الإدارة الفاعلة للمشاريع: كيف تنجز المشاريع دون تأخير أو تكاليف زائدة؟
لقد أُتِيحَت خلال المدة الأخيرة فرصاً كثيرة أمام الأفراد مكَّنَتهم من الاستمرار في مشاريعهم الخاصة مثل الحصول على التمويل من هيئات مختلفة، حتى أصبح هؤلاء الأفراد قادرين على إدارة تمويل أي مشروع باحترافية عالية، لكن من أجل تحقيق هذه المهنية والاحترافية ونجاح تنفيذ مشاريعهم بدأ العمل على تعلم كيفية إدارة المشاريع بفاعلية، وقد أثبت هؤلاء كفاءتهم في القطاعات العامة والخاصة بصفتهم أدوات مفيدة ساهمت في نجاح المشاريع، وبات لهم دور كبير في التنمية على المستوى المحلي والعالمي، وهنا في مقالنا نستعرض بعض النقاط في إدارة المشاريع الناجحة، وكيف تستطيع إنجاز المشاريع دون حدوث تأخير أو تكاليف زائدة.
أولاً: ما هو المقصود بالإدارة الفاعلة للمشاريع؟
قد يكون المشروع بناءً أو مصنعاً أو مشفىً أو تطويرَ منتج أو تطويرَ برمجية أو إدخالَ نظام جديد؛ فهو حزمة متكاملة من النشاطات المحددة ببداية ونهاية، وتشترك في إنجازه أقسام ووحدات تنظيمية مختلفة، وتوجد مجموعة كبيرة من التعاريف التي قدمها أصحاب الاختصاص، والتي توضح معنى المشروع؛ إذ تتشابه هذه التعريفات في العناصر؛ لكنَّها تختلف من ناحية الشمولية والتعبير.
بشكل عام يعرَّف المشروع بأنَّه (عملية فريدة تتألف من مجموعة منسقة من النشاطات، لها تاريخ بداية وتاريخ نهاية لتحقيق هدف معين في ضوء المتطلبات وقيود الوقت والكلفة والموارد)، أو (مبادرة أو مقاولة مؤقتة لإنتاج أو تقديم منتوج أو خدمة أو نتيجة فريدة، وهذا يعني أنَّ المشاريع تنجز لمرة واحدة، وإذا ما تكررت فإنَّها ليست مشروعاً، والمشروع يجب أن تكون له نقاط بداية ونهاية محددة بالوقت والتكلفة والمجال ومتطلبات أداء يجب الإيفاء بها.
أما إدارة المشاريع: فهي علم يتضمن تطوير أساليب كمية في إدارة المشروع وجدولتها، وهي عملية تعمل على تحقيق أهداف محددة ضمن وقت زمني معين؛ وذلك بالتخطيط وتحديد الموارد المناسبة واستخدام مجموعة من العمليات ضمن خطوات مدروسة.
تضمن إدارة المشاريع الفاعلة نجاح أي مشروع وتقدمه، فهي تعتمد على التصميم والتخطيط المنظم، وكذلك تعتمد على فريق متكافل متعاون وعلى تواصل تام مع الجهات المعنية، وهذا يساعد على تخطي المخاطر، والتأكد من نجاح العمل المطلوب بدقة وفاعلية.
شاهد بالفيديو: 6 خطوات لبناء فرق العمل الفعالة
ثانياً: خصائص الإدارة الفاعلة للمشاريع
1. التركيز على وضع الهدف من المشروع:
لا يمكن لأي مشروع أن يُنجَز إلا إذا كان ذا أهداف واضحة ومحددة ومرتبطاً بمدة زمنية مناسبة لتلك الأهداف، وكذلك وضع سلسلة النتائج التي يجب أن يخرج بها المشروع ومتابعة تلك الأهداف باستمرار، والتأكد من أنَّ مشروعك يسير في المسار الصحيح المرسوم له.
2. التخطيط المنظم:
يبدأ التخطيط المنظم من الأهداف ووضع الخطة التفصيلية لكل مرحلة، وتوزيع المسؤوليات على الفريق، والتخطيط الزمني المطلوب لكل نشاط أو مرحلة، وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ كل مرحلة من مراحل المشروع.
3. تحديد الإمكانات والموارد المطلوبة:
يُعدُّ تحديد الموارد المادية والبشرية من أساسيات تنفيذ أي مشروع بدقة ونجاح؛ إذ يجب تحديد ما يحتاج إليه المشروع والأدوات اللازمة وكلفة كل منها لضبط ميزانية المشروع.
4. إدارة التواصل الفاعل:
يجب أن يضع المسؤول عن المشروع خطة لتحقيق التواصل الجيد والفاعل مع الجهات المعنية والمانحين والمساهمين وفرق المشروع، فمن شأن خاصية التواصل الفاعل ضمان سير العمل بسهولة ويسر وسلاسة والحصول على نتائج تتصف بالنجاح، ولا ننسى أن يكون التواصل بطرائق عديدة شفهية وكتابية، وكذلك التعبير باستخدام لغة الجسد.
5. الجودة:
من الواجب والضروري أن يهتم أعضاء فريق العمل بتقديم المشروع بجودة عالية، فكلما زادت جودة المشاريع اتسع نطاق انتشارها بسرعة؛ فالجودة والمهنية بتقديم المشروع من الأسباب التي تجعل ناجحاً والإدارة فاعلةً.
6. إدارة المخاطر:
يوجد في كل مشروع احتمال تعرضه لعقبات ومخاطر مهما كان نوعه، وهذه المخاطر من شأنها إذا أُهمِلَت أن تؤدي إلى فشل المشروع؛ لذلك من الواجب تحديد الاحتمالات التي قد تتسبب بإعاقة تقدم المشروع وتحديد المخاطر وتقييمها، فلا بُدَّ من إدارتها كي لا تؤثِّر كثيراً فيه.
ثالثاً: مراحل إدارة المشروع
1. التخطيط للمشروع:
تتضمن المرحلة الأولى لإدارة المشاريع التخطيط للمشروع؛ إذ يجب التعريف بالمشروع وتحديد أهدافه، وتحديد فريق العمل، وتوزيع الأعمال على كل فرد منهم، ووضع خطة لمتابعة الأعمال يومياً؛ إذ يكون مدير المشروع مسؤولاً عن إنجاز النشاطات على وفق التوقيت المحدد، وإنجاز المشروع ضمن الميزانية المحددة وتحفيز العاملين وتوفير المعلومات اللازمة لإكمال أعمال العاملين بنجاح.
2. جدولة المشروع:
جدولة المشروع أي تحديد نشاطات المشروع وتعاقبها والوقت اللازم لكل منها لكي ينفذ بكفاءة، كما يحدد مدير المشروع الموارد البشرية والمادية اللازمة لكل نشاط، ويضع أيضاً المهارات المطلوب امتلاكها من الموارد البشرية العاملين في المشروع.
3. رقابة المشروع:
معنى الرقابة واحد سواء أكان في المشاريع الكبيرة أم الضخمة؛ فالرقابة في المشاريع تتضمن الرقابة على كل شيء فيه، مثل الموارد والكلفة والجودة والموازنة والحصول على التغذية الراجعة لتعديل خطة المشروع وتلافي الأخطاء.
رابعاً: كيف تنجز مشروعك دون تأخير أو زيادة في التكاليف؟
- أطلع شركاءك المشاركين في المشروع على العمل الذي يجب القيام به بدقة مع إعطاء الأولوية لعمليات التواصل؛ إذ تتطلب اهتماماً كبيراً ومتابعة فورية.
- طبِّق الخطط الموضوعة مسبقاً بحكمة لإنجاز المهام وفق المواعيد المحددة، وإذا توضح خلال سير العمل أنَّ الخطط تذهب باتجاه الفشل، فعلى المسؤولين وضع خطط أفضل ذات حدود واضحة، والالتزام بها يجعلهم يعملون بأقصى قدر من الكفاءة ويجنِّبهم الإرهاق.
- أنجز المشروع يتطلب منك أن تهتم بجانبك العملي مع التأكيد على حياتك الشخصية، فلا ضير في أخذ قسط من الراحة أو الاسترخاء، فمن شأن ذلك جعلك أكثر نشاطاً وأكثر مثابرة على إنجاز أعمالك بمتعة ونجاح.
- ضع الخطط والأهداف الواقعية والابتعاد عن الخطط والأهداف غير الواقعية:
يسمح التخطيط الواقعي بتحقيق المهام في الوقت المحدد وحسب الميزانية والتكاليف المحددة، كما أنَّ التوجه نحو ما هو واقعي بالخطط يمكن أن يعزز إنتاجيتك، وإذا وجدت تناقضاً بين ما تراه أنت وما يراه الآخرون المشاركون، قدِّم ما لديك من خطط وأهداف واقعية، واشرح ما يرتبط بها من معلومات وأثبت وجهة نظرك.
على سبيل المثال يجب أن تتضمن خطة الموارد تحديد الموارد المطلوبة والرقابة عليها ما يأتي:
- تحديد كمية الحصول على الموارد وتوقيتها.
- تحديد أسلوب توزيع الموارد الفائضة عن حاجة المشروع.
- تحديد الموافقات المطلوبة (موافقات دولية وموافقات نقابات وتشريعات حكومية وجهات التمويل).
- تسجيل الانحرافات عن المشروع وطريقة تحليلها.
- تحديد أسباب العجز والزيادة في الموارد لأغراض التحسين المستمر.
- تخطيط الأفراد
- بناء الهيكل التنظيمي للمشروع: يشجع الهيكل التنظيمي على الاتصالات الفاعلة والتعاون بين العاملين في المشروع؛ إذ يُصمَّم وفقاً لعدد الأفراد العاملين في المشروع، كما توصف كل وظيفة في الهيكل بهدف تحديد مسؤوليات كل فرد وصلاحياته، ويُنقح الهيكل التنظيمي باستمرار لتأكيد فاعليته.
- تخصيص العاملين: ذلك وفقاً للكفاءات والمؤهلات التي يمتلكونها؛ إذ يُعطى الوقت الكافي من أجل استقطاب الحاجات البشرية للمشروع، فيُختارون وفقاً لوصف الوظيفة وحاجتها الفعلية.
خطة تطوير الفريق
يجب أن تحرص على وضع خطة تدريب أعضاء الفريق، وخطة المكافآت، وخطة حل الصراعات الناشئة.
- قسِّم عملك إلى عدد كبير من الأعمال الفرعية التي تمنحك المرونة ضمن العمل، ويساعدك ذلك على تخطي العوائق والصعوبات، وإنجاز عملك بوقت محدد ودون تأخير أو زيادة في التكاليف.
- ركِّز على فهم احتياجات الزبون والأطراف المستفيدة الحالية والمستقبلية، فنجاح المشروع يعتمد على تلبية متطلبات الزبون.
- تجنَّب حدوث الصراعات في المشروع عن طريق توفير المعلومات اللازمة لإنجاز الأعمال لجميع الأطراف العاملة، وفي حال وقوع الصراعات يجب أن تفكر بحل تكون توفير متطلبات الزبون هي الأولوية.
- وثِّق عمليات المشروع والخبرات الناتجة عن تطوير عمليات المشروع.
- قيِّم كفاءة كل عملية من عمليات المشروع من خلال إجراء المقارنة بين ما نُفِّذ وبين المقاييس المرجعية أو المحددة.
- اجعل من (التحسين المستمر) هدفاً دائماً؛ إذ يُجرى التحسين المستمر في ضوء الوقت والموارد المتاحة.
- احرص على إجراء التقييمات: تقييم انسجام وترابط عمليات المشروع، وتقييم النشاطات والنتائج، وتقييم النشاطات وفق الجدول الزمني المحدد، وتقييم أداء المشروع بالأهداف الموضوعة.
خامساً: مبادئ الإدارة الفاعلة للمشاريع
- استخدام التخطيط الدقيق والجيد.
- الحرص على إنشاء ثقافة الجودة في المشروع.
- تحديد جداول زمنية للمشروع ولكل مهمة من مهامه.
- استثمار الموارد المتاحة (مال أو مواد أو معدات أو أشخاص) استثماراً جيداً.
- تحقيق نتائج معينة في فترات زمنية محددة.
- التقيد بمراحل المشروع (تصميم المشروع ثم تنفيذه ثم تطويره ثم إنهاؤه).
سادساً: مقترحات لنجاحك بإدارة المشاريع بفاعلية
- اكتب التقارير عن عملك بالتفصيل.
- لا تترك نشاطاً قيد التنفيذ؛ بل أكمل النشاطات جميعها.
- أعد توجيه الموارد المتبقية.
- قيِّم المشروع، وتأكَّد من رضى الممولين والمانحين.
- تأكَّد من وضع كل فرد في مكانه المناسب في المشروع.
في الختام:
المشروع عبارة عن سلسلة من الوظائف المترابطة الموجهة إلى تحقيق المخرجات المطلوبة وفق جدول زمني محدد، فكل مشروع يحتاج إلى موارد وتكاليف ووقت محدد للانتهاء منه؛ لذا تستطيع الاعتماد على التخطيط الجيد في اختيار ما تحتاج إليه، والوقت اللازم للإنجاز كي تنفذ مشروعك بنجاح دون تأخير أو التسبب لنفسك بتكاليف زائدة.