7 خطوات لإجراء محادثة قاسية مع أحد الموظفين

إن كان لديك مرؤوسون يعملون تحت إمرَتك، أو كنتَ تعمل في قسم الموارد البشرية، أو تهتم بأصدقائك في العمل، فقد يتعيَّن عليك يوماً ما إجراء محادثة قاسية. هناك أسبابٌ تقتضي إجراء المحادثات القاسية، وليس من السهل إجراؤها أبداً؛ لأنَّك تخاطر فيها بالتسبب في فقدان الانسجام في مكان العمل عندما تَطرح الموضوع على الموظف.

الأمثلة التي تقتضي إجراء محادثات قاسية:

تتنوع الأمثلة بين أن يرتدي الناس ملابس غير لائقة أو غير مناسبة للعمل، أو عدم الاهتمام بالنظافة الشخصية، أو الفوضى التي تدل على عدم تنظيم مسبِّبها.

وأمثلة أخرى، مثل الموظفين المهمِلين الذين يُخزِّنون الطعام تخزيناً غير صحيح في مكاتبهم مما يجذب القوارض والحشرات، ناهيك عن منظر الفُتات المقرِف بالنسبة للشخص الذي يجلس في المكتب المجاور. وكذلك الأمر بالنسبة للألفاظ السوقية غير المهنية، أو اللباس غير المحتشم، أو ترك الأواني المتسخة ليغسلها الآخرون، فهذا أمرٌ فظٌّ وغير مهني أيضاً.

ربما واجهتَ أحد هذه السلوكات التي تتطلب إجراء محادثة قاسية، لكنَّها مجرد غيض مِن فيض سلوكات تتطلب ردود فعل مسؤولة، سواء كان الفاعل زميلاً في العمل، أو موظفاً، أو ربما حتى رئيسك في العمل، فعليك القيام بهذه المحادثة للحفاظ على الانسجام والوفاق معهم في مكان العمل، والحفاظ على نظافة مكان العمل وسلامته.

شاهد بالفديو: كيف تحظى بـاهتمام رئيسك فى العمل؟

ستساعدك هذه الخطوات على إجراء محادثات قاسية عندما يجب عليك توجيه تغذيةٍ راجعة مباشَرة وواضحة واحترافية إلى الآخرين.

خطوات تقديم التغذية الراجعة في محادثة قاسية:

1. طلبُ الإذن:

حتى لو كنتَ رئيس الموظف، ابدأ بالقول أنَّ لديك بعض التغذية الراجعة التي ترغب في مشاركتها. واسأل عما إذا كان هذا هو الوقت المناسب، أو إذا كان الموظف يفضِّل اختيار وقت ومكان آخر (في حدود المعقول بالطبع).

يمكن أن يُحدث إعطاء الموظف بعض التحكم في كيفية تلقِّي التغذية الراجعة والوقت الأنسب له فارقاً كبيراً في تقبُّله التغذية الراجعة القاسية والصريحة.

2. استهلال محادثتك بمقدمة لتلطيف الأجواء:

لا تدخل في صُلب التغذية الراجعة مباشرةً؛ بل امنح الشخص فرصةً للاستعداد لتلقِّي التغذية الراجعة التي قد تكون محرِجةً إلى حد ما.

أخبِر الموظف أنَّك بحاجة إلى تقديم تغذيةٍ راجعة تَصعُب مشاركتها معه. فإذا كنتَ غير مرتاح لدورك في المحادثة، فأخبِره بذلك، حيث يَشعر معظم الناس بعدم الارتياح عند تقديم التغذية الراجعة حول الملابس أو العادات الشخصية للفرد، كحال الشخص الذي يتلقى التغذية الراجعة؛ فهذا أمرٌ طبيعي ينمُّ عن إنسانيةٍ وتعاطف، فلا أحد يريد أن يتسبب بحزن شخصٍ آخر أو يُشعره بالسوء؛ لكن مِن واجبك تجاه نفسك والشخص الآخر منح فرصة إجراء تعديلات على السلوك الذي من المحتَمل أن يؤثِّر في فرصة نجاحه في العمل.

3. عدم التهرب من مسؤوليتك:

غالباً ما تكون أنت مَن عليه تقديم التغذية الراجعة؛ لأنَّ موظفين آخرين قد اشتكوا لك بشأن عادةِ أو سلوكِ أو لباسِ الموظف الذي يتلقى تغذيةً راجعةً قاسية. لا تنجرُّ وراء تضخيم التغذية الراجعة بالاستفاضة فيها أو إخلاء مسؤوليتك عنها بالقول إنَّ عدداً من زملاء العمل قد تقدموا بشكوى بشأن الموضوع، فهذا سيزيد من الإحراج الذي سيختبره الشخص ويضر بتعافيه.

4. التزام البساطة والوضوح في التغذيات الراجعة:

لا تحُم حول الموضوع؛ بل قل: "أنا أتحدث معك لأنَّ هذه مشكلة تَجِب معالجتها لتحقيق النجاح في هذه المؤسَّسة".

5. إخبار الشخص بالتأثير الذي سيحدثه تغيير سلوكه من منظورٍ إيجابي:

أخبِر الموظف كيف أنَّ اختيار عدم الإقدام على فعلٍ كهذا سيؤثِّر في حياته المهنية ووظيفته إيجاباً.

6. التوصل إلى اتفاق حول ما سيفعله الفرد لتغيير سلوكه:

حدِّد إطاراً زمنياً لمراجعة التقدم خلال وقتٍ قصير إن استطعتَ، وتأكَّد من التوصل إلى اتفاقٍ بينك وبين الشخص الذي تجري معه المحادثة القاسية.

7. المتابعة بعد وقت قصير من تقديم التغذية الراجعة:

افعل ذلك للتحقُّق من تقدُّم الموظف بانتظام لمعرفة إذا لم يتغيَّر شيء أو إذا اقتضت الحاجة إلى تحفيزٍ إضافي. يعني وجود المشكلة أنَّ الانتكاسة محتمَلة، فقد يحتاج الموظف أيضاً إلى توضيح التغذية الراجعة له كي يستوعب المسألة تماماً.

إذا باءت محاولات جعل الموظف يستجيب بإيجابية للمحادثات القاسية بالفشل، فعليك بمزيدٍ مِن التغذية الراجعة وربما الإجراءات التأديبية.

باستطاعتك أن تصبح متمكِّناً مِن إجراء محادثات قاسية من خلال الممارسة واتِّباع الخطوات السابقة، فتصبح أكثر راحةً عند إجراء مثل هذه المحادثات، حيث يمكِن للمحادثة القاسية أن تُحدث فرقاً بين النجاح والفشل بالنسبة لموظفٍ محترَم، وهي دليلٌ ملموس على اهتمامك به.

المصدر