انفوغرافيك: 7 نصائح لإدارة الفرق عن بعد

يمكن أن يكون لديك في أيامنا هذه فريق ينتشر أعضاؤه في بلدانٍ مختلفة، ولكن ثمَّة تحديات تقف في طريق إدارة فريق افتراضي منتِج. حيث يُعَدُّ التأكُّد من توظيف الأشخاص المناسبين أمراً أساسيَّاً، حيث إنَّ بعض الناس لا يناسبهم العمل عن بعد. ويحمل امتلاك الأدوات المناسبة القدر نفسه من الأهمية كذلك، فبعض الأدوات كبرامج مشاركة الشاشة أو منصات التراسل الفوري يمكنها أن تؤدي إلى نجاح عمل الفريق الافتراضي أو إخفاقه.

7 نصائح لإدارة الفرق عن بعد:

انتقل بكفاءة الفريق وإنتاجيته إلى آفاقٍ جديدة مع هذه الأفكار:

1- القوة العاملة: وظِّف الأشخاص المناسبين

ليس كلُّ الأشخاص مؤهلين للعمل وحدهم، فأماكن العمل عن بُعد أقلُّ اجتماعيةً من الأماكن التي يتشارك بعض الموظفين العمل فيها مع بعضهم الآخر، والأشخاص الذين يعملون عن بُعد يجب عليهم أن يتقبَّلوا ذلك. ومِن أجل حصد أفضل النتائج من الضروري توظيف أشخاص مؤهلين لمواجهة هذا التحدي وقادرين على العمل عن بعد ضمن فرقٍ صغيرة.

2- الأدوات: استخدم الأدوات المناسبة للعمل عن بعد

تُعَدُّ الأدوات مهمةً في بيئة العمل عن بعد لأنَّها تمكِّنك من تنظيم الفريق بشكلٍ أفضل وتحافظ على التفاهم بين أعضاءه. حيث يمتلك الفريق الذي يعمل أعضاؤه عن بعد بشكلٍ فعال أدواتٍ ضروريةً للعمل عن بعد كالبريد الإلكتروني، وبرامج مشاركة الملفات، ومنصات التراسل الفوري، وبرامج مشاركة الشاشة، وبرامج إدارة المشروع، أو أيَّة أدوات أو مصادر خاصة بمجال عملك.

3- العمليات: أعِدَّ خطة عمل

تُعَدُّ العمليات إحدى أهم مكونات العمل أو الفريقٍ الذي يعمل أفراده عن بُعد، إذ قد يطوِّر كل شخصٍ يعمل في فريقٍ افتراضي عملياتٍ وإجراءاتٍ خاصةٍ به لا تتماشى مع الطريقة التي يعمل بها أعضاء الفريق الآخرون، لذا من الأفضل استخدام نظام لإدارة المشروع للحفاظ على التواصل بين جميع الأعضاء.

4- الأهداف: بيِّن غايات المشروع وأهدافه بوضوح

ساعِد الأشخاص الذين يعملون عن بعد على فهم ما يسعون إلى تحقيقه من خلال تحديد الأولويات والأهداف الصحيحة. حيث لا يمكن التقليل من شأن امتلاك أهداف وغايات واضحة للمشروع في بيئات العمل الافتراضية. إذ يجب أن تُبيَّن هذه الأهداف بوضوحٍ في أثناء الاجتماعات، والتقويمات الدورية، ومراجعات الأداء أيضاً.

5- التواصل: أبقِ قنوات التواصل مفتوحة

يُعَدّ التواصل أمراً مهماً حينما يكون لديك أشخاصٌ يعملون عن بعد بشكلٍ كامل، حيث يجب عليك أن تكون بارعاً في التواصل الموجَّه والمنظَّم، والتأكُّد يوميَّاً من عمل أعضاء الفريق، فخصص وقتاً للقاء الموظفين الذين يعملون عن بعد وجهاً لوجه. كما أنَّ تشجيع أعضاء الفريق كذلك على الحفاظ على التواصل بعضهم مع بعضهم الآخر يمكن أن يكون أمراً رائعاً لبلوغ مزيدٍ من التواصل، سيساعدك التواصل على بناء فريق يتميز بالابتكار، والكفاءة، ومتعطِّش لبلوغ أفضل النتائج.

6- الثقة: الثقة هي المفتاح

إنَّ عملية توظيف أشخاص يعملون عن بُعد يمكن الوثوق بهم يمكن أن تستهلك الكثير من الوقت إذا ما كنت تحاول إدارة شركةٍ ما. وبما أنَّه لا يمكن لجميع الأشخاص أن يعملوا عن بعد من المهم إيجاد أشخاص يمكن الوثوق بهم في إتمام المهام والحفاظ على الإنتاجية في العمل دون توجيه. فوظِّف أشخاصاً منتجين تعلم أنَّهم قادرون على إنجاز مهامهم.

7- بناء الفريق: ابنِ فريقاً سعيداً يتفاعل أعضاؤه بعضهم مع بعضهم الآخر

بما أنَّ أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد لا يلتقون ببعضهم حاول إنشاء أجواء اجتماعية بين الأعضاء للتعويض عن ذلك. إذ إنَّ بناء علاقاتٍ أقوى مع الزملاء في الشركة يمكن أن يكون أمراً بسيطاً تقوم به من خلال اللقاء عبر الفيديو وإثارة الإلهام لديهم، أو عقد اجتماعات شخصية بشكلٍ دوري، أو التواصل بعيداً عن العمل، أو أي شيءٍ يبني شعوراً بأنَّ زملاء الفريق لا يعملون بشكلٍ منفصل وأنَّهم جميعاً جزءٌ من الفريق.

المصدر