كيف تقدم تغذية راجعة بناءة لتطوير مهارات الموظفين؟

لقد قال "راجيف بيهيرا" (Rajeev Behera)، الرئيس التنفيذي لمنصة "ريفليكتيف" (Reflektive)، ذات مرة: "يعبِّر المديح بطبيعته عن الموافقة أو الإعجاب بشيء أو شخص ما، ومن ناحية أخرى، تقدِّم التغذية الراجعة معلومات حول أداء الشخص لمهمةٍ ما بُغيَة التحسين، وبعبارة أخرى، قد يكون كل من التغذية الراجعة والمديح إيجابيين، ولكنَّ التغذية الراجعة تستهدف دائماً تحسين الأداء".

يجب أن تتماشى التغذية الراجعة مع أهداف موظفيك ومهاراتهم، وأن يكون هدفها هو مساعدتهم على التطوُّر المهني، ويُفضَّل أن تكون إيجابية؛ إذ هناك كثيرٌ من الأمور الجيدة التي تَنتج عن تقديم المديح لمَن يقومون بهذا العمل، وضَع في حسبانك أنَّ مديحك لموظفيك لا يساعدهم على التقدُّم أو التطوُّر فحسب؛ بل يجعلهم يعرفون أنَّك ترى عملهم وتقدِّره.

نقدِّم لك بعض النصائح التي ستمكِّنك من مساعدة موظفيك على التطوُّر المهني وتعزيز المهارات:

1. طوِّر أهداف الموظفين:

في أثناء إدارتك لطاقم العمل، ينبغي عليك ملاحظة سلوكات موظفيك وأدائهم الوظيفي خلال وقت قصير، ثمَّ البدء في تدوين ما تلاحظه كي تتمكن من تطوير خطة لتنمية كلٍّ منهم، وبعد مدَّة من الوقت، ستعرف أهداف موظفيك المهنية، سواء أهداف المبيعات التي من المفترض أن يَصلوا إليها أو عدد الملفات التي من المفترض أن يتعاملوا معها كل يوم أو أياً كان ما يعملون عليه.

واحرص على سؤالهم عن أهدافهم المهنية الشخصية في أثناء هذه العملية؛ لتتمكن من معالجة ذلك في أثناء جلسة التغذية الراجعة أيضاً.

ستساعدك هذه الخطوات في تقديم تغذيتك الراجعة بصورة جيدة، كما يوصي "بهيرا" (Behera) بتقسيم أهداف العمل إلى مهام ومهارات قابلة للتحقيق حتى لا تظلُّ غامضة، على سبيل المثال: إذا كان هدف موظفك هو "تقديم عروض تقديمية أفضل"؛ فيجب عليك تقسيم المهارات المطلوبة، وقد تكون المهارات اللازمة للعروض التقديمية هي:

• التحدث بثقة ووضوح.
• معرفة الموضوع المُتحدَّث عنه معرفة جيدة.
• إنشاء شرائح تقدِّم البيانات على نحو أفضل من التحدُّث عنها.
• الرد على أسئلة المشاركين في الاجتماع.
• الحفاظ على تركيز الاجتماع عن طريق إعادة توجيه الأشخاص إلى الموضوع الرئيس.

بعد ذلك يمكِنك تقديم تغذية راجعة للموظف على عرضه التقديمي بالرجوع إلى هذه المهارات، على سبيل المثال: "لقد كنتَ تتحدَّث بثقة وتُقدِّم المعلومات بصورة جيدة، كما أظهرتَ معرفةً بما كنتَ تتحدث عنه، ولاحظَ جميع من في الاجتماع أنَّك أعددتَ نفسك جيداً لتقديم العرض، "ولاحِظ أنَّك محدَّد فيما تقول، وتُركِّز على النقاط التي يحتاج موظفك إلى تحسينها.

2. أجرِ اجتماعات تغذية راجعة:

إذا كنتَ ترغب في منح موظفيك تغذية راجعة إيجابية؛ فيجب أن تخصِّص الوقت الكافي للقيام بذلك؛ إذ تُعدُّ الجلسة الهادئة للتحدُّث أفضل من تقديم التغذية الراجعة الفورية، رغم أنَّها فاعلة وضرورية أيضاً.

ينبغي أن تهدف إلى إجراء اجتماعات التغذية الراجعة المنتظمة مرَّة كل شهر، ولكن قد يكون هذا غير قابل للتحقيق في بعض الشركات؛ لذا حاوِل جاهداً إجراءها قدر المستطاع، وبصرف النظر عن الجدول الزمني الذي تختاره، يجب أن تحاول مقابلة موظفيك كثيراً بما فيه الكفاية حتى يستفيدوا من التواصل معك؛ لأنَّك إذا احتفظتَ بجميع المعلومات والتغذيات الراجعة حتى نهاية العام؛ فلن يعني ذلك كثيراً للموظف ولن يساعده على تطوير نفسه خلال هذه الفترة؛ وبالتالي، عليك تخصيص اجتماع المراجعة السنوي لتلخيص جميع اجتماعات التغذية الراجعة السابقة لإظهار التقدم الذي أحرزه الموظف.

تتيح التغذية الراجعة المبكرة والمتكررة للموظف معرفة أنَّه يسير على الطريق الصحيح، وأنَّ بإمكانه استخدام الاستراتيجيات نفسها في مجالات أخرى، كما تساعدك على عدم نسيان معظم الإجراءات الهامَّة التي قد تنساها أنت أو الموظف إذا قدَّمتَ تغذية راجعة مرة أو مرتين فقط في السنة.

3. تجنَّب أسلوب "الشطيرة" في تقديم التغذية الراجعة:

يشير أسلوب "الشطيرة" في التغذية الراجعة إلى قول تعليق إيجابي ثم تعليق سلبي ثم تعليق إيجابي آخر، وقد تكون سمعتَ عن هذه الاستراتيجية إذا كنتَ تعمل في الإدارة أو الموارد البشرية، على سبيل المثال: "لقد قدَّمت عرضاً تقديمياً جيداً، ولكنَّك تأخرتَ ثلاثة أيام هذا الأسبوع، وإنَّ توقيع بريدك الإلكتروني مميَّز للغاية".

لا تَحمل هذه الطريقة آثاراً إيجابية، وتَحدث عندما يشعر المدير بأنَّه مضطر إلى تقديم تغذية راجعة؛ إذ يظهر هذا عادةً عندما تكون هناك جلسات إجبارية للتغذية الراجعة، ولم يستعد المدير لما سيعلِّق عليه، فيستخدم طريقة "الشطيرة".

4. قدِّم تغذية راجعة تنموية:

يجب أن تعرف أنَّ التغذية الراجعة السلبية أو السيئة غير مجدية على الإطلاق؛ لذا عليكَ تسليط الضوء على المشكلات ولكن سعياً إلى أفكار ونتائج إيجابية. على سبيل المثال: إذا تأخر أحد الموظفين عن موعد العمل، فيمكِن أن تقول له ببساطة: "لقد لاحظتُ أنَّك تأخرتَ مرَّات عدَّة الأسبوع الماضي؛ هل كل شيء على ما يرام؟ أو هل هناك ما يمكنني القيام به لمساعدتك على القدوم في الوقت المحدد؟"

قد تجد أنَّ هناك مشكلة بالفعل، مثل عطل في سيارته أو ما شابه، وبهذه الطريقة لن يكون هناك شيء سلبي في الأمر.

أمَّا إذا عرفتَ أنَّ الموظف يستيقظ متأخراً؛ فقد تشير إلى ذلك في جلسة التغذية الراجعة مع وضع بعض الأهداف والخطوات التي تضمن قدومه في الموعد المحدَّد، وقد تقول له على سبيل المثال: "يمكِنك التحقق من المنبه كل ليلة للتأكد من أنَّك ضبطتَه على موعد الاستيقاظ، وتجهيز ملابسك في الليلة السابقة، والحرص على المغادرة في وقت يَسمح لك بالوصول إلى هنا في الموعد المحدَّد، ما رأيك؟" هكذا تقدِّم تغذية راجعة ليست سيئة أو سلبية.

أهمية التغذية الراجعة الفاعلة:

لا تقتصر الإدارة على تحقيق الأرباح وجعل المديرين التنفيذيين سعداء، كما لا تقتصر على الثناء والشكر اللذين تُقدِّمهما للموظفين عندما يقومون بعمل جيد؛ إذ تتعلق الإدارة بتطوير الموظفين وتحفيزهم وتدريبهم، فستجعل التغذية الراجعة المناسبة قسمك مكاناً رائعاً للعمل، كما ستمنح موظفيك فرصة للتطوُّر، ومن خلال تقديم التغذية الراجعة البنَّاءة والاهتمام بموظفيك، سترى تحسينات في إنتاجيتك؛ إذ يمكِن للجميع الاستفادة من التغذية الراجعة المحدَّدة والإيجابية.

المصدر