كل ما عليك معرفته لكتابة رسالة بريد إلكتروني بفعاليَّة
هل سبقَ لك أن اضطُرِرتَ إلى إرسال بريد إلكتروني لشخصٍ غريب، وطَلَبِ خِدْمَةٍ منه؟ كيف يمكن للمرء إنشاء رسالةِ بريدٍ إلكتروني بحيث تتم قراءتها والرَّد عليها؟ كيف يمكننا إرسال بريد إلكتروني بفعاليَّة إلى شخص يتلقى يوميَّاً كثيراً من رسائل البريد الإلكتروني؟
فسواءً أَكانت رسائلَ شخصية أم رسائلَ عمل، فإنَّ القدرة على إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة وعالية الكفاءة مفيدةٌ جداً، سواءً أكانَ ذلك من حيث الإنتاجية أم القدرة على الاستجابة. إذ جميعنا مشغولون، وقد سبق لنا جميعاً أن تلقينا رسائل بريد إلكتروني طويلة ومبهمة ومتعِبَة. ومن المفارقات أيضاً أنَّ معظمنا كان مذنباً في كتابة هذا البريد الإلكتروني المُطَوَّل، وذلك في الوقت الذي كُنَّا نلتَمِسُ فيه بضعَ دقائق من وقتِ شخصٍ آخر. والآن وبعد أن امتلكتَ بعض الذَّوقِ فيما يتعلق بالبريد الالكتروني، وخاصةً بعد أن أصبحتَ الطرف المتلقي لمثل ذلك البريد، سرعان ما أصبحَ من الواضح لديك أيُّ نوعٍ من البريد الإلكتروني يعمل، وأيُّه لا.
هناك بعض الملاحظات المثيرة للاهتمام والمفيدة فيما يتعلّق بكتابةِ رسائل بريدٍ إلكتروني بفعاليَّة، وخاصَةً فيما يتعلق بـِ:
- ما لا يجب علينا القيامَ به عندَ إرسالِ بريدٍ إلكتروني إلى أحدهم (شخص غريب).
- كيف تكتبُ بريداً إلكترونياً يشجع الأشخاص على قراءته بصورةٍ حقيقيَّة.
الهدف من هذا المقال هو مشاركة النَّصائح بما يخص كيفية التَّواصل مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني، وبأكثر الطرق الممكنة فعالية. إلى جانب بعض الزَّلات الشائعة حول سبب عدم نجاعةِ بعض رسائلِ البريد الإلكتروني.
الافتراضات:
قبل الغوص في التفاصيل، دعونا نضع بعض الافتراضات:
- من المحتمل أن يكون الشخص المُستلم -الشَّخص الذي ترسل له رسالة بريدٍ إلكتروني- يتلقى الكثيرَ من الرَّسائل.
- أنَّكَ بحاجةٍ إلى شيء ما من المستلم وتخطِّطُ للتَّقرُّبِ منه عبر رسائل البريد الإلكتروني.
- إمَّا أنَّك لا تعرف الشَّخصَ المستلم، أو أنَّه أحد معارفك الشَّخصيَّة، أو أنَّه صديقٌ عزيزٌ وتطلب منه طلباً غير اعتيادي.
هدفنا هو كتابة رسالةَ بريد إلكتروني ضمن المعايير التالية:
- يقرأها الشَّخص المستلم فعليَّاً.
- تكون مفهومةً من قِبَلِه.
- رسالةً لا تُزعجه عندَ قراءتها.
- رسالةً لا تبقَ كثيراً من الوقت في صندوق بريده الوارد قبل أن يقرأها.
البريد الإلكتروني من الناحية السَّايكولوجيَّة:
بشكلٍ عام، يرى الشَّخصُ المرسل والشَّخص المتلقي الأمورَ من وجهات نظرٍ مختلفةٍ تماماً. ونحنُ كمُرسِلينَ لرسائل البريد الالكتروني، غالباً ما لا نُلقِ بالاً لحقيقةِ الشَّخص المستلم وما قد يبدو عليه صندوق البريد الوارد خاصته. لذا دعنا نُلقي نظرةً سريعة على كلا الطَّرفين:
منظور الشخص المستلم:
- يتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.
- قد يتلقى المجاملات والتَّهاني بشكلٍ منتظم، إذا كان شخصية عامة.
- يتلقى بشكلٍ منتظم مجموعة من الأسئلة والطَّلبات.
- لا يمانع في مساعدتك، إذا كان الأمر مستعجلاً.
- يُمضي وقتاً طويلاً في صياغة رسالةِ بريد إلكتروني "مثاليَّة" (أو بالأحرى، طويلةٌ بشكلٍ مثالي!!).
- يظنُّ أنَّ طلبه متفرِّدٌ وخاص.
- يظنُّ أنَّه أول من يطلب مثل تلكَ الخدمة.
- لا يستطيع أن يتخيَّل السَّبب الذي يجعلُ أيَّ شخصٍ يتجاهل رسالته.
- يرغبُ في سردِ القِصَّةِ بأكملها، موضحاً إيَّاها من جميع الزوايا، وذلك حتى يتمكن المتلقي من فهم وجهة نظره.
منظور الشخص المُرسل:
مع هذه المنظورات المتباينة، ليس من المُستَغرب أن يتلقى "المُرسَلُ إليه"، جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها في العادة، وأنَّ "المُرسِلين" يتساءلون عن سبب عدم فعالية رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها، أو عدم الرَّدِّ عليهم بذلك النوع من الاهتمام.
أمَّا الآن، لِنضع أنفسنا في وجهة نظر الشَّخص المُستَقبِل (وقد عشنا جميعاً نفس التَّجربة). عندما نكون إزاءَ الخوض عبر صندوق بريد إلكتروني مليءٍ برسائلَ بريدٍ وارد، عند عودتنا من عطلة مثلاً، يكون بحوزتنا بعض العادات الفطريَّة الجديرة بالملاحظة:
- نحن نميل إلى الرَّد على البريد الإلكتروني الذي لا يستدعي منَّا الكثيرَ من الوقت في التَّفكير والرَّد عليه.
- عندما نفتح رسالة بريد إلكتروني طويلة جداً، يكون ردُّ فعلنا التلقائي هو إغلاق تلك الرِّسالة أو العودة إليها لاحقاً عندما يكون لدينا المزيد من الوقت.
- عندما نتلقى بريداً إلكترونيَّاً من شخصٍ يُريدُ شيئاً منا، أو يريد أن يَبِيعَنَا سلعةً ما، أو يريد بعضاً من وقتنا؛ نشعر على الفور بالحذر ونرغب في أن نقول لا من دون التَّفكير في الأمر، حتى لو كان العرض في حقيقةِ الأمر يصبُّ في مصلحتنا.
- نحنُ نقرأ أيَّ رسالةِ بريدٍ إلكترونيٍّ تصلنا ونحن نسأل أنفسنا "حسناً ما المغزى من تلكَ الرِّسالة؟".
- نحنُ نقرأ أيَّ رسالةٍ ترويجيَّة تصلنا ونحن نسأل أنفسنا "لمَ يجب عليَّ أن أهتم بأمرها؟".
15 نصيحة لصياغة رسائل بريد إلكتروني واضحة ومُوجزة، يُرَدُّ عليها بسرعة:
1. حدّد النّتيجة المرجوة:
معظم الناس يعرفون ما يريدون تقريباً، لكن لا يأخذون وقتهم للتَّفكير بوضوحٍ في الأمر. ولهذا ينتهي بهم الأمرُ لِكتابةِ رسالةٍ مُبهمةٍ أو غير مترابطة. فمن دون فهمٍ واضحٍ لمُخرجاتنا النِّهائية المرجوة، تكونُ أفكارنا غير منظَّمة ويمكنها أن تُربكَ المتلقي بسهولة. هناك 4 أنواع للبَريد الإلكتروني، وهيَ:
- النَّوع الذي يُحقِّقُ الغرضَ المرجوَّ منه: حيث تكون الرسالة نَفسَها هي المغزى. وذلك عندما تُريد أن تُخبر المتلقي بأمرٍ ما، إمَّا مجاملة أو معلومات، ومن دون أن يتطلبَ الأمرُ ممن يستقبلها أن يَرُدَّ على رسالتك.
- النَّوع الاستفساري: تكون بحاجةٍ إلى معرفةِ شيءٍ من الطَّرف المُستقبل للرسالة، بحيث يصلك جوابه على شكل رد. على سبيل المثال: نصيحة، أو إجابة على أسئلة. ويكون الرَّد هو النَّتيجة المرجوة من الرسالة.
- الحوار المفتوح من كلا الطَّرفين: بمعنى إبقاء خطوط التَّواصل مفتوحةً بغرض الحصول على بعض النتائج أو الفوائد المستقبلية.
- رسائل البريد الإلكتروني الخاصَّة بإجراءٍ ما: ليسَ الهدف منها هو تلقي الرَّد عليها، ولكن الغرض منها هوَ إخبارُ المتلقي أن يقوم ببعض الاجراءات. على سبيل المثال، عملية مبيعات، أو طلب تبادل رابط لموقع ويب معين.
ما نوع البريد الإلكتروني الذي ترسله؟ وما هي النتيجة المرجوة؟
كلما كان مقصدك واضحاً؛ كلما كان تركيزك أكبر، وكلما لبَّت رسالتك النتيجةَ المطلوبةَ منها؛ وبالتالي كلما زاد احتمال حصولك على النَّتيجة المرجوة.
2. اذكر الهدف من رسالتك بسرعة:
يريد النَّاس أن يعرفوا "ما الذي تطلبهُ منهم؟". لذا أجب ضمن رسالتك على هذا السؤال بسرعة. وتخطَّ المقدمات الطويلة والحيثياتٍ والمجاملات والتفاصيل، وادخل في صلب الموضوع. اذكره بوضوح باستخدام الحد الأدنى من الكلمات.
إذا كانت هناك حاجة إلى اتِّخاذ إجراء ما، فقم بتوضيح الإجراء المطلوب من المستلم.
وإذا لم يكن هناك أي إجراء أو رد متوقع، فأخبرهم التَّالي: "لا يستدعي الأمر ردَّاً من طرفكم". سيرقصون فرحاً لقراءة ذلك!!
3. اذكر الفوائد بوضوح:
إذا تمَّ تقديم عرض، فاحرص على أنَّه يحتوي على العديد من الفوائد واضحة المعالم وسهلة الفهم للمستقبِل. تركز الكثير من رسائل العروض على المرسل فقط، ولماذا سيفيد الإجراء مُرسل الرسالة. إذا لم تقدم في رسالتك بعض الحوافز، أو إذا كان من الصعب على المستلم أن يفهم الرِّسالة، فإنَّه سيقول "لا"، مما يؤدي إلى هدر وقتكما أنتما الاثنين. كما احرص أيضاً على أنَّ تكون الحوافز واقعية، والتَّبادل عادل، وأنَّ هناك بالفعل فوائد مُستقبليَّة لكما أنتما الاثنين. قم بأداء واجبك قبل التَّواصل مع أحدهم. ضع نفسك مكانه، "هل كنت لتتصرف بعد قراءة مثل ذلك العرض؟".
على سبيل المثال، إنَّ إرسالك لبريد إلكتروني إلى موقع ويب رفيع المستوى مثل "lifhacker" طالباً منهم تبادل الروابط بين موقعك الالكتروني وموقعهم الالكتروني، ليس تبادلاً عادلاً. بل يطلق عليه "رسالة سبام" أو بريد غير مرغوب. لأنَّهم إن لم يكونوا قد عرضوا روابط لمواقع أخرى من قبل، فعلى الأرجح أنَّهم لن يعرضوا رابطاً لموقعك.
4. تذكَّر أن تُبقِه بسيطاً:
عندما نرسل رسالة بريد إلكتروني طويلة تطلب شيئاً من المتلقي (الوقت، خدمة ما، إلخ)، فعندها نكون نقولُ له وبشكلٍ أساسي "أنا لا أحترمُ وقتك". أظهر لهم أنَّك تُقدِّر وقتهم، وذلكَ من خلال جعلِ رسالتكَ قصيرة ومن السهل الاجابة عليها. قدم هويتك باستخدام أقل عدد ممكن من الكلمات، والسِّياق إذا لزم الأمر، والسَّبب الذي من أجله أرسلتَ تلكَ الرِّسالة. أن نكون مختصرين لا يعني أبداً أنَّه يجب علينا أن نكون مُمِلِّين. إذ يمكننا أن نكون مبدعين في الصياغة الخاصة بنا، ونضيف مجموعة من السِّمات التي نراها مناسبة، ولكن تكون قصيرة مع ذلك.
5. لا تذكر القصة بأكملها، التزم بالحقائق فقط:
يميل الناس إلى قول الكثير في رسائلهم. فنحن نشعر بأننا مضطرون لوصف كلِّ التفاصيل والكشف عن كامل محيطنا حتى يتمكن من يستقبل الرسالة من فهم الصورة بأكملها. والحقيقة هي أنَّه ما لم تكن على صلةٍ وثيقةٍ بذلك الشَّخص، فإنَّ معظم النَّاس لن يكترثوا بقراءة مثل تلك الرسالة. لذا ما لم يُطلب منك ذلك، فلستَ بحاجةٍ إلى توضيح أي شيء بالتَّفصيل. وما عليك سوى التَّمسك بالوقائع، سيساعدك ذلك على التقليل من طول رسالتك.
6. تظاهر أنَّك تراهم وجهاً لوجه، ولأول مرَّة:
إذا قابلت شخصاً جديداً في حفلة، فهل ستفتح فمك حين تراه لتروي له قصة حياتك؟ على الأغلب لا. نحن عادة نصمتُ بعد مقدمة سريعة. في رسائل البريد الإلكتروني، فإنَّ إيقاف الحديث يعادل النقر على زر الإرسال. إنَّ التَّعاملَ مع المقدمات التي تكتب عادةً في رسائل البريد الإلكتروني كما لو كنت تقف أمام من تراسله وجهاً لوجه، هي حيلة أخرى لإبقاء الرسائل قصيرة.
7. حيلة الرسالة النَّصيَّة:
عندما نتراسل باستخدام الأجهزة المحمولة مثل بلاك بيري أو هواتفنا الخلوية، فإننا نفتقر إلى رفاهيَّة لوحة المفاتيح، وعلى هذا النَّحو، يتوجب علينا أن نصل إلى جوهر الموضوع بسرعة كبيرة. الآن، تظاهر أنَّك تراسل أحدهم باستخدامك لجهازٍ محمول، ماذا ستكون رسالتك الآن؟
8. تجنب الإفراط في المجاملات:
يعتقد بعض الأشخاص أنَّه كلما زاد عدد المجاملات التي يقولونها، كلما زاد احتمال امتثال المتلقي للعرض أو الحاجة أو الغرض. هناك فرق بين أن تكون صريحاً وأن تقول ما هو في قلبك، والخروج عن الطرق المألوفة في تحيَّة أحدهم. نمتاز نحن البشر في اكتشاف العبارات والملاحظات غير الصادقة، حتى إن كانت ضمن رسالةِ بريد إلكتروني.
لذا لا تجامل إلا إذا كنت تعني ذلك حقَّاً. وتذكر أن تكون مختَصراً إذا كنت بحاجة إلى تلقي إجراء ما من مستقبِل تلك الرسالة.
9. كن متفرداً وأنيقاً:
قم بإضفاء طابعك الشخصي على رسائل بريدك الإلكتروني مع الملاحظات ذات الصلة إلى المتلقي، واكتب ضمن رسالتكَ تعليقاً سريعاً يتعلق بموقعهم، منتَجهم أو عملهم. كما وقم بمخاطبة ذلك الشخص بالاسم، و قم بتوقيع بريدك الإلكتروني باسمك وأضف تعليقاً ودياً مثل "استمتع بعطلتك في نهاية الأسبوع!"
10. سهِّل العثورَ عليك:
قم بتضمين عناوين الإنترنت المناسبة لموقعك أو مدونتك أو محفظتك أو منتجك ضمن توقيعك. وتأكَّد من أنَّ تلك الروابط تعمل، وذلك حتى يتمكنوا من قراءة المزيد عنك بنقرة واحدة.
11. استخدم لغةً مفهومةً من قبَلِ الجميع:
عندما تكون كتابتك رسميةً جداً أو تستخدم لغةً تقنية غير ذات صلة، سَيصعُبُ على الأشخاص العاديين فهمها. بالإضافة إلى ذلك، فقد تبدو كتابتك مثل وثيقةٍ قانونيَّة أو إحدى رسائل الإزعاج (رسائل سبام). وكلاهما ليسَ بالأمر الحسن.
اكتب مثلما تتحدث، باستخدام لغة المحادثة، لكي تجعل رسالتك تبدو حقيقيَّةً وواقعيَّة. فمحاولتك لأن تبدو احترافياً ستجعلك تبو وكأنَّك تحاول أن تتظاهر بأنَّك شخصٌ محترف. لذا استخدم أسلوبك الحقيقي، ذلك محبب أكثر ويحمل طابعاً ودِّياً أكثر.
12. إنَّ لنوع الخطِّ أهميته أيضاً:
لا يوجد ما هو أسوأ من أن تفتح رسالةَ بريدٍ إلكتروني ليصيبك العمى من سطوع نصٍّ مكتوبٍ بخطٍّ عريض. إنَّ ذلك يجعل الآخرين يرغبون في أن يغلقوا تلك الرسالة على الفور من أجل حماية أعينهم. ومن ناحيةٍ أُخرى، فإنَّ الكلمات الصَّغيرة جداً أو الكبيرة جداً، أو الخطوط التي يصعب قراءتها (مثل: خط " times new roman " العريض بحجم 8 نقاط) تجعلنا لا نرغب بقراءة رسالةِ بريدٍ إلكتروني أيضاً. انتبه للخطوط التي تستخدمها في "عروضك التقديميَّة" أيضاً. لا تستخدم خاصيَّة تعريض الخط لكامل بريدك الإلكتروني، واستخدم بدلاً من ذلك الخطوط سهلة القراءة -خط Arial مثلاً- مع حجم خطٍّ قياسي مثل (11). لا تستخدم ألواناً فاقعة لأنَّها لن تعمل جيداً على جميع أنواع الشاشات، ولأنَّها من الممكن أن تكون صعبة القراءة.
13. إنَّ لتنسيق الخطِّ أهميته أيضاً:
اجعل رسائلك سهلة القراءة ويسهل تصفحها بسرعة؛ وذلك باستخدام النقاط (البنود) والقوائم المرقمة وإبقاء الفقرات قصيرة. وقم بتمييز الكلمات الرئيسية (غامق أو مائل) من أجل التَّوكيد، ولا تبالغ في ذلك.
14. اطرح أسئلة أقل:
اطرح أسئلة هامَّة، وحدد عدد الأسئلة. من الأفضل أن تقتصر الأسئلة التي تطرحها في رسالة بريد إلكتروني على سؤالٍ واحد أو اثنين كحدٍّ أقصى. فكلما طُرحت أسئلة أكثر -خاصةً تلك التي تفتح باباً للنقاش- في رسالةٍ واحدة، كلما قل احتمال الرد على جميع أسئلتك، وكُلَّما قلَّ احتمال حصولك على ردٍّ من أصله.
اطرح كذلك أسئلة محددة بدلاً من أسئلة عامة، على أن تكون أسئلةً معقولة ومدروسة. ولا تتوقع من الشَّخص المستلم أن يَحُلَّ جميع مشاكل حياتك. على سبيل المثال، إنَّ أسئلة مثل "كيف يمكنني الوصول للثَّراء السَّريع؟" أو "كيف يمكنني أن أصبح ناجحاً؟"، هي أسئلة عامَّة جداً. لذا قم بتقسيمها إلى تفاصيل واطرح سؤالاً وحيداً يكون هامَّاً بحق.
يمكنك إرسال أسئلة إضافية في رسائل منفصلة. فالسِّرُ يكمن في الحفاظ على خط اتصال مفتوح، عن طريق عدم إغراق بريد الشَّخص المستلم برسائل ترسلها له.
15. قلّل عدد الكلمات:
تماماً كَتشذيب أغصان أشجار الحدائق، قم بقراءة رسالتك الإلكترونية النهائية، وقلل عدد الكلمات والجمل والفقرات التي لا تسهم في تحقيق النتيجة المرجوة. تحقق أيضاً من إمكانية وجود غموض محتمل وأفكارٍ غير واضحة. ألا يمكنك إعادة صياغة الجمل من أجل مزيدٍ من الإيضاح باستخدام عدد أقل من الكلمات؟
تحقق أيضاً من وجود تعليقات زائدة لا تضيف قيمةً إلى الهدف الرئيسي للبريد الإلكتروني. وقم بإزالة التفاصيل الإضافية التي تم الكشف عنها دون داعٍ.
نقاطٌ هامَّة عليك وضعها بعين الاعتبار:
- ابتعد عن السَّرد المتشعب والمقدّمات الطّويلة.
- قم بالوصول إلى مغزى حديثك بسرعة.
- اقترح ما يجب عليكَ القيام به من إجراءاتٍ لاحقة بوضوح.
- استعرض فوائد القيام بتلك الإجراءات.
- أَوْلِي العناية اللازمة بالخطوط وتنسيق الرسالة.
- راجع رسالتك من أجل الإيجاز والبساطة والوضوح.
- اطرح سؤالاً واحداً فقط في كل بريدٍ إلكتروني ترسله.
- كُن على سجيتك، وكفى.