أسوأ 21 طريقة لتقديم تغذية راجعة

إذا كنت مثل أغلب المديرين وأغلب الناس عموماً؛ فإنَّ إعطاء تغذية راجعة يشكِّل واحدة من أقل تجاربك متعة، كما أنَّ التغذية الراجعة تُظهر بوضوح الفجوة بين النتائج التي يطمح إليها المديرون، والنتائج التي يحصلون عليها بالفعل.

كشف البحث الذي أجراه مؤلفو كتاب "مكان العمل في عام 2020" (The 2020 (Workplace أنَّه من بين ثماني مهارات ونقاط قوة إدارية، كانت المهارة الأولى التي طلبها الموظفون من مديريهم هي "الحصول على تغذية راجعة واضحة".

لكن لسوء الحظ، عندما قيَّم مسؤولو الموارد البشرية المديرين في منظماتهم، وجدوا أنَّ هذه المهارة تحتل المرتبة الأخيرة من ضمن المهارات التي يجيدها المديرون؛ وذك لأنَّ اكتساب مهارة تقديم تغذية راجعة واضحة وبنَّاءة، يفيد الطرفين؛ لأنَّ أيَّ غلط فيها يؤدي إلى سوء تفاهم بين المديرين وموظفيهم، ممَّا قد يؤثِّر في سير العمل في الشركة.

لذلك يجب أن يتقن هذه المهارة كلُّ مدير يعمل في مجال التطوير المهني، ومن الهام معرفة كيفية تقديم تغذية راجعة بنَّاءة، ويجب على المديرين معرفة أنماط التغذية الراجعة السلبية التي تؤدي إلى سوء تفاهم وتضر بالعمل؛

لذلك نقدم لك أسوأ 21 طريقة لتقديم تغذية راجعة يقوم بها المديرون مع موظفيهم:

1. المجاملة في التغذية الراجعة:

عندما تخشى إيذاء مشاعر موظفيك، فعلى الأرجح ستستخدم أسلوب المجاملة؛ ممَّا يؤدي إلى عدم فهم ما تريد إيصاله أو معرفة مدى أهميته.

2. التراجع عن تقديم التغذية الراجعة عندما يكون الشخص غير مهتم:

قد يكون أخذ فترة استراحة عندما تجد الموظف غير مهتم، أفضل من تقديم تغذية راجعة سلبية أو إلغائها نهائياً.

3. تأجيل إجراء المحادثات إلى أجل غير مسمى:

عندما تنتظر حتى تلك المرحلة، تُصاب بالإحباط ويصبح أسلوبك فظاً؛ ممَّا يدفع الموظف إلى اتخاذ موقف دفاعي؛ وذلك لأنَّه يشعر بأنَّك تهاجمه.

4. استهلال الحديث بمقدمة رسمية مبالغ فيها:

غالباً ما يقوم المديرون بذلك بوصفها وسيلة لإعلام الموظفين أنَّهم جدِّيون، وتقليل احتمالات مقاومتهم، في حين أنَّ السلوك الجدِّي مناسب جداً للأمور الجديَّة والأغلاط الفادحة فقط، وليس ضرورياً في معظم الحالات، ويجب ألا يشعر أحد بالتوبيخ، كأنَّه طفل صغير في مكتب المدير؛ فأنت عندما تستخدم أسلوباً لطيفاً تحقق أمرين: الأول أنَّك تستخلص استجابة أكثر تقبلاً بكثير، وثانياً أنت تولِّد الاحترام، والتقدير وهذا يقوي علاقتك بموظفيك، وإن كنتَ تعطي تغذية راجعة سلبية؛ مما يُسهِّل عليك إعطاء تغذية راجعة في المستقبل.

5. السيطرة على المحادثة:

يستخدم بعض المديرين هذا بوصفه خطوة وقائية لمنع الموظفين من الحصول على فرصة للاختلاف أو تقديم الأعذار، والمديرون الذين يحاولون السيطرة على المحادثة يبدو أنَّ لديهم الظنَّ الآتي: "إذا لم أعطِ الموظفين الفرصة للتحدث، فإنَّهم لن يكونوا قادرين على دحض ما أقوله وإزعاجي، ويدرك كلُّ مَن تعرَّض لهذا الأسلوب أنَّ هذا التوجه يثير الاستياء والمقاومة.

شاهد: كيف تقدم تغذية راجعة بناءة في مكان العمل؟

6. ذكر ما أنت غير سعيد بشأنه من دون تقديم صورة واضحة عمَّا تريده:

إذا لم يعرف الموظفون كيفية تصحيح الوضع؛ فإنَّهم سيشعرون بالحيرة والعجز؛ وهذا لن يُثنيهم عن اتخاذ الإجراء الصحيح فحسب؛ بل إنَّه من المرجَّح أيضاً أن يجعلهم يشعرون بالغضب والاستياء.

7. المضي قُدماً بخطة عمل من دون التوصُّل أولاً إلى اتفاق حول المشكلة:

قبل أن تناقش حلَّ المشكلة تحتاج إلى التأكُّد من أنَّ الموظفين يفهمون المشكلة، ويوافقون على أنَّها مشكلة، فمن دون التفاهم والاتفاق لن يلتزموا بخطة عمل، وإذا اختلفوا مع تقييمك، فلن يكونوا مستعدين لمناقشة كيفية معالجة المشكلة التي لا يظنون أنَّها موجودة أصلاً، وبدلاً من ذلك سيركزون فيما يَعُدُّونه نظرتك غير الدقيقة، وغير العادلة.

8. إعطاء تغذية راجعة إيجابية من دون تفاصيل:

على سبيل المثال "أنت رائع" أو "أنت تقوم بعمل عظيم"؛ يؤدي هذا الأمر إلى نتائج تخالف النتائج المرغوبة، ولا سيما بالنسبة إلى الموظفين الذين يهتمون بالبيانات والدقة والتفاصيل؛ وذلك لأنَّهم لا يحبِّذون اللغة المنمقة أو العاطفية، وعندما يُشاد بأدائهم من دون تحديد هذا الأداء بالضبط؛ فإنَّهم يشككون في صدق المادح ومعرفته بما يمدحه.

أيضاً عدم إعطاء التفاصيل يعني ضياع فرصة الكوتشينغ؛ وذلك لأنَّ الحقيقة البديهية القديمة التي تقول: "يتكرر السلوك الذي تمدحه وتُقدِّره" تعني إذا كنا راغبين في الاستمرار في رؤية هذا السلوك العظيم، فعلينا الإشارة إلى هذا السلوك بدقة.

9. الخلط بين الأسباب الوجيهة والأعذار:

يشعر بعض المديرين بالقلق الشديد من أن يُستغلُّوا، لدرجة أنَّهم يفقدون القدرة على التمييز بين الأسباب الوجيهة والأعذار، وبالنسبة إليهم فإنَّ أيَّ شيء يقوله الموظف غير عبارة "أنت على حق" هو محاولة لاختلاق الأعذار، وعندما يشعر الموظفون بأنَّ أفكارهم المشروعة يُنظر إليها على أنَّها أعذار، فإنَّهم سرعان ما يتجاهلون من يكيل لهم الاتهامات ويصبحون مستائين.

10. انتظار موعد مراجعة الأداء الذي يحدث مرة واحدة في السنة لتقديم تغذية راجعة:

تؤدي هذه الطريقة إلى إرباك الموظفين، وعدم معرفتهم بما تتحدث عنه؛ وذلك لأنَّهم نسوا ما حدث في عام كامل؛ ممَّا يجعل التغذية الراجعة غير مُجدية، والكلمة الرئيسة في مراجعة الأداء هي كلمة "مراجعة"؛ لذلك ليس من المفترض أن تكون فرصة لمناقشة أمور لم يَعُد أحد يذكرها.

11. إطلاق الأحكام المبهمة من دون أمثلة محددة:

عبارات مثل: "كن أكثر فاعلية في الفريق"، أو "كن أكثر تركيزاً في الخدمات"، أو "كن أكثر احترافية"، أو "أظهِر مزيداً من المبادرة"؛ لا تعني شيئاً من دون أمثلة ملموسة ومحددة لتوضيح تلك العبارات؛ فالملاحظات من دون أمثلة تجعل الموظفين غير قادرين على إجراء التغييرات؛ لأنَّهم لا يعرفون على وجه التحديد ما الذي تطلبه منهم.

12. استخدام "تقنية الشطيرة":

ما يزال بعض المديرين يستخدمون هذه التقنية؛ وتعني أن تبدأ بتغذية راجعة إيجابية، ثم نقد سلبي. إنَّها غير مفيدة في أغلب الأحيان، ولا سيما بعد أن أصبحت تُستخدم بطريقة مبتذلة على مر السنين، فمعظمنا يعرف مباشرةً أنَّ المجاملة سيتبعها نقد، وهذا الأمر يجعلنا نشك في حسن نيَّة المتحدث، ثمَّ في مصداقيته.

13. تقديم تمهيد طويل قبل إعطاء تغذية راجعة سلبية:

يتبع بعض المديرين هذا الأسلوب لتهيئة المناخ قبل تقديم تغذية راجعة سلبية، ولكنَّ هذا الأسلوب يُربك الموظفين، ويجعلهم يظنون أنَّهم ارتكبوا خطأً فادحاً.

شاهد أيضاً: 3 خطوات على المدراء اتباعها لتحفيز موظفيهم

14. استخدام لغة فجة أو استفزازية أو مشينة لتوضيح نقطة ما:

كأن يقول المدير: "لقد ظننتُ أنَّ ما قلته واضحاً"، أو "لقد تأخرنا؛ لذا دعونا نمضي قدماً"، أو "دعونا نتعامل بصفتنا أشخاصاً بالغين تجاه هذا الأمر"، وفي حين يشعر بعض المديرين بأنَّ هذه الطريقة تجعلهم يبدون أقوياء، في الواقع هي تجعلهم يبدون وقحين؛ وهذا الأمر يثير الغضب والاستياء عند الموظفين.

15. التظاهر بالموافقة ثمَّ عدم الموافقة:

الجملة الكلاسيكية التي تعبِّر عن ذلك هي: "هذه فكرة جيدة، لكن…"؛ هذا النمط يثير حفيظة الموظفين، فيوجد فرق بين الإقرار الصادق بوجهة نظر الموظف، وبين التظاهر بالموافقة معه بوصفها وسيلة لتلطيف الأجواء قبل بث وجهة نظرك المعارضة.

16. عدم تقدير وجهة نظر الموظفين حتى لا يُفهَم أنَّك تؤيدها:

عندما تقدِّر وجهة نظر الموظفين، فإنَّك تقول: "أنا أسمعكم، لقد فهمتكم"؛ وهذا لا يعني أنَّك تقصد: "أنا أوافقكم الرأي"، وإذا كنتَ تخشى أن يظنَّ الموظف أنَّ تعاطفك معه هو بمنزلة تأييد لوجهة نظره، ففي إمكانك أن تقول له بلطف: "إنَّك ترى الأمر بصورة مختلفة".

17. الارتجال:

يؤدي تقديم تغذية راجعة سلبية من دون الحصول على جميع الحقائق والمعلومات عن أداء الموظفين إلى الانتقاص من قيمة المديرين واحترامهم، كونهم ينتقدون ما لا يعرفون.

18. التظاهر أنَّ المديرين يعرفون ما يدور في أذهان موظفيهم:

إذا سبق أن أخبرك المدير أنَّه يعرف ما الذي تفكر فيه أو ما الذي يجري داخل رأسك، فأنت تعرف كم أنَّه أمر منفِّر؛ لذلك على سبيل المثال: إذا قلت لشخص تعرفه: "أعلم أنَّه يوجد توتر بينك وبين سارة؛ لأنَّها حصلت على منصب قائد الفريق الذي تقدمت إليه"، فهذا بلا شك سيزعجه، إلَّا إذا كانت علاقتك معه جيدة، لكن لا تجزم أنَّك تعرف ما يدور داخل عقله؛ لأنَّك في الحقيقة لا تعرف، إلَّا إذا كانت لديك قدرات خاصة لقراءة العقول.

19. استخدام طريقتك المفضلة للحصول على المديح بوصفه أسلوباً "مقاس واحد يناسب الجميع" مع الآخرين:

نحن نميل بطبيعتنا إلى مدح الناس بالطريقة التي نحب أن يمدحونا بها، ولكنَّ هذا ينطبق على الأشخاص الذين يشبهوننا فقط، إضافة إلى ذلك إذا كنتَ لا تحتاج إلى المدح أو لا ترغب فيه، فلا تظن أنَّ الآخرين لا يحتاجون إليه؛ وذلك لأنَّ ما يصلح لبعض أنواع الشخصيات لا يصلح للآخرين، وهذه واحدة من مجالات الإدارة العديدة التي يكون فيها تعلُّم أنماط الشخصية مفيداً جداً.

20. تقديم تغذية راجعة سلبية طوال الوقت:

كشفت أبحاث مؤسسة "غالوب" (Gallup) أنَّ 65% من الموظفين لم يتلقوا أيَّ تقدير في العام السابق على الرَّغم من أنَّ التغذية الراجعة الإيجابية تُعَدُّ مُحفِّزاً كبيراً؛ وذلك لأنَّ تقديم تغذية راجعة سلبية طوال الوقت سيجعل الموظفين يتخذون موقفاً دفاعياً تلقائياً، ويصمُّون آذانهم في اللحظة التي تحاول فيها تقديم أيَّة تغذية راجعة.

21. استخدام الفكاهة الساخرة:

قد تخفف بعض الفكاهة المُستخدمة بحكمة كبيرة من النبرة، وتساعد على تقليل الإحساس بتفاوت القوة الذي يسبب كثيراً من الإحراج عندما يعطي الرئيس مرؤوسه تغذية راجعة تصحيحية، وهذا يختلف تماماً عن استخدام التعليقات الساخرة أو "مجرد المزاح" لتوضيح نقطة ما.

المصدر