أسرار الاجتماعات الناجحة: كيف تجعل اجتماعاتك فعالة حقاً؟
يقول "بيل غيتس": "الاجتماعات هي إحدى أسوأ الأشياء التي قد تحدث للشركات إذا لم تتم بشكل صحيح"؛ إذ تلخِّص هذه الكلمات أهمية الاجتماعات الناجحة التي تمثل قاعدة أساسية للتفاعل وتحدد مسار الأفكار وصنع القرارات وتحقيق الأهداف والنجاح.
الاجتماعات هي اللحظات التي يتقاطع فيها أفق الأفكار ويتبادل فيها الأفراد آراءهم ورؤاهم، لكن كيف يمكنك إخراج اجتماعاتك من دوامة الروتين وتحويل هذه اللحظات من مجرد مساحة للحوار إلى منصة للإبداع والتفاعل البنَّاء وتحويل الاجتماعات إلى تجارب تفاعلية ملهمة، هنا ستجد مجموعة من الخطوات الرئيسة والأسرار التي ستساعدك على تحويل كل لقاء إلى تجربة ملهمة ومثمرة.
كيف تجعل اجتماعاتك فعالة حقاً؟
في عالم الأعمال الحديث، تُعَدُّ الاجتماعات ركيزة أساسية للتفاعل وتبادل الأفكار، لكن كيف يمكننا تحويل هذه اللقاءات إلى محطات للإلهام والإنتاجية؟ تعرَّف إلى الخطوات البسيطة والفعالة التي تجعل اجتماعاتك لحظات تفاعلية ومثمرة:
أولاً: التحقق من الفائدة المتوقعة من الاجتماع والأسباب التي قد تدفعك لتنظيمه
يجب التأكد من الضرورة الفعلية لعقد الاجتماع، فالاجتماعات أحياناً تكون مكلفة وتستهلك الوقت؛ لذا يمكنك النظر في البداية في بدائل مثل حل المشكلة بشكل فردي أو اتخاذ القرارات دون اجتماع، أو حتى نقل المعلومات المطلوبة عبر وسائل أخرى كالبريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.
على سبيل المثال، إذا كنت تواجه مشكلة صغيرة يمكنك حلها بسرعة وبسهولة مثل مشكلة تقنية بسيطة أو ربما اتخاذ قرار بسيط أو نقل معلومات دون الحاجة لمناقشتها، فربما يمكنك توفير الوقت والجهد اللذين يتطلبهما عقد اجتماع وتنفِّذها بنفسك دون الحاجة لاستدعاء اجتماع غير ضروري في الأصل، فالسر الأول من أسرار نجاح الاجتماعات أن يكون هدف الاجتماع واضحاً ويستحق عقد اجتماع.
ثانياً: وضع جدول أعمال الاجتماع
- يجب عليك وضع جدول أعمال محدد ومنظم يحدد الأهداف والموضوعات والنقاط التي ستتم مناقشتها والزمن المخصص لكل نقطة.
- وضع وصف مختصَر لغرض الاجتماع؛ أي تحديد الهدف من الاجتماع.
- استعراض القضايا التي تمت في الاجتماعات السابقة وذات صلة بالاجتماع الحالي.
- وضع قائمة بالموضوعات المحددة التي ستتم مناقشتها مع مراعاة التسلسل المنطقي لها.
- تحديد مدة زمنية لمناقشة كل نقطة من نقاط الجدول.
- يجب إرسال جدول أعمال الاجتماع لكل أعضاء الفريق من أجل إتاحة الفرصة أمامهم للتحضير بشكل جيد للاجتماع.
- يجب تجنُّب جدول أعمال مزدحم.
ثالثاً: تحديد وقت وتاريخ مناسبين للاجتماع
ينبغي عليك وضع تاريخ الاجتماع بشكل يناسب الجميع؛ لذا تجنَّب الفترات التي يكون فيها الأفراد مشغولين بأعمالهم الأساسية، على سبيل المثال، لا تعقد اجتماعات في بداية الأسبوع عندما يكون الموظفون منهمكين بالاطلاع على رسائل بريدهم الإلكتروني، أو عقد اجتماعات في أثناء فترة الغداء أو أيام العطل.
رابعاً: عدد الحضور
الاجتماعات التي يحضرها عدد كبير أقل فاعلية من تلك التي يحضرها عدد صغير، فكلما زاد عدد الحضور زادت الصعوبة في إدارة الوقت والتركيز؛ لذا ينبغي الحفاظ على عدد مناسب من الحاضرين، وعادةً يكون العدد المناسب بين (5 إلى 10) أشخاص؛ لذا اقتصر على دعوة الأشخاص المؤثرين فقط إلى الاجتماع وتجنَّب دعوة الأشخاص الثانويين أو الذين لا يقدِّم رأيهم قيمة مضافة للاجتماع.
خامساً: التخطيط لنجاح اجتماعك منذ البداية
- تأكد من حضور كافة الأشخاص المؤثرين في صناعة القرار في الاجتماع.
- تأكد من عدم تأخر أي من الأعضاء.
- تأكد من عدم المناقشة الخاصة لأي عضو في الاجتماع.
- تأكد من مكان الاجتماع والظروف المادية، مثل الغرفة وأجهزة العرض والاتصال بالإنترنت والوثائق التي قد تحتاجها.
شاهد بالفديو:10 وسائل لإنجاح الاجتماعات
سادساً: الحرص على مشاركة أعضاء الفريق جميعهم في الاجتماع
تكمن قوة الاجتماعات في العمل الجماعي، وفي تنويع الآراء يوجد النجاح، فإذا وجدت نفسك الشخص الوحيد الذي يشارك أفكاره ويتحدث في الاجتماع، فقد يكون هذا مؤشراً على ضرورة تحفيز وتشجيع باقي أفراد الفريق على المشاركة الفعالة، وإنَّ الحوار المتبادل هو ما يغني الاجتماعات ويسهم في إيجاد الحلول الشاملة، وفيما يأتي طريقة فعل ذلك:
- شارك جدول الأعمال قبل الاجتماع لتمكين الأعضاء من التحضير والعمل على الموضوعات المطروحة.
- تأكَّد من تحديد دور كل فرد في الاجتماع وتحفيزهم على المشاركة بناءً على تخصصاتهم وخبراتهم.
- استخدم تقنيات تشجيعية مثل طرح أسئلة موجَّهة لأفراد محددين أو طلب الرأي من الجميع.
- تأكد من أنَّ الأعضاء يشعرون بالراحة والثقة في المشاركة بأفكارهم دون مخاوف من الانتقادات.
- استخدم وسائل تقنية مثل الاستطلاعات الفورية أو لوحات الكتابة التفاعلية لتشجيع المشاركة.
- كن قائداً يوجه الاجتماع دون السيطرة الكاملة، واستمع بانتباه واهتمام لمساهمات الجميع.
- حفِّز الأعضاء على التفكير بشكل نقدي وطرح أفكار جديدة دون خوف من الخطأ.
- قدِّم فرصاً متكررة للأعضاء للمشاركة.
- قدِّر المساهمات والأفكار المثمرة.
- أنشئ بيئة تشجع على التفاعل غير اللفظي مثل التصفيق أو التعبيرات الوجهية الإيجابية.
سابعاً: الابتعاد عن الملل والرتابة وجعل الاجتماع ممتعاً
لجعل اجتماعاتك أكثر جاذبية وإثارة، يتعين عليك تغيير نهجك وتبنِّي مقاربة مبتكَرة، فلا يمكنك توقُّع انتباه موظفيك إذا كنت تلقي عليهم عروضاً تقديمية مملة أو تقرأ محتوى مُعَدَّاً بشكل مسبق، ويجب عليك التفكير في استخدام الوسائط المرئية مثل الصور ومقاطع الفيديو لجعل الاجتماعات أكثر تفاعلية.
كما ينبغي أن تكون مستعداً لتبنِّي الأفكار الجديدة من الفريق، فربما يفضلون تجنب الحديث المطوَّل والاستعانة بطرائق تواصل أكثر تشويقاً وتفاعلية للتواصل بما يتناسب مع تطلعاتهم في هذا العصر الذي يشهد كثيراً من التقدم التكنولوجي وقصر انتباه الأفراد لمدة قد لا تتجاوز 10 دقائق.
ثامناً: تلخيص أهم أفكار الاجتماع
يجب تبسيط وتجميع المعلومات الرئيسة التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع، وهذا يتم عبر خطوات عدة:
1. المتابعة خلال الاجتماع:
كونك مستمعاً نشطاً وملاحظاً في أثناء الاجتماع، فقم بتسجيل النقاط الرئيسة والأفكار الهامة في أثناء المناقشات.
2. التركيز على النقاط الرئيسة:
تحديد الأفكار أو النقاط الرئيسة التي تتصل بأهداف الاجتماع.
3. التلخيص والإعادة بشكل مبسط:
عند انتهاء الاجتماع، أعد إطلاع فريقك على أهم النقاط التي تم تناولها بشكل مبسَّط ومختصَر.
4. استخدام الوثائق أو الشروحات البصرية:
قدِّم ملخصاً بصرياً مثل مخطط أو جدول أو رسوم بيانية يُظهِر النقاط الرئيسة بشكل واضح وسهل الفهم.
5. التوثيق والمتابعة:
وثِّق النقاط الرئيسة في محضر الاجتماع وحدِّد المهام والمسؤوليات المستقبلية.
شاهد بالفديو: 7 خطوات من أجل تنظيم ناجح
تاسعاً: اختتام الاجتماع بخطة قابلة للتنفيذ
عند الموافقة على فكرة أو مفهوم واتخاذ قرارات استناداً إليها، ينبغي تحليل تلك الفكرة إلى مهام قابلة للتنفيذ وتعيين الأشخاص المناسبين لتنفيذها، مع تحديد جدول زمني لذلك، كما يجب تعيين شخص مسؤول عن توثيق القرارات والمهام وإعداد قائمة مهام يمكن للجميع الرجوع إليها.
الهدف الرئيس لاختتام الاجتماع هو وضع خطط عمل قابلة للتنفيذ لحل المشكلات واتخاذ القرارات العملية، ومن الضروري أن نتعامل بواقعية في التوصل إلى استنتاجات ملموسة وأفكار قابلة للتطبيق، حتى لو تطلَّب ذلك تجاوز بعض الأفكار الأخرى التي قد لا يكون من الممكن تنفيذها جميعاً.
الأخطاء القاتلة في الاجتماعات:
مع كل اجتماع يُعقَد، تتجسد فرصة جديدة لتحقيق النجاح والتقدم، لكن توجد أشياء تهدِّد هذه الفرصة، وهذا ما يُعرَف بـ "الأخطاء القاتلة في الاجتماعات"؛ فإنَّها الفترات التي قد تحمل في طياتها كثيراً من الفشل والإحباط بدلاً من التقدم والإنجازات الملموسة، ومن ضمن تلك الأخطاء:
- تقديم الدعوات غير المناسبة، دعوة الأشخاص غير المعنيين أو عدم دعوة الأشخاص الذين قد يحققون قيمة مضافة للموضوع المطروح.
- التواصل غير الفعال.
- سوء التوقيت والإدارة الزمنية، يؤدي عدم تحديد الوقت بشكل مناسب للنقاشات أو السماح بالتحدث طويلاً دون توجيه إلى إضاعة الوقت.
- تؤدي المشكلات الشخصية والتركيز على الأمور غير الهامة إلى تبديد الوقت وتشتت الانتباه.
- يقلل عدم تحضير الأفراد للموضوعات المطروحة من مشاركتهم ويؤثر في جودة الحوار.
- التحكم الكامل من قِبل شخص واحد، يقلل عدم إعطاء الآخرين فرصة للتعبير عن أفكارهم من مشاركتهم ومدى شعورهم بالانتماء إلى الفريق.
- تسبِّب الإطالة في الاجتماع دون وضوح بالجدول الزمني تعب الحضور وفشل الاجتماع في تحقيق أهدافه.
- الانغماس في المناقشات دون التوصل إلى حلول عملية ومناسبة.
- عدم تحديد المهام والمسؤوليات ومتابعتها بعد الاجتماع يجعل القرارات دون تنفيذ ويفقدها فاعليتها.
- ضعف التواصل اللفظي وغير اللفظي، عدم استخدام اللغة الجسدية أو التعبيرات الوجهية المناسبة قد يجعل الرسائل غير واضحة.
في الختام:
"إنَّ الاجتماعات الناجحة هي تلك التي يغادرها الجميع وهم يعرفون ماذا يجب فعله ومتى ولماذا"؛ إذ يعتمد جعل اجتماعات العمل ناجحة على عوامل عدة هامة، ويتطلب الأمر تخطيطاً جيداً قبل الاجتماع، وتحديد أهداف واضحة، وإشراك جميع أعضاء الفريق بفاعلية.
من خلال توفير بيئة مفتوحة للحوار والابتكار وتوجيه الجلسة بحكمة، يمكن تعزيز تفاعلية الاجتماع وجعله أكثر فاعلية، كما يجب إنهاء الاجتماع بإعداد خطط عمل قابلة للتنفيذ، مع التركيز على تحقيق الأهداف المحددة، فقد يسهم اتباع هذه الخطوات في إنشاء اجتماعات تعمل على تحقيق النجاح والتقدم للفريق والمنظمة عموماً.