تقنية "ألين" (Allen) لمعالجة المدخلات، التحكم في سير عملك على نحو فعال
يقوم الكثير من الأشخاص بفرز كمياتٍ هائلةٍ من المعلومات الواردة كلّ يوم، فقد تتلقى العشرات من رسائل البريد الالكتروني والمكالمات الهاتفية، والبريد الصوتي وطلبات الاجتماعات والفواتير والمستندات الأخرى. هذا بالإضافة إلى العمل الذي تحتاج للقيام به لتحقيق أهدافك وغاياتك. لذا كيف يمكنك معالجة هذه المعلومات الواردة بفعالية مع الاستمرار بالإنتاجية؟ تقنية Allen لمعالجة المدخلات هي طريقة منطقية تساعدك على القيام بهذه المهمة. في هذه المقالة سوف نلقي نظرةً على هذه الأداة ونستكشف كيفية استخدامها لإدارة المعلومات الواردة.
ملحوظة: ربما أنت تستخدم بالفعل بعض الخطوات الواردة في هذه العملية لإدارة سير العمل الخاص بك. ومع ذلك من الجيد إعادة النظر في هذه العملية، والتحقق من استخدامك لها ولوقتك بالطريقة الأكثر فعالية.
حول أداة "ألين" (Allen):
قام الخبير "ديفيد ألين" (David Allen) بتطوير تقنية معالجة المدخلات ونشرها في كتابه المؤثر بعنوان: "إنجاز الأمور Getting Things Done" لعام 2003.
إن الأداة عبارة عن عملية بسيطة تساعدك على إدارة "المدخلات" الخاصة بك، بحيث يكون أداؤك عالياً في كلّ ما تحتاج إلى فعله.
إن المدخلات هي أمورٌ تحتاج إلى اتخاذ اجراءاتٍ بشأنها، يُعرف "ألين" المدخلات بأنّها: "أيُّ شيءٍ سَمَحْتَ له بالدخول إلى عالمك النفسيّ أو الماديّ الذي لا ينتمي إليه، لكنّك لم تحدّد بعد النتيجة المرجوّة أو الإجراء التالي بشأنه".
يمكن أن تكون هذه المدخلات أيَّ شيءٍ بدءاً من الأفكار التي لديك حول مشروعٍ جديد، وصولاً إلى رسائل البريد الالكتروني والمستندات التي قمت بتلقيها، وحتى الفواتير التي تحتاج إلى دفعها.
الفائدة الأساسية للأداة هي أنّها تساعدك على اتخاذ اجراءاتٍ سريعةٍ بشأن جميع المدخلات التي تُصادفك في طريقك، وهذا يعني أنّك ستكون قادراً على التركيز على أهدافك بدلاً من القلق بشأن ما قد يفوتك من أمور.
يوجد ثلاثة مراحل أساسيّة لاستخدام هذه التقنية:
- مرحلة الجمع.
- مرحلة المعالجة.
- مرحلة المراجعة.
دعونا نلقي نظرةً على كلّ مرحلةٍ من هذه المراحل الثلاث بمزيدٍ من التفصيل، ومناقشة كيفية تطبيق هذه العمليّة لإدارة سير عملك الخاص.
طريقة تطبيق أداة "ألين" (Allen):
قد تبدو تقنية المعالجة هذه معقّدة لكنّها في الواقع سهلة الاستخدام.
الخطوة الأولى: التجميع
نقوم كلّ يومٍ بتلقي العديد من المعلومات من خلال مجموعةٍ من التنسيقات مثل البريد الالكتروني، والرسائل النصية، والبريد الصوتي، والملاحظات الورقية، وكذلك من الأفكار والمشاريع.
تتضمن عمليّة "التجميع" جمع كلّ الأنواع المختلفة من المعلومات الواردة التي يجب عليك التفكير بها. إنّ هذه العملية تقوم بدمج كلّ ما تحتاج لاتخاذ إجراء بشأنه، ويحدد كيفية ومكان تخزين هذه المعلومات حتى تتمكن من معالجتها.
إن مفتاح جمع هذه المعلومات هو التأكّد من وجود مكانٍ مناسبٍ لتخزينها، يُطْلِقُ "ألين" على هذه الأماكن اسم "الخانة". ومن الأمثلة الجيدة على هذه الخانات هي رسائل البريد الواردة إلى بريدك الالكتروني، وصندوق الأوراق الداخلي على مكتبك، وقائمة المهام، والمفكرة التي تدوّن بها أفكارك الجديدة وملاحظات الاجتماعات، والبريد الصوتي الخاص بك، ومن المحتمل أنّك تستخدم العديد من هذه السجلات بالفعل.
إن لم تقم بإعداد خانةٍ لكلّ نوعٍ من المعلومات التي تحصل عليها فقم بتنظيم مساحة العمل الخاصة بك بحيث تكون مدخلاتك في أمكنتها المناسبة، سواءً كان ذلك في المنزل أو في العمل.
تمثل أفكارك ومشاريعك القسم الأكبر من المدخلات، ويمكن لك أن تفقدها بسهولة! لذا قم بكتابتها وحفظها ضمن الخانة المناسبة لها. يمكنك استخدام تطبيق لهذا الغرض مثل تطبيق "إيفرنوت" Evernot، أو القيام بإرسال هذه الأفكار عبر البريد الصوتي إلى صندوق الوارد الخاص بك، كما يمكنك فرز هذه الأفكار في الخطوات اللاحقة.
عليك أن تهدف للحصول على أقلّ عددٍ ممكنٍ من هذه الخانات، وبما أنّ البريد الالكتروني يمثل على الأرجح المجموعة الأكثر استخداماً من غيره تأكّد من معرفة كيفية إدارة هذا البريد بفعالية. تحقّق من بريدك الإلكتروني في الأوقات المناسبة خلال اليوم، وتعامل بسرعة مع الطلبات التي لن تستغرق وقتاً طويلاً.
تذكر أنّك لن تحتاج إلى اتخاذ أيّ إجراءٍ بشأن الأمور غير الملحّة أثناء هذه الخطوة. قد يستغرق هذا الأمر أحياناً قدراً كبيراً من الانضباط الذاتيّ لكن من الضروري الالتزام بالنظام أثناء تجميع المدخلات.
الخطوة الثانية: المعالجة
بمجرد الحصول على خانات التجميع المناسبة لجميع المواد الواردة، ستحتاج بعد ذلك إلى معالجتها، ومعالجة المدخلات الخاصة بك تمثل الجزء الرئيسي من هذه الأداة.
بدلاً من معالجة المدخلات الخاصة بك عند وصولها، قم بجدولة أوقاتٍ منتظمةٍ للقيام بذلك بما يتوافق مع الطريقة التي تفضلها للعمل، فقد يكون ذلك يومياً خلال وقتٍ محددٍ، أو عند توافر أوقات فراغٍ في جدول أعمالك.
مقالتنا بعنوان: "جدولة الأعمال بفاعلية: خطّط لأفضل استثمار لوقتك" توضح لك كيفية جدولة الأنشطة في الوقت المناسب من اليوم. في بعض الوظائف قد لا يكون هذا الأسلوب مناسباً، لذا قم باستخدام ما تراه مناسباً لديك وَدَع الأخرين يعلمون كيفية مراعاة ذلك إن كان لديهم طلبٌ عاجل.
أثناء معالجة المدخلات الخاصة بك يجب أن تحدّد ما الذي يمثّله كلُّ عنصر، وما الذي تحتاج للقيام به حيال ذلك. وللقيام بهذه المهمّة عليك أولاً أن تحدّد فيما إذا كان العنصر "قابلاً للتنفيذ" أو "غير قابل للتنفيذ":
- العناصر غير القابلة للتنفيذ هي مدخلاتٌ لا تحتاج إلى معالجتها، لذا عليك وضعها في المكان المناسب، أو حذفها إن لم تكن بحاجةٍ للاحتفاظ بها في السجل.
- أمّ العناصر القابلة للتنفيذ فهي مدخلاتٌ تحتاج إلى بعض الإجراءات من قِبَلِكَ أو من قِبَلِ شخصٍ آخر، على سبيل المثال، قد تكون على شكل رسائل واردة في البريد الإلكتروني تخصّ حضور اجتماعٍ معيّنٍ أو أفكار مشروعٍ ما ترغب في تطويره أكثر.
إن كنت بحاجةٍ إلى اتخاذ إجراءٍ بشأن الأشياء التي لن تستغرق سوى وقتٍ قصيرٍ لإكمالها (على سبيل المثال أقلّ من بضع دقائق) فغالباً ما يكون من المنطقي القيام بإنجازها على الفور بدلاً من تحديد موعدٍ لاحق لها. وقد يكون هذا الحال مع رسائل البريد الالكتروني التي تحتاج إلى استجابةٍ بسيطة، أو مع المهام الروتينية التي يمكنك تفويضها للأخرين.
يجب عليك القيام بتأجيل العناصر القابلة للتنفيذ والتي تستغرق وقتاً أطول لإكمالها، لذا إن كنت بحاجةٍ إلى إكمال عنصرٍ ما في تاريخٍ معين فقم بجدولة هذا العنصر بالشكل المناسب (في برنامج التقويم الخاص بك أو في يومياتك على سبيل المثال)، ثم قم بإنجازه في وقته. لكن بعض الأشياء قد تكون محدّدة بموعدٍ نهائيٍّ ثابت، كما قد تحتاج إلى التعامل مع بعض الأشخاص في موعدٍ محدّدٍ خلال اليوم.
يمكن للعناصر القابلة للتنفيذ والتي لا تملك مهلةً زمنيّةً محدّدةً لإنجازها أو إطاراً زمنيّاً معيّناً أن تدخل في برنامج العمل أو قائمة المهام لديك لتحديد أولويتها وفقاً لذلك، والقيام بتفويض المشاريع والمهام إلى أشخاص أخرين حسب الضرورة لذلك.
الخطوة الثالثة: المراجعة
تشكل الخطوتان السابقتان الجزء الأكبر من هذه العملية، لكن من الهام أيضاً مراجعة المدخلات التي قمت بجمعها ومعالجتها. لذلك قم بالاطلاع على القوائم والتقويم كلّ أسبوعٍ لتذكير نفسك بما قمت به، وتحديث هذه القوائم، ومراجعة الالتزامات القادمة.
هذه المراجعة الأسبوعية مفيدةٌ أيضاً لإلقاء نظرةٍ على أهدافك ومشاريعك على المدى القصير والطويل.
يمكنك وضع عناصر الإجراءات المتعلّقة بهذه الأهداف في تقويمك الخاص إلى جانب المهام والمسؤوليات الأخرى، وهذا الأمر بغاية الأهمية لأنك إن لم تقم بتقسيم الأهداف إلى خطوات صغيرة قابلة للتنفيذ قد تبدو أنّها أكبر من قدرتك على إنجازها، وهذا يمثّل المفهوم الرئيسي للتخطيط في العمل.
المصدر: موقع "مايند تولز"