فوائد النظام المتكامل للموارد البشرية
أصبح تكامل النظم أكثر أهمية؛ وذلك بسبب التقدم المتزايد في تكنولوجيا الأتمتة والحاجة المرتبطة بها لتبسيط العمليات من أجل إدارة أسهل، وتشمل مزايا نظام الموارد البشرية المتكامل تبسيط العمليات وتقليل التكاليف وضمان الكفاءة.
ما هو تكامل النظم؟
تكامل النظم هو عملية ربط عدد من الأنظمة الفرعية أو المكونات المختلفة في نظام واحد أكثر تعقيداً، ويعني تكامل أدوات إدارة الموظفين جميعها أنَّه يمكنك أن تستغني عن تصدير البيانات يدوياً من جميع أنظمة الموارد البشرية لديك إلى جداول بيانات، والحصول على عرض كامل لدورة حياة الموظف داخل مؤسستك.
أهمية تكامل النظم:
يمكن أن تعاني الشركات عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات المتزايدة باستمرار التي تجمعها من موظفيها وعملائها ومورديها، وخاصة إذا كان العمل ينمو بسرعة، وعندما لا تتواءم أنظمتك وعملياتك، فقد تستغرق إدارة كلِّ شيء إدارةً فردياً وقتاً طويلاً للغاية، لكن من خلال دمج أنظمتك دمجاً فعالاً ستجني فوائد زيادة الكفاءة والفاعلية في عملياتك مع تقليل الاضطراب الناجم عن وجود بياناتك جميعها في أماكن مختلفة.
سواء كنت ترغب في مواءمة ملاحظات استبيان الموظفين مع نظام الموارد البشرية الخاص بك أم قياس رضى العملاء أم زيادة مواردك واستثماراتك أم تقليل أوجه القصور أم العمل بذكاء أكثر؛ سيساعدك النهج المتكامل على تحقيق أهدافك.
وإليك فيما يأتي بعض المزايا التنظيمية:
1. السهولة بالنسبة إلى المسؤولين:
يسمح تكامل نظام الموارد البشرية للمستخدم بالعمل من نظام واحد و/ أو محطة عمل، ويمكن إجراء التغييرات من شاشة واحدة بدلاً من تشغيل أنظمة وعمليات كمبيوتر متعددة في وقت واحد، ممَّا يؤدي إلى تقليل الوقت المستغرق في تدريب المسؤولين لديك على استخدام أدوات متعددة والتأكد من أنَّ لديهم معرفة عميقة بالنظام المتكامل.
نظراً لأنَّ البيانات لن تُصدَر أو تستورد أو تُنسخ فثمة فرصة أقل للخطأ البشري وسيوفر لك هذا بيانات أكثر دقة وجدارة بالثقة.
2. التوفير في التكاليف والتخزين:
سيؤدي وجود بياناتك جميعها في موقع مركزي واحد إلى تقليل التكاليف المتعلقة بتثبيت أنظمة متعددة وشرائها وصيانتها، وستعمل أيضاً على تقليل التكاليف والوقت الذي تقضيه في الصيانة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، وقد تستفيد بعض الشركات من رسوم الترخيص وتخفيض الاشتراكات أيضاً.
سيوفر وجود معلوماتك جميعها في مكان واحد من مساحة تخزين الكمبيوتر والتكاليف، وعلاوة على ذلك فإنَّ جمع المعلومات الهائلة من خلال نظام متكامل يجعل الوصول إليها أسهل، ممَّا يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل.
شاهد بالفديو: أهم مهارات مدير الموارد البشريّة
3. الخروج بتحليل أفضل:
ربما تكون قد حلَّلت البيانات جميعها في أماكن مختلفة، واتخذت الخطوات اللازمة لجعل البيانات قابلة للموازنة بين الأنظمة المختلفة، لكن عادةً ما يتضمن ذلك تنزيله من كلِّ نظام منفصل وتصديره إلى أداة مختلفة، وقد تكون هذه المهمة مرهقة وتستغرق وقتاً طويلاً؛ لذا سيوفر النظام المتكامل وصولاً أسرع إلى التطورات الحالية والأرقام والبيانات، ممَّا يضمن سهولة إدارة العملية برمتها.
لن تضطر بعد الآن إلى الاعتماد على الأدوات الخارجية لتحليل بياناتك؛ إذ يمكنك عرض الأفكار أو البيانات أو الإحصاءات أو أيِّ شيء آخر تقوم بتحليله في أداة واحدة، وتسمح هذه النظرة الشاملة لبياناتك للمستخدمين برؤية الأنماط بسهولة، فقد كان ذلك صعباً في السابق عند العمل باستخدام أدوات ومجموعات بيانات متعددة، لكن سيساعدك هذا على إجراء موازنات ورؤية التوجهات مع توفير الوقت لمهام أخرى.
4. تحسين أمن النُّظم:
تتعامل معظم الشركات مع المعلومات الحساسة التي تتطلب تدابير خاصة لضمان حمايتها، وباستخدام نظام واحد يمكنك بسهولة إنشاء أدوات الأمان اللازمة لمنع وصول المستخدمين غير المصرح لهم، وسيساعد هذا على إبعاد الزوار والمخترقين غير المرغوب فيهم، ويزداد الأمر إذا كان لديك عدة أدوات وأنظمة قيد الاستخدام.
في النهاية ستكون بياناتك ونظامك أكثر أماناً، ممَّا يؤدي إلى عملاء أكثر سعادة وأكثر ولاءً.
5. التعامل مع البيانات مباشرة:
يستغرق نقل البيانات من نظام إلى آخر وقتاً دائماً، فإذا كان لديك كميات كبيرة من البيانات، قد تصبح هذه مشكلة؛ وذلك لأنَّ بياناتك نادراً ما تكون محدَّثة، لكن من خلال نظام متكامل فقط ستُنقَل بياناتك إلى نظامك المفضل مباشرة.
تفيد رؤية البيانات مباشرةً في اتخاذ قرارات دقيقة وفي الوقت المناسب؛ فعندما يمكن الوصول إلى المعلومات على الفور وعدم إضاعة أيِّ موارد أو وقت في الاستخراج، ستُنقل بياناتك نقلاً سريعاً، وهذا يعني أنَّ موظفيك سيكونون على دراية أفضل بالتطورات الأخيرة، ممَّا سيساعدهم على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاءً، وهذا يضمن أنَّ جوانب الأعمال جميعها سوف تتحسن بدءاً من التسويق وحتى إدارة الحسابات والتمويل.
6. سرعة النمو والابتكار:
يمكن التوسع إلى مواقع مختلفة من خلال نظام برمجي متكامل وانضمام الموظفين عن بُعد وقنوات التسويق والمبيعات الإضافية على نحو أسرع، وهذا بسبب العملية الموحدة؛ إذ تمر البيانات جميعها عبر قناة واحدة وتبسط العمليات الأخرى جميعها، ونظراً لتحسين الوصول إلى المعلومات والقدرة على تحليل البيانات بمزيد من التفصيل، تستفيد الشركات من زيادة المبيعات لعملائها استفادة أكثر فاعلية.
سيوفر النظام المتكامل مزيداً من الوقت لموظفي تقنية المعلومات؛ لذلك قد يشعرون بالتمكين لإنشاء استراتيجيات ومبادرات مبتكرة من شأنها تحسين الأعمال وزيادة الدخل.
في الختام:
من خلال وجود نظام فعَّال يدمج بياناتك دمجاً كاملاً يمكن للشركات تحقيق أهدافها تحقيقاً أكثر كفاءة وهذا يضمن أنَّ عملياتهم أجدى اقتصادياً وأكثر توفيراً للوقت؛ الأمر كلُّه يتعلق بسرعة الاستخدام وكفاءة تفسير المعلومات، ناهيك عن أنَّ وجود كلِّ شيء على شاشة واحدة سيفيدك حقاً عندما تتخذ قرارات هامة.