9 تصرفات غير لائقة خلال لقاءات زووم
في هذه المرحلة من جائحة كوفيد-19، لا بُدَّ وأنَّك استخدمت برنامج زووم (Zoom) أو غوغل هانغاوتس (Google Hangouts)، أو غيرهما من وسائل التواصل بالفيديو مدة لا بأس بها. لقد ساد هذا النوع من التكنولوجيا بالذات في الأوساط المهنية، بما أنَّ العديد منَّا أصبح يعمل عن بُعد. ولكن على الرغم من الخبرة التي اكتسبناها باستخدام تطبيق زووم (Zoom) خلال السنة الفائتة، إلا أنَّه لا يزال من الشائع رؤية بعض التصرفات غير المهنية أو الوقحة خلال تلك الاجتماعات، على سبيل المثال: الثرثرة في صندوق الدردشة، أو الظهور بثياب النوم في السرير؛ لذا كان لزاماً علينا تحسين سلوكات الأدب واللباقة.
تقول خبيرة الآداب "باتريشيا روسي" (Patricia Rossi)، المتحدثة البارزة ومؤلفة كتاب "الآداب اليومية" (Everyday Etiquette)، لموقع "هافبوست": "في اللحظة التي تنقر فيها على "الانضمام للاجتماع" فأنت على دراية أنَّه قد يتمكن العشرات من رؤيتك؛ لذا اتَّبع قواعد الآداب العامة في المكان، كي تبقى تجربة اجتماع زووم بالنسبة إلى المشاركين فيه أكثر تحضراً".
يمكن لقواعد الآداب بالطبع أن تختلف باختلاف ثقافة الشركة، إلا أنَّه توجد العديد من الإرشادات التي يمكن تطبيقها في الأمكنة كلها، فقام موقع "هافبوست" بسؤال خبراء في الآداب العامة لمعرفة التصرفات غير اللائقة التي يرتكبها الناس عادةً خلال اجتماع زووم، وإليك تسعة من تلك التصرفات الشائعة:
1. عدم استعمال زر الكتم بعد الانتهاء من الكلام:
يقول "نيك لايتون" (Nick Leighton)، خبير الآداب العامة والمضيف المشارك في المدونة الصوتية بعنوان "هل ربَّتك الذئاب؟" (?Were you raised by wolves): "أكثر ما يشتكي منه مستخدمو زووم هو عدم استعمال أحدهم زر الكتم عندما ينتهي من الكلام، وهذا يعادل إصدار ضجيج أو تشويش خلال اجتماع تقليدي، الأمر الذي نتفق جميعاً على عدِّه تصرفاً وقحاً؛ لذا من الأفضل عدم فعله خلال اجتماعات زووم أيضاً".
إن كنتَ قد جربت الاجتماع بالفيديو خلال السنة الفائتة، فيجب أن تكون على دراية بزر الكتم، فعندما لا تتحدث، انقره؛ إذ إنَّك بذلك تخفف من الأصوات في الخلفية، وبالأخص إن كانت هناك ضجة في محيطك.
تقول "دايان جوتسمان" (Diane Gottsman)، خبيرة الآداب العامة ومؤلفة كتاب "الآداب الحديثة لحياةٍ أرقى" (Modern Etiquette for a Better Life)، ومؤسسة "مدرسة البروتوكول في تكساس" (Protocol School of Texas): "يُعَدُّ الضجيج، مثل فرقعات أدوات المطبخ، أو صوت مياه الحمام، أو صوت أناس يتحدثون، كلها أمور مسببة للتشويش وغير مرغوبة".
يقول "نيك لايتون": "في العموم، إن لم تكن تفعل هذه الأمور في الاجتماعات وجهاً لوجه، فلا يجب أن تفعلها في لقاءات زووم".
2. الثرثرة في صندوق الدردشة:
لا يُعَدُّ التكلم عن زملائك في الدردشات وقحاً فحسب؛ بل يمكن أن يدمر مهنتك أيضاً؛ إذ يعتقد "لايتون" أنَّ هذا الأمر شائع أكثر ممَّا كان يتوقع، وذلك بالنظر إلى عدد الأسئلة التي يتلقاها بشأن ذلك.
قام أحد المستمعين بطرح سؤال: "لقد أجريتُ جلسة تدريبٍ افتراضيٍ في العمل مستخدماً نظاماً جديداً للقاءات الفيديو، وخلال الجلسة، انبثقَت إحدى صناديق الدردشات وظهرت على شاشات الجميع؛ حيث كان أحد زملائي يغتاب إحدى المتحدثات بينما كانت تقوم بعملها".
وأضاف: "كانت أولى عباراته: (لا أريد أن أكون وقحاً، ولكنَّها…)، وكانت تلك العبارة ظاهرةً للعيان مدة ثلاث ثوان، لقد كان تعليقاً وقحاً عن طريقة كلام المتحدثة، وقد ذكر 3 من 20 من الحضور ذاك الأمر خلال تقييماتهم، وحتى إنَّ أحدهم قد اتصل بي ليشتكي بشكل مباشر. لذا أنا أعتزم منع هذا من الحدوث ثانيةً، ولكنَّني غير متأكدٍ من كيفية ذلك، أو إن كان يجب أن نعالجه على نطاق واسعٍ أم لا".
من الهام مراعاة المنصة التي تقول فيها أموراً معيَّنةً، ولكن كما أشار "لايتون" فإنَّه يمكن تجنب هذا الوضع ببساطة عن طريق التوقف عن اغتياب الزملاء أو المقدِّمين.
شاهد بالفديو: كيف تتجنب إضاعة الوقت في اجتماعات العمل التي تجريها من منزلك؟
3. التأخير عن الاجتماعات:
لا ينبغي الظهور متأخراً؛ فأن تكون على الموعد في لقاءات زووم، يعني أن تكون الكاميرا والاتصال ومكبر الصوت كلها في وضع الجاهزية عندما تنضم.
تقول "روسي": "سيقدِّرون دقتك في المواعيد، وسيُظهر ذلك مهنتك واحترامك تجاه الآخرين؛ لذا من الأفضل أن تكون جاهزاً قبل الوقت المحدد، حتى تتمكن من تفقد شبكة الإنترنت والجو المحيط؛ إذ سيريح ذلك ذهنك نوعاً ما".
4. عدم إفساح المجال للآخرين بالحديث:
تقول "جوتسمان": "أعطِ الآخرين فرصةً للتحدث"؛ إذ يُعَدُّ احتكار الحوار ومقاطعة الآخرين أمراً بغيضاً في الأوساط الاجتماعية، ويُعَدُّ أيضاً عدواً للإنتاجية في لقاءات العمل، كما إنَّ لقاءات زووم صعبة بما يكفي بحد ذاتها؛ لذا ابذل ما بوسعك لتجري الأمور على ما يرام.
تقول "روسي": "استخدم طريقة "رفع اليد" فبهذه الطريقة ستتجنب أن يتكلم أحدٌ بدلاً من الآخر؛ لأنَّ الأمر راجحٌ أن يحدث كلما كانت المجموعة أكبر".
5. الظهور بمظهر غير رسمي:
تقول "روسي": "انتبه لمظهرك؛ حيث إنَّ إجراء لقاء عن طريق زووم لا يعني ألَّا تعير مظهرك انتباهاً، فأعطه مقدار الأهمية نفسه التي ستمنحه إياها في أوساط العمل العادية؛ لذا تأنَّق جيداً كالمعتاد، وكن بمزاج إيجابي".
ربما أصبحنا نُمضي وقتاً أكثر في ثياب النوم، ولكن من الهام أن نرتدي ثياباً رسميةً خلال لقاءات زووم (على الأقل من الخصر إلى أعلى).
تقول خبيرة آداب الحياة "جولييت ميتشيل" (Juliet Mitchell): "نحن ندرك ذلك عندما نكون غير رسميين أو عندما (لا نبالي) بالمظهر؛ لذا فهو أمرٌ هام؛ إذ يجب أن تستعد للِّقاء في أيِّ وقت، وكما هو الحال عندما يُتوقَّع منَّا أن نكون مستعدين للِّقاءات الشخصية، يجب أن نكون مستعدين للِّقاءات الافتراضية".
6. تناول الطعام أمام الكاميرا:
يقول "لايتون": "من الأفضل عدم تناول الطعام أمام الكاميرا إن كان في الإمكان ذلك، ولكن هناك بعض الشركات التي تحدد موعد لقاءات زووم في وقت الغداء، وعادةً ما تكون هذه الشركات من معتنقي فلسفة: إن لم تكن الكاميرا خاصتك تعمل، فهل أنت موجود؟".
إن كان لقاؤك ضمن ساعة الغداء، فحاول ألَّا تكون فوضوياً دونما ضرورة لذلك أو أن تنشغل بالطعام.
7. عدم إطالة الاجتماع:
من الهام احترام الناس خلال أيام العمل ومحاولة أن تكون مؤثراً، تقول "ميتشل": "بمجرد انتهاء اللقاء، قل وداعاً وغادر الاجتماع، إلا إذا قررت أنت والطرف الآخر أن تتحدثا بطريقة غير رسمية بضع لحظات، فكن مستعداً لإنهاء اللقاء، تاركاً المجال للآخرين كي يمضوا في مهامهم أو مواعيدهم الأخرى، فعندما يتجاوز اللقاء الساعة والنصف فسوف يحتاجون إلى الراحة".
وفي حال كنت أنت مضيف الاجتماع، فمن الأفضل الانتظار حتى يغادر الجميع قبل أن تغادر، تقول "روسي": "فليغادر كل مشاركٍ براحته، ولترَ إن كان أحدهم يحتاج إلى تبادل كلمات أخيرة".
8. اختيار خلفية غير لائقة:
يشير "لايتون" إلى أنَّه: "يوجد نطاق واسع ممَّا يُعَدُّ (لائقاً) اعتماداً على شخصيتك، وشركتك، والمجال الذي تعمل فيه، فخُذ كل هذه الأمور في الحسبان لدى اختيارك للخلفية".
حاول اختيار مكان ملائم في منزلك، إلا إن كنت تستخدم خلفية افتراضية، وتجنب أن يكون المكان فوضوياً، أو أن تكون هناك ملصقات أو لوحات غير مناسبة.
تقول "ميتشل": "بسبب جائحة كوفيد-19، أصبحنا متساهلين ومرنين أكثر مع الأطفال، والحيوانات الأليفة، والأزواج في المنزل، ولكن اخلق جواً حيث تكون فيه حاضراً قدر الإمكان، وقلل من الأمور التي تقاطعك".
9. قلَّة المشاركة:
تقول "جوتسمان": "شغِّل الكاميرا قبل كل شيء؛ إذ قد يميل بعضهم إلى الانسحاب أو قد يشعرون بالتوتر فيتجنبون الانضمام بشكل شخصي؛ ممَّا يشكل حاجزاً؛ لذا استخدم خيار الدردشة أو اسأل الحاضرين، وتفاعل بأيَّة وسيلة كانت".
تأكد من ثبات الكاميرا على مستوى العين، كي تكون حاضراً خلال اللقاء، تقول "روسي": "بهذه الطريقة تكون قد خلقت طريقة أفضل للتفاعل مع الجميع"، مضيفةً بأنَّ مستضيف الاجتماع يجب أن يمنح الفرصة للجميع ليقدموا أنفسهم إذا لزم الأمر، وتنصح: "عليك البقاء مركزاً، وعدم الجمع بين أكثر من مهمة في الوقت نفسه؛ لذا، قم بالمهام الأخرى عندما ينتهي الاجتماع".