كيف تعرف أنّ رسالة البريد الالكتروني تمّ قراءتها أم لا؟

سواءً كنت تحبها أو تكرهها، البريد الإلكتروني هو أداة أساسية للإنتاجية والتواصل، لكنه يعمل فقط إذا قرأ الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني فعلياً. تتيح لك "إعلامات قراءة" الرسالة معرفة من قام بفتح رسائل البريد المرسلة بواسطة Gmail ومتى تم ذلك.

إشارات "إعلام القراءة" (Read receipts) هي بالضبط كما يدل اسمها عليها. إنها إشعارات بالوصول أو تأكيد بأن مستلم رسالة البريد الإلكتروني التي قمت بإرسالها قد تلقى وفتح رسالتك. عادةً ما يستخدمهم المحترفون في التسويق لقياس فعالية حملة البريد الإلكتروني التسويقية. يستخدم المحترفون الآخرون من رجال الأعمال "إعلام القراءة" لمساعدتهم على قياس كيفية التعامل مع متابعة الاتصالات. إذا كان الناس لا يفتحون رسائلك الإلكترونية، فهل يستحقون متابعة إرسالك الرسائل إليهم؟

إذا كنت تبحث عن النصائح الخاصة بـ Gmail، فمن المؤكد أن تشغيل "إعلام القراءة" أحد أهم النصائح التي تبحث عنها، رغم أن إصدار Google الخاص لهذه الميزة يحتوي على قيود صارمة للغاية. بمجرد أن ترى كيف تعمل، فقد تقرر تمكين خيار "إعلام القراءة" لـ Gmail من خلال مكون إضافي تابع لجهة خارجية بدلاً من ذلك.

كيفية تشغيل "إعلام قراءة" الرسالة في Gmail:

إذا كان حسابك في Google مرتبطاً بحساب العمل أو المدرسة (حزمة G Suite)، فيمكنك طلب "إعلامات القراءة". إذا كان لديك عنوان بريد الكتروني جيميل (Gmail) مجاني، فأنت بحاجة إلى أداة خارجية "لإعلام القراءة"، حيث إنها غير مضمنة في حسابك المجاني.

فيما يلي كيفية طلب "إعلامات القراءة" إذا كان لديك حساب Google للعمل أو المدرسة:

1. افتح بريدك الالكتروني جيميل وابدأ في إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة كما تفعل عادةً.
2. في أسفل يمين نافذة الإنشاء، انقر فوق أيقونة مثلث صغيرة المتجه نحو الأسفل، بجانب سلة المهملات، للحصول على مزيد من الخيارات. على الهاتف المحمول، ابحث عن قائمة على شكل ثلاث نقاط.
3. اختر طلب "إعلام القراءة" (Read receipts). ثمّ أرسل رسالتك.
4. في حالة فتح المستلمين للرسالة، ستتلقى إشعاراً عبر البريد الإلكتروني بعد ذلك بفترة قصيرة توضح من قام بفتحها بجانب الوقت والتاريخ.

القيود: تحتوي خدمة "إعلام القراءة" من Google على عدد قليل من القيود:

• أولاً، يجب أن تطلب "إعلام القراءة" لكل رسالة ترسلها. لا يوجد خيار لتمكينه افتراضياً للرسائل الجديدة.
• ثانياً، لا يعمل إلا عند كتابة عناوين بريد الكتروني فردية في الحقلين "إلى" (To) و"نسخة إلى" (cc)، أي أنه لا يعمل لقوائم البريد الإلكتروني.
• ثالثاً، قد يتعين على المستلم الموافقة على "إعلام القراءة"، والذي لا يمنحك أي ضمان بأن عدم وجود "إعلام القراءة" يُعَدّ إشارة دقيقة إلى أنه لم يفتح رسالتك.

طرق بديلة للحصول على "إعلامات القراءة" في Gmail:

إذا لم يكن لديك حساب Gmail خاص بالعمل أو التعليم، أو لا تريد الخوض في كل تلك القيود المفروضة على "إعلام القراءة" من Google وتريد المزيد، فيمكنك استخدام أداة جهة خارجية للحصول على "إعلامات القراءة". معظم هذه الأدوات تأتي على شكل إضافات (Extensions) جوجل كروم خاصة بـ Gmail، المعروفة أيضاً باسم "المكّون الإضافي" (Plug-in).

• Boomerang for Gmail: هو أحد الإضافات الأكثر شعبية في Gmail التي توفر "إعلامات القراءة". إنه لا يعرض فقط الوقت والتاريخ الذي فتح فيه شخص ما رسالتك، ولكن عدد المرات التي قام فيها بفتح الرسالة أيضاً، وأي من الروابط في الرسالة التي قام بالنقر عليها، إن وجدت. "إعلامات القراءة" ليست سوى واحدة من ميزات Boomerang. يمكن أن يُذَكّرك المكوّن الإضافي هذا بالمتابعة مع جهات الاتصال الخاصة بك بعد إرسال رسالة إليهم، وغير ذلك الكثير. يمكنك الحصول على "إعلام القراءة" من خلال الإصدار المجاني من التطبيق، ولكن تقتصر بعض الميزات الأخرى على الأعضاء المشتركين بالاشتراك المدفوع من التطبيق. الاشتراكات تبدأ من 4.99 دولاراً في الشهر.
• Mailtrack: هو إضافة أخرى لمتصفح جوجل كروم توفر إمكانية "إعلام القراءة"، على الرغم من أنه على عكس Boomerang، فهو متخصص في "إعلام القراءة" ولا يفعل سوى القليل. إذا كنت تستخدم الإصدار المجاني، فسوف يضيف المكون الإضافي هذا توقيعه الرسمي في أسفل رسائلك. يمكنك دفع 9.99 دولارات شهرياً أو 59 دولاراً في السنة لجعل هذا التوقيع يختفي.
• Mailtag: هو مكون إضافي في جوجل كروم يتتبع "إعلام القراءة" إلى Gmail. على غرار Mailtrack، فإنه يضيف توقيعاً يحمل علامة تجارية في أسفل رسائلك في حال كنت تستخدم الأداة مجاناً. ولإزالة العلامة التجارية من رسائلك سيكلفك الموضوع 18 دولاراً سنوياً أو حوالي 2.10 دولاراً شهرياً إذا كنت لا ترغب في الالتزام باشتراك سنوي مقدماً.

شاهد: تفعيل وضع قراءة الرسائل في جيميل

"إعلامات القراءة" المتقدمة وتتبع البريد الإلكتروني:

جميع الخيارات المذكورة حتى الآن تعمل بشكل جيد عند إرسال رسائل بريد الكترونية إلى الأفراد. أما إذا كنت تعمل مع قوائم البريد الإلكتروني الطويلة أو كنت تكتب الكثير من الرسائل الآلية، فأنت بحاجة إلى أداة أكثر قوة لمساعدتك في إدارة كل شيء، وربما حتى القيام ببعض العمليات الثقيلة تلقائياً.

إذا كنت بحاجة إلى أكثر من "إعلامات القراءة" لكل رسالة ترسلها، فربما تحتاج إما إلى نظام لإدارة علاقات العملاء (CRM)، أو حلول قوائم البريد (Mailing list)، أو إلى برنامج تسويق.

تقدّم أغلب برامج CRM عمليات تتبع البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى توفير مكان للاحتفاظ بملاحظات مفصلة حول جهات الاتصال التي يمكن لأي شخص في فريقك رؤيتها. هذا هو نوع البرامج التي تستخدمها المؤسسات لكل من:

• علاقات (cold-call): وهي العلاقة بين المؤسسة ولائحة العملاء الغير مهتمين مباشرة بالاتصال مع قسم المبيعات أو حتى غير مهتمين بالشراء.
• والعلاقات التي تحتاج إلى رعاية ومتابعة مستمرة.

مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) يكون التركيز عادةً في الحفاظ على العلاقات مع الأفراد.

على العكس، فإن برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني (Email Marketing Softwares) يتم تصميمها لمساعدتك في إرسال الرسائل بشكل جماعي إلى مجموعات كبيرة من الأشخاص دفعة واحدة. يساعدك برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني على تتبع رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بإرسالها وتحليلها فيما يتعلق بمن يفتح الرسائل، وأي الروابط التي ينقرون عليها، وأي أيام الأسبوع لديها أعلى معدل من فتح الرسائل. تساعدك هذه الخدمات أيضاً على إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، مما يتيح لك تصميم القوالب وحفظها لأنواع مختلفة من الرسائل وما إلى ذلك.

لماذا يمكن أن تكون "إعلامات القراءة" مشكلة:

إليك بعض الملاحظات المتعلقة بـ "إعلامات القراءة" التي يكرهها الكثير من الناس. إنّ "إعلامات القراءة" منتشرة بشكل كبير في عالم الإنترنت؛ فهي ليست فقط للبريد الإلكتروني. فـ "إعلامات القراءة" موجودة أيضاً في رسائل أبل، وفي رسائل واتساب. إنّ "إعلامات القراءة" هي العلامات الغادرة التي تمنحك كل الحق في أن تغضب من صديقك الذي رأى رسالتك بالتأكيد ولكنه لم يرد.

بالطبع، عندما تكون الشخص الذي لم تتح له فرصة للرد، فإن "إعلامات القراءة" هي العدو رقم واحد بالنسبة لك، حيث تزعجك هذه الإشارات على الرغم من أنه لديك أسباباً جيدة تماماً لعدم الرد.

تتيح لك العديد من التطبيقات وخدمات البريد الإلكتروني تعطيل "إعلامات القراءة"، لذلك إذا طلبها منك شخص آخر، فيبدو عادةً أنك لم تفتح رسائلك. يمكن أن يؤدي تعطيلها إلى نتائج عكسية أيضاً. في واتساب على سبيل المثال، إذا حاولت الاختباء في عباءة كي لا يراك الناس عن طريق تعطيل "إعلامات القراءة"، فلن يعد بإمكانك استلام "إعلامات القراءة" من جهات الاتصال الخاصة بك أيضاً. أنت لا تريد أن ترسل "إعلامات القراءة"؟ حسناً، فلن يمكنك استقبالها منهم أيضاً!

تذكر أنّ "إعلامات القراءة" تعتبر من قواعد المجاملة. إذا كنت تستخدمها في عملك، فتأكد من استخدامها بهذه الطريقة، واحترم خصوصية الأشخاص إذا اختاروا عدم المشاركة.

المصدر