لم يفشل معظم رواد الأعمال في تفويض المهام؟
إنَّ التفويض هو أحد أهم الأدوات وأكثرها قيمة في جعبة روَّاد الأعمال؛ فهي مجموعة مهارات قلما تشهد تطوراً نشطاً، وغالباً ما تُهمَل على حساب تنمية مهارات أخرى. يعود سبب ذلك جزئياً إلى حقيقة أنَّ معظم روَّاد الأعمال يميلون إلى اتباع نهج عملي؛ إذ لدى أصحاب العقلية التجارية طموحات كبيرة للغاية، ولديهم الكثير من الطاقة التي يمكنهم توظيفها في خدمة مشروعاتهم، وبناءً على ذلك، فإنَّهم يُفضِّلون القيام بالعمل بأنفسهم بدلاً من تفويضه إلى أشخاص آخرين.
وأولئك الذين يمارسون التفويض بانتظام، يفعلون ذلك غالباً في وقت متأخر، وهذا ما يسمَّى باستراتيجية الملاذ الأخير؛ حيث يلجؤون إلى هذه الاسترتيجية في اللحظة الأخيرة لحل مشكلة صعبة.
يمكنك اكتشاف سبب سوء سمعة روَّاد الأعمال في التفويض بسهولة، ولكن ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتحسين قدراتك في التفويض؟
أهمية التفويض:
قد تتساءل عن سبب أهمية التفويض في المقام الأول، ففي النهاية إذا كنت تدير شركة صغيرة، فقد تكون قادراً تماماً على التعامل مع معظم العمل بنفسك.
بالنسبة إلى المبتدئين، إنَّ أهم فائدة للتفويض هي قدرته على الحفاظ على تركيزك على العناصر الأكثر أهمية، فإذا كنت توظِّف الوقت والطاقة والانتباه في مشروع يمكن أن يتعامل معه بسهولة موظف مبتدئ، فأنت لا توظِّف الوقت والطاقة والانتباه في مشروع أكثر أهمية يمكنك أنت وحدك التعامل معه؛ حيث يساعدك التفويض في الحفاظ على التركيز على أهم أولوياتك.
يتعلق التفويض أيضاً بالوقت والكفاءة الاقتصادية، فإذا كنت تربح 100$ في الساعة، فلماذا تقضي ساعة في إنجاز مهمة يستطيع مساعد إنجازها مقابل 15$ في الساعة؟ عندما تنظر إلى الأمر بموضوعية، يكون الحل واضحاً.
قد تكون الاستعانة بمصادر خارجية في بعض أنواع العمل مُكلفةً، ولكن حتى في هذا السيناريو، أنت لا تهدر أموالك كونك تعمل مع محترفين ذوي مهارات عالية.
أخيراً، التفويض هام لأنَّه يفسح لك المجال للتوسع، وقد تكون قادراً على التعامل مع كل المهام الناتجة عن شركتك الصغيرة اليوم، ولكن كيف سيكون الحال بعد شهر، أو بعد عام؟ فكلما تعلمت التفويض مبكراً، تمكنت من التوسع بسرعة أكبر.
أسباب فشل معظم روَّاد الأعمال في التفويض:
1. لا يفوضون إلا في حالة الضرورة القصوى:
لا يفوض بعض روَّاد الأعمال ما لم يضطروا إلى ذلك، وهذه مشكلة لعدة أسباب، فبالنسبة إلى المبتدئين، هذا يعني أنَّك لا ترى أبداً الفوائد الكاملة للتفويض؛ وذلك لأنَّك تحتفظ به لعدد قليل من المناسبات، كما يعني أيضاً أنَّك عندما تمارس التفويض، فأنت تكون عادة في حالة ذعر، وغير قادر على التفكير في خياراتك بوضوح.
2. ينظرون إلى التفويض كاستراتيجية قصيرة الأمد:
ينظر العديد من روَّاد الأعمال إلى التفويض على أنَّه استراتيجية قصيرة الأمد؛ إذ يرون أنَّه حل فوري لمشكلة ملحة، فبدلاً من ذلك، من الأفضل أن تنظر إلى التفويض على أنَّه استراتيجية طويلة الأمد؛ فهو مهارة واستثمار يمكنك استخدامهما لتحسين كفاءتك وقدرتك التشغيلية بمرور الوقت، وقد تكلِّفك محاولاتك القليلة الأولى للتفويض الوقت والمال بالفعل، ولكن إذا بقيت مثابراً وواصلت التحسن، ستؤتي هذه الاستراتيجية أُكُلها في النهاية.
3. يوفرون تعليمات قليلة أو غامضة:
إنَّ أحد أهم أسباب فشل محاولة التفويض هو توفير إرشادات قليلة أو غامضة، وبصفتك الشخص المسؤول عن إسناد المهمة، فإنَّ وظيفتك هي التأكُّد من أنَّ الشخص الذي أُسنِدَت إليه يفهم مسؤولياته بالكامل. فإن أرسلت بريداً إلكترونياً يحتوي على مرفق بدون موضوع أو محتوى أساسي، فقد لا يعرف المُستلِم ما تريده منه؛ لذا اقضِ بعض الوقت الإضافي في كتابة تعليمات واضحة، وستحصل في النهاية على نتائج أفضل بكثير.
4. يختارون أشخاصاً غير مناسبين:
سيتمكن الأشخاص المناسبين من جعل التفويض أكثر موثوقية وفاعلية، فاختر الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة بناءً على نقاط القوة والضعف لديهم، ومن الجيد أيضاً بناء شبكة من المتخصصين، حتى داخل مؤسستك؛ فوِّض نفس أنواع المهام إلى نفس الأشخاص لتحسين كفاءتهم وجعل نظامك يعمل بسلاسة أكبر.
5. يُفوِّضون وينسون:
في بعض الأحيان، يُفوِّض روَّاد الأعمال مهمة ما، ثم يشطبونها على الفور من قائمة مهامهم، كأن يُكلِّفوا الشخص الذي أُسندَت إليه المهمة بالتعامل مع المهام وينسونها، وهذه إشكالية كبيرة يمكنك حلها باستخدام نظام تحقق؛ أي متابعة المهام بعد فترة زمنية معينة، أو تلقي إشعار عند اكتمالها؛ أو اختر أي نظام آخر يناسب احتياجاتك.
هل أنت مستعد كي تصبح مُفوِّضاً أفضل؟ مثل أي مهارة، يتطلب التفويض الممارسة والعمل بنشاط لتحقيق الكفاءة؛ فابدأ بتفويض المهام الصغيرة للأشخاص الذين تثق بهم بالفعل، وحاول تحسين أسلوبك في كل مرة تفوِّض فيها مهمة جديدة.