عشر خطوات لمواجهة تراجع أداء الفريق

يعمل أحمد مديراً في مؤسسةٍ عالميةٍ لصناعة مصابيحِ الإنارة الخارجية، حيث كانَت شركَته من أوائل الشركات التي بدأت باستخدام الطاقةِ الشمسيةِ كبديلٍ للطاقةِ في المصابيحِ المستخدمة في الحدائق. وكانَ فريق أحمد المبدع أحد أسبابِ شهرة هذه الشركة على نطاقٍ واسعٍ عالمياً؛ فقد كانَ له الأثر الأكبر على استمراريّة الإنتاج وابتكار الأفكار الجديدة بصورةٍ مُستمرَّة.

كما كان أحمد من القادة المؤثرين، وكانَ فريقه من أكثر الفرق التي وصلت إلى قمّة التميز في تلك المؤسسة. إلا أنَّه وبعد مُضيِّ فترةٍ من الزمن؛ بدأ أداء فريقه بالتراجع؛ إذ توقفت الشركة عن تطوير منتجها، مما أثَّر على المبيعات خصوصاً والمؤسسة عموماً. تفاجأ أحمد حينئذٍ بنتائج تقارير الأداء الخاصة بفريقه، وبدأ البحثَ في أسباب هذا التراجع، وركَّزَ على إيجادِ الحلولِ المناسبةِ التي تحسِّن أداء الفريق وتعيده إلى سابق عهده.

وبعد إضافة بضعة تعديلاتٍ والقيام ببعض الخطوات، بدأ الفريق بالعودة إلى الإبداع والابتكار مجدداً. تتضحُ هنا أهميَّة الانتباه إلى حالة الفريق لمنع تراجع أدائه، وإعادة أداء الفريق إلى سابق عهده إن حدث ذلك، وإيجاد الوسائل والطرائق المناسبة ّلحلّ أيِّ مشكلةٍ حال حدوثها.

إنَّ الخطوات التي سيجري سردها هامَّةٌ جداً من حيث إعادة أعضاء الفريق إلى الطريق الصحيح، والتي تُطَبِّقُ المؤسسات بعضها أو جميعها حين تُلاحظ تراجعاً في أداء فرق العمل؛ حيثُ تنَّفذُ من قبلِ المؤسسة أو من قبل قادة تلك الفِرَق.

10 خُطوات لمواجهة تراجع أداء أيّ فريق عمل:

1. تعديل العمليات والإجراءات التي يقوم بها الفريق:

غالباً ما يبدأ أعضاء الفريق في فرق العمل التي استمرّت لفتراتٍ طويلةٍ بالشعور بالتقاعس، وذلك لعدَّة أسبابٍ مثل: إجراءات العمل الروتينية، أو الاعتماد على أعضاء معينين في الفريق وتجاهل بقيَّة الأعضاء، أو فشلُ إحدى مشروعات الفريق.

هنا ينبغي على القيادات تعديل الإجراءات والعمليّات المتبعة في المؤسسة بحيث تتلاءَم والتغييرات الإداريّة المعاصرة، مثلَ استخدام وسائل تواصلٍ حديثة بدل عقد اجتماعاتٍ رسمية، أو استبدال الوثائق والملفات الورقية بأخرى إلكترونية، وغيرها من التعديلات التي يمكن أنَّ تُبعد الأعضاء عن الروتين وتحمِّسهم لتحسين أدائهم.

2. إعادة توجيهه أعضاء الفريق إلى فكرة الربح بناءً على احتياجاتهم:

يحتاج أعضاء الفريق لإعادة تركيزهم على أهداف المؤسسة، لكن من الأفضل ربط تلك الأهداف بأرباح تلامس احتياجاتهم. يعمل فريق العمل بشكلٍ مستمرٍّ وبمجهوداتٍ حثيثة على تحقيق أهداف المؤسسة، لكنَّهم قد يشعرون بأنَّ المؤسسة لا تكترث إلى احتياجاتهم الفردية؛ فيبدؤون بالشعورِ بالرتابةِ ويُهملون عملهم.

ينبغي النظر حينئذٍ إلى تلبية احتياجاتهم ورغباتهم التي تصبّ في مصلحة أهداف المؤسسة، بما يُشعرهم بالحماسة والتشجيع ويدفعهم إلى العمل بِجِدّ.

3. إعداد نظام "دعم الفريق":

لا تهتمّ بعض المؤسسات بفرق العمل لديها، وتركّز على إنجازاته فقط؛ مما يُحبط الأعضاء ويؤثّر على أدائِهم. من الأفضل عندئذ أن يقوم قائد الفريق بإعداد برنامجٍ خاصّ بصورةٍ دوريَّة؛ بغيةَ دعم فريقه وتحسين أدائه، وذلك من خلال:

• أولاً: التبديل الدوري لأعضاء الفريق وواجباتهم.
• ثانياً: الإعلان عن أبرزِ الأحداثِ الهامة التي واجهت الفريق.
• ثالثاً: مكافأة وتقدير الأعضاء على مجهوداتهم.

4. الاستعانة بعناصر من خارج الفريق:

يمكن لقائد الفريق الاستعانة بأحد المديرين من الإدارات أو الفرق الأخرى ضمن المؤسّسة، حيث يمكنه تشجيع الأعضاء على عرض أفكارهم ومقترحاتهم بناءً على خبراته. كما يمكن الاستعانة بالعملاء، وذلك من خلال حضورِ الاجتماعات والاستماع إلى وجهات نظرّهِم في المنتج، مما يُحَفِّزُ أعضاء الفريق على التجديد والابتكار.

5. النقد البنّاء:

إن حصلَ وتراجع أداء أعضاء الفريق، فقد يتراخون في العمل ولا يهتمون بالنتائج، هنا ينبغي توجيه الملاحظات إليهم بأسلوبٍ لطيفٍ، إذ تعودُ الشدّة معهم في مثل هذه الأوضاع بنتائج عكسية. وينبغي أنَّ يجري تنبيههم إلى أخطائهم كي يعملوا على تلافيها، وعلى تحديد ما هو المطلوب لتصحيح الأداء.

6. التدريب على مهارات جديدة:

ينبغي السعي إلى تطوير أداء الأعضاء بما يتوافق والعصر الحديث، وذلك من خلال تدريبهم على مهارات جديدة بحيث يشعر الأعضاء بالتغيير في العمل وتجديد المهارات، فالتغيير يحفزهم على الإبداعِ والابتكار.

7. تكليفهم بمهمّات فيها تحدٍّ للمجموعة:

يصابُ أعضاء الفريق بالرتّابةِ والملل من روتين العمل جراء قيامهم بمَهَمَّات اعتيادية. لذا فمن الجيّد تكليفهم بمهام عمل تنطوي على تحديات وصعوبات. سيشعر أعضاء الفريق بالحماسة حينئذٍ، ويضطلعون بمسؤوليةِ إنّجاز العمل بسرعةٍ وإتقان.

8. الحرص على إشراك الأعضاء في القرارات:

لا يقوم بعض المديرين بتزويد أعضاء الفريق بكافة المعلومات اللازمة، فيتراجع أداؤهم نظراً لجهلهم بما يساعدهم على إنجاز مهامهم. لذا ينبغي على القائد التأكد من إمكانَية وصول الفريق إلى جميع المعلومات التي لها بالغ الأثر على إنّجاز العمل المطلوب.

9. تقدير أعضاء الفريق ومكافأتهم:

إنَّ تقدير إنّجازات الموظفين أفضلُ وسيلة لتعزيز إنّتاجيتهم في العمل، إذ يساعد مدحهم ومكافأتهم باستمرار على تحسين مستوى أدائِهم في العمل بصورةٍ كبيرة. يكون التقدير حسب احتياجاتِ الأعضاء التي تختلف من عضوٍ إلى آخر.

10. تجديد المكان والزمان:

من شأن تغيير مواعيد اللقاءات وأماكن الاجتماعات أنَّ يثير الحماسة عند أعضاء الفريق ويجدد رغبتهم في العمل. يمكن عقد الاجتماعات خارج مكانِ العمل، وإجراء لقاءات غير رسمية خارج ساعات الدوام الرسمية؛ فهذا من شأنَّه أن يُحسِّن إنّتاجية الفريق ويوطِّد العلاقات بين أعضائه.

قد يتراجع أداء الأفراد في المؤسسات عند تعرّض أعضاء فريق العمل إلى ضغوطاتٍ أثناء تأدية مهامهم، أو جراء إحساسهم بالملل من الرتابة وروتين العمل، مما يؤثر في المقابل على نجاح المؤسسة وإنّتاجيتها. ولتلافي هذا التراجع، يمكن للمسؤولين وقادة الفرق تطبيق النقاط التي جرى سردُها، وذلك عبر البدء بتعديل العمليات والإجراءات لكسر الروتين، وإعادة توجيههم إلى مبدأ الربح لهم وللمؤسسة ككل. لذا ينبغي على المؤسسات والقادة تطبيق هذه الخطوات إنَّ كانَت تسعى إلى إعادة قوة الأداء إلى فرق العمل.

المصادر:

1. سلسلة القيادي الناجح، فرق العمل المنسجمة، ترجمة ضفاف شربا، العبيكانَ.
2. Team work And Team building- 2^nd Edition: illustrated Course Guides-Jeff Butterfield
3. Team Building- Discover How To Easily Build & Manage Winning Teams