7 طرق للتخلص من الأوراق والتحوّل إلى الحياة الرقمية

قل وداعاً للورق بعد اليوم، وقم بإدخال التقنية إلى منزلك أو مكتبك وقلل الفوضى عن طريق خفض استهلاك الورق الذي تستخدمه أوتحتفظ به فهذا من شأنه أن يساهم في حماية البيئة أيضاً. تعرف على كيفية الاستغناء عن استخدام الورق والانتقال إلى الحياة الرقمية مع هذه النصائح والاقتراحات السبعة التالية.

ما هو عدد القطع الورقية الموجودة على طاولة مطبخك أو طاولة غرفة الطعام، ستجدهم في كل مكان حتى في المكان الذي لا حاجة لاستخدام الأوراق فيه؟ هل لديك عادة الاحتفاظ بالإيصالات الصغيرة ظنّاً منك أنك قد تحتاج إليها مرة أخرى؟ كل تلك الأوراق موجودة هنا وهناك في انتظار الوقت الذي ستتمكن فيه من التفرّغ لتقرر ماذا ستفعل بها. (وفي أغلب الأحيان ستقوم بإلقاء نظرة خاطفة على كل صفحة ثم تدفعها جميعاً إلى حاوية إعادة التدوير). لقد حان الوقت للتخلص من الورق وكل الفوضى التي تسببها. حان الوقت لتحول حياتك إلى اللاورقية.

هناك الكثير من الناس الذين لا يستخدمون الأوراق منذ فترة طويلة. وعندما نقول لا يستخدمون الأوراق، لا نعني أنّ الأوراق غير موجودة في حياتهم نهائياً. إذ ما يزال هؤلاء بحاجة إلى شهادة الميلاد الورقية، وشهاداتهم الجامعية الورقية، وجواز السفر الورقي، وغيرها. وأيضاً قد يحتاجون لدفتر ملاحظات ورقي صغير لحضور وتسجيل الملاحظات أثناء دورات اللغة التي يحضرونها. في المقابل إنّهم يقومون بمسح المستندات المهمة ضوئياً إلى خدمة تخزين سحابية كجوجل درايف مثلاً، ويحتفظون بالملاحظات الرقمية في تطبيق تدوين الملاحظات على هواتفهم الذكية. ويكتبون أيضاً قائمة المهام وقائمة التسوق في هواتفهم الشخصية، ويُعَلّقُون عناوين المطاعم المفضلة لديهم على تطبيق الخرائط عبر الإنترنت. كما رأينا هناك الكثير من الطرق البسيطة لإزالة الورق من حياتنا.

إنّ التحوّل إلى العالم الرقمي شيء سهل. يكمن الجزء الصعب في عدم السماح للأوراق بالزحف مرة أخرى إلى حياتك. إذا كنت مستعداً للتخلص من معظم الأوراق في حياتك، فإليك ما تحتاج إلى معرفته لتبدأ وتستمر بما بدأت به.

1) عليك بنسيان الأوراق المتراكمة:

لا يبدو الأمر بديهياً في البداية، لكن الخطوة الأولى في التحوّل إلى العمل بلا أوراق هي أن تنسى أي تراكم ورقي قمت بتجميعه، والتركيز بدلاً من ذلك على العادات الجديدة التي تحتاج إلى اعتمادها لتبدأ بلا أوراق الآن. لا تنظر للخلف واتبع نهجاً للمضي قدماً.

سيأتي اليوم الذي تتخلص فيه من أكوام الورق الموجودة لديك. ولكن عليك في الوقت الحالي ألّا تدع هذه الأوراق تعيقك. إنّ الاضطرار إلى التعامل مع الأوراق المتراكمة قد يكون عملاً مرهقاً، وعندما يشعر الناس بالإرهاق، فإنهم يلجؤون إلى المماطلة. لذلك كل ما عليك وضع جهدك في التأكّد من عدم تضخم حجم الأوراق المتراكمة أكثر مما هي عليه.

2) خمسة تطبيقات مفيدة للتحوّل إلى الحياة اللاورقيّة:

هناك خمسة تطبيقات أو خدمات ستحتاج إليها في حال قررت عدم استخدام الورق، وهي:

• تطبيق قوائم المهام (to-do list app).
• تطبيق المسح الضوئي (Scanning app)، لمسح الوثائق والمستندات ضوئياً وحفظها بشكل الكتروني.
• الاشتراك بخدمة تخزين سحابية على الانترنت (Google Drive على سبيل المثال)، وهو المكان الذي سوف تضع فيه الملفات الرقمية الخاصة بك.
• أدوات التوقيع الالكتروني (Adobe Acrobat هو أحد البرنامج الأساسية لهذه الأدوات)، ستستخدم هذه الأدوات لتوقيع المستندات الرقمية دون الحاجة لطباعتها ورقيّاً.
• خدمة إرسال واستقبال المستندات (البريد الالكتروني Gmail على سبيل المثال) لإرسال المستندات الرسمية دون طباعتها ورقياً.

3) قم باختيار خدمة تخزين سحابيّة:

لنقم بالتركيز قليلاً على التطبيق الثالث من هذه التطبيقات، وهي خدمة التخزين السحابيّة وذلك لأنها أكثر تعقيداً من غيرها. خدمة التخزين هي المكان الذي ستحتفظ فيه بالإصدارات الرقمية من مستنداتك الورقية.

في الحقيقة ستحتاج إلى خدمة تخزين سحابية تمكنك من الوصول لملفاتك بغض النظر عن مكانك الذي تعيش فيه. يتمثل أحد الخيارات في استخدام خدمة تخزين ومشاركة الملفات عبر الإنترنت، مثل Dropbox أو Google Drive أو Microsoft OneDrive. إنّ استخدام Google Drive هو خيار عام، إذ يعطيك بالإضافة إلى خدمات التخزين خدمات أخرى كالمستندات وجداول البيانات وغيرها.

خيار آخر هو استخدام خدمة مصممة خصيصاً للأشخاص الذين يرغبون في التخلي عن استخدام الورق. إنّ كلاً من موقعي Neat و FileThis يعتبران مثالان جيدان. إذ لديهم أدوات خاصة للأشخاص الذين لا يستخدمون الأوراق، مثل القدرة على تصنيف أنواع المستندات وتمييزها تلقائياً، كالضرائب مثلاً. يحتوي FileThis على خدمة "جلب البيانات" (fetch) وتقوم هذه الخدمة تلقائياً بنسخ المستندات الهامة التي تعثر عليها في حساب بريدك الإلكتروني.

بغض النظر عن الخدمة التي تختارها، اختر خدمة واحدة وتمسّك بها حتى تتمكن من وضع جميع المستندات الرقمية الخاصة بك في مكان واحد.

4) البريد الإلكتروني والمدفوعات الرقمية:

إذا كنت لا تزال تتلقى الفواتير وكشوفات الخدمات الطبية ورقياً إلى منزلك أو عملك، قم بالتسجيل لدى مزودي هذه الأوراق لاستلامها عن طريق البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك، هذا في حال كان ذلك متاحاً لديهم. إذا كنت لا تزال ترسل الدفعات المالية بشكل أوراق نقدية، تحقق فيما إذا كان بإمكانك التبديل إلى إجراء الدفع عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.

على الرغم من استخدام شركات الخدمات والبنوك للمدفوعات الرقمية لسنوات، فإن آخر الشركات التي لا تقبل في الغالب بالدفع الالكتروني هي شركات الإدارة وأصحاب الأملاك. إذا وجدت نفسك عالقاً في هذا المأزق، فحاول التوضيح لهم بأنّهم سيحصلون على أموالهم بشكل أسرع وأكثر موثوقية عندما يقبلون بالدفعات الرقمية. حتى أصغر الشركات يمكنها قبول التحويلات المصرفية المباشرة مع رسوم ضئيلة أو معدومة أحياناً. عندما تتمكن من دفع جميع فواتيرك رقمياً بدلاً من الشيكات وأظرف النقود الورقية، فستقترب خطوة من استغنائك عن الأوراق.

5) المسح الضوئي وتمزيق الأوراق:

الآن حان الوقت للبدء في تطوير عادات جديدة. يعد المسح الالكتروني ومن ثمّ تمزيق الأوراق أو إعادة تدويرها هو الشيء الذي من المحتمل أن تفعله في أكثر الأوقات. هناك أناس يفضلون إجراء المسح الضوئي باستخدام تطبيق الهاتف الجوال، ولكن يمكنك أيضاً استخدام ماسح ضوئي موصول مع الكمبيوتر على مكتبك، أو الحصول على المسح الضوئي باستخدام طابعة متعددة الوظائف.

حدد لنفسك قاعدة تسير عليها، على سبيل المثال: عندما أحصل على قطعة ورق جديدة أحتاج إلى مسحها ضوئياً وتحويلها إلى شكل رقمي، سأستخدم هاتفي الجوال لمسحها ضوئياً على الفور، ثم سأضع الورقة في كومة إعادة التدوير أو في جهاز التقطيع. وأفضل خيار هو التخلص منها مباشرة في جهاز التقطيع. ضع في الحسبان أن لا تفعل ذلك مع الأوراق الرسمية التي من الممكن أن تحتاجها بشكل ورقي في المستقبل.

إجبار نفسك على اتباع هذه العادة قد يكون صعباً. قد تقول لنفسك: "ليس لدي وقت لمسح هذا الآن". مارس هذه العادة الجديدة عن طريق المسح الضوئي لمستند أو اثنين من أوراقك المتراكمة، فقط لتجربة هذه العادة. وانظر كم من الوقت تستغرق؟ وما التطبيق الذي استخدمته؟ قد تجد أيضاً أن مسح المستندات ضوئياً من هاتفك في الضوء الطبيعي يتم بسلاسة أكبر من القيام بذلك باستخدام الإضاءة الداخلية. بمجرد أن تكتشف كيفية القيام بذلك والوقت الذي تستغرقه، عندها سيكون لديك وقت أسهل في المتابعة بهذه المهمة.

6) قم بتطوير سير الأعمال الأخرى:

المسح الضوئي وتمزيق الورق يعتبران خطوة عمل واحدة. كلما شعرت بالراحة مع نمط حياتك اللاورقي، ستجد أنك بحاجة إلى مزيد من مهام خطوات العمل في المواقف الأخرى التي تتعرض لها.

إليك مثال: عندما تشتري منتجاً جديداً، يمكنك التقاط صور لدليل المستخدم وإيصال الشراء وورقة الضمان ورقمه المسلسل وأي معلومات أخرى مرتبطة به. قم بتحميل هذه الصور على خدمة التخزين السحابية الخاصة بك ثم تخلص من الأوراق الغير رسمية، أو قم بحفظها في مصنف للأوراق ضمن خزانة الملفات في المنزل.

هناك طريقة عمل أخرى قد تقوم بإنشائها، وهي حفظ كومة الأوراق التي تعتقد أنه يجب عليك تمزيقها ولكنك غير متأكد من ذلك في الوقت الحالي، ثم انتقل إليها في يوم مخصص. اختر وقتاً وتاريخاً، سواء كان كل يوم سبت أو الأحد الأول من الشهر على سبيل المثال، واستخدم هذا الوقت للتخلص من مجموعة الأوراق هذه.

في بعض الأحيان قد ترغب في مسح الأوراق مع الاحتفاظ بالنسخ الأصلية منها، مثلاً في حالة شهادات التأمين، ووثائق مالك المنزل، وما إلى ذلك. من خلال رقمنتهم (تحويل الوثائق إلى الشكل الرقمي)، أنت فعلياً تقوم بإنشاء نسخة احتياطية وتضمن حصولك على المعلومات التي تحتوي عليها، حتى لو لم تكن النسخة الأصلية منها في متناول يديك.

7) لا تفكّر في ذلك كثيراً:

ستواجه بعض الحالات التي تسأل نفسك فيها عما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالنسخة الورقية الأصلية أم رقمنتها والتخلص منها. عندما تواجه حالة صعبة كهذه لا تطيل التفكير بها كثيراً. إن كونك بلا أوراق ينبغي أن يجعل حياتك أكثر بساطة وأسهل وليس أكثر إرهاقاً. احتفظ بالنسخ الأصلية في مُصَنّف أو في المصنّف الأكورديوني أو حتى في الخزانة الخاصة بالملفات.

السجلات الطبية صعبة التعامل في بعض الأحيان، حيث من المفترض فقط أن تقوم برقمنتها وتخزينها إلكترونياً وذلك في حال كان لديك نظام متوافق مع "قانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة" (HIPAA). قد تقرر ببساطة إدخالها في مجلد أو مجلد الأكورديون وتصفحها مرة واحدة سنوياً وفيما إذا كان أي شيء منها جاهزاً للتمزيق.

لا تُمْسِك أو تهتم بالأوراق التي ليس لها أي فائدة. إذا كنت من الأشخاص الذين يقومون بالاحتفاظ بالأوراق معتقدين أنهم يقومون بالأمر من مبدأ المسؤولية، فقد تشعر بالخوف من تمزيق وإعادة تدوير أي شيء. ولكن هل ستحتاج للاحتفاظ بإيصال شراء السندوتش أو حتى شرح للخدمات الطبية التي قمت بالاستفادة منها قبل عامين؟ مزقهم وليذهبوا أدراج الرياح.

المصدر