دليل المدير لإنجاز العمل الصعب
ما هي المؤشرات التي يجب على مديري الشركات مراجعتها لتجنب انخفاض الكفاءة؟
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب "سيمون سيفيرينو" (Simon Severino)، والذي يُحدِّثنا فيه عن تجربته في إدارة شركته، وكيف انتقل من أسلوب الإدارة المجهد إلى أسلوب هادئ ومريح باستخدام خطوات عدَّة.
حقَّقتُ إيرادات تبلغ نصف مليون يورو خلال سنة من استخدامي لاستراتيجية "سبرينتس" (Strategy Sprints)؛ وهي عملية منظمة تهدف إلى اتخاذ القرارات وتحديد الأهداف، وعلى الرغم من أنَّ هذا يجب أن يجعلني سعيداً، إلا أنَّني كنتُ تعيساً، فالمثير للغرابة أنَّني أدير شركة هدفها أن تجعل وظائف أرباب الأعمال أقل جهداً وبينما كنتُ أَعِظُ الآخرين، أنا نفسي لم ألتزم بذلك في شركتي، وأدركتُ أنَّه ليس لدي فكرة عن المسار الذي أتبعه ولا عن وضع عملي.
أسئلتنا التي نطرحها على المديرين التنفيذيين:
نلجأ غالباً إلى نماذج تخلق ثقافة في العمل تؤدي في النهاية إلى خذلان أصحاب المصلحة؛ إذ كثيراً ما نرى أحدهم يرفض المشاركة في حل مشكلة ما زاعماً أنَّها لا تقع ضمن مسؤولياته، وفي الواقع فإنَّ غالبية أرباب الأعمال الذين يتلقون تدريباً على استخدام استراتيجية "سبرينتس" لا يعرفون بماذا يجيبون عندما تسألهم عن عدد الأشخاص المهتمين بشراء منتجاتها، ولا عن نسبة الأشخاص المستعدين للشراء ولا يعرفون كم ستبلغ مبيعاتهم في الأسبوع القادم؛ لذلك حاولتُ تطبيق ما كنت أُعلِّمه للشركات الأخرى على شركتي، ووجدتُ أنَّ الحل يكمن في التعامل مع المشكلة المعقدة بعد تجزئتها إلى أجزاء بسيطة، بهذه الطريقة يُنجَز العمل دون فوضى وتحافظ على فاعلية العمل.
شاهد بالفديو: أجمل الحكم والعبارات عن العمل والإنجاز
الإجراءات اليومية:
تتضمن أربع خطوات لتكتشف كيف تقضي وقتك:
1. مراجعة ما أنجز في العمل:
راجِع ما أُنجِزَ في العمل خلال الأيام الثلاثة الماضية، ودوِّن المهام التي أنجزتَها وكم استغرقت وقتاً.
2. تقسيم المهام إلى فئات:
قسِّم المهام إلى فئات وفق التالي:
- الفئة 1: إشراف.
- الفئة 2: المهام الفنية اللازمة لإنجاز العمل.
- الفئة 3: الإدارة.
- الفئة 4: المستوى التنفيذي، مثل مهام توسيع العمل، وتوحيد المشاريع، والتوظيف.
3. تحديد مستوى الطاقة لكل مهمة:
تحديد مستوى الطاقة الذي تتطلبه كل واحدة من المهام بناءً على هذين الخيارين:
- تمنحني طاقة.
- تستهلك طاقتي.
4. اتخاذ إجراء بخصوص المهام التي تستهلك الطاقة:
حدِّد الإجراء الذي ستتبعه بخصوص المهام التي تستهلك طاقتك أو ليست من الفئة الرابعة؛ وذلك عن طريق:
- إلغائها.
- تنظيمها.
- تفويضها.
بعد القيام بهذه الخطوات يومياً خذ بعض الوقت مساءً للتفكير في هذه الأسئلة:
- أي من نشاطات اليوم كان من الممكن تأديته بشكل أفضل وبواسطة شخص آخر؟
- هل من الممكن تحقيق المزيد من خلال التركيز أكثر والعيش بحرية؟
من خلال هذه الخطوات أدركتُ أنَّه لا يمكن تحقيق مبيعات موثوقة ما دمتُ أقضي الكثير من الوقت في إنجاز مهام التعامل مع العملاء، فلَم أُلغِ هذه المهام لكنَّني أنشأتُ نظاماً للقيام بها عبر الإنترنت، وأوكلتُ القيام بهذه المهام إلى أشخاص يتبعون طريقتي نفسها في إنجازها.
الإجراءات الأسبوعية:
يتضمن هذا الإجراء إعداد تقرير أسبوعي عن التسويق وأرقام المبيعات والخدمات.
الأرقام المتعلقة بالتسويق:
- ما هو عدد الأشخاص المهتمين بخدماتنا في هذا الأسبوع؟
- ما هو عدد الأشخاص الذين طلبوا خدماتنا هذا الأسبوع؟
- ما هو عدد الأشخاص الذين يمثلون عملاء حقيقيين وما هو عدد الأشخاص الذين يمثلون عملاء محتملين؟
الأرقام المتعلقة بالخدمات:
- ما مدى رضا العملاء عن خدماتنا في هذا الأسبوع؟
- ما الذي نحتاج إليه لتقديم خدمة أفضل؟
- هل ينقصنا شيء لتقديم خدمة أفضل؟
الأرقام المتعلقة بالمبيعات:
- ما هو عدد الأشخاص الذين أدى التسويق إلى لفت انتباههم؟
- كم شخصاً منهم اشترى فعلياً؟
- ما هو السعر الذي اتفقنا عليه؟
- ماذا تعلَّمنا من الفجوة في السعر؟
الإجراءات الشهرية:
يهدف هذا الإجراء إلى القيام بمراجعة شاملة لسير العمل واتجاهه وتعديله في حال وجود خطأ، ويقوم الكوتشز لدينا بتطبيق هذا الإجراء شهرياً مع أرباب العمل لمساعدتهم على التركيز والشعور بالحرية وتوضيح مسار العمل، فهذه العناصر ضرورية لنجاح المديرين التنفيذيين؛ وذلك لأنَّهم مَن يحدد وضع العمل ويقوده في الاتجاه المناسب؛ لذا تُوضِّح الإجراءات اليومية أهمية كل ساعة وتأثيرها في توسع العمل، بينما تكشف الإجراءات الأسبوعية والشهرية عن مدى الحاجة إلى القيام بمراجعة بعض جوانب العمل، وباستخدام هذه الإجراءات الثلاثة استطعتُ إدارة العمل بطريقة هادئة ومنظمة وحافظتُ على سمة المرونة لشركتي.