أفضل أنواع التقويمات وطرق استخدامها
من أول الأمور التي يفعلها الناس عند اتخاذ قرار "التنظيم" هو شراء تقويم من نوع ما؛ قد يكون مفكرةً، أو مصنَّفاً ورقيَّاً، أو جهازاً إلكترونيَّاً، أو أي نوع آخر من الأجهزة أو الأنظمة التي يمكنهم تحديد مواعيدهم والتزاماتهم فيها.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب داستن واكس (Dustin Wax)، والذي يحدثنا فيه عن أنواع التقويمات وكيفية جدولتها بالشكل الأمثل.
يفهم معظمنا فطرياً أنَّ مفتاح الإدارة الجيدة للوقت هو معرفة المكان الذي يجب أن نكون فيه، وما يجب القيام به هناك في أي وقتٍ من الأوقات، وندرك أيضاً أنَّ قدرتنا على تتبع جميع التزاماتنا ذهنياً محدودة للغاية.
ترتبط الإدارة الفعالة باستخدام التقويم ارتباطاً وثيقاً مع الإدارة الجيدة باستخدام قوائم المهام، وفي حين أنَّ قائمة المهام هي أداة رائعة لجدولة المهام على أساس يومي، فإنَّ التقويم أفضل بكثير في عرض "الصورة الكبيرة"؛ إذ يمكنك بلمحة أن ترى يوماً، أو أسبوعاً، أو شهراً، أو حتى عاماً في كل مرة، مما يسمح بالتخطيط القصير والطويل الأمد بطريقة لا تستطيع قائمة المهام القيام بها.
ما هو نوع التقويم؟
المتطلبات الوظيفية للتقويم أساسية جداً: يجب أن تكون الكتابة في التقويم والقراءة منه سهلة، ويجب أن يكون متاحاً متى احتجت إليه؛ ويعود الأمر إليك في كيفية تلبية هذه المعايير بالشكل الأمثل، وذلك بناءً على شخصيتك.
على العموم، تنقسم التقويمات إلى ثلاث فئات عامة: التقويمات الورقية مثل المفكرات (Day planner) و"الكُتيِّبات الصغيرة" (Moleskine)؛ وبرامج الكمبيوتر مثل "آوت لوك" (Outlook) و"صن بيرد" (Sunbird)؛ والتقويمات المتاحة عبر الإنترنت مثل "تقويم جوجل" (Google) و"30 بوكسز" (30Boxes)، وكل نوع من أنواع التقويمات له إيجابياته وسلبياته.
1. التقويمات الورقية:
إيجابيات التقويمات الورقية:
- رائع للأشخاص الذين يفكرون بشكل أفضل حينما يستخدمون ورقةً وقلماً.
- سهلة الاستخدام، ودرجة صعوبة التعلم فيها تكاد لا تذكر.
- لا حاجة لتكنولوجيا خاصة.
- لا تحتاج إلى بطاريات.
سلبيات التقويمات الورقية:
- يصعب مشاركتها مع الآخرين أو نقل البيانات إلى نظام آخر.
- تجعل المساحة المادية المحدودة جدولة المهام أمراً صعباً.
- يجب إدخال الأحداث المتكررة يدوياً.
- يمكن أن تضيع؛ فاستراتيجيات النسخ الاحتياطي صعبة في أحسن الأحوال (مثل النسخ المصورة).
- تحتاج إلى استبدال كل عام.
2. تقويمات برامج الكمبيوتر:
إيجابيات تقويمات برامج الكمبيوتر:
- من السهل إنشاء المواعيد والأحداث المتكررة.
- يمكن تصدير البيانات أو استيرادها من أنظمة أخرى.
- يمكن إرسال الأحداث بالبريد الإلكتروني إلى أشخاص آخرين.
- تسمح العديد من البرامج بوضع قواعد تحدد ما هي المعلومات العامة وما هي غير ذلك.
- يمكن إضافة الملاحظات والملفات والمعلومات الأخرى إضافةً نهائية.
- يمكن جدولة الأحداث بسهولة سنوات مقدماً.
- يمكن نسخ البيانات احتياطياً بشكل منتظم.
سلبيات تقويمات برامج الكمبيوتر:
- احتمال تلف البيانات أو تغيير الأحداث أو حتى حذفها.
- يمكن أن تجعل كثرة الخيارات جدولة حدث بسيط أمراً معقداً.
- تحتاج إلى وصول مادي إلى جهاز الكمبيوتر أو إلى المساعد الرقمي الشخصي (PDA) أو الهاتف الذكي للاطلاع على التقويم.
- يمكن أن تفشل البطاريات في أجهزة المساعد الرقمي الشخصي، مما يحرمك من التقويم.
- درجة صعوبة التعلم أكبر مقارنةً بالتقويم الورقي.
- تعتمد على التكنولوجيا.
3. تقويمات الإنترنت:
إيجابيات تقويمات الإنترنت:
- الولوج من أي مكان فيه اتصال بالإنترنت، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر العامة.
- مشارك التقويم أو جزء منه بسهولة.
- لدى بعض التطبيقات، مثل تقويم جوجل، ميزة الجدولة بالصوت؛ مما يسمح بنقل عبارات مثل "الغداء مع توم غداً ظهراً" إلى جداول التقويم.
- تبادل البيانات مع الخدمات الأخرى عبر الإنترنت، مثل قوائم المهام، ومواقع الويب، وقارئات آر اس اس (RSS)، وخدمات الطقس، والمواقع الإخبارية، وغيرها.
سلبيات تقويمات الإنترنت:
- مخاوف أمنية: هل أنت مرتاح للسماح لجوجل بقراءة قوائم تقويمك؟
- الثغرات الأمنية: قد يكون التقويم عرضة للوصول غير المصرح به.
- قد تكون بدون خدمة الإنترنت، أو قد يتعطل الموقع.
- تكون تحت رحمة خطة الشركة المضيفة؛ إذ يمكن أن تفلس، وتأخذ بياناتك معها.
4. نظام التقويم المختلط:
أنا أستخدمُ مزيجاً من تقويمات البرامج والإنترنت، وأحتفظ بالتقويم الأساسي في آوت لوك (Outlook)، ولدي أيضاً تقويم عبر الإنترنت مع جوجل (Google)، وبفضل برنامج مزامنة تقويم جوجل (Google Calendar Sync) الذي يعمل في شريط المهام ويزامن تقويمي آوت لوك وجوجل؛ يبقى كلا التقويمين في حالة تحديث دائم.
أنا أزامن جهاز بلاك بيري (Blackberry) مع آوت لوك، مما يعني أنَّني أحتفظ دائماً بنسخة من التقويم معي، وإذا أضفت أحداثاً على جهاز بلاك بيري، فسوف تتزامن مع آوت لوك عندما أتصل بجهاز الكمبيوتر، وتُحمَّل هذه التغييرات على جوجل عند تشغيل برنامج (Google Calendar Sync).
لدي أيضاً ملف (Pst) في آوت لوك (حيث يُخزَّن التقويم وجميع بيانات آوت لوك الأخرى) مضبوطاً على الحفظ في محرك أقراص خارجي كل ليلة.
أنا إذاً أحتفظ بعدة نسخ الكترونية خشية إخفاق أي جزء من النظام، وأطبع أيضاً نسخة ورقية من آوت لوك عندما أذهب خارج المدينة، وذلك لأخذ الحيطة في حال تعطل جهازي المحمول أو في حال لم أستطع العثور على جهاز كمبيوتر للتحقق من تقويم جوجل.
كيف تسير الأمور في تقويمك؟
توجد فلسفتان حول كيفية استخدام تقويمك؛ الأولى: وهي التي أوصى بها ديفيد ألين (David Allen) استشاري إدارة الإنتاج في كتابه "تنفيذ المهام" (Getting Things Done)، وتقول بأن تضع في تقويمك الأحداث التي ستحدث في ذلك الوقت فقط؛ مثل: الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الهاتفية المجدولة وما إلى ذلك.
والثانية هي: استخدام الوقت المتبقي في العمل من قوائم المهام وفقاً لإحساسك بما هو أهم شيء يجب العمل عليه الآن.
أنا لا أتفق مع هذا النهج، مع أنَّني أعترف أنَّه يعمل بشكل جيد مع العديد من الأشخاص؛ لكنَّني أؤمن بجدولة كل شيء؛ المواعيد والاجتماعات، وتخصيص فتراتٍ زمنيَّة أيضاً للبريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية، والوجبات، ووقت السفر، والأهم من ذلك، "وقت المشروع".
وقت المشروع عبارة عن جزء من الوقت مخصص لإحراز تقدم في بعض المشاريع النشطة التي أعمل عليها في الوقت الحالي، إذا لم أُجدول هذا النوع من الأمور، فأنا أعلم أنَّ الأمور التافهة نسبياً ستتوسع لملء كل الفراغ بين الأحداث المجدولة (النادرة)، ولن أجد وقتاً للأمور الهامة.
لأكون صادقاً، ربما لا يكون هذا بعيداً جداً عن روح تنفيذ المهام حتى لو كان مخالفاً "للنص الحرفي" كما هو منصوص عليه في كتب ألين.
يجب محاولة إنجاز المشاريع في وقت محدد، وإلا لن تتمكن من تنفيذها؛ أما التعامل مع البريد الإلكتروني فهو عكس ذلك؛ فإذا لم يُنجز في الأوقات المخصصة له، فيمكنه ملء كل يومك بسهولة.
نصيحتي إذاً: تحديد ما يجب فعله تماماً كل أسبوع وجدولة كل ذلك، والالتزام بالجدول الزمني؛ وهذا يعني أن تعطي كل ما جدولته الفترة الزمنية الكاملة المخصصة له، ولكن ليس أكثر من ذلك.
استخدم عداد الوقت، إذا لزم الأمر؛ فالهدف من استخدام التقويم ليس فقط التأكد من أنَّك تنجز مهامك الهامة في أوقات محددة خلال الأسبوع، بل أيضاً التأكد من ترك وقت كافٍ للأمور التي لا يمكن جدولتها بسهولة؛ كالوقت "خارج أوقات العمل"، والاستمتاع بحياتك.