهداف ومشاركة الموظفين لتمكينهم من النجاح، مع أخذ النصائح الآتية في الحسبان:
- ساعِد في تحديد الأهداف العامة لقسمك ووحدة عملك، وتولَّ مسؤولية الأهداف التي تَطلب منك الشركة تحقيقها والأهداف التي يمكِنك تحديدها بشكلٍ شخصي.
- وضِّح أهداف وحدة العمل أو تمكين الموظفين من المشاركة في تحديد الأهداف، لتعزيز مساهمة الموظفين في وضع الأهداف.
- شارِك الموظفين في تحديد كيفية تحقيق الأهداف.
- ساعِد الموظفين على معرفة ما يجب قياسه وكيفية قياسه حتى يتمكنوا من رؤية تقدُّمهم في تحقيق الأهداف.
2. التفويض:
تفويض المشاريع والأنشطة الأخرى لمساعدة الموظفين على تحقيق أهداف القسم باستخدام أساليب تفويض إدارية فاعلة:
- ساعِد الموظف في وضع خطة عمل شاملة مع التواريخ والجدول الزمني عندما يحين موعد مراجعة الأهداف الرئيسة.
- شارِك أي تصورات مسبقة قد تكون لديك لِما تريد أن تبدو عليه النتيجة أو المخرجات بحيث تشارك أنت والموظف الهدف.
- ضع معايير النجاح، وسترغب في خلق الفرصة للاحتفال.
- قابِل الموظف في المواعيد المحددة لتقييم التقدم المحرز والعقبات التي واجهها، فأنت لا تريد أن تكون متفاجئاً ولا حتى الموظف إذا فاتك الموعد النهائي.
3. التدريب والتعليم والتطوير:
يلعب التدريب دوراً هاماً في تعريف الموظفين بما يُفترض القيام به، وإنَّهم بحاجة إلى المهارات والأدوات الأساسية للنجاح في وظائفهم، وبصفتك مديراً، فإنَّك تتحمل قدراً كبيراً من المسؤولية لضمان منح الموظفين الفرصة لتطوير المهارات التي يحتاجون إليها للنجاح، مع مراعاة النصائح الآتية:
- حافِظ على الالتزامات المتعلقة بفرص تطوير الموظفين مكتوبةً في خطة تطوير الأداء (القدرة على التقدم وتطوير مهاراتهم أمر بالغ الأهمية لتحفيز الموظفين ونجاحهم).
- اسعَ إلى تطوير مهارات الموظفين يومياً وفي اجتماعاتهم الفردية والأسبوعية معك.
4. إظهار التقدير وتقديم المكافآت:
التقدير هو أقوى شكل من أشكال التغذية الراجعة للموظفين، التي تعزز الإجراءات التي تريد أن ترى مزيداً منها من الموظف، وإذا أخبرتَ الموظف خلال تقديرك له بأنواع الإجراءات التي تريد منه، فمن المرجح أن يكررها الموظف، وخذ في الحسبان النقطتين الآتيتين:
- يعزز إظهار التقدير في الوقت المناسب تعلُّم الموظف وتحقيق الهدف.
- تقدير الموظفين لفعلهم ما تريدهم أن يفعلوه.
في إحدى الشركات الصغيرة، تُجرى استطلاعات رأي نصف سنوية حول رضا الموظفين، ولم يكن فريق الثقافة والتواصل راضياً عن كمية المعلومات المحددة التي تم تلقِّيها رداً على السؤال، "كيف تجعلك الشركة تشعر أنَّها مهتمة حقاً برفاهية الموظف؟"
أجرَت اللجنة استطلاعاً ثانياً واكتشفَت أنَّ العامل الأول الذي يؤثِّر في ما إذا كان الموظفون يشعرون باهتمام الشركة بصدق، كان وقت التفاعل الإيجابي والشخصي مع مديرهم، وتُعَدُّ هذه من أقوى النتائج التي تم التوصُّل لها.
هل طبقتَ أنظمة الإدارة هذه؟ هل ما زال الموظفون يتصرفون وكأنَّهم لا يعرفون ماذا تريد منهم أن يفعلوا؟
علامات تدل على أنَّ الموظفين لا يعرفون ما تريد منهم أن يفعلوه:
تشمل العلامات -التي تدل على أنَّ موظفيك لا يزالون لا يعرفون ما تريد منهم أن يفعلوه- النقاط التالية:
- المهام التي لم تكتمل في الوقت المحدد.
- التسويف في المشاريع.
- الأخطاء المتكررة.
- التركيز على العمل غير الضروري، والعمل الفوضوي.
- كميات غير مُرضية من النتائج.
- النتائج التي لا تستفيد من إمكانات النجاح.
- عدم الرغبة في طلب المساعدة.
- الأعذار وعدم تحمُّل المسؤولية.
- عدم تزويدك بالتغذية الراجعة في الوقت المناسب.
إذا رأيتَ هذه العلامات من موظفيك؛ فأنت بحاجة إلى تعزيز أنظمة الإدارة التي تحدَّثنا عنها لمعرفة ما تحتاج إلى إضافته لجعلها أكثر فاعلية.
في الختام:
موظفوك ليسوا أغبياء، أو لا مبالين، أو ليس لديهم دافع للعمل؛ إنَّهم فقط لا يعرفون ماذا تريد منهم أن يفعلوا.