لماذا تعمل الأتمتة على تحسين تفاعل الموظفين؟
يفتقر أكثر من 85% من الموظفين اليوم إلى الاهتمام بالعمل، والعواقب الاقتصادية؛ لذلك يؤدي هذا الإهمال إلى خسارة إنتاجية تزيد قيمتها عن 7 تريليون دولار؛ كما أنَّ معظم الموظفين الذين يفتقرون إلى الاهتمام بالعمل يعملون باستمرار طيلة الوقت المطلوب، لكنَّهم غير قادرين تقديم أفضل أداء لديهم؛ وذلك لأنَّهم يُنهَكون بفعل العمل المتكرر.
إنَّ أتمتة هذه المهام المتكررة من شأنها أن توفر الوقت للموظفين الذين يمكنهم استخدامه للتركيز على مزيدٍ من الأعمال الهامة، كما يمكن أن تؤدي الأتمتة إلى تحسين رضى الموظفين وتفاعلهم مع الشركة التي يعملون لديها.
تعزيز رضى وتفاعل الموظفين عن طريق الأتمتة:
يقضي أكثر من 40% من الموظفين ما لا يقل عن ربع وقتهم في التعامل مع المهام اليدوية والمتكررة؛ لكن بمساعدة الأتمتة، تتمتع الشركات بالقدرة على تسهيل المهام وإزالة أي معوقات، وتقليل فرص حدوث الأخطاء البشرية، وإتاحة مزيدٍ من الوقت لموظفيها، الذي يمكنهم استخدامه للتركيز على عمل أكثر قيمة.
من خلال تطبيق الأتمتة على مهام مثل قبول الطلبات وإدخال البيانات، يمكن للشركات تحسين رضى الموظفين، ويظن 89% من الموظفين أنَّ الأتمتة جعلتهم أكثر كفاءة في العمل؛ نتيجة لذلك، فإنَّ معظم الشركات الآن تبني أماكن عمل رقمية تتيح أتمتة سير العمل وأدوات تعاون سلسة لمساعدة الموظفين على إدارة عملهم والتواصل تواصلاً طبيعياً.
لقد ذكرَ أكثر من 59% من الموظفين أنَّ التكنولوجيا المستخدمة في مكان العمل أمرٌ هام جداً بالنسبة إليهم عندما يفكرون في تغيير وظائفهم والعمل في شركة جديدة، ومن ناحية أخرى، يتفق ما يقرب من نصف جيل الألفية على أنَّ التقنيات القديمة وبيئات العمل الجامدة تمنعهم من الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.
تعزيز عمل الموظفين عن طريق الأتمتة:
مع المفهوم الخاطئ الشائع، لن يحل الذكاء الاصطناعي والأتمتة محل الوظائف البشرية؛ بدلاً من ذلك، فإنَّ ما يمكن أن تفعله الأتمتة هو المساعدة على تقليل عبء العمل الإجمالي للموظفين، ومنحهم مزيداً من الوقت للتركيز على المهام المعقدة التي تتطلب الإبداع.
على سبيل المثال، إذا كنت مديراً للموارد البشرية، فيمكنك أتمتة جزء كبير من مهام عملك اليومية، ومن ذلك، فرز المرشحين، وإرسال رسائل المتابعة، وإرسال نماذج تقييم الأداء للموظفين، والتعامل مع إدارة الإجازات.
من خلال أتمتة هذه المهام العادية، يتمتع مديرو الموارد البشرية بمزيدٍ من الوقت للتركيز على مهام، مثل بناء العلاقات مع المرشحين المحتملين، وإدارة مخاوف الموظفين، وتنظيم برامج التدريب، وتحسين المهارات، وتحسين مشاركة الموظفين، ويمكن أن تشمل بعض الفوائد الفورية لإدخال الأتمتة في نظام الشركة زيادة إنتاجية الموظفين، وتحسين رضى العملاء، والإسراع في التسويق.
يقضي الموظفون العاملون في المجالات المعرفية، في المتوسط، أكثر من 10 ساعات أسبوعياً في أداء المهام اليدوية والمتكررة التي كان من الممكن أتمتتها بسهولة؛ وهذا يعني أكثر من 65 يوماً من الوقت الضائع لكل موظف.
من الواضح أنَّ الأتمتة ليست خياراً للشركات؛ بل إنَّها ضرورية إذا كانوا يريدون الحفاظ على المشاركة المُثلى للموظفين؛ فسوف تتمتع الشركات التي تستثمر بسهولة في الأتمتة بميزة تنافسية كبيرة، وستكون مستعدة استعداداً أفضل لمستقبل العمل.
شاهد بالفيديو: 10 مهارات ناعمة تساعدك على تحسين حياتك المهنية
كيف يمكنك مساعدة الموظفين على تبنِّي الأتمتة؟
فيما يأتي بعض الطرائق التي يمكن للشركات أن تتبعها لتقبُّل الأتمتة:
1. مساعدة الموظفين على فهم فوائد الأتمتة:
يخشى الناس عادةً ما لا يفهمونه، فقد يشك موظفوك بنظام الأتمتة في بداية الأمر إذا لم تكن فوائده واضحة بالنسبة إليهم؛ لهذا السبب يجب على المؤسسات بناء الدعم في وقت مبكر؛ وذلك لتسهيل فهم الموظفين كيف يمكن أن تساعد الأتمتة في عملهم اليومي، ويمكنك أيضاً تنظيم مناقشات شهرية أو أسبوعية لفريق التكنولوجيا مع الأقسام الأُخرى لبناء فهم أفضل للأتمتة وزيادة قبول المستخدمين لها.
2. مطالبة الموظفين بالبحث عن فرص لاستخدام الأتمتة:
يفهم الموظفون تحديات عملهم اليومي أكثر من أي شخص آخر؛ لذلك يجب على رؤساء الأقسام تشجيع الموظفين على البحث عن أي فرص لاستخدام الأتمتة باستمرار؛ لذا اسأل الموظفين عن المكان الذي يقضون فيه معظم وقتهم بمكاسب قليلة أو معدومة.
يمكن أن يكون أي شيء من تتبُّع حالة المشروع إلى إرسال الفواتير المتكررة والتعامل مع عمليات التواصل التي تُجرى مع العملاء، كما يمكنك أيضاً أن تحسِّن مستوى الأمور من خلال تقديم مكافآت أو تقدير للموظفين الذين يمكنهم اقتراح أفضل العمليات الأساسية للأتمتة.
3. جعل الأتمتة عملية دون تعليمات برمجية:
لا يمكنك الاعتماد كلياً على قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لأتمتة جميع العمليات داخل الشركة؛ إذ إنَّ هذا الأمر يلقي بعبء كبير على فريق تكنولوجيا المعلومات، ويؤدي أيضاً إلى تشويش عملية الأتمتة بأكملها؛ لذا بدلاً من ذلك، ابحث عن حلول سير العمل دون تعليمات برمجية تسمح للمستخدمين غير التقنيين بأتمتة العمليات وتحويلها إلى مهام سير عمل منظَّمة بسهولة.
الأتمتة هي المستقبل:
إنَّ الأتمتة هي مستقبل العمل، وقد أصبحت الآن ضرورة للشركات إذا أرادت أن تحافظ على أهميتها وتتقدَّم في مجال عملها، وفي الوقت نفسه، لن يؤدي مجرد اعتماد الأتمتة إلى حل المشكلة؛ إذ ستحتاج الشركات إلى تحليل عمليات أعمالها التجارية بعناية لتتعرَّف إلى الأجزاء التي يمكن أتمتتها بسهولة؛ وذلك لتحسين رضى الموظفين ومشاركتهم.