7 نصائح للتبني الناجح للتكنولوجيا
فلنفترض أنَّك قررتَ إدخال تقنية جديدة إلى مؤسَّستك مثل "تخطيط موارد المؤسسة" (ERPs)، و"السجلات الطبية الإلكترونية" (EHRs)، و"البرمجيات الخدمية" (SaaS)، و"الهاتف المحمول" (mobile)، و"الحوسبة السحابية" (cloud)، وغير ذلك. يمكن أن تزيد التقنية الجديدة بالتأكيد فاعلية وإنتاجية مؤسستك، ولكن فقط إذا كان الموظفون يستعملون بالفعل تلك التقنية داخل المؤسسة.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدير التنفيذي "سكوت سبان" (Scott Span)، والذي يُحدِّثُنا فيه عن تجربته حول اعتماد التقنية في عمل المؤسسات.
أنا متأكد من أنَّك تملك خطةً لكيفية تطبيق الحلول التقنية، ولكن هل تملك خطةً لكيفية زيادة اعتماد المستخدم عليها؟ إذا لم يتكيَّف المستخدمون مع التقنية الجديدة ويعتمدوها، فإنَّ ذلك سيكون هدراً للمال والجهد والوقت وخزانات "عائد الاستثمار" لديك.
لا يتحقق اعتماد المستخدمين من خلال تدريبهم على كيفية استعمال التقنية الجديدة فحسب؛ بل يتحقق من خلال تقبُّل تلك التقنية والالتزام باستعمالها. ومن خلال تطبيق تقنية جديدة، فإنَّك تغيِّر من الروتين اليومي للمستخدمين؛ وهذا يؤدي إلى الإحباط ومقاومة التعامل مع التقنية. وإذا لم تُحَل تلك المشكلة، فسوف يؤدي ذلك إلى التأخير؛ وهذا يُبطِئ من وقت الاستجابة للعميل ويخلق مشكلات في رضى كل من الموظفين والعملاء.
إليك 7 نصائح للاعتماد الناجح للتقنية جمعتها بعد العمل على الكثير من المشاريع التقنية التي لا تُحصى:
1. وفِق بين التقنية والاستراتيجية:
غالباً ما تُطبَّق تقنية معينة بسبب البائع والاسم مثل؛ "إس-إي-بي" (SAP) و"إيبيك" (Epic) و"أوراكل" (Oracle)، وليس لأنَّها بالضرورة أفضل حل لتلبية احتياجات العمل أو تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
عند اختيار التقنية التي تريد تنفيذها في عملك، فلا تقيِّمها فقط بناءً على اسم البائع والسعر؛ بل ألقِ نظرةً على استراتيجيتك وفكِّر في الطريقة التي ستساعدك بها التكنولوجيا الجديدة على تحقيق أهدافك الاستراتيجية.
إنَّ الغرض من إدخال تقنيةٍ جديدةٍ إلى الأعمال التجارية هو تحسين الأداء؛ لذا ابدأ بالأهداف التي تريد تحقيقها، ثم خطط بالاتجاه المعاكس وابحث عن تقنيةٍ تدعم تحسين الأداء بشكلٍ أفضل. من المرجَّح أن يتبنى الموظفون التقنية الجديدة إذا تمكنوا من رؤية كيف تساعدهم على تحقيق أهدافهم والوصول إلى غاياتهم.
2. تواصَل مع أصحاب المصلحة لتحقيق التقبُّل والتفاعل:
يتطلَّب تحقيق اعتماد المستخدم للتقنية الجديدة التواصل مع أصحاب المصلحة في وقتٍ مبكرٍ وفي أغلب الأحيان. وقبل أن تتمكن من التواصل معهم، يجب عليك تحديد جميع مجموعات أصحاب المصلحة، كما يجب توثيق الطريقة التي يؤدي بها كل منهم عمله وعملياته حالياً، وتحديد التأثيرات التي ستحدِثُها التقنية الجديدة فيهم ونقلها إليهم، ويجب أيضاً توضيح الطرائق التي ستعمل بها مؤسستك على تخفيف أيِّ آثار سلبية في أصحاب المصلحة.
لا ينبغي أن تبلغهم عن مواعيد تغيير آلية العمل والبدء بالتنفيذ فحسب؛ إذ يتطلب التفاعل التواصل الحقيقي مع أصحاب المصلحة وليس تبليغهم فقط؛ كما لا يجب أن تصل الرسالة نفسها إلى جميع الموظفين في الوقت نفسه وبالطريقة نفسها.
إنَّ إبلاغ أصحاب المصلحة بأنَّك تستعمل تقنية جديدة لأنَّنا "نحتاج إليها" أو لأنَّ "القيادة تقول ذلك" أو حتى لأنَّها "ستساعدنا على المنافسة" جميعها لا تُعَدُّ تفاصيل محددةً كافيةً لتعزيز التفاعل، والتفاعل بدوره يزيد من اعتماد التقنية.
شاهد بالفديو: 5 نصائح بسيطة لتحقيق التطور المهني
3. أجرِ تحليلاً للأنظمة الحالية:
تنطوي تحديثات التقنية أو إدخال تقنيات جديدة على مخاطر كبيرة في التوافق، فماذا لو تبيَّن أنَّ الأنظمة الجديدة غير متوافقة مع تلك التي تملكها آنفاً أو أنَّ التكامل يتطلَّبُ وقت بناءٍ أطول مما كان متوقعاً. ولتفادي وقوع مشكلات في تكامل النظام؛ تأكَّد من مراجعة جميع أنظمة التقنية الحالية لديك بدقة قبل التفكير في نشر تقنية جديدة.
لا تجمع فقط المتطلبات التفصيلية للتقنية الجديدة، وتأكَّد من أنَّ وظائف أنظمتك الحالية يمكن أن تدعم التقنية الجديدة وتتكامل معها بشكلٍ فعال، وسيؤدي تنفيذ هذا العمل مقدماً إلى تجنُّب وجود فائض في النظام وتقليل أوقات الإنشاء المكلفة والمساعدة على مسألة تضخم الميزانية.
4. طوِّر نهجاً للتدريب في وقتٍ مبكر:
يُعَدُّ عدم وجود تدريب كافٍ ومخصص من أخطر ما يمكن أن يطرأ بخصوص اعتماد المستخدم للتقنية؛ إذ يقدم العديد من البائعين خيارات تدريب كجزء من عملية شرائك للتقنية، ومع ذلك فإنَّ معظم هذا التدريب يكون موحداً بالنسبة إلى الجميع وليس خاصاً بعمليات عملك أو ثقافتك.
لا ينبغي أن يكون التدريب عبارة عن مجرد لقطات شاشة وعروض على برنامج "باوربوينت" (PowerPoint)؛ بل يحتاج الموظفون إلى رؤية النظام وتجربته جيداً قبل البدء بتشغيله؛ وذلك في سياق العمليات المحددة في عملهم. ولزيادة الاعتمادية في هذا الصدد؛ تأكَّد من أنَّ التدريب خاص بكل مجموعة من أصحاب المصلحة وبالطريقة التي يؤدون بها عملهم.
إنَّ إحدى الطرائق السريعة التي تزيد من المقاومة وتقلل من الاعتماد هي جعل أصحاب المصلحة يشعرون بأنَّهم أضاعوا وقتهم في التدريب، وأن ينتهي بهم الأمر أكثر حيرة لعدم تمكُّنهم من رؤية صلة بعملهم.
بالإضافة إلى ذلك، لن يتعلم الجميع التقنية الجديدة ويتكيَّفون معها بالطريقة نفسها، وليكن في حسبانك تقديم طرائق تدريب متعددة - مختبرات تدريب إلكترونية وفصول دراسية صغيرة - إذ إنَّ الخيارات المتنوعة تضمن للمستخدمين الشعور بالاستعداد بالشكل الأكبر.
5. ادمج نشر التكنولوجيا مع إدارة التغيير:
تركز العديد من المؤسسات في النشر والتحويل والجداول الزمنية والمعايير لدرجة أنَّها تفشل في النشر ودمج عملية إدارة التغيير لمساعدة الموظفين على التكيُّف مع التقنية واعتمادها.
غالباً ما يكون ذلك أحد أكبر أسباب الصعوبة في عمليات النشر وفي الاعتماد المنخفض وفشل المشروع، ولا تُحقِّق التقنية الأهداف المرجوة إلَّا إذا اعتمدها الناس؛ وإذا لم يفعلوا ذلك، فإنَّ التقنية هي مجرد هدر للأموال. ولتعزيز الاعتماد والتقليل من المقاومة يجب دمج خطة النشر وفريقها مع خطة إدارة التغيير وفريقها، وإذا لم تمتلك خطةً لإدارةِ التغيير والموارد قيد التطبيق، فمن المفضَّل أن تقوم بذلك.
تركِّز فِرق التقنية في بناء التقنية وحل المشكلات الفنية وتصميم البنية ونشر التقنية الجديدة، وتركِّز فِرق إدارة التغيير في الموظفين؛ إذ يتفاعل فريق إدارة التغيير مباشرةً مع أصحاب المصلحة المتأثرين ويحددون مجالات الاهتمام المتعلقة بسير العمل والعملية؛ فغالباً ما يحدِّدون احتياجات تدريبية محددة ويتعاملون مع موضوع التواصل، وغالباً ما يدافعون عن مجموعات أصحاب المصلحة؛ وهذا ينقل جميع المخاوف والقضايا إلى القيادة ويخفف من القلق والمخاطر التي يمكن أن تؤدي إلى المقاومة وتقليل الاعتماد.
لتحقيق أقصى قدر من الاعتماد، يجب أن تركز بشكل متساوٍ في كلٍّ من التقنية والأشخاص.
6. أنشئ هيكل حكمٍ فعالاً:
تفشل العديد من عمليات نشر التقنية في إنشاء هيكل حكمٍ فعال لقيادة وإدارة النشر، وغالباً ما تُخصَّص موارد إدارة المشروع والتقنية للتحكم بالتنفيذ، ولكن دون أن يُسمَع صوت أصحاب المصلحة والعملاء المتأثرين، إلَّا أنَّه لا يمكن أن يوجد الحكم الفعال داخل صومعةٍ أو فراغ.
يجب أن يتكون هيكل الحكم من رعاةٍ تنفيذيين ومزيجٍ من جميع أصحاب المصلحة المتأثرين بالتغيرات التقنية؛ لذا فكِّر في هذا الهيكل كمنظمةٍ صغيرةٍ مصممةٍ لإنجاز مهمة تنفيذ التقنية وإدارة التغيير والتواصل والتدريب وإدارة المخاطر والقضايا واتخاذ قراراتٍ حول المشروع.
من الضروري أن يمتلك الأفراد الذين يعملون ضمن دورٍ في الحكم القدرة على التعبير عن مخاوفهم نيابةً عن مجموعات أصحاب المصلحة، وعندما يشعر الموظفون بأنَّهم يملكون صوتاً يمثلهم ويعالج مخاوفهم، فمن غير المرجَّح أن يقاوموا التقنية ومن المرجَّح أن يزداد اعتمادها بشكلٍ أكبر.
7. راقِب السير نحو الاتجاه الصحيح:
مِن المُحتَمل أن يسبب إدخال تقنيةٍ جديدةٍ حدوثَ اضطراب كبير في سير العمل. راقِب النشر وفكِّر فيما إذا كان الجدول الزمني للتنفيذ قد يحتاج إلى إعادةٍ في النظر وتقسيمه إلى مراحل أصغر أكثر قابلية للإدارة. ووفِّر الفرص لأصحاب المصلحة لتقديم التغذية الراجعة؛ إذ تؤثر التقنية الجديدة في الجميع؛ لذا فإنَّ الاستماع لآراء ومخاوف أصحاب المصلحة وتعديل النشر حسب الحاجة أمرٌ هام لتحقيق الاعتماد.
لا يقتصر منح فرص تقديم التغذية الراجعة على جعل الجميع يشعرون بأنَّهم جزءٌ من التغيير؛ بل يمنحك أيضاً رؤىً هامةً حول ما يسير بشكلٍ جيد وما قد يحتاج إلى مزيدٍ من التكيُّف، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون كل شيء قابلاً للقياس والملاحظة.
لا تفترض أنَّ الأمور ستسير من تلقاء نفسها بمجرد بدء التنفيذ. طوِّر من عوامل النجاح ومقاييس أداء قابلة للقياس، قيِّم وقدِّر بانتظام مع الحفاظ على الأهداف التي حددتها في البداية عند انطلاق المشروع.
في الختام:
عند تنفيذ تقنية جديدة إذا كنت تريد أن تكون ناجحاً، فأنت تحتاج إلى التخطيط لتحديد تحديات التنفيذ والتعامل معها باكراً واكتساب الدعم والالتزام بالتقنية - قيادة التفاعل وتعزيز الكفاءات وتحسين اعتماد المستخدم - مما يتيح لك زيادة عائد الاستثمار. وبخلاف ذلك فإنَّ تقنيتك هي مجرد أداة باهظة الثمن لا يستعملها أحدٌ بفاعلية.