7 خطوات لإدارة الوقت بفاعلية

تُعَدُّ الإدارة الفعَّالة للوقت من المهارات الهامة للتطور في العمل، إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجيةً وتحقِّق أهدافك بسهولةٍ وسرعة؛ والمقصود بالإدارة الفعَّالة للوقت هو إنجاز مزيدٍ من عملك اليومي الهام في وقت أقل، فالإدارة الجيدة للوقت هامةٌ للغاية كونك تملك متسعاً منه كل يوم لتحقيق النتائج التي تصبو إليها.

يمكن أن يساعدك تعلُّم إدارة الوقت بنجاح على تقليل التوتر، والشعور بأنَّك تتحكم بوقتك، بينما الفشل في ذلك يقلل من كفاءتك ويزيد من شعورك بالإرهاق والتراخي بالعمل، وعلاوة على ذلك، تتيح لك تنمية مهارات إدارة الوقت الجيد إنجاز مزيدٍ من  العمل في وقت أقل؛ الأمر الذي يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وإتاحة مزيدٍ من الفرص لإحراز تقدم إيجابي نحو أهدافك، فضلاً عن التركيز الجيد وتنظيم وقتك وتقليل شعورك بالتوتر.

يسلط هذا المقال الضوء على سبع نصائح للإدارة الفعَّالة للوقت، بحيث تفيدك في وضع أهداف أفضل، وتحديد الأولويات بفاعلية، وتنظيم وقتك، وزيادة إنتاجيتك.؛ لذا اكتشف أهمية إدارة الوقت مع هذا الدليل عن فوائد إدارة الوقت.

7 خطوات لإدارة الوقت إدارة فعالة:

1. مراجعة الوقت:

تبدأ الإدارة الفعَّالة للوقت بمعرفة ما إذا كان وقتك يتسم بالكفاءة والفاعلية أم لا؛ إذ لا يمكنك إدارة وقتك بنجاح حتى تعرف كيف تمضيه، ويعطيك تتبُّع وقتك لمدة أسبوع صورةً واضحة عمَّا إذا كنت مديراً جيداً للوقت أم لا، كما ستساعدك المراجعة الدقيقة على تحديد المجالات التي تدير فيها وقتك إدارة فعَّالة، وتلك التي تحتاج إلى تحسين طريقة إدارتك.

بعد أن تتبيَّن أين تنفق وقتك، يمكنك وضع استراتيجية فعَّالة للتفويض أو التعهيد لأداء العمل منخفض القيمة، وتوفير وقتك للنشاطات التي تقودك نحو أفضل النتائج.

2. وضع أهداف أسمى:

يوفِّر تحديد الأهداف بنجاح الإطار اللازم لإدارة وقتك إدارة فعَّالة، كما يعطيك صورةً واضحة للنتائج التي تريد تحقيقها في المستقبل؛ إذ تحدِّد لك أهدافك مساراً ومخططاً واضحَين لمعرفة كيفية استثمار وقتك في تحقيق النتائج التي تصبو إليها، وهذا الوضوح يساعد بدوره على زيادة الكفاءة والفاعلية من خلال تركيز الوقت على عدد قليل من النشاطات ذات الأهمية القصوى.

وبعد أن تكون واضحاً بشأن أهدافك، يمكنك تحديد أولويات وقتك والحفاظ على ذات المستوى من الإنتاجية كل يوم؛ إذ يقلِّل تحديد أهدافٍ عمليةٍ من الشعور بالتوتر، ويحسِّن المهارات الإنتاجية مثل تحديد الأولويات ومهارة التفويض والمهارات التنظيمية.

3. تنظيم الوقت:

سوف يساعدك التخطيط ليومك على إدارة وقتك إدارة فعَّالة؛ إذ إنَّ تحديد أهم أولوياتك بوضوح في اليوم السابق، سيضمن لك انطلاقةً قويةً للعمل في الصباح، كما يجنِّبك التخطيط اليومي إضاعة الوقت في الصباح بالقلق في كيفية استثمار وقتك، فتستغله استغلالاً فعَّالاً بدلاً من تضييعه في المهام منخفضة القيمة، كما سيساعدك وجود خطط يومية على أن تحافظ على تنظيم العمل والتركيز والإنتاجية.

شاهد بالفديو: 6 أسرار لإتقان إدارة الوقت

4. بدء اليوم بهدف واضح:

إنَّ بدء يومك بهدف واضح، يزيد من فاعليتك وكفاءتك؛ فمن الممكن أن تؤثِّر الطريقة التي تبدأ بها صباحك في إنجازاتك على مدار اليوم؛ فعندما تبدأ يومك بنية واضحة، تعرف جيداً كيف تستثمر وقتك وطاقتك، وسيساعدك ذلك على إدارته إدارة فعَّالة؛ إذ تبدأ الإدارة الفعَّالة للوقت بالتوصُّل إلى فكرة واضحة عن النتيجة التي تصبو إليها، ثم النظر في أبسط الطرائق وأسهلها وأكثرها إنتاجيةً لتحقيقها.

ولتحقيق ذلك، ابدأ بتنظيم قائمة مهامك كي تتوضَّح أولوياتك لهذا اليوم، وخذ الوقت الكافي لإعادة النظر في أهدافك طويلة الأمد والتخطيط لها، كي تتوافق نشاطاتك مع هذه الرؤية، وبما يضمن الإدارة الفعَّالة للوقت؛ إذ إنَّ التركيز على التأثير الذي يحققه عملك لا على كمية العمل يُعَدُّ أحد العوامل الهامة لتحقيق ذلك.

5. تحديد الأولويات لتوفير الوقت:

إنَّ النشاطات عالية القيمة هي تلك التي تجعلك أقرب إلى أهدافك بأبسط الطرائق وأسهلها وأكثرها إنتاجية؛ لذا تبدأ الإدارة الفعَّالة للوقت بتحديد أهم أولوياتك لليوم، ومن خلال إدراك قيمة وقتك وتأثير تلك الأولويات، يمكنك تركيز جهودك على عدد قليل من النشاطات التي تساعدك على إحراز تقدُّم ملموس يوماً بعد يوم.

لتنظيم يومك وإدارة وقتك إدارة فعَّالة، ابدأ بالعمل على أهم نشاطاتك؛ فذلك سيضمن كفاءتك عندما تكون طاقتك ودافعك في أوجهما.

6. التخلص من مصادر التشتيت:

تساعدك إدارة وقتك بفاعلية على الحد من مصادر التشتيت، التي تقلل من إنتاجيتك، وتزيد من شعورك بالتوتر، وتهدر وقتك الثمين، فقد تفشل في الالتزام بالمواعيد النهائية أو تضطر إلى العمل لساعات أطول لتعويض ما فاتك، إذا لم تتمكن من التخلص من تلك المصادر، ولتتجنَّب التشتت ولتدير وقتك إدارة فعَّالة، ضع قائمة مهام أصغر لكل يوم؛ وهذا سيساعدك على توجيه تركيزك وانتباهك توجيهاً صحيحاً.

حدد مصادر التشتيت التي تبعدك عن أهم أولوياتك، واعمل على التخلص منها واحدةً تلو الأخرى، وبعد أن تبدأ ذلك، ستصبح قادراً على التركيز وإدارة وقتك إدارة فعَّالة.

شاهد بالفديو: كيف تعمل بشكلٍ أسرع

7. تعيين حد زمني لكل مهمة:

تبدأ الإدارة الفعَّالة للوقت بجدولةٍ أفضل؛ فعندما تقوم بجدولة وقتك جدولة فعَّالة، تتوضَّح أمامك النشاطات الأكثر أهميةً لكل يوم؛ وهذا يزيد من كفاءتك وفاعليتك.

عندما تقوم بوضع جدولٍ زمني للمهام أو النشاطات، يمكنك إدارة الوقت إدارة فعَّالة والشعور بمزيدٍ من المسؤولية تجاه العمل الذي تقوم به، بينما تصبح انفعالياً ومشتتَ الانتباه ومرهقاً من حجم العمل الذي يتعين عليك القيام به في غياب ذلك.

تستطيع من خلال وضع جدولٍ زمني لنشاط ما، تعيين حدٍّ زمني لإكمال المهمة، لتشعر بمزيد من الثقة والتحفيز عند إنجازها، فضلاً عن إدراكك بأنَّك تحرز تقدماً؛ إذ يُعَدُّ تخصيص وقتٍ كل يوم للتخطيط لليوم التالي أحد أهم النصائح لإدارة الوقت.

الخلاصة:

إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك بزمن قياسي، فلا بُدَّ من إدارة وقتك إدارة فعَّالة، وسيساعدك تطوير المهارات اللازمة على إدارة وقتك إدارة فعَّالة، وزيادة إنتاجيتك، ويضمن مواصلة العمل بذات الكفاءة طوال اليوم، كما ستساعدك النصائح المذكورة آنفاً على تخفيف التوتر، والتخلص من مصادر التشتيت، وتضمن لك أن تنهي كل يوم وقد حققت النتائج المرجوة.

المصدر