القواعد الأساسية للاجتماع الناجح

نقدم فيما يلي بعض القواعد الأساسية التي لابدّ من تطبيقها لإنجاح أي اجتماع، يبدو هذه القواعد بسيطة ومعروفة وسهلة التطبيق، لكن الكثيرين منّا قد يغفل عنها.

1- حدّد أهداف الاجتماع:

ماذا نريد أن ننجز؟ لماذا نعقد هذا الاجتماع؟

2- حضّر برنامج عمل للاجتماع:

ماذا سنناقش في الاجتماع؟ وزع برنامج العمل على المشاركين في الاجتماع واسألهم إن كانت مواضيع البرنامج تلقى تأييدهم.

3- حدّد وقت الاجتماع:

متى سيبدأ الاجتماع ومتى سينتهي؟

4- اختر مكاناً مناسباً للاجتماع:

تأكّد من أنّ المكان يتّسع للجميع، وأنّ متطلبات الراحة متوفّرة فيه.

5- اختر رئيس الاجتماع:

لابدّ من أن يقوم أحد المشاركين بقيادة الاجتماع، وإلّا فإنّ المناقشات ستكون عامة ومشتّتة وغير مجدية.

6- شجّع على المشاركة:

شجّع المشاركين على النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال وعلى تقديم آراءهم ومقترحاتهم.

7- اكتب مناقشات الاجتماع:

اطلب من أحد المشاركين أن يقوم بتدوين كل مناقشات الاجتماع وتوصياته وملاحظاته بطريقة دقيقة وبلغة واضحة.

8- رتّب للاجتماع القادم:

إذا كان لابدّ من عقد اجتماع آخر، فعليك أن تحدّد موعد ومكان ومحاور الاجتماع القادم قبل مغادرة المشاركين.

إن تطبيق هذه القواعد الأساسية يساعدك على عقد الاجتماع في وقت قصير، ويساعدك على الخروج بنتائج أكثر إيجابية من الاجتماع.