كيف تجعل العاملين عن بعد أكثر انخراطاً في العمل؟
لقد أصبح العمل عن بعدٍ أمراً شائعاً لسببٍ وجيه: تمكين الشركات من توسيع رقعة أعمالها عندما لا يريدون تضييق الخناق على القوى العاملة لديهم عبر حصرهم في بيئةٍ ومكانٍ واحدٍ. في الوقت نفسه، نلاحظ نسبة إنتاجيةٍ أعلى للعاملين عن بعدٍ في مختلف مجالات الأعمال، وعلى وجه الخصوص حينما لم تُتِح لهم المكاتب الاعتيادية فرصة التركيز على ما يقومون به، وتوفير البيئة المناسبة لهم والتي يعمُّها الهدوء.
ما تزال واحدةٌ من سلبيات العمل عن بعدٍ التي يعاني منها هؤلاء: الشعور بالوحدة والانعزال وغياب أجواء التفاعل والتواصل. وهذه مشكلةٌ بعينها، حيث يعلم المدراء الناجحون أهمية تشجيع الترابط بين أعضاء الفريق على خلاف مكان تواجدهم وعملهم، سواءً كانوا في المكتب نفسه أم بعيدين عن بعضهم.
عندما يكون طاقم العمل برمَّته منخرطاً في العمل وأجوائه ترتفع الروح المعنوية لديهم، ممَّا يترك تأثيراً مباشراً في العمل. وفي حال كنت تسعى إلى جعلهم يندمجون في عملهم أكثر فأكثر، فجرِّب الخطوات التالية:
1. كن منظَّماً:
سواءً كان الموظَّفون يديرون أعمالهم من المنزل أم من المكتب، فلا ريب أنَّهم في كلا الحالتين سيحتاجون إلى تحميل الملفات، وسبرِ تطورات العمل، والبقاء على اطلاعٍ دائمٍ على مساره. هذا لا يجعل فريق العمل يشعر بالاندماج في عمله فحسب؛ بل ويضمن سير المشاريع كما ينبغي، ويتلافى حصول التأخيرات الناجمة عن إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني.
قد تفي بالغرض بعض المنصات والأدوات مثل: جوجل درايف، وتريلو، وإيفرنوت.
2. اجعل باب الحوار مفتوحاً على مصراعيه دوماً:
إنَّ التواصل تحدٍّ قائمٌ ومستمرٌ للأنشطة التجارية والأعمال في هذا العصر، وخصوصاً بتفضيل العاملين للرسائل والنصوص البريدية على الدردشة الصوتية التقليدية؛ لذا تنكبُّ فرق العمل على التواصل عبر برامج مثل "سلاك" (Slack)، نظراً إلى سهولة تفاعلهم من خلالها خلال ساعات عملهم.
وبمرور الوقت، يؤكِّد العاملون أنَّه باستخدامهم لتلك البرامج يشعرون بالانخراط أكثر في العمل ونشاطاته، حيث توفِّر لهم اتصالاً مباشراً مع زملائهم في الفريق.
3. اجعل الاجتماعات شاملة:
غالباً ما يُستبعَد الذين يعملون من منازلهم من اجتماعات الشركات إذا قام المدراء بتنظيم اجتماعٍ بطريقةٍ تقليديةٍ في قاعة المؤتمرات وفق وقتٍ محدد.
إنَّ العمل عن بعدٍ جعل الأمر أكثر صعوبة، حيث يتطلَّب من منسقي الاجتماعات استخدام التكنولوجيا لكي تشمل الجميع وتضمن أن يتفاعلوا معهم.
ولضمان النتائج المرجوَّة، استخدم أحدث المعدَّات والبرامج التي تساعد في ربط الجميع عبر شاشةٍ مشتركة، واعتمد في ذلك على منصَّتي "زوم" (Zoom) و(Join.me). هاتان المنصتان أكثرُ ما يجعل الاجتماعات شاملةً ومجدية، كما تجعلان جميع العاملين سواسية، سواءً كانوا يعملون عن بعدٍ أم من المكتب.
4. قم بتقديم مكافآتٍ:
على الرغم من أنَّ معظم الموظفين قد يرغبون بزيادةٍ في المرتَّب، فقد أظهرت عدَّة دراساتٍ أنَّهم قد يرغبون أيضاً بأن يحظوا بتقديرٍ لجهودهم مثلاً أكثر من التعويض المادي، ويتجلَّى ذلك في: الاهتمام بعاملٍ ما، وتوجيه الشكر والامتنان على إنجازاته، أو بطريقةٍ رسميةٍ من خلال منح من يقوم بأفضل الأعمال بطاقة هدايا.
حاول دوماً أن تُظهِر التقدير لفريق العمل على أدائهم وإنجازاتهم، ولا تنسَ بالتأكيد العاملين عن بعد؛ ممَّا سينعكس إيجاباً على تقدُّمهم في العمل رغبةً منهم بالحصول على ذلك الاهتمام.
شاهد بالفيديو: 8 طرق لمكافأة موظفيك دون أي تكلفة
5. قدِّم تغذيةً راجعة:
لا شكَّ بأنَّك سمعت كثيراً عمَّا تترك التغذية الراجعة من أثرٍ لدى الموظفين، وخاصةً بالنسبة إلى الذين يعملون عن بعد، حيث عندما يسلتزم الأمر وتضطر إلى إدارة العمل من المنزل مثلهم قد تجد صعوبةً في معرفة كيف يُنظَر إلى عملك وأدائك.
من اليوم الأول تأكَّد من أنَّ كلَّ موظفٍ منهم يرتبط باسمه وصفٌ وظيفيٌّ محدَّدٌ يبيِّن النتائج المتوقَّعة والمرجوة منه، واعقد اجتماعاً مع كلِّ فردٍ وجهاً لوجه، وتناقشوا بالتغذية الراجعة التي أدليت بها عنه. إن لم تتمكَّن من مقابلته في الواقع، فبإمكانك إجراء اجتماعٍ عبر الفيديو لتجعل الحديث والتواصل أكثر سلاسة.
6. التقِ بهم شخصياً:
حاول أن تجمع فريق العمل عن بعدٍ شخصياً مرَّةً في السنة على أقلّ تقدير، حتَّى وإن كانوا بمنأى عن بعضهم؛ وفي حال كان ذلك يتطلَّب الكثير من المصاريف، احرص على جعلها اجتماعاتٍ إقليمية، حيث تكون المجموعات صغيرة. سيساهم اللقاء وجهاً لوجهٍ في تعزيز وتمتين الفريق، وهذا ما يثمر على صعيد إنتاجهم وأدائهم في العمل.
قد تدرك مدى تأثير هذه الاجتماعات وإسهامها في توليد أفكارٍ مبتكرةٍ وتغذيةٍ راجعةٍ بنَّاءةٍ بالنسبة إلى من لا يستسيغ مشاركة المعلومات وتجاذب أطراف الحديث عبر اجتماعات الفيديو، أو الدردشة على سبيل المثال.
من المتوقَّع أن يصبح العمل عن بعدٍ أكثر شيوعاً في الأيام القادمة، وبالرغم من أنَّه يواجه بعض الصعوبات على صعيد التواصل، لكنَّ له محاسنُ لا تُحصى؛ وبالوسائل والمعدَّات والإجراءات المناسبة واللازمة، تكون قد أمددت فريقك بالدعم الكافي ليشعر بالانخراط في العمل والمحيط والتواصل، وإن بَعُدَت الأميال والمسافات.