كيف تقيس إنتاجيتك؟ اختبار عملي لقياس الإنتاجية
عندما نُريد إنجاز المزيد، يعمل العديد منا لساعاتٍ أطول، أو ببساطة نقوم بتأخير المواعيد النهائية ونقوم بأداء مهام متعددة. على الرغم من أن هذه الاستراتيجيات قد توفر لك بعض الارتياح على المدى القصير إلا أنها غير فعّالة على المدى الطويل. وقريباً سيصبح هذا النهج المتبع هو طريقةٌ لحياتك مما يسبب ارتفاعاً في مستويات التوتر لديك وبالتالي ستعاني انخفاضاً في الإنتاجية.
إن الإنتاجية هي مقياس لما تقوم بإنجازه- وليست مقياساً لمدى انشغالك. لذلك من الأفضل بكثير معرفة كيفية العمل بذكاءٍ، واستخدام هذه الرافعة (أو الوسيلة) لكسب المزيد من وقتك ومواردك. سيؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجيتك، وسوف يساعدك على إيجاد وقتٍ إضافيٍ للقيام بأشياء أخرى. سيساعدك الاختبار أدناه في فهم مدى إنتاجيتك. كما ستساعدك المناقشة والمصادر التالية في تحديد الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك، بحيث يمكنك إنجاز المزيد مع توترٍ أقل.
تعليمات اختبار الإنتاجية:
لكلّ سؤالٍ اختَر من العمود الذي بجانبه ما يَصفُك بشكلٍ أفضل، عليك اختيار أحد الإجابات التالية:أبداً، نادراً، أحياناً، غالباً، دائماً. أجب عن الأسئلة كما أنت في الواقع وليس بالطريقة التي تعتقد أنّك يجب أن تكون عليها، ولا تقلق إن كانت بعض الأسئلة تبدو في "الاتجاه الخاطئ". عند الانتهاء قم بحساب مجموع النقاط حسب إجاباتك من الجدول أدناه:
تفسير النتيجة:
- إن حصلت على مجموعٍ وقدره 16-36: فهذا يدلّ على أنّ لديك بعض العمل الذي يجب عليك القيام به لتصبح أكثر إنتاجية. فمن غير الفعّال ببساطةٍ ملء يومك بالعديد من المهام أو محاولة القيام بالكثير من المهام دون تفكيرٍ بحدودك أو أولوياتك. يمكنك استخدام المعلومات والمصادر أدناه كحافزٍ لك لمساعدتك على العمل بشكلٍ أكثر ذكاءً وليس بجهدٍ أكبر. الأخبار السارة هنا أنّه يمكنك قريباً إنجاز المزيد من المهام في وقتٍ أقل (اقرأ أدناه للبدء).
- إن حصلت على مجموعٍ وقدره 37-58: فأنت على الطريق الصحيح مع جهودك الإنتاجية، وربما تقوم بإنجاز عملك الأكثر أهميّة. ومع ذلك يمكن لك أن تكون أكثر إنتاجيّة. قم باستخدام تقنيات الإنتاجيّة والموارد الموضحة أدناه لتصبح أكثر إنتاجاً وكفاءةً في حياتك اليومية. (اقرأ أدناه للبدء).
- إن حصلت على مجموعٍ وقدره 59-80: فهذا رائع! أنت تملك فهماً واضحاً لأولوياتك، وتقوم باستخدام وقتك لزيادة مخرجاتك لأقصى حدّ ممكن، كما أنك تفكر بكيفية استخدام التأثير الإيجابي لأقصى حدٍّ من أجل الاستفادة من وقتك، واستخدام ذلك لصالح منظمتك. إن هذا يجعلك تمثّل ثروةً حقيقيّة. وعندما يكون الأمر مناسباً استخدم الموارد الموضحة أدناه لمواصلة بناء مهاراتك الإنتاجيّة وتحسينها.
يقوم هذا الاختبار بتسليط الضوء على خمسة عناصر رئيسية من أجل العمل بشكلٍ منتجٍ وهي: التنظيم، والسلوك، والتفويض، وتكامل المعلومات، والاستخدام الفعال للأنظمة. سوف نلقي نظرةً على هذه المجالات الرئيسية أدناه. ومن خلال زيادة أدائك وفعاليتك في هذه المجالات ستتمكّن من الإنجاز أكثر في يومك. كما ستبدأ في معرفة مكان تركّز وقتك وطاقتك لتحسين إنتاجيّتك، والحصول على نتائج أفضل.
1. التنظيم:
(الأسئلة "2"، "5"، "7"، "10"، "11")، تتمثّل الخطوة الأولى في أيّة خطةٍ لتحسين الإنتاجية بأن تكون مُنظّماً. عليك التفكير بكيفية ترتيب المساحة المادية الخاصة بك بحيث تساعد أداءك بدلاً من إلحاق الضرر به. حيث تؤثر المكاتب والأدراج الفوضوية على إنتاجيتك لأنك تقضي وقتاً ثميناً في البحث عن أكوام المستندات، بدلاً من القيام بأنشطة ذات قيمة مرتفعة. إنّ تعلّم كيفيّة التنظيم يعتبر فَنّاً، وأنت بحاجةٍ للعمل عليه كلّ يوم. بدءاً من تنظيم بريدك الإلكتروني وصولاً إلى تنظيم ملفاتك، يوجد العديد من الأنظمة الرائعة التي قد تساعدك في تنظيم بيئة عملك الخاصة.
يتضمن التنظيم أيضاً الوعي الذاتي، حيث يعد إدراك كيفية قضاء وقتك أمراً ضرورياً لتحسين الإنتاجية، حيث يُظهر لك "سجل النشاطات" المكان الذي تستخدم به وقتك بشكلٍ جيدٍ، والمكان الذي تضيّع به وقتك في التعامل مع الأعمال ذات الأولوية المنخفضة وتكون عُرضةً للمقاطعة والتشتت. كما تكشف سجلات النشاط أيضاً عما إذا كنت تعتمد على القيام بمهام متعدّدة في نفس الوقت مما يسبب في الواقع انخفاضاً في الإنتاجية.
كما يساعدك الوعي الذاتي أيضاً على فهم الوقت الذي تقوم فيه بعملك بشكلٍ أفضل. حيث أن بعض الأشخاص يقومون بأفضل ما عندهم في الصباح الباكر، والبعض الأخر يكون غير منتجٍ بشكلٍ كاملٍ حتى حلول بعد الظهر أو المساء. سيساعدك فهم تفضيلات نمط عملك على جدولة المهام ذات الأولوية المرتفعة في الأوقات التي تؤدي بها بشكلٍ أفضل خلال يومك. مقالتنا بعنوان "جدولة الأعمال بفاعلية: خطّط لأفضل استثمار لوقتك" تستكشف هذا الأمر بمزيدٍ من التفصيل.
2. السلوك:
(الأسئلة "4"، "13"، "15")، يرتبط الجزء التالي من تحسين الإنتاجية بسلوكك وطريقتك في العمل. فالتحفيز الذاتي أمرٌ مهمٌ للغاية إن كنت ترغب بتعظيم إنتاجيتك، لذا عليك أن تعلم ما هي الأمور التي تُحفّزك لإنجاز أفضل ما لديك ثم عليك خلق أفضل بيئةٍ ممكنةٍ لتحقيق ذلك. كذلك عندما تقوم بخلق البيئة الداعمة لإنتاجيتك ستتمكن من الشعور "بالتدفق" في العمل. وهذه الحالة هي التي تجعلك تركّز للغاية في عملك لتحقيق نتائج مذهلة.
لكسب حلقة الإنتاجيّة هذه عليك أيضاً تقليل أو إزالة التشويش. عليك أن تمتلك خطّةً لإدارة المُشتتات وإدارة التوتر لديك، وتحسين تركيزك كأن تأخذ خطوةً إيجابيّةً نحو التحكم بوقتك وجدولك، بذلك ستتمكّن من تقليل توترك، الأمر الذي يسمح لك باختبار المزيد من الطاقة الإيجابية.
وإن إبقاءك "متدفقاً" في العمل هو أمرٌ بغاية الأهميّة وذلك لأنّ خطة الإنتاجية الكاملة هذه تدعم وتحسّن نفسها بمجرد أن تبدأ.
إن تركيزك هو أمرٌ بغاية الأهمية أيضاً لرفع إنتاجيتك وتحسين إدارة وقتك ككُل. لذا فكر بإيجابية واتخذ مجموعةً من الأفعال الصغيرة لتحسين أدائك. سوف يمنحك ذلك الحافز والإلهام الذي تحتاج إليهما لمواصلة تقدّمك خلال خطتك. ابدأ الأن بتبني منظورٍ إيجابيٍّ من خلال الإيمان بأنّك قادرٌ على ذلك، وبالطبع كن منتجاً وحقق أهدافك.
3. التفويض:
(الأسئلة "1"، "8"، "14")، أن تكون منتجاً ليست رياضةً فرديّة. فلكي تكون منتجاً حقيقياً في موقع العمل عليك أن تعتمد حقاً على مساعدة أعضاء فريقك. لذلك فإنّ فرق العمل هي الطريقة المفضّلة للوصول إلى الأهداف - وذلك لأنّ الفِرَق تتمكّن معاً من تحقيق المزيد أكثر بكثير من الجهود الفردية للأفراد.
من أجل استخدام قوة فريق العمل عليك أن تتعلّم كيف تقوم بتفويض المهام بكفاءة. لا يقتصر التفويض على قيام الأخرين بعملك، بل يضمن التفويض الناجح قيام الشخص المناسب بأداء المهمة بغض النظر عن الشخص المسؤول في النهاية عن إنجازها.
عندما يكون جميع الأفراد في العمل قادرين على القيام بمهامهم ذات الأولوية القصوى فهذا يعود بالفائدة على الجميع وعلى المنظمة أيضاً.
أما إن كنت تقضي وقتاً طويلاً بالقيام بأعمالٍ يتوجب على الأخرين القيام بها وليس لديك الوقت الكافي لتحقيق أهدافك الرئيسية فأنت هنا بحاجةٍ إلى إعادة تقييم مَنْ ينبغي عليه القيام بالمهام حسب ما هو محدد.
يعني التفويض الفعال أن تقوم بتوفير الدعم والموارد الكافية للآخرين حتى يتمكنوا من إكمال المهمة بشكلٍ جيّد. لكن ذلك لا يعني إدارة العملية والتحقق كل 10 دقائق أن الأمور تسير بشكلٍ صحيحٍ (أي "حسب طريقتك").
للتفويض بشكلٍ ناجحٍ عليك تعلّم كيفية منح الحرية والثقة للأخرين لقيامهم بما يجب عليهم القيام به. وعندما تقوم بذلك على أساسٍ منتظمٍ وتبني فريقاً مكوناً من أشخاص يساعدون بعضهم البعض عند الحاجة فإن مستوى الإنتاجية سوف يزداد بشكلٍ مباشرٍ.
4. تكامل المعلومات:
(الأسئلة "9"، "12")، سوف تزداد إنتاجيتك أيضاً عندما تتمكن من اتقان كيفية تحديد واستخدام المعلومات بسرعةٍ. كرسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والمجلات التجارية، والدراسات المنشورة، وتقارير الحالة وإحصائيات التشغيل، والنتائج المالية، كلّ هذه ليست سوى بعض أنواع المعلومات التي قد تتلقاها بشكلٍ منتظمٍ في العمل، وإن حاولت قراءة كلٍّ منها بالتفصيل فقد يستغرق الأمر يوماً كاملاً أو أكثر كلّ أسبوع!
لذا ألقِ نظرةً على استراتيجيات التغلب على الحمل الزائد من المعلومات. يجب عليك التعامل مع المعلومات بعقليّة النَّقد:
- ماذا تريد أن تعلم؟
- ما نوع المعلومات التي ستوفرها هذه الوثيقة؟
- كيف ستقوم باستخدام هذه المعلومات لتحسين طريقة عملك؟
سوف تساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في تحديد مستوى التفاصيل التي تحتاجها من كلّ وثيقة. قد تكون ببساطةٍ قادراً على تجاهل بعض العناصر أو تخطّي مواضيع معيّنة بسرعة. لذا يمكنك استخدام هذه الاستراتيجيات وغيرها من استراتيجيات القراءة النشطة لمساعدتك في تقليل الوقت الذي تقضيه في التعامل مع المعلومات والوثائق.
إذا كان يجب عليك قراءة الكثير من المعلومات بالتفصيل فعليك أن تتعلّم كيفية القراءة السريعة. يستعرض مقالنا: "10 نصائح تساعدك على تعلّم مهارة القراءة السريعة" عدة طرق لقراءة المواد بسرعةٍ، ويُمَكّنُكَ من ممارسة القراءة السريعة بنفسك. وإذا قمت بمعالجة ودمج المعلومات بسرعةٍ وفعاليةٍ فسوف يساعدك ذلك على العمل بشكلٍ أكثر إنتاجية.
5. أنظمة الإنتاج:
(الأسئلة "1"، "3"، "6"، "16")، أخيراً، لزيادة إنتاجيتك قم بتحسين الطريقة التي تعمل بها أنت وفريقك.
إن تحسين البنى التنظيمية لا يساعدك فقط على إنجاز المزيد بل يمكن أيضاً أن يساعد منظمتك على الاستفادة من موجوداتها بشكلٍ فعال وتحقيق نجاحٍ أكبر.
قم بالتركيز على التحسين المستمر من خلال بعض الممارسات مثل "كايزن Kaizen" وغيرها من تقنيات مثل "كانابان Kanban" أو "تحليل العمل Job Analysis". هذه الأساليب سوف تشجعك على النظر في المهام والعمليات والممارسات اليومية ومراجعة إمكانيّة القيام بالأمور بشكلٍ أفضل. أيضاً يمكنك تعلّم بعض أساليب التصنيع المرن، والتساؤل بما يلي: "كيف يمكننا القيام بما نقوم به مع خسائر أقل"؟
سواءً كنت تقوم بتقليل الاختناقات في العمليّة أو تقوم بإدارة الاجتماعات بشكلٍ أكثر فعالية فإن أيّاً كان ما يساهم في تحقيق بيئة عملٍ أكثر كفاءةً سيجعلك في النهاية أكثر إنتاجيّة.
المصدر: موقع "مايند تولز"