ثماني استراتيجيات لبريد إلكتروني فعّال، التواصل بكفاءة وفعاليّة
يُعدّ البريد الإلكترونيّ واحداً من أهمّ أدوات الاتّصال التي نستخدمها، فهو فوريٌّ ولا يحتاج لمجهودٍ كبير وهو مثاليّ للوصول إلى الأشخاص المنتشرين في جميع أنحاء العالم. المشكلة هي أنّنا في كثيرٍ من الأحيان لا نستخدم البريد الإلكترونيّ بأقصى فاعليّةٍ ممكنة. نتوقّع ردوداً فوريّة، نكتب رسائل طويلة ومسترسلة تربك القارئ؛ أو نرسل كميّةً من البريد لا يقرأها المستلمون أبداً، في هذه المقالة، سنناقش بعض الاستراتيجيّات التي ستساعدك على استخدام البريد الإلكترونيّ بشكلٍ أكثر فعاليّة.
أهميّة استخدام البريد الإلكترونيّ بشكل فعّال:
على الرّغم من أنّ البريد الإلكترونيّ مفيدٌ للغاية، إلّا أنّه يمكن أن يستهلك الكثير من وقتك وطاقتك إذا لم تستخدمه بشكلٍ فعّال.
على سبيل المثال، كم من الوقت تقضيه في قراءة رسائل البريد الإلكترونيّ المعاد توجيهها لك والتي لا علاقة لك بها أو بعملك؟ أو كم عدد المرّات الّتي كان عليك فيها البحث في صندوق الوارد الخاصّ بك عن رسالة بريدٍ إلكترونيّ تتطلّب الرّد الفوريّ، والتي لم يشر إليها المرسل على أنّها "عاجلة"؟
في ما يلي حدّدنا ثماني استراتيجيّات من شأنها أن تساعدك على استخدام البريد الإلكترونيّ بشكلٍ أكثر كفاءة. تحتوي مقالتنا بعنوان: "كيف تدير بريدك الالكتروني بفاعلية؟"، وأيضاً مقالتنا بعنوان: "كتابة رسائل البريد الإلكترونيّ الفعّالة" على نصائح إضافيّة لإدارة وكتابة رسائل البريد الإلكترونيّ الخاصّة بك).
1. استخدام حقول البريد الإلكترونيّ بشكل صحيح:
عندما اختيار عناوين بريد مستلمي رسالة البريد الإلكترونية من المهمّ استخدام حقول "إلى To" و"نسخة كربونية cc" و"نسخة كربونية عمياء bcc" بشكلٍ صحيح:
- استخدم حقل"To" أو "إلى" فقط للمستلمين الذين يتوجّب عليهم اتّخاذ تدبيرٍ ما حيال الرسالة المرسلة، أو لتضمين الأشخاص الذين يتأثّرون بشكلٍ مباشر بالبريد الإلكترونيّ.
- الحقل "cc" أو "النّسخة الكربونيّة" مخصّص للمستلمين الذين يحتاجون إلى معرفة الرّسالة، لكن ليس بالضّرورة أن يتّخذوا أيّ إجراء حيالها.
- استخدم حقل "bcc" أو "نسخة كربونية مخفيّة"، عندما تريد إرسال بريد إلكترونيّ إلى عددٍ كبيرٍ من الأشخاص ولكن لا تريد الكشف عن أسماء وعناوين البريد الإلكترونيّ لكلّ شخصٍ في القائمة.
2. أن تكون انتقائيّاً باختيار "الرّدّ على الكلّ":
تمنحك ميزة "الرّد على الكلّ" طريقةً سهلةً للرّد على كلّ شخصٍ مدرجٍ في سلسلة رسائل بريد إلكتروني واحد. ومع ذلك يجب عليك استخدامه فقط عندما تكون متأكّداً من أنّ ردّك مناسبٌ لكلّ شخص موجود في القائمة.
عندما ترسل ملاحظات إلى شخصٍ ما أو تنتقده، لا تستخدم أبداً "الرّد على الكلّ". إذا كان عليك مشاركة الأخبار السيّئة أو تقديم ملاحظات، فابدأ رسالة بريدٍ إلكترونيّ جديدة وأرسل تعليقاتك مباشرةً إلى هذا الشّخص.
3. تجنّب تبادل البريد الإلكترونيّ كالتّنس:
لقد لعبنا جميعاً التنس عبر البريد الإلكترونيّ من قبل، يحدث ذلك عندما يقوم الأشخاص بإرسال الرّسائل ذهاباً وإياباً -غالباً في فترةٍ زمنيّةٍ قصيرة- لتحديد موعد الاجتماع أو طرح الأسئلة والإجابة عليها.
يمكنك تجنّب هذا عبر البريد الإلكترونيّ وتوفير الوقت عن طريق إعطاء الخيارات للمستلمين في رسالة البريد الإلكترونيّ الأولى.
مثال:
"مرحبا سام:
نحن بحاجةٍ إلى تحديد موعدٍ للقاء هذا الأسبوع. لديّ وقت صباح الأربعاء في الساعة 10:00 صباحاً أو بعد ظهر الخميس في السّاعة 2:00 مساءً. كلاهما متاح. أيّ وقتٍ هو المناسب لك؟
تحيّاتي..
أحمد".
تخيّل ما كان سيحدث لو لم يمنح أحمد أيّة خيارات لسام. ربما أراد أن يحدّد موعد الاجتماع يوم الاثنين على سبيل المثال، وكان على أحمد أن يردّ بأنّه مشغول في ذلك الوقت.
امنح المستلمين أكبر قدرٍ ممكن من المعلومات في بريدك الإلكترونيّ الأوليّ، واجعله بسيطاً ممّا سيوفّر الوقت والعناء، وسيسمح لك بإنهاء المحادثة بسرعة. كما يمكنك بدلاً من ذلك إجراء مكالمة هاتفيّة والتّحدّث إلى الشّخص مباشرةً.
4. الحفاظ على التّهذيب واللّباقة:
تأكّد من التّحقّق من البريد الوارد بانتظام، والرّدّ على رسائل البريد الإلكترونيّ ضمن إطارٍ زمنيٍّ معقول. هذا إجراءٌ بسيطٌ يدلّ على اللّباقة وسيشجّع الآخرين على الرّد على رسائلك الإلكترونيّة في الوقت المناسب.
يعتمد التّواتر الّذي يجب أن تتحقّق فيه من بريدك الإلكترونيّ على طبيعة عملك، عادةً ما تكون الطريقة الجيّدة لإدارة صندوق الوارد الخاصّ بك هي مراجعته حوالي ثلاث مرّات في اليوم في أوقات مختلفة.
في بعض الأحيان يمكنك إضاعة الوقت عبر الرّد بسرعةٍ كبيرة. على سبيل المثال، تخيّل أنّ أحد الزملاء أرسل إليك بالبريد الإلكترونيّ طالباً نصيحتك بشأن مشكلةٍ ما. بعد دقيقةٍ يكتب مرّةً أخرى ليخبرك بأنّه قد قام بحلّ المشكلة بمفرده. ومع ذلك لا ترى رسالته الثّانية إلا بعد صياغة إجابةٍ مطوّلة عن مشكلته في سؤاله الأوليّ.
إذا كنت بحاجةٍ إلى إرسال ردّ مفصّل على رسالة بريدٍ إلكترونيّ ولكن ليس لديك الوقت لتنسيق المعلومات معاً على الفور، فقم بالرّد على الرّسالة بشكلٍ بدئي مختصر تخبر فيه متى ستردّ بشكلٍ كامل.
أخيراً، استخدم إعدادات "خارج المكتب" (الرد التلقائي) عندما تكون بعيداً عن بريدك الإلكترونيّ لمدّة يومٍ أو أكثر، بغض النّظر عمّا إذا كنت في إجازةٍ أم في اجتماعات.
5. الإبلاغ عن رسائل البريد الإلكترونيّ العاجلة عند اللّزوم:
يجب وضع علامة على رسائل البريد الإلكترونيّ ذات الأولويّة القصوى باعتبارها "عاجلة" في سطر الموضوع، قبل عنوان الموضوع، حتى يعرف المستلم أنّه بحاجةٍ إلى إيلاء الأولويّة لهذا البريد.
مثال: "سطر الموضوع: عاجل الرّجاء المراجعة بحلول السّاعة 12:00 مساءً"
بكلّ الأحوال فكّر دائماً هل البريد الإلكترونيّ هو أفضل طريقة لإرسال هذه الرّسائل العاجلة. على سبيل المثال، إذا كان المستلم خارج المكتب ولم يتحقّق من رسائل البريد الإلكترونيّ الخاصّة به، فمن غير المرجّح أن يقرأ الرّسالة بحلول السّاعة 12:00 مساءً.
لذلك قد ترغب في استخدام المراسلة الفوريّة أو الاتّصال هاتفيّاً إذا كان لديك رسالة عاجلة.
6. وضع عناوين واضحة:
كم مرّةً تلقّيت رسالة بريداً إلكترونيّاً يحوي عبارة "لمعلوماتك FYI" مُعاد توجيهها من شخصٍ ما واضطررت إلى متابعة المحادثة للنّهاية لاكتشاف المعلومات ذات الصّلة بك؟ كان علينا جميعاً القيام بذلك في مرحلةٍ ما. إنّه أمر محبطٌ ومضيّع للوقت.
اصنع خدمةً للمستلمين الخاصّين بك وقم بتلخيص ما يحتاجون إلى معرفته عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكترونيّ من النوع "لمعلوماتك FYI". الإرسال بهذا الشكل مفيدٌ بشكلٍ خاصّ عند إرسال مرفقات. أدرج النّقاط الرئيسية من المستند المرفق في الجزء العلويّ من بريدك الإلكترونيّ، حتّى يتمكّن المستلمون من رؤية ما يوجد هناك في لمحةٍ سريعة.
مثال:
"الموضوع: ملخّص ملاحظات اجتماع 12 فبراير
مرحبا بالجميع
فيما يلي النّقاط الرّئيسيّة في اجتماع اليوم:
- تم تغيير الموعد النّهائي للمشروع إلى 17 فبراير.
- سيتولّى عمر منصب مدير مشروع المجموعة أثناء غياب تشاد.
- سينضم "علي أحمد" إلى الفريق كمديرٍ لمشروع تكنولوجيا المعلومات.
لقد أرفقت محضر الاجتماع أيضاً إذا كان أيّاً منكم يرغب في إلقاء نظرةٍ أكثر تفصيلاً على ما ناقشناه اليوم.
بالتّوفيق للجميع
سمير".
7. إرسال رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني:
كم مرّةً قمت فيها بإرسال بريدٍ إلكترونيّ لتقول فقط "شكراً!"؟
يريد الجميع أن يشعروا بالتّقدير، ولكن على الرّغم من أهميّة التّعبير عن امتنانك للعمل الشّاق الّذي يقوم به شخصٌ ما، فإنّ إرسال رسائل بريد إلكترونيّ قصيرة "شكرًا لك" مراراً وتكراراً ليست فعّالة. عندما ترسل الكثير من رسائل الشّكر الإلكترونيّة إلى شخصٍ ما، فإنّ الطّريقة الأفضل هي إرسال رسالة شكر واحدة أطول.
مثال1:
مرحبا لوسي،
أردت أن أشكرك على كلّ عملك الشّاق هذا الأسبوع. لقد كان تواصلك رائعاً، وأنا أقدّر حقّاً إجاباتك السّريعة. سيكون هذا المشروع ناجحاً بمساعدتك!
شكراً لك مرّةً أخرى،
مادلين".
بدلاً من ذلك يمكنك أن تقول "شكراً!" في سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاصّ بك، وألحقها بعبارة: "EOM" أو عبارة: "نهاية الرّسالة".
مثال2: شكراً للتّسليم الفوريّ للتّقرير! "نهاية الرّسالة EOM".
يمكنك أيضاً استخدام "NTR" أي "No Thanks Required" أو "لا حاجة للشّكر" عند إرسال بريد إلكترونيّ. فقط تأكّد من أنّ الأشخاص الّذين تتواصل معهم يعرفون معنى هذا الاختصار.
مثال3:
"مرحباً دياب
لقد قمت بالمهمّة وأرفقت الوثيقة النهائيّة. (NTR!)".
8. إرسال المعلومات السّريّة:
عندما يتعيّن عليك إرسال معلومات سريّة تذكّر أنّ البريد الإلكترونيّ غير آمنٍ بنسبة 100 في المئة. بمجرد إرسال رسالة بريد إلكترونيّ يمكن للمستلم إعادة توجيهها إلى أيّ شخص آخر.
لا تضع معلومات حسّاسة في نص رسالة البريد الإلكترونيّ، عوضاً عن ذلك لماذا لا تحفظها في ملفٍّ مغلقٍ أو مجلّدٍ آمنٍ محميٍّ بكلمة مرور؟
كما يمكنك نقل المعلومات السّريّة وجهاً لوجه أو عبر مكالمةٍ صوتيّةٍ هاتفيّاً أو إلكترونيّاً.
هناك قاعدةٌ جيّدة تتمثّل في افتراض أنّ المستلمين لن يتعاملوا مع رسائلك البريديّة كرسائل سريّة أو خاصّة.
المصدر: موقع "مايند تولز".