فائدة الاجتماعات السريعة

ما هي أهمية الوقت بالنسبة إليك؟ إذا أجبت عن هذا السؤال بأي شيء بخلاف "الأهم"، فقد تحتاج إلى التمهُّل وإعادة التفكير في إجابتك قبل مواصلة القراءة، فالوقت هو أهم شيء في حياتنا؛ إذ إنَّه العامل المشترك بيننا والمورد الأقل لدينا؛ فالأثرياء ورجال الأعمال الطموحون على حدٍّ سواء يخضعون إلى نزوات الزمن، فعندما يتعلق الأمر بالعمل، فإنَّ زيادة وقتك يمكن أن تكون أكثر شيء مجزٍ وذي فائدة يمكنك القيام به، سواء بالنسبة إليك أم لشركتك.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "إيفان تارفر" (Evan Tarver)، يُحدِّثُنا فيه عن فائدة الاجتماعات السريعة.

الاجتماعات هامة لكن لا تخصص يومك لها:

إنَّ أهمية الوقت أمر أعتقد أنَّ الجميع يفهمه، ومع ذلك، يبدو أنَّنا جميعاً نجد طرائق لإهدار أثمن مواردنا، فالتسويف واللامبالاة والتردد كلهم يهدرون وقتنا، ومع ذلك، فإنَّ السبب الأكبر لإهدار وقتنا هو الوقت الذي نخصصه للاجتماعات، وبالنسبة إليَّ، فالاجتماعات الطويلة هي نقيض الإنتاجية، فلقد قرأتُ أنَّ الاجتماعات هي الوقت المفضل للمماطلين، وأنا أتفق مع هذه الفكرة تماماً؛ فلا توجد طريقة أكثر فاعلية لتكون غير فعال من جدولة اجتماعات طويلة، ويمكنك ضمان عدم الكفاءة من خلال تضمين مجموعات كبيرة من الأشخاص في تلك الاجتماعات.

تنفيذ نظام الاجتماعات السريعة فعال لنشر المعلومات ومناقشة الاستراتيجية والتكتيكات:

لا يمكنني إخبارك بعدد الاجتماعات التي حضَّرتها عن موضوع لا أحتاج إلى معرفته وليست لدي المعرفة للمساهمة فيه؛ إذ تتمثل فكرة عقد الاجتماع في نشر المعلومات واتخاذ قرار بشأن الاستراتيجية والتكتيكات وتعزيز الوحدة التنظيمية، لكن غالباً ما يحقق الاجتماع عكس ما يحاول تحقيقه.

لحسن الحظ، ليست الاجتماعات نفسها هي التي تستغرق وقتنا دون داعٍ؛ بل إنَّه مقدار الوقت الذي نسمح بتخصيصه لتلك الاجتماعات؛ فبدلاً من جدولة مجموعات من الأوقات للاجتماعات، أحبُّ استخدام ما أسميه بالاجتماعات السريعة، وهذه الاجتماعات - مثل الشركات التي تستخدمها - سريعة وسلسة وتنشر المعلومات بطريقة تسمح للمشاركين فيها باتخاذ قرارات جيدة وفي الوقت المناسب.

من الهام أن تجعل هذه الاجتماعات تمضي بسرعة لمدة ثلاثين دقيقة أو أقل دون استثناء؛ إذ سيؤدي ذلك إلى إجبار المشاركين على التفكير مسبقاً ليس فقط فيما سيقولونه؛ وإنَّما كيف سيصممون رسالتهم للحاضرين لتوصيل وجهة نظرهم بسرعة وكفاءة.

لقد وجدت أيضاً أنَّه من المفيد تحديد مواعيد اجتماعات قصيرة غير محددة التوقيت بدلاً من الاجتماعات في الوقت المناسب، فحافظ على مرونة أوقات الاجتماع؛ إذ إنَّ جدولة اجتماع في يوم معيَّن وتحديده إما كاجتماع صباحي أو اجتماع بعد الظهر، يمنح الناس يوم عمل أكثر مرونة، ومن ثم أكثر إنتاجية، وصدقني كل شخص لديه ما يكفي من العمل ليبقى مشغولاً قبل وبعد هذه الاجتماعات القصيرة غير محددة التوقيت.

بدلاً من عقد اجتماعات على مستوى الشركة، يمكنك عقد جلسات "أسئلة وأجوبة" على مستوى الشركة كمتابعة لاجتماعاتك السريعة

حافظ على عدد المشاركين في هذه الاجتماعات إلى الحد الأدنى؛ إذ سيضمن هذا مرونة الاجتماع؛ فإذا كنتَ تحتاج إلى اجتماع أكبر يلزم نشر المعلومات إلى المنظمة بأكملها، أقترحُ - على سبيل المثال - أن تنظِّم اجتماعين سريعين من خلال اجتماعات مع فرق مختلفة ضمن عملك، ثم تعقد جلسة أسئلة وأجوبة مع المنظمة بأكملها في وقت محدد مسبقاً من اليوم؛ إذ يضمن هذا عدم إضاعة الأشخاص لوقتهم في أثناء مناقشة الفرق الصغيرة للتكتيكات أو الاستراتيجيات، لكن ما يزال يُسمَح للمؤسسة بأكملها بأن تكون على اتفاق.

في الختام:

أعلمُ من التجربة الشخصية أنَّ قادة الشركات المشغولين - كالمدير التنفيذي للشركة التي أعمل لديها حالياً - يقدرون هذه الأنواع من الاجتماعات؛ إذ يُسمَح بمشاركة أكبر قدر من المعلومات مع تقليل الوقت المُستغرَق لمشاركة هذه المعلومات، فعندما يكون الوقت ثميناً، فإنَّ تطبيق الاجتماعات السريعة في مؤسستك سيؤتي ثماره حرفياً.

المصدر