كيف تحصل على تغذية راجعة من الموظفين الجُدُد؟
يُعدُّ التعامل مع موظفيك الذين يعملون معك منذ مدَّةٍ بعيدة أمراً جيداً ومفيداً لعملك بطرائق عديدة، لأنَّه يساعد على: تحسين الإنتاجية على الصعيدَين الفردي والجماعي، وزيادة حماس الموظفين ورضاهم وولائهم، وتقوية الثقافة العامة لفريقك. ومع ذلك، يجب أيضاً التركيز على جمع التغذية الراجعة من موظفيك الجدُد خلال فترة الالتحاق بالعمل، وهذا هو ما سنناقشه اليوم.
لماذا يجب عليك جمع التغذية الراجعة من الموظفين خلال فترة الالتحاق (وبعدها)؟
تَحدث عملية الالتحاق عندما يبدأ الموظفون الجدد في التعرف إلى مؤسستك، وعندما تتعرَّف إليهم أيضاً على الصعيدين المهني والشخصي؛ وبالتالي تُعدُّ عملية الالتحاق فرصةً رائعة.
الآن، دعنا نلقي نظرةً على ثلاثة أسباب رئيسة تدفعك نحو التركيز على جمع التغذية الراجعة من موظفيك الجدد طوال فترة الالتحاق.
1. الاستفادة من تجارب الالتحاق التي يخوضها الفرد:
سيمنحك جمع التغذية الراجعة من الموظفين الجدد فرصةً لتحسين تجربة الالتحاق لكل موظف على حدة؛ لأنَّه من خلال فهم الموظف والأمور التي تنجح أو لا تنجح معه، يتمكَّن الفريق الذي ينظم عملية الالتحاق من التركيز على تحسين تجربته في سبيل المُضي قُدُماً من خلال:
- مراجعة العمليات التي يجد الموظف صعوبةً في إجرائها، والتركيز عليها.
- جمعه مع خبيرٍ في فريقك لمساعدته من خلال إجراء معيَّن.
- تقديم معلومات أو موارد إضافية إليه لتعزيز جهوده.
كما أنَّك ستعرف بالضبط ما يجب القيام به لمساعدة الموظفين الجدد في أيَّة لحظة من خلال التواصل معهم طوال فترة الالتحاق، وبحسب ما ذكرَته لجنة حقوق الإنسان في المملكة المتحدة، قد يؤدي تطبيق هذه الخطوات في أثناء عملية الالتحاق إلى تحسين مشاركة الموظفين بنسبة تصل إلى 54%. وعلى النقيض، قد يؤدي اتِّباع نهج "عدم التدخل" في أثناء عملية التحاق الموظفين إلى حدوث خلافات في أثناء التجارب الأولية للموظف الجديد داخل مؤسستك؛ وبالتالي يُعدُّ جمع التغذية الراجعة من الموظفين الجدد أمراً ضرورياً لإنشاء عملية التحاق مرنة ومخصَّصة لجميع الموظفين.
2. تحسين عملية الالتحاق العامة:
قد يساعدك أيضاً جمع التغذية الراجعة من الموظفين الجدد في إجراء تحسينات على عمليات الالتحاق التي تجريها مؤسستك. وفي الواقع، تشير لجنة حقوق الإنسان في المملكة المتحدة إلى أنَّ تطوير عملية التحاق أكثر استراتيجية وذات مواصفات موحدة يؤدي إلى مستويات إنتاجية أعلى من الموظفين الجدد بنسبة 50%.
بالإضافة إلى ذلك، ستعرف ما الذي يجيده الموظفون الجدد وما الذي يجدون صعوبةً في القيام به، كما ستتمكَّن من إجراء تغييرات شاملة على عملية الالتحاق غير تلك التحسينات المذكورة أعلاه؛ ممَّا سيضمن لك تجربةً أكثر سلاسة لجميع الموظفين الجدد.
ومن خلال تحسين تجربة التحاق موظفيك، سيتطلب الموظفون الجدد مساعدةً أقل من موظفي الإدارة؛ ممَّا سيوفِّر على فريقك المزيد من الوقت والمال والطاقة للاستثمار في التعاقدات الجديدة عندما يحتاجون إلى دعم إضافي.
3. تهيئة الموظفين الجدد للنجاح:
أحد الأهداف الرئيسة لعملية التحاق الموظف، هو التأكد من أن يكون الموظفون الجدد منتجين في مناصبهم الجديدة؛ وبالتالي لا تقتصر عملية الالتحاق على مساعدة الموظفين الجدد على التأقلم مع عمليات فريقك فحسب؛ بل تساعدهم على تحسين العمل في مؤسستك.
وفقاً لشركة "بامبو إتش آر" (BambooHR):
- يشعر 89% من الموظفين الجدد الذين يتلقون التحاقاً فاعلاً بالاندماج القوي في ثقافة الشركة.
- يشعر 91% ممن تلقُّوا التحاقاً فاعلاً بأنَّهم مرتبطون بفريقهم ارتباطاً قوياً.
- يكون الموظفون الذين يمرون بتجربة التحاق فاعلة أكثر ميلاً بمقدار 18 مرة للالتزام بالعمل في منظمتهم الجديدة.
من خلال بقائك على تواصل وثيق مع الموظفين الجدُد طوال عملية الالتحاق، فأنت تثبت تفانيك في سبيل نجاحهم ورضاهم العام، وستتمكن أيضاً من إنشاء تواصل بينهم وبين الآخرين داخل فريقك؛ ممَّا يتيح لهم الانغماس في ثقافة شركتك من البداية، ويساعد كل هذا على نجاح أعضاء فريقك.
6 استراتيجيات فعالة لجمع التغذية الراجعة من الموظفين في أثناء عملية الالتحاق:
الآن، بعد أن فهمنا مدى أهمية جمع التغذية الراجعة من الموظفين خلال عملية الالتحاق، فلنتحدَّث الآن عن كيفية تحقيق ذلك.
1. طلب تغذية راجعة محدَّدة وذات صلة:
لن يساعدك جمع تغذية راجعة عامَّة في إجراء تحسينات هامَّة على عملية الالتحاق؛ لذا يجب أن تحرص على أن تُركِّز التغذية الراجعة التي تجمعها على جزء معيَّن من عملية الالتحاق؛ ممَّا يعني أنَّ الأسئلة التي تطرحها يجب أن تكون محدَّدة.
سنضطر هنا إلى تقسيم عملية الالتحاق إلى "مراحل"، وسينبغي عليك التركيز غالباً على المهام التي أنجزها موظفوك في نقاط مختلفة طوال رحلة عملهم، على سبيل المثال: قد ترغب في أن يناقش الموظف تجربته في أثناء تعلُّم استخدام نظامك الحاسوبي، وكيف كانت تجربته في التعامل مع أعضاء فريقه الجدد، وكذلك الأعمال الورقية، وما إلى ذلك.
بعد ذلك، سينبغي عليك القيام بما هو أكثر من مجرَّد التركيز على أجزاء معيَّنة من العملية؛ إذ سيتعيَّن عليك البحث في جوانب محدَّدة لكل جزء من هذه الأجزاء من خلال طرح أسئلة تتعلق بما يلي عند التركيز على مَهمة معيَّنة:
- ما مدى سهولة أو صعوبة إكمال المَهمة؟
- ما الذي كان يُمثِّل لك تحدِّياً في المَهمة؟
- إلى أي مدى هيَّأَتك المَهمة أو التمرين للخطوة التالية في عملية الالتحاق؟
بالإضافة إلى ذلك، سيتعيَّن عليك فهم كيف ساعدَتهم إرشاداتك وأي محتوىً تكميلي قدَّمَته في إنجاز هذه المهام من خلال طرح الأسئلة الآتية:
- هل كانت المعلومات مفيدةً؟
- هل كان المحتوى شاملاً وسهل الفهم؟
- هل استطعتَ العثور على المعلومات أو المحتوى الذي تحتاجه؟
اطلب من الموظفين الجدد كذلك مناقشة مستوى الدعم الذي قُدِّم لهم في كل خطوة من عملية الالتحاق، وركِّز على جميع الوسائل التي وُفِّرَت لهم وتجربة الالتحاق العملي التي خاضوها، وكيف ساعد كل منهم على إنجاز المهام المُسندة إليهم.
في النهاية، عندما يبدأ الموظفون الجدد في إنهاء تجربة الالتحاق الأولية ويبدؤون العمل الحقيقي المرتبط بمنصبهم، يمكِنك البدء في جمع التغذية الراجعة بشأن:
- إلى أي مدى هيَّأَتهم التجربة لأعباء عملهم؟
- كيف نجحَت التجربة في تلبية أو عدم تلبية توقعاتهم؟
- كيف سمحَت لهم التجربة بالتفاعل مع زملائهم الجدد؟
الهدف هو تجنُّب إجراء مناقشة عامة مع الموظفين الجدد، وحملهم على البحث في تفاصيل تجربتهم الأولية مع شركتك لكي تتمكَّن من التركيز على هذه الأجزاء المحددة من تجربة الالتحاق، والتأكد من أنَّ موظفيك المستقبليين أكثر استعداداً لبدء العمل.
2. طلب التغذية في اللحظة المناسبة:
لكي تحصل على تغذية راجعة دقيقة وجيدة من الموظفين الجدد، يجب أن تطلبها في الوقت المناسب تماماً، كما يجب أن تتواصل معهم عندما تكون المعلومات والخبرة جديدة في عقولهم، وإلا قد يقدِّمون تغذيةً راجعة غير دقيقة، أو غير كاملة، أو غير قابلة للاستخدام على الإطلاق.
وبالتالي، ينبغي عليك التواصل مع الموظفين الجدد على أساس منتظم ومتكرر، وقد تمنحك سجِّلاتهم الأسبوعية فكرةً عن أحدث تجاربهم في عملية الالتحاق، وكذلك تجاربهم العامَّة حتى تلك المرحلة، وفي أثناء قيامك بجمع هذه التغذية الراجعة، ستكتسب بمرور الوقت فكرةً أوضح عن مدى تقدُّم تجربتهم في عملية الالتحاق، وكيف تُهيِّئهم للعمل في شركتك مستقبلاً.
علاوة على ذلك، سيتعيَّن عليك الحصول على تغذية راجعة عن اللحظات الهامَّة خلال عملية الالتحاق، مثل:
- عندما يصل الموظف الجديد إلى نقطة تحوُّل معيَّنة (على سبيل المثال: إكمال مَهمةٍ ما).
- عندما تكون المَهمة صعبةً (على سبيل المثال: الفشل في إكمال مَهمةٍ ما خلال فترة زمنية معيَّنة).
- عندما يتواصل مع الآخرين للحصول على المساعدة أو الدعم.
من الهام الوصول إلى هذه اللحظات الحاسمة قدر الإمكان؛ لأنَّها كما ذكرنا، ستساعدك على جمع تغذية راجعة جديدة ودقيقة وعميقة من الموظف الجديد. علاوة على ذلك، ستمكِّنك من إجراء تحسينات فورية على تجربة التحاق الموظف الجديد بناءً على التغذية الراجعة التي قدَّمها.
لا تنتظر حتى تنتهي تجربة الالتحاق لتجمع التغذية الراجعة من الموظفين الجدد؛ بل اجعل جمع التغذية الراجعة جزءاً روتينياً من التجربة ككل، واستخدِم المعلومات التي تجمعها على الفور.
3. التحلي بالوضوح، والسرعة والاختصار:
يُعدُّ جمع التغذية الراجعة خلال عملية الالتحاق أمراً هامَّاً، ومع ذلك، لا ينبغي أن يصرف انتباه الموظفين الجدد عن المهام التي يقومون بها؛ لذا تُعدُّ استطلاعات الرأي وسيلةً رائعة لأنَّها سرعان ما تمكِّنك من الوصول إلى ما تريد، وتسمح لموظفيك بالإجابة بالسرعة نفسها.
كما قلنا سابقاً، هدفك هو طرح أسئلة تركِّز على التجارب والمشكلات ذات الصلة؛ إذ سيضمن هذا أن تُوفِّر التغذية الراجعة التي تحصل عليها معلوماتٍ دقيقة وثمينة يمكِنك استخدامها لتحسين عمليات الالتحاق.
تتطلب استطلاعات الرأي عادةً من المشاركين الاختيار بين مجموعة من الإجابات المحدَّدة لكل سؤال يُطرَح بغيةَ تقليل الوقت المستغرق في الرد على كل سؤال؛ ممَّا يضمن أن يعود الموظفون الجدد إلى مهامهم بعد الالتحاق.
حتى خلال اجتماعات التغذية الراجعة المكثفة، لا يزال من الهام أن تكون واضحاً ومختصِراً قدر الإمكان؛ لأنَّه إذا تسببتَ استطلاعاتك في تشتيت انتباه المشاركين أو إرهاقهم بأي شكل من الأشكال، فقد يقدِّمون إجابات غير دقيقة؛ ممَّا يفسد الغرض الأساسي من جمع التغذية الراجعة الذي يتمثَّل عموماً في تطوير استطلاعات الرأي ونماذج التغذية الراجعة التي تسمح لموظفيك الجدد بالاستجابة بأقل قدر من التردد مع توفير معلومات ثمينة للفريق المسؤول عن إجراء عملية الالتحاق.
4. التعمُّق أكثر عندما يكون ذلك مناسباً أو ضرورياً:
مع وضع ما سبق في الحسبان، ستكون هناك أوقات قد ترغب في أن يقوم فيها الموظفون الجدد باستنتاج التغذية الراجعة التي يُقدِّمونها؛ على سبيل المثال:
- يواجه الموظف الجديد عقبةً رئيسة في تجربة الالتحاق.
- يمرُّ الموظف الجديد بتجربة سيئة مع أحد أعضاء فريق الالتحاق.
- يصبح لدى الموظف المزيد ليقوله عن جزء معيَّن من تجربته حتى الآن.
يجب أن تتأكد من أنَّ المعلومات التي يُقدِّمها الموظف ستسمح لك بإجراء تحسينات على تجربة الالتحاق (وتجربة الموظفين الجدد الآخرين)، في حين يتعيَّن عليك بالتأكيد الإصغاء إلى ما يقوله الموظف؛ لذا يجب أن تكون استراتيجياً في نهجك من خلال القيام بما يلي:
- أولاً: خصِّص وقتاً للقاء الموظف، وركِّز على المشكلة المطروحة دون غيرها؛ إذ سيؤدي هذا إلى منع الأمور من الخروج عن المسار الصحيح، وسيضمن تقسيم الوقت بحكمة على جميع المشكلات.
- من الهام أيضاً إشراك الأشخاص المناسبين؛ أي أولئك الذين يشاركون مباشرةً في جزء من عملية الالتحاق؛ لأنَّه يمكِنك مع هؤلاء الأعضاء تطوير نوع من الأسئلة يمنحك إجابات مدروسةً ومفيدة من الموظفين الجدد.
- أخيراً: ضَع في اعتبارك أفضل السُبُل والصِيَغ التي يجب استخدامها عند طلب هذه المعلومات الإضافية من خلال البحث عن توازن بين تفضيلات المشارِك، والوسائل الأكثر فاعلية لتوصيل المعلومات التي تبحث عنها.
لكي تجعل الأمور مثالية، لا تتعمَّق أكثر من اللازم عند جمع هذه التغذية الراجعة، ولكن عندما يكون من الواضح أنَّ بإمكانك الحصول على رؤية ثاقبة من الموظفين الجدد، فمن الهام أن تمتلك استراتيجية واضحة لمعرفتها.
5. طلب نصائح من موظفيك:
كما قلنا، يتمثَّل الهدفان الرئيسان لجمع التغذية من الموظفين خلال عملية الالتحاق في:
- تحسين التجارب الفردية للموظفين مع فريقك.
- تحسين عملية الالتحاق عموماً للموظفين في المستقبل.
وبينما تُجمَع هذه التغذية الراجعة، يصبح من الضروري أن يفهم هؤلاء الأشخاص هذه الأهداف من البداية، وأن يروا كيف أدَّت التغذية الراجعة التي قدَّموها إلى تحسينات، سواء لهم أم لأعضاء المؤسسة المستقبليين.
في الواقع، لا يتعلق الأمر بمجرَّد التشدق بالكلام لأولئك الذين يُقدِّمون تغذيةً راجعة قيِّمة لفريقك؛ بل باتِّباع منهج مدروس، وبإشراك أولئك الذين يُقدِّمون التغذية الراجعة في عملية تحسين عمليات الالتحاق. لقد تحدَّثنا بالفعل عن أهمية التعمق أكثر مع بعض الموظفين حسب الحاجة، ولكن يجب أن تطلب ما هو أكثر من مجرَّد المزيد من المعلومات؛ أي أن تطلب نصائح عملية منهم، وأن تتيح لهم المشاركة في أثناء إجراء التحسينات المقترحَة.
سيؤدي ذلك إلى تحسينات ملموسة لأولئك الذين قدَّموا تغذيةً راجعة خلال تجربتهم في عملية الالتحاق، كما سيظهر لهؤلاء الموظفين الجدد أنَّ فريقك موظَّف ومكرَّس لنجاحهم داخل مؤسستك؛ وبالتالي سيصبح موظفوك الجدد أكثر اهتماماً بتقدُّمهم، ومن المرجح أن يظلُّوا موالين لشركتك في المستقبل.
6. تحويل التغذية الراجعة التي يُقدِّمها الموظف إلى معلوماتٍ تنفع المنظمة:
تُعدُّ التغذية الراجعة التي تجمعها من الموظفين الجدد ثمينةً في الوقت الحالي، وأيضاً تساعد على إجراء تحسينات مؤثِّرة في عمليات التحاق الموظفين عموماً ما دمتَ توثِّقها توثيقاً صحيحاً وتدمجها في المعرفة الجماعية لمؤسستك. وهنا، حيث تحتاج إلى إدارة المعرفة وقاعدة المعارف الداخلية؛ لأنَّه في أثناء جمع التغذية الراجعة من موظفيك، سينبغي عليك تحليلها وتقييمها جنباً إلى جنب مع كل ما تعرفه بالفعل.
ومن خلال وضع هذه المعلومات الجديدة في السياق الصحيح، لن تعتمد على المعرفة الحالية لمؤسستك فحسب؛ ولكن ستحقق أيضاً مزيداً من القيمة من المعلومات الإضافية التي جمعتَها، كما يجب أن يشارك الموظفون الجدد في عملية توثيق المعرفة التنظيمية الجديدة؛ فمن شأن ذلك أن يضمن توصيل تغذياتهم الراجعة بالكامل، وتفسيرها بدقة، فضلاً عن أنَّك هكذا ستضعهم في موقع أكثر تكاملاً داخل فريقك؛ ممَّا سيضعهم على طريق واضح للنجاح من بداية حياتهم المهنية في شركتك.