شرح برنامج Trello لإدارة المشاريع بشكل شامل
يعدُّ برنامج Trello أهم البرامج الحالية لكل صاحب عمل أو مشروع، سواء كان المشروع كبيراً أم صغيراً ومهما كان نوعه؛ إذ يسمح لصاحب المشروع بإدارة المشروع كاملاً، ومتابعة تنفيذه متابعة مفصلة في اليوم، فما هو برنامج تريلو؟ وما هي وظائفه؟ وكيف يمكن تحميله والتسجيل فيه؟ وكيف يمكن استخدامه ومتابعة المشروع من خلاله، وما هي مميزاته وعيوبه؟ هذا ما نناقشه بالتفصيل في المقال أدناه.
ما هو برنامج Trello؟
برنامج Trello برنامج مصمم لإدارة المشاريع تفصيلياً؛ إذ يمكن إدارة الأعمال والمهام وتقسيمها على أعضاء الفريق من خلال إنشاء بطاقات وإسناد المهام، كما يعرض مدى تقدُّم المهمة، ويبين مراحل تطور المشروع والمدة الزمنية المخصصة لكل مهمة فيه، وهذا البرنامج من إنتاج شركة Fog Creek الرائدة في مجال تصميم برامج إدارة الأعمال؛ إذ يعد تريلو تكليلاً لمجهودات الشركة السابقة كلها؛ لما حققه من نجاح كبير؛ إذ يتيح توزيع الوظائف بطريقة بصرية جميلة يسهل الوصول إليها.
بمعنى آخر إذا سئلت: ما هي منصة Trello، وكيف تعمل؟ يمكنك القول إنَّ منصة Trello واحدة من منصات العمل عن بُعد، صُمِّمت بهدف توزيع مهام العمل على الموظفين في الشركات، إضافة إلى إمكانية استخدامها محلياً في مقرات الشركة.
وظائف برنامج Trello؟
تتجلى وظيفة برنامج Trello تجلياً أساسياً بأنَّه يدير المشاريع بأنواعها المختلفة، سواء كانت برمجية أم ريادية أم غير ذلك، إضافة إلى أحجام المشروع المختلفة، كبيراً كان أو صغيراً، كما في البنود الآتية:
- إدارة الأعمال والمهام وتقسيمها على أعضاء الفريق، من خلال إنشاء بطاقات وإسناد المهام إلى الموظفين من خلالها.
- كما يعرض برنامج تريلو مدى تقدُّم كل مهمة على شكل نسبة مئوية.
- يبين برنامج تريلو مراحل تطور المشروع والمدة الزمنية المخصصة لكل مهمة فيه.
- يرسل برنامج تريلو إشعاراً عند انتهاء المدة المخصصة لكل مهمة.
- مراقبة إنجاز فريق العمل والبقاء على اطلاع دائم بالتفاصيل كلها بصرف النظر عن مكان وجودك.
كيفية التسجيل في برنامج تريلو Trello login:
يمكن لأي صاحب مشروع إنشاء حساب والتسجيل في برنامج Trello بسهولة باتباع الخطوات الآتية:
- ادخل إلى رابط التسجيل بموقع Trello من خلال الضغط على هذا الرابط.
- ستظهر لك واجهة التسجيل الرئيسة، وهنا لديك ثلاثة خيارات لتسجيل حساب جديد، وهي:
1. التسجيل بواسطة بريدك الإلكتروني.
2. التسجيل بواسطة حساب جوجل مباشرة.
3. التسجيل بواسطة حساب مايكروسوفت مباشرة.
- اختر طريقة التسجيل التي تريد، يُفضَّل اختيار التسجيل بواسطة البريد الإلكتروني لحماية حسابك من أي اختراق قد يتعرض له.
ستُحوَّل إلى واجهة التطبيق الأساسية بمجرد إتمام الخطوات السابقة، لكن قبل ذلك سيعرض لك البرنامج شرحاً موجزاً عن خصائص التطبيق كلها، بما يتضمن كيفية إنشاء بورد مشروع، وكيفية تخصيص المشروع، وإضافة أعضاء فريق إلى كل مهمة، وهذا ما أوضحه لك مفصلاً في الفقرة الآتية:
كيف أستخدم Trello لإدارة المشاريع؟
يسمح برنامج Trello بتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر؛ إذ يمكن إدارة المشروع عن بُعد بسهولة، كما يعرض تفاصيل كاملة عن التقدم بسير عمل المشروع، كما في لوحة الملاحظات مع إمكانية مشاركة أي مفهوم على اللوحات الموضوعية، كما يمكن إنشاء أعمدة وبطاقات أو ملاحظات لتنظيم المفاهيم المختلفة التي تنتمي إلى فكرة أو مهمة معينة، كما أنَّه تطبيق مرن يمكن مزامنته مع تطبيقات أخرى مثل Slack أو Google Drive والتعاون مع الآخرين.
عليك تقسيم المشروع داخل البرنامج؛ إذ يبدأ أي مشروع جديد بلوحة "Board" تحدد المراحل الأساسية للمشروع بداخلها، وهي على ثلاث مراحل أساسية:
- المرحلة الأولى Things to do تمثل المهام التي يُطلب من فريق العمل إنجازها، مثل المهام المنتهية.
- المرحلة الثانية Doing تضم المهام جارية العمل في الوقت الحالي.
- المرحلة الثالثة Done تضم المهام المنتهية كلها؛ أي التي أُنجزت بالفعل.
تشمل كل مرحلة من المراحل السابقة مجموعة مهام أساسية، وتنقسم كل مهمة إلى أجزاء أساسية؛ إذ يحدِّد كل جزء أُنجز ليظهر بوصفه نسبة مئوية تدل على مدى إتمام المهمة، كما تستطيع تعيين عضو من الفريق لكل جزء ومتابعته بدقة.
بعد أن يدخل مدير المشروع إلى البرنامج يمكنه إنشاء بورد جديد، وإضافة أعضاء الفريق وتعيين المهام لهم وستجد الطريقة في الفقرة الآتية.
كيفية إنشاء مشروع جديد:
ادخل إلى الصفحة الرئيسة لبرنامج تريلو، ثم اتبع الخطوات الآتية:
- اضغط خيار Create a board، فتظهر قائمة فرعية اكتب فيها اسم المشروع في Add board title .
- حدِّد خصوصية المشروع؛ خاصاً أو عاماً بحسب ما يناسبك.
- اختر خلفية للمشروع، كما تستطيع تحميل قالب جاهز.
- تنبثق الواجهة الرئيسية للسبورة في البرنامج، يمكنك إضافة المراحل الأساسية للمشروع بالضغط على خيار Add another list.
- بعد الانتهاء من إضافة المراحل كلها يجب الانتقال إلى إضافة Cards؛ أي أجزاء كل مرحلة بالضغط على خيار Add a card.
يجب تكرار الخطوات السابقة لإضافة المهام المطلوبة، ثم انتقل إلى المرحلة الآتية، وهي إضافة أعضاء فريق العمل، ويكون ذلك من خلال ضغط خيار Invite.
مرحلة تخصيص المهام في برنامج Trello:
يمكنك تخصيص مهام كل مرحلة من خلال برنامج Trello؛ إذ يتيح خيارات عدة تسمح بالتحكم بالمشروع كاملاً؛ لتخصيص مهمة محددة اتبع الخطوات الآتية:
- اضغط على المهمة التي تريد تخصيصها مثلاً task.
- تنبثق قائمة فرعية خاصة بها تسمح لك بالتعديل على الوصف الخاص بالمهمة؛ إذ تصف عن ماذا تعبِّر هذه المهمة.
- يمكن إضافة ملصقات labels لتصنيف البطاقات لونياً بدلالات يمكن للمستخدم فهمها؛ إذ يسهل فرزها.
- يجب إضافة فريق العمل المحدد إلى كل مهمة.
إضافة فريق عمل برنامج Trello:
يمكن إضافة العضو المخصص للمهمة من فريق العمل، كما يمكن إضافة أكثر من شخص إلى المهمة الواحدة بالضغط على خيار Members، واختيار الشخص.
- كما يمكن تحديد قائمة بالأجزاء المطلوبة للمهمة ليظهر مدى تطور المهمة بوصفها نسبة مئوية بالضغط check list.
- إضافة إلى ذلك تستطيع تحديد موعد إتمام المهمة بالضغط على خيار Due Date".
- كما تستطيع نقل المهمة من مرحلة إلى أخرى بالضغط على خيار move.
مميزات برنامج تريلو:
يتميز برنامج Trello بأنَّه يسمح بإدارة المشروع بأفضل شكل؛ إذ يسمح بالتحدث مع فريق العمل، والتفاهم في المهام المرتبطة كلها بكل فرد بسلاسة دون صعوبة، إضافة إلى المميزات الآتية:
- يمكن من خلال برنامج تريلو عمل لوحات لتنظيم أي مشروع.
- كما يمكن تقسيم المهام لمختلف أعضاء الفريق.
- إمكانية التعليق على المهام وإرفاق الصور والمستندات ومقاطع الفيديو والروابط، بما يوضح تفاصيل العمل.
- يسمح برنامج Trello بتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر؛ إذ يمكن إدارة المشروع عن بُعد بسهولة، كما يعرض تفاصيل كاملة عن التقدم بسير عمل المشروع، كما في لوحة الملاحظات مع إمكانية مشاركة أي مفهوم على اللوحات الموضوعية، كما يمكن إنشاء أعمدة وبطاقات، أو ملاحظات لتنظيم المفاهيم المختلفة، التي تنتمي إلى فكرة أو مهمة معينة.
- تطبيق مرن يمكن مزامنته مع تطبيقات أخرى مثل Slack أو Google Drive والتعاون مع الآخرين.
- إضافة إلى ذلك، فإنَّ برنامج تريلو مجانياً كاملاً، ويمكن لأي صاحب مشروع أو عمل تحميله واستخدامه بميزاته كلها دون مقابل، لكن قد يحتاج إلى النسخة المدفوعة بالاعتماد على عدد فريق عمل المشروع.
- يسمح إظهار البطاقات في التقويم ومعرفة المواقيت الزمنية المحددة.
- إمكانية العمل في وضع عدم الاتصال بالإنترنت، ثم مزامنة اللوحات عند الاتصال.
- مراقبة تطور المشروع بواسطة مراقبة مهام الموظفين وأدائها، كما يعرض التفاصيل كلها خلال فترة عمل كل مهمة من خلال إشعارات البريد الإلكتروني.
- إمكانية تحديد وقت لكل مهمة وسيرسل البرنامج إشعار تنبيه عند انتهاء الوقت المخصص.
- إمكانية التحكم بإعدادات البرنامج بسهولة وإرسال إشعار أعضاء الفريق عند تغيير خطة ما بالمشروع أو الانتهاء من مهمة محددة.
- يمتلك البرنامج واجهة بسيطة تسمح بالتعامل معه بسهولة حتى في حال عدم وجود خبرة سابقة.
- كما يوفر برنامج تريلو وقتاً كبيراً عند تنفيذ مهام المشروع.
- تتوفر نسخة منه لمختلف أنظمة التشغيل، سواء للكمبيوتر Windows أم Mac أو ios، كما يتوفر إصدار للموبايل Android / IPhone، والأجهزة اللوحية Tablet/ IPad، إضافة إلى إمكانية فتحه مباشرة بواسطة نسخة Web من خلال المتصفح.
- إمكانية فتح البرامج من أي مكان، وفي أي وقت ومن أي جهاز، مما يسمح بمتابعة تقدُّم المشروع وإنجاز المهام.
عيوب برنامج تريلو:
لقد أثبت برنامج تريلو منذ إطلاقه، وحتى الوقت الحالي مدى جودته وكفاءته في تحقيق المبتغى منه لدى أصحاب الأعمال والمشاريع كلها، لكن عيبه الوحيد أنَّه لا يمكن استخدامه على الكمبيوتر دون تثبيت محاكي موبايل أولاً، أو يجب فتحه مباشرة بواسطة نسخة Web من خلال المتصفح.
تحميل برنامج تريلو:
كما أشرنا يتوفر نسخة منه لمختلف أنظمة التشغيل، سواء كان Windows أم Mac أو ios، كما يتوفر إصدار للموبايل Android / IPhone والأجهزة اللوحية Tablet/ IPad.
لتحميل برنامج تريلو لأجهزة الأندرويد انقر على الرابط، أما إذا أردت تحميل برنامج تريلو لأجهزة الآيفون فانقر على الرابط.
تحميل برنامج تريلو للكمبيوتر:
لتثبيت برنامج تريلو على الكمبيوتر يجب عليك تثبيت محاكي موبايل أولاً؛ إذ لا يمكن تثبيته من دونه، يمكن تحميل: Nox Application Emulator أو Bluestack.
خطوات تثبيت تريلو على الكمبيوتر:
كما ذكرنا، لتثبيت برنامج تريلو على الكمبيوتر يجب عليك تثبيت محاكي موبايل أولاً، ثم اتباع الخطوات الآتية:
- حمِّل المحاكي على جهازك وثبته.
- افتح المحاكي الذي ثبته وابحث عن شريط البحث.
- اكتب اسم التطبيق تريلو في شريط البحث واضغط زر بحث.
- انقر على أيقونة التطبيق لتفتح نافذة من التطبيق في متجر Play، أو متجر التطبيقات وستعرض المتجر في تطبيق المحاكي.
- انقر على زر تثبيت ليبدأ تنزيل تطبيق تريلو، كما لو أنَّك تثبت التطبيق في جهاز أندرويد، أو آي أو إس.
- ستظهر أيقونة تحمل مسمى التطبيقات جميعها، بالنقر عليها ستظهر صفحة تحتوي كل التطبيقات المثبتة، ويمكنك الدخول إلى تطبيق تريلو من خلالها.
في الختام:
يعد برنامج Trello أفضل برامج إدارة المشاريع؛ لكونه يسمح بإدارة المشروع، وتنظيم مهام الموظفين، إضافة إلى تنسيق الموظفين عن بُعد.