كيفية تفعيل خاصية الرد التلقائي في الواتس آب

هل قمت بتفعيل خاصية الرد التلقائي في الواتس آب للردّ على الرسائل؟ فإذا كنت مديراً وتريد الردّ على عملائك، تتيح لك هذه الخاصية التواجد على مدار الساعة والرد على عملائك. نستعرض أدناه مفهوم خاصيّة الرد التلقائي في الواتس آب وكيف يمكن تفعيلها.

مفهوم تفعيل خاصية الرد التلقائي في الواتس آب:

خاصية تفعيل الرد التلقائي في الواتس آب هي إحدى الميزات التي طورها واتساب لتسمح للشركات الصغيرة بتحديد ساعات عمل واضحة للعملاء. إذ تسمح بالرد التلقائي على الرسائل من خلال إرسال رسائل آلية إلى عميلك عندما لا تكون متاحاً بشكل شخصي للإجابة على استفسارات العملاء. 

لكن الجدير بالذكر أنَّ ميزة الرد التلقائي غير متوفرة على حساب واتساب العادي لذلك عليك تحميل تطبيق الواتساب للأعمال.

كيفية إعداد الردود التلقائية في حساب الواتس:

يمكن إعداد خاصية تفعيل الرد التلقائي في الواتس آب عبر ما يلي:

أولاً: يمكن تخصيص رسائل الرد التلقائي على واتساب بحسب التوقيتات التي يتلقى فيها العملاء الرسالة

يمكنك اختيار ما إذا كان يتم إرسال رسالة واحدة "بالخارج" إلى جميع العملاء أو إذا كنت ترغب بتخصيص الرسالة لمجموعة محددة من العملاء؛ أو اختيار الساعات التي تريد تشغيل رسالة "بالخارج"، والساعات التي يتم خلالها إغلاق عملك.

• اضغط على الإعدادات من الزاوية اليمنى من الشاشة، ثم اضغط على خيار "الإعداد"، ثم اضغط على "إعداد الأعمال".
• اذهب إلى قسم إعدادات العمل وضمن قسم أدوات المراسلة حدد خيار "رسالة بالخارج" و"رسالة ترحيب" و"ردود سريعة".

• حدد خيار "رسالة بالخارج" ثم بدل إلى خيار "إرسال رسالة بعيداً"، ثم مرر نحو الأسفل فتجد خيار تحرير الرسالة بالخارج التي تريد إرسالها إلى عملائك.
• قسم الرسالة البعيدة بحيث تستطيع كتابة ما تريد في هذا القسم.
• بعد الانتهاء من تحرير الرسالة عليك جدولتها بحسب الوقت الذي تريد نشر رسائلك فيه لعملائك.

ثانياً: خيارات الجدول الزمني

يوجد عدة خيارات للجدول الزمني:

1. الإرسال دائماً:

في أردت الابتعاد عن عملك لفترات طويلة تستطيع تعيين هذا الخيار لإعلام عملائك بأنك بعيد حالياً.

2. خيار الجدول المخصص:

يستخدم للرد على استفسارات العملاء لمدة معينة، فهو يشبه وضع علامة "بالخارج" بحيث تحتاج تحديد وقت البدء الانتهاء عند تحديد هذا الخيار.

3. خارج ساعات العمل:

يستخدم هذا الخيار لتصل رسالة العميل إليك بعد أن تغلق نشاط العمل خلال يوم معين.

يعتمد ذلك على التوقيتات التي قدمتها عند إعداد ملفك الشخصي على WhatsApp for Business، فلو وصلت رسالة إلى بريدك الوارد بعد هذه الساعات سيتم تلقائياً تشغيل رسالة بعيدة وإرسالها إلى العميل.

ثالثاً: تحديد المستلمين الذين سيتلقون هذه الرسائل

بمجرد معرفة الجدول الزمني الذي تريد إرسال رسائل "الرد التلقائي" إليه، يمكنك بعد ذلك تحديد المستلمين الذين سيتلقون هذه الرسائل:

1. الجميع:

سيؤدي هذا إلى إرسال الرسالة التلقائية إلى كل شخص في دفتر العناوين الخاص بك، والذي يحاول الاتصال بك عندما تكون بعيداً عن عملك/بعد ساعات العمل.

2. كل شخص ليس في دفتر العناوين:

سيتم إرسال الرد التلقائي فقط إلى الأشخاص الذين ليسوا جزءاً من دفتر العناوين الخاص بك. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تحاول الوصول إلى عملاء جدد لعملك.

3. الجميع باستثناء:

سيؤدي هذا الخيار إلى تشغيل الأتمتة لإرسال "ردود تلقائية" إلى جميع جهات الاتصال الخاصة بك باستثناء الأشخاص الذين حددتهم.

4. إرسال فقط إلى:

يتم إرسال الردود التلقائية فقط إلى جهات الاتصال التي قمت بفحصها في هذه الحالة. تصبح هذه الميزة مفيدة عند الاتصال بالعملاء الجدد الذين قد لا تكون أرقامهم جزءاً من دفتر العناوين الخاص بك.

تعلمنا الآن كيفية إعداد الرد التلقائي على WhatsApp Business، ولكن ماذا لو كان لديك chatbot على WhatsApp يجيب على استفسارات العملاء نيابة عنك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع؟

كيفية إعداد "الرد التلقائي" لروبوتات الدردشة في WhatsApp:

في هذا القسم، سنعلمك كيفية إعداد "الرد التلقائي" لروبوتات الدردشة في WhatsApp، وكذلك لإنشاء روبوت محادثة باستخدام أداة مثل Kompose (Chatbot Builder) وهي أداة لبناء الدردشة بدون كود سهل الاستخدام وأسهل في الإعداد. يمكنك إنشاء روبوت دردشة في غضون دقائق ودمجه في موقعك على الويب للتفاعل بشكل استباقي مع الزوار، وجمع البريد الإلكتروني، وحجز الاجتماعات باستخدام الروبوتات التي تكون متاحة دائمًا. 

يجعل بناء الروبوتات المرئية من Kompose مع نموذج اللغة الطبيعية NLP القوي من السهل تصور تدفق المحادثات وإنشاء أفضل المحادثات التفاعلية الممكنة لتحقيق أفضل تجربة للعملاء. كما أن لديه نظام هجين بين الإنسان والروبوت.

مع دعم أكثر من 40 لغة، يكون روبوتك جاهزاً دائماً للتعامل مع جمهورك في WhatsApp. يمكنك تخصيص الروبوت وفقًا لإرشادات العلامة التجارية الخاصة بك وتقديم تجربة شخصية لعملائك في كل مرة يتفاعلون معك.

يمكنك قياس فعالية روبوت الدردشة الخاص بك من خلال التحليلات المتقدمة للغرض من خلال لوحة التحكم Kommunicate. يمكنك أيضاً توصيل قاعدة المعرفة الخاصة بك لجلب الإجابات منه.

بالإضافة إلى ذلك، يقدم Kompose واجهة مستخدم رسومية بسيطة وبديهية (GUI) لا تتطلب أي مهارات ترميز. هذا يجعل من السهل على الشركات من جميع الأحجام والأنواع إنشاء روبوتات دردشة خاصة بهم يمكن أن تؤهل العروض، وجدولة الاجتماعات، ودعم عملائهم على مدار 24/7.

ولكن قبل أن نتعمق أكثر، دعنا نرى كيف يمكن لروبوت الدردشة الذي تم إنشاؤه باستخدام WhatsApp API أن يساعد عملك.

كيف يمكن لروبوت الدردشة الذي تم إنشاؤه باستخدام WhatsApp API أن يساعد عملك؟

روبوت الدردشة الذي تم إنشاؤه باستخدام WhatsApp API يمكن أن يساعد عملك بالعديد من الطرق:

1. الدعم الفوري للعملاء:

يمكن لروبوت الدردشة أن يقدم دعماً فورياً للعملاء، مما يحسن تجربة العميل ويزيد من رضاه.

2. التواجد على مدار الساعة:

روبوتات الدردشة متاحة على مدار الساعة، مما يتيح للعملاء الحصول على المساعدة في أي وقت.

3. الوصول الواسع:

WhatsApp هو أكثر تطبيقات المراسلة شهرة في العالم، مما يتيح لروبوت الدردشة الوصول إلى جمهور واسع.

4. الأمان:

تشفير WhatsApp من طرف إلى طرف يجعله منصة آمنة لإرسال الرسائل التي تحتوي على معلومات حساسة.

5. تحسين العلاقات مع العملاء:

روبوتات الدردشة تساهم في تحسين علاقات العملاء وبناء ولاء وإدراك العلامة التجارية.

6. التحليلات المتقدمة:

يمكن قياس فعالية روبوت الدردشة من خلال التحليلات المتقدمة.

إذاً، باستخدام روبوت دردشة WhatsApp، يمكن لأي حجم من الأعمال استغلال المنصة، من الأعمال الصغيرة والمتوسطة إلى المؤسسات الكبيرة.

خطوات إعداد الرد التلقائي على WhatsApp chatbot:

فيما يلي الخطوات الثلاث لإعداد الرد التلقائي على WhatsApp chatbot.

الخطوة الأولى، تحدث إلينا:

في Kommunicate، يمكنك استخدام منشئ روبوتات الدردشة Kompose الخاص بـ Kommunicate وبناء روبوت محادثة في غضون دقائق. يمكنك أيضاً التواصل معنا وسنوجهك خلال الخطوات اللازمة لإعداد روبوت الدردشة على WhatsApp.

الخطوة الثانية، احصل على WhatsApp Business API الخاص بك:

قبل توصيل رقم WhatsApp الخاص بك ببرنامج الدردشة الخاص بك، فأنت بحاجة إلى WhatsApp Business API. يمكنك الحصول على WhatsApp API من خلال شركاء حددهم WhatsApp.

360 Dialog هو شريك WhatsApp تعاونت معه Kommunicate، بمجرد إكمال بعض الخطوات التي ذكرناها، ستحصل على رقم وهو مفتاح Dialog 360 API، والذي يمكنك استخدامه للاتصال بحساب Kommunicate الخاص بك.

• املأ النموذج: https://hub.360dialog.com/lp/whatsapp/rKRgFhPA
• شارك التفاصيل التالية معنا على support@kommunicate.io
• رقم Whatsapp (whatsappSender).
• DIALOG360 API KEY (d360ApiKey).
•  مساحة اسم الحساب (d360Namespace).
•  حساب Kommunicate الخاص بك APP_ID ، انقر هنا للحصول على APP_ID.

الخطوة الثالثة، دمج WhatsApp API في Kommunicate:

بمجرد تقديم مفتاح WhatsApp API الخاص بك إلى فريق Kommunicate، كل ما عليك فعله هو الجلوس والاسترخاء بينما يقوم بتوصيل حساب Kommunicate الخاص بك بحساب Dialog360 الخاص بك.

يمكنك الآن استخدام جميع وظائف Kommunicate على WhatsApp، تتضمن هذه الوظائف القدرة على إنشاء روبوت محادثة دون الحاجة إلى معرفة كيفية البرمجة واستخدام الرسائل الغنية التفاعلية على WhatsApp، مثل الأزرار والكتالوجات. يمكنك أيضاً جمع معلومات المستخدم ومشاهدة جميع التحليلات في لوحة معلومات Kommunicate. أيضاً، يمكنك إرسال رسائل نموذجية مثل تحديثات الطلبات وإشعارات التسويق وما إلى ذلك.

علاوة على ذلك، يمكنك أيضاً استخدام الدردشة المباشرة مع عملائك، ويمكن لجميع زملائك استخدام رقم واحد لتقديم الدعم على مدار الساعة.

عيوب WhatsApp Business:

يأتي WhatsApp Business مع بعض العيوب، بعضها يشمل:

• لا يمكن استخدام WhatsApp Business للحصول على عملاء متوقعين أو العمل كنسخة احتياطية لفريق الدعم المخصص الخاص بك.
•  يتطلب اتصال إنترنت نشط.
•  الشركات الصغيرة هي المستهلك المستهدف لـ WhatsApp Business.
•  يعمل WhatsApp Business فقط خلال ساعات العمل المحددة مسبقاً.
•  شعار الحث على الشراء.

عينات/أمثلة للرد التلقائي على WhatsApp:

في ما يلي بعض العينات التي استخدمنا فيها ميزة الرد التلقائي في WhatsApp:

1. رد تلقائي خارج المكتب/عطلة.
2. أهلاً بك.
3. شكراً على تواصلك مع (BUSINESS NAME). 
4. نحن مغلقون حالياً بسبب العطلات ولكن سنعود للعمل من ليلة رأس السنة الجديدة. إذا كان استفسارك ذا طبيعة عاجلة، فيمكنك الاتصال بفريق خدمة العملاء لدينا على الرقم المجاني.
5. مع تمنياتي بالنجاح.
6. اسم عمل الفريق.
7. خارج المكتب.

في الختام:

الرد التلقائي هو إحدى ميزات WhatsApp التي تتيح للشركات الصغيرة التواصل الدائم مع العملاء وتلبية حاجتهم بسرعة وموثوقية عالية؛ كما أنها تساعد على بناء تجربة العملاء بشكل فعال بحيث تعود بفوائد كبيرة للشركات والمنظمات الصغيرة.