فوائد مرحلة التحضير للالتحاق بالمؤسسة
يستقيل 30% من الموظفين المُعيَّنين حديثاً خلال الأشهر الستة الأولى، و16% منهم بين الأسبوع الأول والشهر الثالث؛ فقد وجدت دراسة أجرتها شركة "بيرسين" (Bersin) أنَّ 22% من معدل دوران العمالة يحدث غالباً في أول 45 يوماً، كما وجد استطلاع أجرته شركة "بامبو" (Bamboo) أنَّ 16.5% من الموظفين الجدد يستقيلون في الأسبوع الأول.
ومع أنَّ العديد من هذه الحقائق والأرقام قد لا تتطابق تماماً، إلا أنَّ شيئاً واحداً يبدو واضحاً: هو أنَّ الوضع الحالي للالتحاق بالمؤسسة ليس مناسباً للشركات أو موظفيها الجدد؛ لذلك تلجأ العديد من الشركات إلى فترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة للمساعدة على دعم الموظفين الجدد حتى قبل أن يبدؤوا وظيفتهم الجديدة.
وتُعَدُّ فترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة عمليةً تُستخدَم فيها العناصر الأربعة للإعداد، وهي: التواصل، والسياق، والامتثال، والثقافة؛ وذلك للمساعدة على دمج الموظفين الجدد قبل أن يبدؤوا وظيفتهم، ويمكن للشركة مساعدتهم على التواصل مع الموظفين الآخرين، وفهم الدور الوظيفي والتوقعات، واستكمال أوراق الامتثال، والتعرف إلى ثقافة الشركة.
فوائد فترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة:
قد تبدو فكرة ما قبل الالتحاق سهلة أو واضحة، ولكنَّها قد تكون مفيدة جداً للموظفين الجدد؛ فغالباً ما تكون الأشياء السهلة والتفاصيل الصغيرة هي الأكثر أهمية؛ لذا يجب على المؤسسات ما يأتي:
1. جعل اليوم الأول أسهل:
إنَّ تزويد الموظفين الجدد بمعلومات عن الشركة والأشخاص والأسئلة والإجابات الشائعة وما يمكن أن يتوقعوه في يومهم الأول، يساعدهم على بدء العمل الجديد بمزيدٍ من الثقة.
2. الانتهاء من الأشياء الروتينية مسبقاً:
عندما يحصل الموظفون الجدد على نماذج عمل لأخذها معهم إلى المنزل بعد توقيع العقد، يمكنهم إنجاز كثيرٍ من الأعمال الورقية قبل اليوم الأول؛ وبهذه الطريقة، يمكن استخدام اليوم الأول للقيام بمهام أكثر إثارة وفائدة، مثل مقابلة زملاء العمل الجدد، ومعرفة مزيدٍ من المعلومات عن الوظيفة، واستكشاف مكان العمل الجديد.
3. اختصار زمن فترة التحضير:
سيصل الموظفون الجدد الذين يعرفون ما هو عملهم، وما هو متوقع أن يقوموا به، ولديهم مزيد من الوقت لإنجاز المهام الهامة بدلاً من المهام الإدارية، إلى الإنتاجية الكاملة بسرعة؛ لذلك يمكن أن تؤدي فترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة إلى تقليل وقت التحضير بنسبة 30%.
4. دعم المؤسسة:
وَفقاً لبحث أجرته "مجموعة براندون هول" (Brandon Hall Group)، تبيَّن أنَّ البرامج القوية التي تتضمن عناصر وخطوات فترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة يمكنها أن تُحسِّن الاحتفاظ بالعاملين بنسبة 82%، وأن تزيد من إنتاجية المؤسسة بنسبة تتجاوز70%.
شاهد بالفديو: 6 مهارات يبحث عنها أصحاب العمل عند اختيار الموظفين
كيف تبدأ بفترة ما قبل الالتحاق بالمؤسسة؟
يمكن لأرباب العمل إطلاق بعض المبادرات الفاعلة التي تساعد مساعدة كبيرة في عملية دمج الموظفين الجدد في الشركة بوتيرة أسرع، ومن هذه المبادرات:
1- التخصيص:
التخصيص كلما أمكن ذلك؛ إذ يحتاج أرباب العمل إلى اتباع نهج مخصص في التواصل مع الموظفين الجدد، وعندما يتلقون خطابات عرض أو حزم توجيه أو أي مستندات أخرى، يجب على أرباب العمل محاولة تجنُّب نماذج الخطابات الموحدة واختيار التواصل على مستوى متخصص أكثر.
2- التواصل:
يجب على أرباب العمل تشجيع موظفيهم على التواصل مع الموظفين الجدد؛ وذلك عن طريق إرسال معلومات التواصل الخاصة بهم، وبطاقات التهنئة المكتوبة بخط اليد، وبطاقات التعريف.
3- التوقيع إلكترونياً:
عندما يحتاج الموظفون الجدد إلى قراءة المستندات وتوقيعها، يمكنهم القيام بذلك من المنزل باستخدام خدمات التوقيع الإلكتروني.
4- تخصيص مساحة عمل:
قبل أن يصل الموظف الجديد إلى المكتب، يجب إعداد مساحة العمل الخاصة به حتى يتمكن من العمل في أقرب وقت ممكن، ويحتاج أيضاً إلى أن تكون جميع كلمات المرور والحسابات ومعلومات تسجيل الدخول جاهزة، ومن المُجدي والجيد أيضاً تضمين ملاحظات أو عناصر ممتعة أخرى للترحيب بالموظف الجديد في الشركة.
5- التعريف بالموظف الجديد:
يمكن لأرباب العمل مساعدة الموظفين الآخرين على التعرف إلى الموظف الجديد حتى قبل وصوله؛ وذلك عن طريق نشر صورة وورقة معلومات عنه ليراها الجميع.
6- البحث عن منتور:
تقدِّم معظم المؤسسات ميزة مرافقة كل موظف جديد بمنتور خاص يساعده على المهام الوظيفية الأكثر تعقيداً مثل كيفية حل المشكلات الفنية، وأيضاً مع المهام الأخرى التي لا تقل أهمية عن ذلك؛ كإرشاده إلى أفضل مكان لتناول الغداء أو مثلاً أي من الناسخات تعمل أفضل من غيرها.
7- إعداد الموظفين الجدد:
قبل أن يصل الموظفون الجدد إلى المكتب، تأكد من معرفتهم لخط سير يومهم الأول، وكيفية الوصول إلى المكتب، ومكان وقوف السيارات، وتفاصيل أخرى عن مهام اليوم الأول.
8- تشجيع التفاعل من خلال التكنولوجيا:
امنح الموظفين الجدد إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية أو أدوات الاتصال الأخرى؛ وذلك ليتمكنوا من البدء بالتفاعل مع الموظفين الآخرين، ويمكنهم أيضاً الوصول إلى نظام إدارة التعلم بالشركة للتفاعل مع الآخرين ومعرفة ما يتعلمونه.
نظراً لأنَّ بعض الموظفين بالكاد يتجاوزون يومهم الأول في وظيفة جديدة، فقد حان الوقت لبدء تقييم ما الذي يجعل عملية الالتحاق بالمؤسسة الحالية غير فعالة؛ لذلك، تُعَدُّ مرحلة التحضير للالتحاق بالمؤسسة بداية رائعة للتأكد من أنَّ اليوم الأول هو البداية المثالية لمهنة طويلة ومثمرة في الشركة.