إدارة البريد الإلكتروني

تنهال الرسائل الإلكترونية علينا بشكل متواصل دون انقطاع، فإذا كان لديك من يقوم بمهمة فحص هذه الرسائل، أعطه تعليمات صريحة عن الرسائل التي يحضرها لك، وتلك التي يرسلها إلى الجهات الأخرى.

ضع الرسائل في فئتين: "رسائل للإطلاع" و"رسائل لاتخاذ إجراء"، تخلص من الفئة الأولى، واتخذ الإجراء اللازم للفئة الثانية أو حوّلها لمن يقوم بذلك، وفي كل الأحوال "أظهرت الأبحاث أنه في معظم الشركات الكبرى يَقل عدد المديرين الذين لديهم مساعدون شخصيون عن 20 بالمئة"، وكثير من المساعدين الشخصيين مسؤولون عن العناية بعدد من المديرين أو حتى عن قسم بأكمله، والنتيجة أنك اليوم (إذا كنت موظفاً في شركة ما) مسؤول عن شؤونك الإدارية الخاصة وتستطيع التعامل مع بريدك الالكتروني بشكل يشابه التعامل مع الوثائق، أي عاملها مرة واحدة فقط:

• بريد بحاجة إلى تعامل بشكل فوري.
• بريد بحاجة إلى دراسة ثم إلى إجراء.
• أرشف وأحفظ.
• تخلّص منه. 

إرشادات مساعدة:

1. أنشئ نظام أرشفة للملفات المُرسلة إليك (خاصة من المُرسلين المُعتادين) بناء على نظام بريدك الإلكتروني ذاته، أو بإنشاء ملف أو حافظة في نظام ويندوز.

2. أفرغ صندوق البريد يومياً (وذلك بتنفيذ الخطوات السابقة).

3. ألغ اشتراكك في قوائم البريد الإلكتروني.

4. حدّد لنفسك موعدين أو ثلاثة مواعيد يومياً، لقراءة رسائلك الإلكترونية (صباحاً، وظهراً، وموعد في نهاية اليوم مثلاً) وبذلك تتجنب قراءة الرسائل بمجرد ظهورها على الشاشة، وتتجنب انقطاع تركيزك على المهمة التي بين يديك.

5. اضغط الملفات إذا كانت ستُرسل كمرفقات للبريد الإلكتروني، فهذا يُقلّل وقت التحميل عند الإرسال، ووقت التحميل بالنسبة للمُستقبل.

6. حاول أن تكتب الرد على نفس الرسالة التي تريد الرد عليها، فهذا سيوفّر الوقت للآخر لتذكّر الرسالة الأصلية عند قراءة ردك.

7. عندما تُرسل ملفاً مضغوطاً كملف مُرفق، فلابدّ لك من أن تُخبر الشخص المستقبل بالنظام (بالبرنامج) الذي استخدمته في ضغط الملف، فهذا سيوفّر مكالمة هاتفية (أو استقبال رسالة بريدية منه) للسؤال عن برنامج الضغط الذي استخدمته حتى يتسنى له فتحه.