دليل العمل المرن
العمل المرن هو الاسم الذي يطلق على أي نوع من أنماط العمل الذي يختلف عن النمط التقليدي. قد تشمل ترتيباته مثلاً التغيير من العمل بدوام كامل، إلى العمل بدوام جزئي.
إليك فيما يأتي دليل العمل المرن المكوَّن من 10 خطوات:
1. عدم البدء بوضع سياسة:
يجب ألا تكون نقطة البداية هي وضع سياسة، وقد يبدو هذا غريباً، لكنَّ العمل المرن يتعلَّق بالمرونة لكل من الشركات والموظفين، فاحتياجات العمل واضحة ومتسقة، لكنَّ احتياجات الموظفين ليست كذلك، بل تتطلَّب معرفة ظروفهم الفردية وتقدير حياة الناس خارج العمل، ونظراً لأنَّنا جميعاً مختلفون، فهذا يعني أنَّه لا توجد فرصة لأن يحتاج شخصان إلى نفس الشيء بالضبط، ولهذا تُعَدُّ فكرة العمل لمدة 4 أيام بالأسبوع فكرة لا تناسب جميع الأشخاص.
2. التحدث إلى الناس:
يجب أن تكون نقطة البداية الخاصة بك هي موظفيك؛ إذ يُعَدُّ جمع التغذية الراجعة باستخدام أداة، مثل "ذا هابينس إندكس"، أو مؤشر السعادة (The Happiness Index)، هي أفضل طريقة لتحديد سياسة عمل مرنة عندما تفهم ما يحتاج إليه الناس، فأنت تحاول الإجابة عن ثلاثة أسئلة رئيسة:
- أين يريدون العمل؟
- متى يريدون العمل؟
- كيف يريدون العمل؟
بمجرد حصولك على الإجابات، يمكنك البدء في استخلاص استنتاجات تتعلق بما قد تحتاج إلى وضعه ضمن السياسات؛ لذا اكتشف الأمور التي نجحت خلال فترة الإغلاق، واطرح أسئلة مثل ما الذي أعجبهم، وما الذي لم يعجبهم، وإذا كان في إمكانهم تغيير شيء واحد، فماذا سيكون؟ فهذه الأسئلة هي مفتاح التوصُّل إلى السياسة المناسبة.
3. تنظيم البيانات التي حصلت عليها بما يناسبك:
يمكنك البدء في توظيف البيانات بمجرد جمعها لخدمة احتياجات مؤسستك، والنصيحة هنا كن مرناً؛ فالأمر واضح لكن عليك أن تفتح عقلك لما يطلبه الناس، ولا تنشغل بالتفاصيل في هذه المرحلة، فالأمور التي تحتاج إلى معرفتها هي ساعات عملك الأساسية عندما يحتاج الأشخاص إلى أن يكونوا متاحين للعملاء وأين يتواجد الموظفون.
لكن لا تفترض أنَّ عملاءك يحتاجون إليك من الساعة 8 صباحاً حتى 8 مساءً، فكم عدد المكالمات التي تحصل عليها بعد الساعة 5 مساءً؟ وهل يستحق الأمر عدم اهتمامك بما يحتاج إليه موظفوك من أجل مكالمة واحدة؟
شاهد بالفديو: 8 تقنيات لزيادة الحافز في مكان العمل
4. تحديد نوع السياسة المرنة:
بمجرد أن تعرف ما يحتاج إليه موظفوك وما يحتاج إليه عملك، فأنت على استعداد للمقارنة بين الاثنين وتحديد ما ستقدمه، ومن ثمَّ يمكنك البدء في صياغة سياستك، لذا حدِّد الأشياء التي طلبها الأشخاص ثمَّ ترجمها إلى عناوين من المصطلحات التقنية:
- ضغط ساعات العمل (نفس الساعات في أيام أقل).
- الساعات السنوية (مجموع الساعات على مدار العام وتطبيقها حسب تقدير الموظف).
- العمل عن بُعد (العمل بعيداً عن المكتب).
- العمل الهجين (العمل من المكتب ومن المنزل).
- دوام جزئي (أقل من ساعات دوام كامل).
- ساعات مرنة (أوقات بدء وانتهاء متنوعة).
- مشاركة الوظيفة (شخصان يقومان بعمل واحد).
إذ تشكِّل هذه الأمور جوهر ما يمكنك تقديمه من حيث العمل المرن.
5. الأهلية:
الشيء التالي هو الأهلية؛ أي من يمكنه طلب العمل المرن، ويوجد نهجان متبعان في هذا الأمر:
الأول؛ هو جعل جميع الأشخاص يطلبون العمل المرن؛ إذ يمنح رب العمل الإذن للموظفين للقيام بذلك، مع الاحتفاظ بكامل السيطرة؛ فيمكنه رفض الطلبات، وثمة عملية يجب عليك اتباعها بأسلوب قانوني، وإذا رُفضت الطلبات فيجب عليك تبرير السبب.
أمَّا الطريقة البديلة للقيام بذلك، فهي الطريقة التي تتطلَّب موافقة جميع الأشخاص، والالتزام الكامل، والثقة في العملية، وهذا يعني الإعلان عن سياسة العمل المرن الجديدة والسماح لموظفيك بالقدوم إليك بما يخططون للقيام به، وغنيٌّ عن القول إنَّ هذا هو ما سيزيد من الاندماج أكثر؛ إذ إنَّ إظهار الثقة منذ البداية هو مفتاح إنجاح هذا العمل.
6. التفاصيل:
كيف سيشاركك الناس نمط عملهم المرن؟ فهل تحتاج إلى توضيحه؟ هل لديهم جداول زمنية مرفقة؟ أم يمكنهم البدء فحسب؟ عليك شرح ما تتوقعه من الأشخاص والعملية بالتفصيل للوصول إلى التنفيذ، فضع في الحسبان ما إذا كانت ثمة فترة تجريبية للترتيبات الجديدة.
7. عقود الموظفين:
ضع في الحسبان ما إذا كنت تحتاج إلى تحديث عقود موظفيك؛ إذ تؤثر التغييرات التي تطرأ على ساعات العمل في استحقاقات العطلات ومزايا السفر من بين أمور أخرى؛ لذا عليك التفكير في هذا الأمر والحصول على حلول تناسب جميع الأشخاص، ومن الممارسات الجيدة الأخرى التي يجب تضمينها في سياساتك هي الجوانب القانونية التي تتعلَّق بها سياسة العمل المرن وكيفية التعامل مع أيَّة مشكلات.
8. تطبيق السياسة المرنة:
بعد أن وضعت السياسة، حان الوقت للتفكير في تطبيقها، ونحن نوصي بإعطائها للفرق للعمل من خلالها؛ لذا أشرِك المديرين لديك منذ اليوم الأول، وتذكَّر دعمهم بالتدريب، وشارك مسودة السياسة وحثهم على العمل مع كل فريق، لتحديد ما سينجح وما لن ينجح، ودع فرقك يكتشفون كيف سيتواصلون ومتى سيتعاونون وأين ومتى سيرون بعضهم بعضاً، ودعهم يخبرونك بما يحتاجون إليه، وكن مستعداً للاستثمار في التكنولوجيا التي تسهِّل على الفرق التعاون، مثل تخزين الملفات المشتركة، ومؤتمرات الفيديو، ومنصات للتواصل إذا لم تكن لديك بالفعل.
إذ يعدُّ تنفيذ شيء كهذا أمراً مثيراً، لكنَّه تغيير ثقافي، وهذا يعني أنَّه يحتاج إلى وقت، لذا يجب أن توضِّح الفوائد وتلتزم بسياستك لفترة زمنية معقولة من أجل رؤية نتائجها، كما عليك أيضاً أن تكون مستعداً لمعالجة أي مشكلات عند ظهورها؛ إذ يحتاج الأمر إلى أن يكون الناس صادقين وأن يتحدثوا عمَّا ينجح وما لا ينجح، وتذكر أنَّه لن يتحدث جميع الأشخاص في بيئة عامة؛ لذا يجب أن تجري استطلاعات وتطلب تغذية راجعة مجهولة.
9. التواصل والاحتفاء بالإنجازات:
لا يوجد شيء أسوأ من منظمة تقول شيئاً لكنَّها تفعل شيئاً آخر؛ لذا طبِّق ما تدعو الناس إلى تطبيقه، وابدأ العمل المرن بنفسك، وامنح الأشخاص المجال للقيام بالشيء نفسه، فحالياً 15% فقط من إعلانات الوظائف تتضمَّن وظائف مرنة، ومن الهامِّ أن تعرف أنَّك ستجذب المواهب الجديدة إذا كرَّرت نهجك في العمل المرن في إعلانات الوظائف الخاصة بك.
بالنسبة إلى أولئك الذين يحتاجون إلى عمل مرن، فهذا أول شيء يتحققون منه في الإعلانات؛ لذا أظهر التزاماً حقيقياً من خلال إظهار مدى انفتاحك على أنواع مختلفة من العمل المرن من اليوم الأول، واحتفِ بالإنجازات عندما تتحقق، وإذا لم تحقِّقها اكتشف السبب، وكن منفتحاً في حل مشكلتك، وشجِّع الناس على التحدث عن كيفية التغلب على المشكلات.
10. الالتزام:
العمل المرن الذي يُنفَّذ جيداً سيزيد من سعادة موظفيك ويجعل عملك أكثر إنتاجية والقوى العاملة لديك أكثر تنوعاً.