التفكير الجيّد والرد السريع، امتلاك إجابات جيّدة جاهزة
"سوزان، يُشير تقريرك إلى أنّك تؤيّدين المُضي قُدماً في التوسّع، ولكن هل نظرتِ في تأثير ذلك على الزبائن؟ بالتأكيد تتذكّرين الفشل الذي حصل في العام الماضي عندما حاولوا نفس النوع من المشاريع؟"، يا للمفاجأة! لو كُنتَ مكان سوزان، فمن المُحتمل أن تشعر بالضغط! عليك أن تجيب عن السؤال وتخفّف من مخاوف المدير التنفيذي حول تشويش الزبائن. ماذا تفعل؟ ماذا تقول؟ وكيف تقوله؟ ماذا إذا كان لا يمكنك التفكير في أيّ شيءٍ لتقوله؟ هذا ليس وضعاً غير مألوف.
سواءً وُضِعت في موقفٍ حرج خلال حضور اجتماعٍ أو تقديم اقتراحٍ أو بيع فكرةٍ أو الردّ على الأسئلة بعد عرضٍ تقديميّ، فتوضيح أفكارك والقدرة على التفكير والتفاعل السريع في المواقف غير المتوقّعة يُعدّ مهارةً ومن الممكن اكتسابها. وعندما تتقن ذلك، سوف تزرع ردودك الذكيّة والماهرة الثقة فيما تقوله على الفور. عندما تستطيع ترجمة معتقداتك وأفكارك إلى خطابٍ مُحكمٍ بسرعة، فأنت تتأكّد بذلك من أنَّ أفكارك ستكون مسموعة. وستظهر أيضاً كشخصٍ واثقٍ بنفسه ومُقنعٍ وجديرٍ بالثقة. إن الثقة هي المفتاح عند تعلّم التفكير والردّ السريع. عندما تقدّم المعلومات، فاعرض الخيارات أو قدّم الاقتراحات، تأكّد من أنّك تعرف ما الذي تتحدّث عنه وأنّك على علمٍ جيّدٍ به. هذا لا يعني أنّ عليك أن تعرف كلّ شيءٍ عن كلّ شيء، ولكن إذا كنت واثقاً من معرفتك بالموضوع بشكلٍ معقول، فإنَّ هذه الثقة ستساعدك بالبقاء هادئاً ومتماسكاً حتّى لو وُضعت في موقفٍ حرجٍ بشكلٍ غير مُتّوقع. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على بعض النصائح العمليّة التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في التفكير الجيّد والرد السريع.
كيف تفكّر بشكل جيّد وترد بشكل سريع؟
إنّ السرّ وراء ذلك هو أن تكون مستعدّاً: تعلّم بعض المهارات والتكتيكات، والقيام ببعض الاستعداد للحالات التي قد تضعك تحت الضغط. وبالتالي عندما تجد نفسك تواجه أسئلةً غير متوقّعة، سوف تكون مستعدّاً للردّ عليها. إليك بعض النصائح والتكتيكات لمساعدتك في فعل هذا:
1. استرخِ:
هذا غالباً ما يكون عكس ما تشعر به عندما تكون تحت الضغط، ولكن لكي يظلّ صوتك هادئاً وعقلك "يفكّر" يجب أن تكون مرتاحاً قدر الإمكان. حافظ على الهدوء عن طريق:
- أخذ أنفاس عميقة.
- أخذ ثانيةٍ للتمرّن على رسالة تأكيدٍ إيجابيّة.
- شدّ العضلات غير المرئية (الفخذين، العضلة ذات الرأسين، القدمين) لبضع ثوانٍ وإرخاؤها لتخفيف التوتّر.
2. استمع:
ليس من المستغرب أنَّ الاستماع يُعدّ أمراً بالغ الأهميّة للتفكير الجيّد والردّ السريع. لماذا تحتاج إلى الاستماع؟ للتأكّد من أنّك تفهم تماماً السؤال أو الطلب قبل الرّدّ. إذا أجبت في وقتٍ مبكّرٍ جدّاً، فأنت تخاطر بالخروج عن السياق الأساسي. لمساعدتك في الاستماع تذكّر:
- انظر مباشرةً إلى الشخص الذي يسألك.
- راقب لغة الجسد مع ما يُقال.
- حاول أن تفسّر ما يقترحه السؤال أو الطلب. هل هو هجوم، أم طلبٌ منطقيٌّ لمزيدٍ من المعلومات، أم اختبار؟ لماذا هذا الشخص يسأل هذا السؤال وما هي نيّته؟
3. اطلب تكرار السؤال:
إذا كنت تشعر بالضغط بشكلٍ خاص، فاطلب إعادة السؤال. يمنحك هذا مزيداً من الوقت للتفكير في ردّك. للوهلة الأولى، يعتقد الناس أنَّ هذا الطلب سيجعلهم يبدون أنّهم غير متأكّدين. ولكن لا، هذا يجعلك تبدو مُهتمّاً بأن تعطي استجابةً مناسبة. ويعطي السائل أيضاً فرصةً لإعادة صياغة وطرح السؤال بشكلٍ يصيب الفكرة أكثر. تذكّر أنّ السائل ربما يكون قد فكّر وتفاعل سريعاً عند طرح سؤال، لذلك عندما تمنحه فرصةً ثانية، فقد يكون السؤال مُفصّلاً وأوضح للجميع.
من خلال طلب تكرار السؤال، تحصل أيضاً على فرصةٍ أخرى لتقييم نوايا السائل. إذا كان أصبح السؤال أكثر تحديداً أو أفضل صياغة، فهذا احتمالٌ أنّه يريد حقّاً معرفة المزيد. بينما إذا كان تكرار السؤال أكثر عدوانيّةً من المرّة الأولى، فأنت تعلم أنّه مهتمٌّ أكثر بجعلك غير مرتاحٍ فوق أيّ شيءٍ آخر. عندما تكون هذا هي الحالة، فالنصيحة التالية ستكون مفيدة.
4. استخدم تكتيكات المماطلة:
في بعض الأحيان تحتاج إلى مزيدٍ من الوقت لتجميع أفكارك وتهدئة نفسك بما يكفي لتقديم ردٍّ واضح. فآخر شيءٍ تريد القيام به هو التحدّث بأوّل شيءٍ يتبادر إلى ذهنك. ففي كثيرٍ من الأحيان قد يكون الردّ دفاعياً وبالتالي سيجعلك تبدو غير آمنٍ وقلقاً، بدلاً من أن تبدو واثقاً ومحتفظاً برباطة جأشك.
اكسب لنفسك بعض الوقت باستخدام تكتيكات المماطلة التالية:
- كرّر السؤال بنفسك: هذا يمنحك الوقت للتفكير وتوضيح ما يُطلب بالضبط. كما يسمح لك بإعادة صياغته إذا لزم الأمر ونَسْجِهِ بشكلٍ إيجابيّ، على سبيل المثال: "كيف فكّرتِ في التأثير على العملاء لكي أتأكّد من أنّ لديهم تجربةً إيجابيّةً مستمرّةً أثناء التوسّع؟".
- احصر التركيز: هنا، تسأل سؤالاً خاصّاً بك ليس فقط للتوضيح، ولكن لخفض السؤال إلى مجالٍ يمكن التحكّم فيه، على سبيل المثال: "أنت مهتمٌّ في سماع كيف فكّرتُ في تأثير ذلك على العملاء. ما هي الآثار التي أنت أكثر اهتماماً بها: توفّر المنتج أو الخدمة داخل المتجر؟".
- اطلب التوضيح: هذا سيجبر الشخص الذي يسأل أن يكون أكثر تحديداً مرّةً أخرى. يمكنك أن تطلب منه المزيد من التوضيح بقول شيءٍ من هذا القبيل، على سبيل المثال: "عندما تقول أنّك تريد أن تعرف كيف قمتُ بتحليل التأثيرات على العملاء، فهل تقصد أنّك تريد تحليلاً مُفصّلاً أو قائمةً بالأدوات والطرق التي استخدمتها؟".
- اطلب تعريفاً: قد تشكّل اللغة الاصطلاحيّة ومصطلحات محدّدة مشكلةً لك. اطلب توضيح الكلمات والأفكار للتأكّد من أنّكم تتحدّثون عن نفس الشيء.
5. استخدم الصمت لصالحك:
نحن منوطون بالاعتقاد بأنّ الصمت غير مريح. ومع ذلك، إذا استخدمته بشكلٍ معتدل، فهو يوصل بأنّك تتحكّم في أفكارك وأنّك واثقٌ في قدرتك على الإجابة بخبرة. عندما تتسرّع بالإجابة فأنت أيضاً تستعجل كلماتك. التوقّف مؤقّتاً لجمع أفكارك يُخبر عقلك بإبطاء كلّ شيء.
6. التزم بنقطةٍ واحدة:
هناك احتمالٌ كبير، أنّك عندما تكون تحت الضغط، سوف تجيب على الأسئلة إما بالكثير أو القليل جدّاً من المعلومات. إذا أَعطيْتَ إجابةً قصيرةً جدّاً، فإنّك تخاطر بالسماح للمحادثة بالانزلاق لوضع الاستجواب. (سوف تحصل على سؤالٍ آخر وسوف يكون الشخص السائل يسيطر بحزمٍ على كيفية تطوّر الحوار)، وعندما يكون ردّك طويلاً، فإنّك تخاطر بفقدان اهتمام الناس، أو أن تظهر كباعثٍ للملل أو تقول أشياء كان من الأفضل أن لا تُقال. تذكّر أنّه من غير المطلوب منك إلقاء خطابٍ حول هذا الموضوع. فالسائل يريد أن يعرف شيئاً محدّداً. احترم ذلك بإعطائه جواباً مدروساً ومُوجزاً، مع ما يكفي من المعلومات الداعمة. هذا سيساعدك على الاستمرار في التركيز. إن اختيار نقطة رئيسية واحدة مع حقيقة داعمة، سوف يسمح لك بالإجابة بدقّة وبتأكيد، بدلاً من محاولة ربط جميع الأفكار التي تدور في رأسك.
7. حضّر بعض من "ماذا لو":
بالقليل من التفكير المُسبق، من الممكن في الغالب التنبّؤ بأنواع الأسئلة التي قد تُطلب منك، حيث تتمكّن من إعداد بعض الإجابات والتدرّب عليها للأسئلة التي قد تأتي تالياً. لنفترض أنّك تقدّم أرقام المبيعات الشهرية إلى إدارة فريقك. الاحتمالات هي أن تقريرك سيغطّي معظم الأسئلة التي قد يطرحها فريق الإدارة، لكن لا يزال من المفيد أخذ بعض الوقت مُسبقاً للنظر في الأسئلة الأخرى التي قد تُسأل. على سبيل المثال، ما الذي يميّز هذا الشهر؟ هل يوجد أي خروج عن المألوف قد يحتاج إلى شرح؟. كيف ترد على هذه الأسئلة؟ ما هي المعلومات الإضافية التي قد تحتاج إلى تسليمها لدعم الأسئلة الأكثر تفصيلاً؟ اقضِ بعض الوقت على وجه الخصوص في العصف الذهني على أصعب الأسئلة التي قد يسألها الناس، واستعدّ وتدرّب على إجابات جيّدة لها.
8. تمرّن على التسليم الواضح:
إنّ طريقة قول شيءٍ ما هو بنفس أهميّة ما تقوله. إذا أنت تمتمت أو استخدمت "إممم" أو "آه" بين كلّ كلمةٍ وأخرى، سوف تقلّ الثقة في ما تقول. كلّما كان عليك التحدّث مع الناس، اجعل ممارسة هذه المهارات الخطابيّة الرئيسيّة نقطةً أساسيّة:
- تحدّث بصوتٍ قوي (لا تخلط الصوت القوي بالصوت العالي).
- استخدم التوقّف المؤقّت بشكلٍ استراتيجيّ للتأكيد على نقطةٍ ما أو إبطاء نفسك.
- غيّر نغمتك وانتبه إلى كيفية تلقّي رسالتك بالنظر إلى طبقات الصوت التي تستخدمها.
- استخدم التواصل البصري بشكلٍ مناسب.
- انتبه إلى قواعد اللغة الخاصة بك.
- استخدم مستوى من قواعد الآداب المناسب للموقف.
9. أعطِ ملخّصاً وتوقّف:
اختتم ردّك ببيانٍ موجزٍ سريع. بعد ذلك، قاوم إضافة المزيد من المعلومات. قد يكون هناك صمتٌ بعد ملّخصك. لكن لا ترتكب الخطأ الشائع المُتمّثل في ملء الصمت بمزيدٍ من المعلومات! في هذا الوقت يتشرّب الآخرون فيه المعلومات التي قدّمتها. إذا تابعت بمزيدٍ من المعلومات، قد ينتهي الأمر إلى حدوث تشويشٍ وإفشال العمل الجيّد الذي كنت قد قمت به بالفعل في توصيل ردّك.
استخدم كلمات محدّدة للإشارة إلى تلخيصك، على سبيل المثال، "في الختام"، "أخيراً"، وما إلى ذلك. أو كرّر باختصار السؤال وإجابتك. على سبيل المثال، يمكنك القول: "ماذا فعلتُ لتحليل التأثيرات على العملاء؟ عرضتُ ملفات حالة العام الماضي بالتفصيل، وأعددت تحليلاً لـ "ماذا لو" لحالتنا الخاصة".
المصدر: موقع "مايند تولز".