9 استراتيجيات فعالة لإدارة الفرق
لنفترض أنَّك رُقِّيت إلى منصب مدير؛ وبعدما كنت مسؤولاً عن عملك فحسب، صرت مسؤولاً عن مشروع يتوجب عليك الإحاطة بكل جوانبه، وإدراك ومتابعة أبسط تفاصيله. قد تبدو هذه المَهمَّة شاقة، إلَّا أنَّ هناك بعض الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الفرق التي يمكنك توظيفها لجعل عملك وحياتك أسهل؛ لكن ما الذي تعنيه "إدارة الفرق" بالضبط؟
يمكننا تعريف إدارة الفرق على أنَّها "القدرة على تنظيم مجموعة من الأفراد والتنسيق فيما بينهم لتحقيق النتيجة أو الهدف أو المَهمَّة المطلوبة".
تُنَظَّم المؤسسات في نموذج الأعمال التقليدية وفق ترتيب هرمي محدد، حيث يُكلَّف كل شخص بمجموعة من المسؤوليات والمهام المحددة بدقة؛ لكن في عالم اليوم، أصبحت المنظمات أكثر بعداً عن المنهجية الهرمية، مع التأكيد بشكل أكبر على حل مشكلات القطاعات الوظيفية والتعاونية.
إنَّ لهذا التغيير في الهيكل التنظيمي تأثير في إدارة الفريق، وفي تقنيات الإدارة واستراتيجياتها؛ وقد أصبح من غير المقبول على الإطلاق بالنسبة إلى هذا الجيل الجديد من القوى العاملة إبداء طاعة مطلقة للقائد الاستبدادي واتباعه؛ إذ إنَّه لمن المرجح أن يُنظَر إلى قادة اليوم باعتبارهم "ميسرين للأعمال" أكثر من كونهم قادة تقليديين للفرق.
لذا، مع وضع هذا الواقع الجديد في الحسبان، إليكم 9 استراتيجيات فعالة لإدارة الفريق بما يتوافق مع ثقافة الشركات اليوم:
1. ابنِ الثقة وحافظ عليها:
تعدُّ الثقة ضرورة حتمية لإدارة الفريق بفاعلية؛ فهي عنصر أساسي في أي علاقة مهنية أو شخصية، ومن الضروري أن يثق الأفراد بقائدهم؛ ولذلك، ثِق بفعل الشيء الصحيح، ونفذ دوماً ما وعدت به، وادعم جميع الأفراد في الفريق.
يمكن بناء الثقة بعدة طرائق، بما فيها: الإقرار بالعمل الجيد الذي قام به أعضاء الفريق، ومد يد العون لهم عندما يحتاجون ذلك.
في الوقت ذاته، يجب عليك كقائد فريق أن تكون واثقاً بفريقك لأسباب ثقتهم بك نفسها؛ كتسليم الأعمال في الوقت المحدد وبطريقة احترافية، والتوافق مع أهداف الشركة وتطلعاتها، والقيام بالأفعال الصائبة التي تدعم مصلحة الفريق؛ كما يشكل جانب آخر من جوانب الثقة أهمية كبرى بالنسبة إلى إدارة الفريق، وهو الثقة بين أعضائه.
لكي يكون أي فريق فعالاً، يجب أن يتبادل الأعضاء الثقة فيما بينهم، ويكون ذلك عن طريق:
- الوفاء بالوعود.
- وضع احتياجات الفريق في المقام الأول.
- فهم كيفية تأثير تصرفاتهم الفردية في الفريق ككل.
- القدرة على الاعتماد على بعضهم بعضاً للمساعدة.
قد يستغرق الأمر بعض الوقت لبناء الثقة والروابط الأخرى التي تصاحبها، لكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتعزيزها، مثل:
- كن متسامحاً مع الأخطاء: ارتكاب الأخطاء أمر طبيعي، خاصة إذا كان الأشخاص جدداً في الفريق؛ ويمكن لتوفير جو يسمح لأعضاء الفريق بالاعتراف بالأخطاء دون خوف من العواقب أن يشجعهم على التواصل المنفتح.
- شجع التواصل المنفتح: التسامح مع الأخطاء هو بداية جيدة، لكنَّ الأمر يتطلب أكثر من ذلك؛ لذا ابحث عن مدخلات من أعضاء فريقك، ونظِّم جلسات عصف ذهني أسبوعية، ولا تطلق الأحكام على الإطلاق، واستخدم تمرينات بناء الفريق.
- كن مرناً: تخلَّ عن اتباع الطريقة نفسها دوماً لمجرد أنَّك اعتدت على القيام بالأمور من خلالها؛ فإذا توصل شخص ما إلى حل أفضل وكنت متقبلاً له، فسيشجع ذلك الآخرين على التوصل إلى حلول أفضل أيضاً.
- تحلَّ بالشفافية: لا شيء يقوِّض الثقة مثل الاحتفاظ بالأمور وكأنَّها أسرار لا يمكن إفشاؤها، وعدم إعلام الفريق بما يحتاجون إلى معرفته.
2. طوِّر العلاقات:
إحدى استراتيجيات إدارة الفريق التي غالباً ما يتجاهلها المديرون هي تطوير العلاقات مع الموظفين، حيث يعمل الناس بشكل أفضل مع الأشخاص الذين يحبونهم.
لا نقصد هنا بالتأكيد أن تدعو موظفيك إلى تناول العشاء في منزلك في أيام العطلات، لكنَّ تناول العصير بعد العمل أو الغداء أو القيام بحفلة للتعرف على فريقك بشكل أفضل بداية جيدة، حيث تطور بذلك مجالاً آخر من مجالات العمل؛ كما أنَّك تشجع أعضاء فريقك على تطوير علاقاتهم مع بعضهم بعضاً في الوقت ذاته.
لذلك، حاول جدولة ممارسات بناء الفريق على أساس أسبوعي أو شهري، وتذكر أن تجدول هذه الممارسات خلال ساعات العمل؛ إذ في الواقع، يمكن لأي نشاط جماعي تعاوني تقريباً أن يقوي العلاقات.
3. استخدم أدوات وتطبيقات إدارة الفريق:
إنَّه لمن الضروري استخدام هذه الأدوات عند إعداد الفريق، كما أنَّها قد تكون مفيدة خاصة للفرق الافتراضية التي تعمل عن بعد.
إنَّ أداة إدارة الفريق منصة مفتوحة لجميع أعضاء الفريق، حيث تُعيَّن مَهمَّة لكلٍّ منهم، ويمكنهم متابعة التقدم المُحرَز ومراقبته؛ يُمكِّن هذا الفريق من متابعة سير المشروع بدقة، ويساعد في تحديد المشكلات والعقبات التي تحدث في النظام؛ ممَّا يسهل عملية اتخاذ الإجراءات التصحيحية بسرعة.
كما أنَّها طريقة جيدة لينسق أعضاء الفريق عملهم مع بعضهم بعضاً؛ فإذا كان عضو في الفريق ينتظر أن ينتهي عضو آخر من مشروعه ولكنَّه يرى أنَّه ما زال أمامه أسبوع من الانتظار، يمكنه تحويل تركيزه إلى مشروع آخر أو المساعدة في العمل لتجنب التأخير أو تعيين مَهمَّة جديدة.
4. تعرَّف على كيفية الاحتفاظ بأفضل موظفيك:
إنَّه لمن المؤكد أنَّ المال يعدُّ عاملاً حاسماً في ذلك، لكنَّه ليس على رأس القائمة كما تعتقد؛ ففي الواقع، أظهرت الدراسات أنَّ 89٪ من المديرين يعتقدون أنَّ الموظفين استقالوا لأنَّهم يريدون مزيداً من المال؛ وبقدر ما يرغب أي مدير في أن تكون هذه الإحصائية صحيحة لأنَّها تعذره عند ارتكابه تجاوزات مع موظفيه، إلَّا أنَّها ببساطة غير صحيحة؛ ففي الواقع، يترك 12 بالمئة فقط من الموظفين المؤسسة بسبب رغبتهم في كسب مزيد من المال.
وعلاوة على ذلك، ذكر 79 بالمئة من الأشخاص الذين تركوا وظائفهم أنَّ "عدم التقدير" هو سبب استقالتهم؛ فالحقيقة أنَّ الناس لا يتركون الشركات، بل يتركون الرؤساء.
ما الذي يمكننا أن نستخلصه من هذه الدراسات؟
رغم أنَّنا لا نستطيع إنكار أهمية المال، إلَّا أنَّه ليس بالأهمية التي يتصورها أغلب الناس؛ وبالنسبة إلى معظم الموظفين وأعضاء الفريق، يعدُّ وجود بيئة عمل إيجابية أمراً أكثر أهمية؛ لذا، ابدأ خلق جو داعم يشجع المشاركة ويكافئ المبادرة، وسيساعدك هذا كي تقطع شوطاً طويلاً في مسألة الاحتفاظ بالموظفين.
5. اعرف دورك كقائد:
تتطلب إدارة الفرق الناجحة أن تعرف دورك كقائد، إذ إنَّ دور القائد ديناميكي بطبيعته؛ فهو يتغير حسب الحالة وبمرور الوقت؛ ولذلك، اعلم متى يجب أن تكون قائداً، ومتى يجب التراجع.
تشكل الإدارة التفصيلية كابوساً بالنسبة إلى الموظفين الموهوبين المتحمسين، إذ يرتبط جزء كبير من الرضا الوظيفي بـ "تبنِّي" الموظف عمله، لذا تعمل هذه الإدارة التفصيلية على خنق الإبداع، وتجرد عضو الفريق من الملكية.
لا يعني هذا عدم التدخل عند ظهور المشكلات؛ فبعد كل شيء، تتمثل إحدى مزايا برنامج إدارة الفريق المذكور أعلاه في القدرة على تحديد الأخطاء والهفوات مبكراً قبل أن تصبح مشكلات كبيرة.
متى إذاً يكون من المناسب أن نتدخل في موقف ما؟ ومتى يكون من المقبول أن ننسحب؟
رغم عدم وجود قاعدة ثابتة وسريعة لذلك، فإنَّ خطة العمل الجيدة تتلخص في:
- الاستفسار: لاحظ أنَّنا لم نقل التدخل؛ حيث تتمثل الخطوة الأولى في الاستفسار من عضو الفريق للحصول على فهم أفضل لطبيعة المشكلة، ومعرفة إن كانت مسألة شخصية؟ أم تتعلق بالتدريب؟ أم مشكلة كبيرة؟
- التقييم: هل هذه مشكلة تزداد سوءاً دون تدخل؟ أم مجرد عائق مؤقت؟
- اتخاذ إجراء: هل سيساعد تحويل جزء من عبء العمل إلى عضو آخر في الفريق؟ وماذا عن السماح لهم بأخذ إجازة لحل المشكلات الشخصية في المنزل؟
- المراقبة: بغية معرفة تأثير قرارك في المشكلة وتعديله وفقاً لذلك.
6. استفد من مهارات ومعارف الآخرين:
تتمثل استراتيجية جيدة أخرى في إدارة الفريق باستخدام مهارات وقدرات الآخرين بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، وعليك كقائد أن تدرك أنَّك لست على دراية كافية بقدرات فريقك؛ فالهدف من وجود فريق هو الاستفادة من مجموعة المهارات المختلفة لكل عضو فيه؛ وفي حين أنَّ هذا أمر واضح، إلَّا أنَّ المديرين كثيراً ما ينسون أنَّ مهارات الأعضاء وخبراتهم قد تتداخل.
على سبيل المثال: لم تنجح إحدى الفرق في شركة برمجيات بإعداد أحدث منتجاتهم عبر الإنترنت؛ لذا، اجتمع الكل في غرفة لمناقشة هذا الإخفاق، وتبيَّن أنَّ ذلك كان خطأ المدير الذي سمح لفريق التسويق بتحديد سعر المنتج والعديد من المنتجات الأخرى وبيعها بأسعار أقل؛ وبينما لم يسبق لفريق التسويق أن تعامل مع هذا النوع من المنتجات سابقاً، كان المبرمجون الذين صمموا المنتج قد قاموا بذلك عدة مرات مسبقاً، وهم من أشاروا إلى أنَّ خطة التسعير خاطئة بالكامل.
باختصار، جرى بعد ذلك تغيير خطة التسعير وتصحيح المشكلة، وأصبح هذا المنتج واحداً من أكثر المنتجات مبيعاً.
المغزى من المثال السابق هو إدراك أنَّ الناس الذين يمتلكون خبرة في مجالات معينة قد يتمتعون برؤية تمتد إلى مجالات أخرى مرتبطة بها، وهناك دوماً إمكانية لتوظيف هذه الرؤية متى احتجنا إليها.
7. حدد الأدوار داخل الفريق:
نحن لا نتحدث هنا عن تحديد مسؤوليات الوظيفة مثل البرمجة والتسويق والتطوير، بل عن تحديد الأدوار داخل الفريق نفسه؛ إذ لكل فرد في الفريق شخصية مختلفة، فقد يكون بعضهم "أكثر مرحاً"، وهذا جيد لرفع الروح المعنوية للفريق؛ في حين يكون بعضهم الآخر جيداً في إبقاء الأشياء منظمة ومنسقة؛ وبينما يتمتع بعض الأشخاص بمهارات اتصال جيدة، فقد لا يمتلكها الآخرون.
يمكن أن تشمل بعض الأدوار داخل الفريق:
- البطل: وهو شخص يستمتع بترويج الأفكار وحشد المجموعة وقيادة التغيير.
- المبدع: شخص يستمتع بابتكار الأفكار وتصميم الحلول ومواجهة التحديات الإبداعية.
- المنفذ: شخص بارع في تولي مسؤولية أنشطة العمل اليومية والمهام الإدارية.
- المُيسِّر: الشخص الذي يدير العلاقات بشكل جيد داخل الفريق وخارجه؛ وهؤلاء الأشخاص بمثابة "الغراء" الذي يجمع كل شيء معاً.
إنَّ استخدام السمات الشخصية الفريدة لكل شخص من شأنه تعزيز التماسك والتعاون داخل الفريق.
شاهد بالفديو: 6 خطوات لبناء فرق العمل الفعالة
8. كن مثالاً يُحتذَى به:
جميع استراتيجيات إدارة الفرق في العالم غير مجدية ما لم تكن مثالاً يقتدي الموظفون به؛ إذ من الضروري أن تفعل ما تنصح الآخرين بفعله، وألَّا تكون الشخص الذي يقول ما لا يفعل.
على سبيل المثال: لا ينجح الوالد المدخن عندما يطلب من ابنه الامتناع عن التدخين؛ كما يفشل القائد الذي يأخذ إجازات متكررة ولا يلتزم بجدول العمل في جعل الآخرين يعملون حتى وقت متأخر.
يحتاج القادة أيضاً إلى إظهار النزاهة التي يريدون أن يتمتع الفريق بها؛ لذلك ابدأ بالاعتراف بأخطائك عندما تكون مخطئاً؛ وعند التعامل مع أعضاء الفريق، افعل ذلك باحترافية واحترام.
باختصار: عليك كقائد فريق أن تكون محط إعجاب موظفيك والقدوة التي يحتذون بها.
9. قدِّم التغذية الراجعة واحصل عليها:
قد تكون التغذية الراجعة صعبة لمانحها ومتلقيها، لكنَّ صعوبة الأمر لا تعني عدم القيام به؛ فالتغذية الراجعة هي أداة أساسية للنمو المهني، وتتيح لنا التركيز على المجالات التي نحتاج إلى تحسينها وتساعدنا في تحديد نقاط قوتنا.
فما سبب صعوبة تقديم التغذية الراجعة وتلقيها إذاً؟
تكمن الإجابة في الطبيعة البشرية؛ فبالنسبة إلى شخص يتلقى التغذية الراجعة -خاصة السلبية منها- قد يبدو الأمر وكأنَّه تهجُّم شخصي، ومن الطبيعي أن يكون رد الفعل دفاعياً؛ ولا يكون أيٌّ من هذين العاملين مفيداً للفريق أو للفرد أو قائد الفريق.
أمَّا بالنسبة إلى الشخص الذي يقدم التغذية الراجعة، فيمكن أن يكون الأمر أسوأ؛ إذ من الصعب إخبار أي شخص أنَّه بحاجة إلى التغيير أو التحسين، لأنَّك بذلك تخاطر بخلق استجابة عاطفية أو حتى استياء يمكن أن يضر بمعنوياته على الأمد الطويل.
هذه هي الطريقة التي يبدأ بها القادة تبرير مواقف بعبارات مثل "إنَّه ليس سيئاً للغاية"، أو "سوف يتحسن"؛ ممَّا يضر بالنمو الجماعي والمهني؛ لكنَّ المشكلة الحقيقية تنشأ بسبب عدم إعطاء الموظف فرصة للتحسن؛ فإذا لم يكن لدى الموظف فرصة لتحسين أدائه، فسيؤثر ذلك في نتائج الفريق وأدائه؛ وهذا هو تعريف الاستراتيجية الفاشلة في القيادة.
نكون بذلك قد أثبتنا أنَّ تقديم التغذية الراجعة وتلقيها أمر صعب، ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتسهيل الأمر؛ ومنها:
- أعطهم تنبيهات: كأن تقول لأحدهم: "أود التحدث معك حول هذا المشروع، فهلا تجلب ذلك الملف وتلقاني في المكتب بعد ساعة؟"، حيث يتيح له ذلك معرفة ما يحدث ويمنحه فرصة لتجميع أفكاره.
- اطرح الأسئلة أولاً: تجنَّب الرغبة في "تجاوز الأمر"، وابدأ طرح أسئلة مثل: "كيف تعتقد أنَّ الأمور تسير؟"، و"ما المشكلات التي تراها؟"؛ حيث يتيح لهم هذا فرصة لإطلاعك على وجهات نظرهم.
- تحدَّث عن العمل، وليس عن الشخص: إنَّ إخبار شخص ما بأنَّ لديه سلوك سيئ طريقة تدفعه إلى الإحباط واتخاذ موقف دفاعي؛ لكنَّ شرح وجود مشكلة في التواصل وطرح حلول لتجاوزها أمر بعيد عن الناحية الشخصية.
- اطلب منهم التغذية الراجعة: يساعد هذا في توازن القوى، ممَّا يقرب وجهات النظر؛ لذا اسألهم عمَّا يمكنك فعله لتسهيل عملهم، والأشياء التي يعتقدون أنَّها تشكل نقاط ضعفك، وفيما إذا كان لديهم أي اقتراحات يعتقدون أنَّها ستكون مفيدة.
الخلاصة:
إنَّ إدارة فريق ليست مَهمَّة سهلة على الإطلاق، بل إنَّها ديناميكية دائمة التغير، وتتطلب مراقبة مستمرة ومراجعات دائمة وإعادة تهيئة ودعماً منقطع النظير؛ وتماماً مثل محرك السيارة الذي يتطلب زيتاً لدعم وظائفه وتسهيل حركته، سيُبقي وجود استراتيجيات فعالة لإدارة الفريق فريقك يعمل بسلاسة.