أفضل 5 أدوات لإدارة المشاريع عن طريق الويب

لإنجاز المهام، نقوم باستخدام تطبيقات إدارة المهام. ولتتبع الأحداث، نستخدم تطبيقات التقويم. ولكن ماذا نستخدم عندما نحتاج إلى إدارة المشاريع مع أعضاء فريق متعددين؟ سواء كان عليك العمل من المنزل بسبب أي مشكلة شخصية أو حالة طوارئ عائلية أو إغلاقٍ عام على مستوى المدينة، فأنت بحاجةٍ إلى تطبيقٍ قويٍّ لإدارة المهام، وذلك لتتبع كل تفاصيل المشروع للحصول على نتائج جيدة. تُعدُّ تجربة أدوات إدارة المشاريع عن طريق الإنترنت طريقةً سهلةً للبدء.

تطبيقات إدارة المهام ليست محدودة فقط بإدارة الفرق. يمكنك استخدام تطبيقات إدارة المشاريع لمشاريعك الفردية أيضاً. سنتحدث في هذه المقالة عن أهم هذه التطبيقات المستخدمة لإدارة المشاريع.

قد يكون تفضيل اختيار أحد الحلول البرمجية على الآخر محيراً في بعض الأحيان. يعتمد ذلك على أعضاء الفريق والسعر الذي ترغب في دفعه لكلّ عضو ومتطلباتك وتجربة التطبيق على الأجهزة المحمولة والمزيد.

لقد اخترنا يدوياً أفضل خمسة تطبيقات لإدارة المشاريع على الويب. سنذكر لكم ميزاتها، وإمكانيات المشاركة فيها، والسعر، والتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث، ومحرك السمات (Theming Engine)، والتوافر عبر الأنظمة الأساسية (ويندوز، أندرويد، ماك...) ، والمزيد.

1. "تريلو" (Trello):

إنّ "تريلو" (Trello) هو البرنامج أكثر ملاءمةً للشركات الصغيرة والشركات الناشئة. إذا كنت ترغب في اختبار إدارة المشروع في المرحلة الأولية، فابدأ باستخدام برنامج "تريلو" (Trello).

يستخدم البرنامج واجهة مستخدم على غرار نظام "كانبان" (Kanban) لتتبع التقدم وسير العمل. من الصفحة الرئيسية لتريلو (Trello)، يمكنك إنشاء لوحة (Board) وإضافة أقسام ذات صلة بها. ومن ثمّ يمكنك إضافة البطاقات للأقسام والقيام بالإشارة إلى أعضاء الفريق (tag) إذا لزم الأمر.

أثناء إضافة بطاقة، يمكنك إضافة تفاصيل إضافية مثل تاريخ الاستحقاق، وإرفاق لقطة شاشة، وقائمة التحقق، والتعليقات، وتغيير الغلاف، ووضع إشارة إلى عضو من أعضاء الفريق لإلقاء نظرة عليه.

إليك أحد السيناريوهات لاستخدام تريلو: قام رئيس مراقبة الجودة في إحدى الشركات بإنشاء أقسام من المشاريع الجارية باستخدام "تريلو" (Trello). فإذا صَادَفَ خطأ ما، فإنّه يقوم بإنشاء بطاقةٍ له، ومن ثمّ يضيف لقطة شاشة أو تسجيل مصور للشاشة لعرض المشكلة، كما يضيف تعليقاً للتحسينات، وإشارةً إلى عضو الفريق ذي الصلة لإصلاح المشكلة. ومن ثمّ يقوم أحد أعضاء الفريق بإلقاء نظرةٍ على هذه البطاقة، ويضيف تاريخاً ووقتاً وموعداً نهائياً لحلّ المشكلة، وعند الانتهاء من حلّ المشكلة، يقوم بإغلاق البطاقة. هذا ما يبدو عليه سير العمل بالنسبة لرئيس مراقبة الجودة في يومٍ عاديّ.

يقدم "تريلو" (Trello) شيئاً يسمى "power-ups"، والذي يسمح بالتكامل مع أكثر من 100 تطبيق تابع لجهة خارجية. وهي ميزة مفيدة إذا كنت تستخدم تطبيقات جهات خارجية إلى جانب "تريلو" (Trello) في وقتٍ واحد.

تطبيق "تريلو" (Trello) متاحٌ على أنظمة "أي أو إس" (iOS) و"أندرويد" (Android) و"ويندوز" (Windows) و"ماك" (Mac) وأيضاً باستخدام متصفح الإنترنت على الويب مباشرةً. إنّ "تريلو" (Trello) مجانيٌّ للاستخدام لما يصل إلى 10 أعضاء فقط. بعد ذلك، تبلغ تكلفة كل عضوٍ سينصمّ للفريق 10 دولارات شهرياً، مما يعطي إمكانيات استخدام "Power-ups" والملصقات وزيادة حدّ المرفقات البالغ 10 ميجابايت والمزيد.

قم بزيارة موقع "تريلو" (Trello).

2. "أسانا" (Asana):

يعتبر تطبيق "أسانا" (Asana) أكثر تنظيماً ويوفر تحكماً أفضل في إدارة المشروع من "تريلو" (Trello). ولكنه ليس مناسباً لتتبع المشاريع الشخصية أو الفردية.

من الصفحة الرئيسية لتطبيق "أسانا" (Asana)، يمكنك إنشاء مشروع، وإضافة وصف له، ودعوة أعضاء الفريق للانضمام إليه، ومن ثمّ يمكنك البدء. إلى جانب القالب الأساسي المستوحى من نظام كانبان، يدعم البرنامج العديد من القوالب المضمنة الأخرى لتتبع التقدم العام.

يقدم تطبيق "أسانا" (Asana) في كلِّ قالبٍ آخرَ تحديثٍ للحالة، والذي يمنح المسؤول نظرة عامة تمكّنه من الإعلان عن الأخبار المهمة لأعضاء الفريق فيما يتعلّق بالمشاريع. هناك اثنان من الميزات المهمة في "أسانا" (Asana)، هما:

• المخطط الزمني (Timeline): باستخدام المخطط الزمني، يمكن إنشاء "مخططات غانت الجميلة" (Gantt charts) في بضع دقائق للحصول على عرضٍ أفضل لتقدم المشروع والتحديث العام.
• حجم العمل (Workload): يسمح لك حجم العمل بمشاهدة عدد الساعات التي قضاها كلّ عضوٍ في المشروع.

أتمتة المهام (Automation) هي إضافة أخرى مثيرة للاهتمام في "أسانا" (Asana). تتيح لك أتمتة المهام إنشاء قواعد مخصصة (Rules) بمساعدة الإشارات (tags). على سبيل المثال، أثناء إضافة مهمة متعلقة بواجهة المستخدم، يمكنك إضافة إشارة "تصميم" (Design) وسيتم إسناد المَهمة إلى قسم التصميم تلقائياً.

تطبيق "أسانا" (Asana) متاحٌ في كلِّ مكان. يمكنك الوصول إليه على أنظمة "أندرويد" (Android) و"أي أو إس" (iOS) و"ماك" (Mac) و"ويندوز" (Windows) والويب أيضاً. بالنسبة للتسعير، فإنّ "أسانا" (Asana) مجانيٌّ لما يصل إلى 15 عضو من أعضاء الفريق. تبدأ أسعار الاشتراكات المدفوعة بـ 11 دولاراً شهرياً، مما يتيح وظائف متميزة مثل القواعد والجدول الزمني والنماذج والأهداف المرحلية والمزيد.

قم بزيارة موقع "أسانا" (Asana).

3. "نوشن" (Notion):

اكتسبت هذه الشركة الناشئة في سان فرانسيسكو شعبيةً في وقتٍ قصيرٍ نظراً لنهجها المعياري. لا تقتصر حالة استخدام "نوشن" (Notion) على إدارة المشروعات فقط. حيث يمكن استخدام برنامج "نوشن" (Notion) لإنشاء ويكي شخصي، وعمل صفحة لتعقب العادات، وتعقب الاشتراكات، ومساحة العمل الشخصية، والمزيد. إنّ "نوشن" (Notion) مليئٌ بالنصائح والحيل. ستحتاج إلى حفظ اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل عبر الخيارات والإعدادات في "نوشن" (Notion) بسهولة.

أكثر ما يميز "نوشن" (Notion) هو القوالب، حيث يمكنك تخصيص أحد القوالب لإنجاز المهام. يمكنك استخدام القوالب لزيادة الإنتاجية وإدارة المشاريع والمزيد.

يمكنك استخدام قالب بنمط "كانبان" (Kanban) لبدء استخدام "نوشن" (Notion). أثناء تحديد مَهمة، يمكنك إضافة الإشارات (Tags)، وأعضاء الفريق، وإرفاق صورة، وإضافة تعليق، وغير ذلك الكثير إلى هذه المهمة.

"نوشن" (Notion) مجانيٌّ للاستخدام مع بعض المحدوديات في الاشتراك المجاني. أمّا لاستخدامه في إدارة المشروع، فكن مستعداً لدفع 8 دولارات لكلّ عضوٍ شهرياً للحصول على ميزات المشاركة والتعاون السَّلِس.

التطبيق متاحٌ على أنظمة "أي أو إس" (iOS) و"أندرويد" (Android) و"ويندوز" (Windows) و"ماك أو إس" (macOS) وحتى الويب.

قم بزيارة موقع "نوشن" (Notion).

4. "كودا" (Coda):

تعتبر "كودا" (Coda) أداةَ إنتاجيّةٍ معياريّةٍ أخرى. برنامج "كودا" (Coda) هو محرر يشبه إلى حدٍّ كبيرٍ "مستندات جوجل" (Google Docs) نشط جداً. يمكنك استخدامه كبديلٍ عن "جداول بيانات جوجل" (Google Sheets) أيضاً. على غرار "نوشن" (Notion)، يعتمد تطبيق "كودا" (Coda) على وظيفة السحب والإفلات لإنشاء مساحة عمل.

يعتمد التطبيق بشكلٍ كبيرٍ على القوالب المضمنة. كل ما عليك لاستخدام البرنامج بفاعلية هو إنشاء مستند، ومن ثمّ الضغط على علامة "+"، والانتقال إلى خيار القوالب (Templates). اختر قسم "العمل عن بعد" (Working Remote) أو قسم "إدارة المشروع" (Project Management) من بين القوالب الموجودة وقم بإضافتهم إلى المستند.

يمكنك الاختيار من بين مجموعةٍ من الخيارات مثل "مخطط جانت" (Gantt Chart) و"أهداف الفريق" (Team Goals) و"تقويم المحتوى" (Content Calendar) و"ملخص المشروع" (Project Brief) والمزيد.

أثناء إضافة مَهَمَّة في المشروع، يمكنك إضافة تفاصيل إليها مثل التعليقات وإرفاق صورة ووضع إشارة على شخصٍ ما (Tag) والمزيد.

يقدم برنامج "كودا" (Coda) العديد من الحِزَم، والتي تساعدك على الاتصال بتطبيقات الطرف الثالث مثل "سلاك" (Slack) و"تقويم جوجل" (Google Calendar) و"جيرا" (Jira) والمزيد. ميزات الأتمتة هي إضافة مثيرة للاهتمام موجودة في "كودا" (Coda). يمكن للمرء إنشاء قاعدة (Rule) لإخطار المسؤول عندما يقوم شخصٌ ما بتحديث صَفٍّ في جدول البيانات، وإرسال بريد إلكتروني كملخص يومي بشكل تلقائي، كما يتيح لك أداء المهام المتكررة بنقرة واحدة.

يقدم "كودا" (Coda) فئة اشتراك مجاني، وتبدأ أسعار الاشتراكات الأساسية من 10 دولارات شهرياً، وتكون الرسوم فقط للمسؤول الذي يصنع المستندات، أمّا محرري المستندات والمشاهدين فلا يوجد رسوم لاشتراكاتهم.

قم بزيارة موقع "كودا" (Coda).

5. "مونداي.كوم" (Monday.com):

يستخدم برنامج "مونداي.كوم" (Monday.com) أكثر من "100 ألف" مؤسسة حول العالم، يعد موقع "مونداي.كوم" (Monday.com) أحد أفضل تطبيقات إدارة المشاريع الموجودة. وَضَعَ البرنامج بشكلٍ جيدٍ جميع البيانات ذات الصلة في الصفحة الرئيسية المحدثة بصرياً.

أثناء إنشاء مشروع، يمكن للمرء إضافة أكبر عدد ممكن من الأعمدة مع الأرقام والحالة والحساب والمزيد. يمكنك أيضاً التغيير إلى "طريقة عرض غانت" (Gantt's view) واالتعديل باستخدام زر الحالة، وحتى الإشارة إلى أحد أعضاء الفريق (Tag).

يدعم موقع "مونداي.كوم" (Monday.com) مئات تطبيقات الجهات الخارجية لتوفير تجربة إدارة سلسة. يمكنك أيضاً تعيين قواعد التشغيل التلقائي (Rules) لإعلام أعضاء الفريق ذوي الصلة.

يتفوّق "مونداي.كوم" (Monday.com) على منافسيه عندما يتعلق الأمر بالرسوميات وطريقة إظهار البيانات. حيث يوفّر "مونداي.كوم" (Monday.com) مجموعةً من الرسوم البيانية لإلقاء نظرةٍ واضحةٍ على المشروع أو الحملة المُدارة. تبدأ أسعار الاشتراكات في "مونداي.كوم" (Monday.com) من 40 دولاراً لخمسة أعضاء، أي ما يعادل 8 دولارات لكلّ عضوٍ شهرياً.

قم بزيارة موقع "مونداي.كوم" (Monday.com).

برامج إدارة المشاريع:

جميع أدوات إدارة المشاريع الخمسة المذكورة في هذه المقالة متوفرة للعمل بعدة أشكال، سواءً على الويب أو باستخدام التطبيقات لأجهزة الحواسيب أو الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية. يعد "تريلو" (Trello) هو الأفضل للفرق الصغيرة، و"أسانا" (Asana) جيّدٌ لجميع احتياجاتك، و"نوشن" (Notion) هو الأفضل للاستخدام الشخصي، و"كودا" (Coda) فريدٌ بالميزات التي يقدّمها، و"مونداي.كوم" (Monday.com) هو الأكثر فائدةً للمؤسسات الكبيرة.

المصدر