إدارة الوقت: فوائدها، وأهم النصائح لتدير وقتك بفعالية
بما أننا جميعاً نحصل على نفس الـ 24 ساعة في اليوم، فلماذا يحقق بعض الأشخاص الكثير من الأعمال خلال ساعات يومهم أكثر من غيرهم؟!. الجواب يكمن في الإدارة المناسبة للوقت.
تعريف إدارة الوقت:
هي عملية تنظيم وتخطيط لكيفية التحكّم في مقدار الوقت الذي تقضيه بين أنشطة محددة، بحيث تُمكّنك من إنجاز الكثير من الأعمال بأقلّ وقت وأكثر فعاليّة.
فوائد إدارة الوقت:
1. تخفيف التوتر:
إنّ جدولة المهام ووضع قوائم بالأنشطة والأعمال الواجب عليك القيام بها يقلل من الشعور بالقلق من نسيان أي مهمة، بالإضافة إلى الشعور بالراحة أثناء تنفيذ هذه المهام وتحقيق تقدم ملموس.
2. توفير المزيد من الوقت:
تمنحك إدارة الوقت الجيد وقتاً إضافياً لقضاء حياتك اليومية، حيث يتمتع الأشخاص الذين يستطيعون إدارة الوقت بفعالية بالحصول على مزيد من الوقت لممارسة هواياتهم أو غيرها من الأنشطة الشّخصية.
3. إتاحة المزيد من الفرص:
إنّ إدارة الوقت بشكل جيد وفعّال يؤدي إلى توفير المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة وغير المفيدة.
4. إمكانية تحقيق الأهداف:
الأفراد الذين يمارسون إدارة الوقت بشكل جيد قادرون على تحقيق الأهداف والوصول إلى الغايات بشكل أفضل، والقيام بذلك في فترة زمنية أقصر.
نصائح مهمة لإدارة الوقت بفعالية:
- قم بوضع الأهداف بشكل صحيح: بحيث تكون محددة وقابلة للقياس والتحقيق.
- رتب الأولويات على أساس الأهمية والإلحاح: على سبيل المثال، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:
- مهمة وعاجلة: قم بهذه المهام على الفور.
- مهمة ولكن ليست عاجلة: قرر متى يجب القيام بهذه المهام.
- عاجلة ولكنها غير مهمة: فوّض هذه المهام إنْ أمكن.
- ليست عاجلة وغير مهمة: ضعها جانباً للقيام بها لاحقًا. - حدد مدّة زمنية لكل مهمة: على أن يتم ذلك بدقة وبشكل فعّال. وعند بذل مجهود إضافي صغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل مهمة، سوف يساعدك هذا أيضاً في التعرف على المشاكل المحتملة قبل ظهورها، وبهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم. على سبيل المثال، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمسة مراجعات في وقت محدد للاجتماع، وأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منها في الوقت المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة مسبقاً، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة أحد المراجعات إلى شخص آخر. أمّا إذا لم تكلف نفسك عناء القيام بفحص زمني لمهامك مسبقاً، فربما انتهى بك الأمر إلى عدم إدراك هذه المشكلة في الوقت المناسب، وقد يكون من الصعب جداً العثور على شخص تقوم بالتفويض إليه، وبالتالي يصعب عليك إنجاز المهام في هذا اليوم.
- خذ قسط من الراحة بين المهام: من الصعب الحفاظ على تركيزك واندفاعك عند القيام بالكثير من المهام دون انقطاع. امنح نفسك بعض الوقت بين المهام لاستعادة نشاطك وحيويتك، كتناول فنجان من القهوة أو مجرد الجلوس والتأمل في مكتبك، حاول أن تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق كل ساعة أو ساعتين، وتأكد من إعطاء نفسك وقتاً كافياً لتناول طعام الغداء، فلن تنتج عملاً عالي الجودة إذا كنت جائعاً.
- خطط للمستقبل: استخدم تقويم خاص بك لمزيد من إدارة الوقت على المدى البعيد. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع أو للمهام التي تعد جزءاً من إكمال المشروع بالكامل، فكّر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تخطيط اجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.
- قم بإزالة المهام والأنشطة غير الضرورية: من المهم جداّ إزالة الأنشطة الزائدة أو المهام غير الأساسية من جدول أعمالك، يؤدي ذلك إلى توفير المزيد من الوقت لقضاء أشياء مهمة حقاً.
- نظّم مهامك بشكل يومي: تأكد من أنك تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عمّا يجب عليك القيام به في هذا اليوم، واجعل من ذلك عادة.
الآثار المترتبة على سوء إدارة الوقت:
- ضعف سير العمل: عدم القدرة على التخطيط للأمام والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة. على سبيل المثال، إذا كان هناك العديد من المهام المترابطة التي يجب تنفيذها، ولم يكن هناك خطة فعالة لإكمال هذه المهام سينتهي بك الأمر إلى القفز ذهاباً وإياباً أو التراجع في أداء عملك، وبالتالي هذا سيؤدي إلى انخفاض الكفاءة والإنتاجية.
- إضاعة الوقت: يؤدي سوء إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت. على سبيل المثال، التحدث إلى الأصدقاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي أثناء القيام بمهمة ما، سيؤدي ذلك إلى فقدان تركيزك وتضيع الوقت.
- فقدان السيطرة: إنّ عدم معرفتك ما هي المهمة التالية، أو الانشغال بمهام غير ضرورية، سيجعلك تعاني من فقدان السيطرة، وهذا بدوره يمكن أن يسهم في ارتفاع مستويات التوتر والقلق.
- ضعف جودة العمل: سوء إدارة الوقت عادةً ما يؤثر على نوعية وجودة العمل. على سبيل المثال، التسرع في إكمال المهام دون إعطاءها الوقت اللازم قد يؤدي إلى الإضرار بالجودة.
- سمعة مهنية سيئة: إذا كان العملاء أو صاحب العمل لا يمكنهم الاعتماد عليك لإكمال المهام في الوقت المناسب، فإنّ توقعاتهم وتصوراتهم عنك سلبية، وبالتالي هناك احتمال كبير أن يوكِلوا أعمالهم إلى أشخاص آخرين.
شاهد أيضاً: أقوال وحكم رائعة عن الوقت
وأخيراً القدرة على إدارة وقتك بشكل فعّال أمر مهم يؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية، بمجهود أقل وبمزيد من النجاح في الحياة.
المصادر: