8 أمور تكلف عملك مبالغ طائلة عليك تجنبها
لا يؤمن الإنسان الحكيم بإمكانية تحقيق النجاح بين عشية وضحاها؛ وذلك لأنَّ النجاح يتطلب اتخاذ خطوات صغيرة كل يوم نحو هدف واحد كبير.
فيما يخص إدارة الأعمال التجارية، يجب على المرء دائماً البحث عن طرائق لتخفيض التكلفة وزيادة الأرباح؛ فهناك بعض الطرائق الواضحة لتوفير المال، وعلاوة على ذلك، هناك بعض الأمور اليومية التي تكلِّف الموظفين الكثير من الوقت والمال، وعندما لا تؤخذ هذه الأشياء الصغيرة بالحسبان، يمكن أن تتحول إلى مشكلات كبيرة وتخرج عن نطاق السيطرة؛ لذا نستعرض فيما يلي 8 أمور تقتل إنتاجيتك، والتي يمكن أن تكلِّف عملك مبالغ طائلة:
1. الاجتماعات:
يضيع الوقت سريعاً في الاجتماعات دون حتى أن ندري بذلك؛ فإذا خططنا للاجتماعات جيداً، فستستفيد كثيراً، لكنَّ معظم المنظمات تضيع الكثير من الوقت في الاجتماعات التي لا تضيف شيئاً ذي فائدة.
بالتأكيد عليك البقاء على اطلاع دائم بتقدُّم المشروع، ولكن هذا لا يمنحك السلطة لتضييع الوقت وتكلفة الشركة بشيء غير ضروري؛ فمفتاح الاجتماع الناجح هو التخطيط؛ لذا نظِّم جدول الأعمال الخاص بالاجتماع مسبقاً، وحدِّد فترة زمنية معينة له، وأوقفه حالما تشعر أنَّه يخرج عن نطاق السيطرة.
2. العمل باستخدام أساليب قديمة:
كشفت دراسة استقصائية أنَّ أكثر من 42٪ من الموظفين يشعرون أنَّهم يعملون باستخدام عمليات تجارية غير فعالة أو قديمة تؤثر في إنتاجية الموظفين؛ حيث يبذل الموظفون جهداً لجمع البيانات من مصادر عدة جمعاً يدوياً، وهذا الأمر خاطئ في ظل التطور الإلكتروني الحالي.
على سبيل المثال: يمكنك بدلاً من ذلك تجربة استخدام أداة احترافية لإدارة المهام لأتمتة مهامك ومساعدتك على إنهاء مشاريعك في الوقت المناسب؛ فإذا لم تؤتمت مهامك، سواء كانت شركتك صغيرة أم كبيرة، سينعكس ذلك سلباً على عملك.
3. إدارة الموظفين إدارة تفصيلية:
إنَّ عملك هو ملكك الخاص، ولعلَّك تشعر بالحاجة إلى إدارة الموظفين إدارة تفصيلية؛ وعند بدء عمل تجاري، من الضروري إدارة كل واجهة من واجهات مؤسستك إدارةً دقيقةً، لكن بمجرد تطوير أنظمة لشركتك، فليس من الحكمة الاستمرار في إدارة تلك المهام الصغيرة.
لذا فوِّض المهام إلى أشخاص يتقنون إنجازها أكثر منك، ودعهم يؤدون وظائفهم دون مراقبتهم أو التحقق من عملهم، فعندما تمنح الأشخاص المميزين فرصة للعمل، سوف يذهلونك مراراً وتكراراً.
ابق على اطلاع على عملك، لكن لا تدعه يحيدك عن إنجاز ما هو أهم بالنسبة إليك؛ لأنَّ الوقت هو أهم مورد خاص بك؛ لذلك توقَّف عن إعادة التحقق من عمل موظفيك؛ إذ لا يعني فعل الناس للأمور فعلاً مختلفاً عنك أنَّهم مخطئون؛ لذا دعهم يعملون بسلام، وفكِّر تفكيراً إيجابياً.
شاهد بالفيديو: 8 طرق للعمل بشكلٍ أذكى وزيادة الإنتاجية
4. رسائل البريد الإلكتروني الكثيرة:
وجدَتْ دراسة أنَّ أكثر من 40٪ من الموظفين يضيعون وقتهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة، ولكن لا حاجة إلى الرد على جميع الرسائل، ففي بعض الأحيان يكون من الأفضل مناقشة الأمور شخصياً؛ حيث يمكن أن يكون التحقق من كل رسالة في بريدك الوارد مصدر تشتيت؛ لذا أوقف تشغيل تحديثات البريد الإلكتروني التلقائية، وانتقل إلى التحقق من الرسائل يدوياً مرتين في اليوم، مرة في الصباح وأخرى بعد الغداء مباشرة.
للتعاون مع فريقك، استخدم برنامج لإدارة المهام لإنهاء أعمالك في الوقت المحدد؛ حيث سيساعدك هذا البرنامج على التقدُّم خطوة إلى الأمام، فلن تحتاج إلى إعادة ترتيب أولويات مهامك الأساسية كل حين، وبالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني العاجلة، يمكنك وضعُ قواعد معينة من شأنها الحفاظ على سلاسة التواصل؛ لذا عيِّن تذكيرات لرسائل البريد الإلكتروني الهامة واستبعد الرسائل غير الضرورية.
5. الثرثرة عديمة النفع:
يشعر 28٪ فقط من الناس أنَّ تصفُّح الإنترنت يؤخِّرهم عن إنهاء أعمالهم؛ ذلك لأنَّ القاتل الحقيقي للإنتاجية هو المحادثات التي لا هدف لها، فقد توصَّل استبيان إلى أنَّ 43٪ من الأشخاص يشعرون أنَّ التفاعل مع زملائهم في العمل أو الانغماس في محادثات لا جدوى منها، أجبَرهم على نسيان عملهم الفعلي.
الأهم من ذلك يجب ألا تتأثر بسياسة المكاتب القائمة على الثرثرة ونشر الإشاعات، أما إذا كنت موظفاً تحب الثرثرة، عليك أن تتعلَّم مبادئ العمل واحترام الموظفين وعدم مقاطعتهم في أثناء العمل؛ كما عليك أن تتحدث أقل وتعمل أكثر، أما في حال لا تؤثر الثرثرة في وظيفتك، فتكلم بقدر ما تشاء.
بالطبع هناك سبب للإقبال الكبير على العمل عن بعد؛ حيث يمكِّن العمل وإدارة العمل عن بُعد المديرين من السيطرة على الأشياء مع الحفاظ على توازن كل شيء في العمل.
6. وجود الكثير من العمل الإداري:
كشفَتْ دراسة أنَّ الناس يهدرون الكثير من الوقت والطاقة في الجدولة وإعداد التقارير والمهام البسيطة، وبالتأكيد ليس لصالح الشركة هدر هذا الوقت الثمين؛ فهناك أدوات إدارية متاحة على الإنترنت يمكنها تسريع إنجاز مهامك الإدارية، ابتداءً من تنظيم رواتب موظفيك ووصولاً إلى جدولة كل شيء في الشركة؛ لذا استخدم هذه الأدوات لجعل الأمور أكثر سلاسة؛ حيث يمكنك تتبُّع مقدار الوقت الذي تهدره في هذه المهام الإدارية الصغيرة واستبدالها ببرامج مؤتمتة.
7. التركيز على البيانات غير المفيدة:
هناك العديد من الأدوات التي يمكنها تحليل البيانات، وبناءً عليها يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة، ومع ذلك في بعض الأحيان لا تكون كل البيانات هامة؛ لذا عليك اختيار المقاييس المتعلقة بعملك والمفيدة له وتجاهل باقي البيانات؛ إذ لا توجد قاعدة ذهبية لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسة الصحيحة للأعمال، فهي تختلف من مشروع إلى آخر ومن شركة إلى أخرى؛ فقط اكتشف البيانات التي تقدِّم الفائدة لعملك، واطلب من الأشخاص المعنيين مراقبتها.
8. قلة التحفيز:
لا يعمل الموظفون بأقصى إنتاجيتهم عند غياب التحفيز، الأمر الذي يكلف أرباب العمل مبالغ ضخمة، فقد وُجِد أنَّ المصدر الأساسي الذي يحفِّز الموظفين للعمل هو البيئة وليس المال؛ كما أنَّ انسجام الفريق وتقديرهم يحافظ على تحفيز الموظفين في مكان العمل.
هناك طرائق عدة لجعل موظفيك أكثر انسجاماً، أهمها أن تكافئهم على جهودهم، وليس على النتائج التي يقدِّمونها فحسب، فمن المفيد أن تقدِّم ملاحظات بنَّاءة، من خلال سؤال الموظفين عن أكثر ما يحبونه في عملهم وتأكُّدك من حصولهم على ذلك.
بالطبع هناك عدد لا يُحصى من مصادر التشتيت التي تواجه الموظف خلال يومه، وآخر شيء تريد القيام به هو إشراكهم في مهام لا معنى لها؛ لذا يمكن أن تجعل هذه المشتتات اليومية الموظفين يشعرون بالفراغ والفتور؛ لذلك يجب أن تأخذ هذه الأمور بالحسبان بصفتك قائداً، مما يدفع الموظفين إلى العمل بجد، وينعكس ذلك على أرباح الشركة.