6 نصائح لتوفير الوقت وتنظيم عبء العمل
دعنا نعترف أنَّ الإحساس بالضغط يمكن أن يكون موجوداً حتى في أفضل الوظائف، إذ أيَّاً كان المجال الذي تعمل فيه أو المردود المادّي الذي تحصل عليه لا بُدَّ من أنَّك عانيت في مرحلة من المراحل من ضخامة عبء العمل، وإلحاح المواعيد النهائية، ومن الضغط الناجم عن العمل. حينما يبدأ العمل بالتراكم في بعض الأحيان قد تشعر بأنَّك لن تتمكن من إنجاز عملك. في أوقاتٍ كهذه قد يكون من الصعب للغاية أن تعرف من أين تبدأ، وقد تُضيِّع ساعاتٍ من وقتك الثمين بسهولةٍ في التفكير في مهامٍ كان يمكن إنجازها بسرعة، وقد تُضخِّم المسائل البسيطة وتحوّلها إلى حدثٍ يُنغِّص حياتك. حينما يبدأ عبء العمل يُثقِل كاهلك لا تفزع ولا تتوتّر اتبع فقط هذه النصائح الست التي توفر لك الوقت، وتنظم عملك، وتُمكِّنك من تحقيق مزيدٍ من الإنجازات:
1- وضع قائمة مهام:
قبل أن تحاول التعامل مع أيّ جزء من أجزاء عبء العمل المتراكم عليك أنت في حاجةٍ إلى إعداد قائمةٍ تتضمّن جميع المهام التي تحتاج إلى إنجازها. قد تكون مرحلة التخطيط المُسبَق مهمةً جدَّاً لتمكين أيّ شخصٍ من التحلّي بالإنتاجية، إذ من خلال إعداد قائمةٍ تتضمّن جميع المشاريع التي أُسنِدت إليك في الوقت الحالي وتدوين ملاحظات حول كلّ مَهَمّةٍ يجب عليك أن تنجزها يمكنك البدء تدريجياً في تنظيم سير العمل اليومي. وبما أنَّ أيَّة عمليّةِ تنظيمٍ تحتاج إلى أساسٍ متين دَعْ هذه الخطوة تكون حجر الأساس في عملية تعزيز الإنتاجية مهما كان عدد المهام المُلقاة على عاتقك ومهما كانت هذه المهام صغيرةً أو كبيرة.
دعنا نفترض أنَّك تعمل على إنتاج فيديو كامل، من المهم أن تحرص دائماً على وجود قائمةَ تحقّقٍ تستعرضُ تطوّر القصة التي يحكيها الفيديو وألَّا تَغفل عن أيّ تفاصيل مهمة حتى لا تبذُل أيّ جهدٍ في غير مكانه.
لا أحد يقدّم أفضل أداءٍ لديه حينما يكون في عجلةٍ من أمره، لذلك احرص على أخذ الوقت اللازم لإعداد قائمة مهام شاملة لتجنُّب أيّ أخطاء يمكن تجنُّبها.
2- تنظيم عبء العمل:
الآن بعد أن أعدَدتَ قائمةً دوَّنتَ فيها جميع المشاريع والمهام الحالية التي تعكف على تنفيذها تستطيع البدء بدراسة كلّ مشروعٍ بشكلٍ منفصل. إذا كان لديك مهام يعتمد تنفيذها، جزئيَّاً أو كلِّيَّاً، على تنفيذ مهامٍ أخرى أوَّلاً يجب عليك بكلّ تأكيدٍ أن تنفِّذ المهمّة الأساسية أوَّلاً. تذكَّر أيضاً أنَّه يجب عليك أن تخصص وقتاً منطقيَّاً لحالات الانقطاع عن العمل كالأوقات التي تذهب فيها إلى الحمام أو تتناول وجبات الطعام.
إذا كنت تعمل مع زملاءٍ أو إذا كنت موظفاً قد تُستدعى من عملك لحلّ مسائل أخرى. من المهمّ أن نقدّم يد العون لأرباب العمل أو الزملاء لكن يجب عليك في الوقت نفسه ألَّا تكرّس الكثير من الوقت والجهد لأداء مهام أُسنِدَتْ إلى أشخاصٍ آخرين إلَّا إذا كان ذلك ضروريَّاً تماماً، إذ لديك في النهاية مهام يجب عليك أن تتولّى تنفيذها.
3- ترتيب المهام حسب الأولوية:
من الرائع بكلّ تأكيد أن تنتهي بسرعةٍ من تنفيذ المهام المدوّنة على قائمة مهامك، لكن إذا لم تحرز تقدماً كبيراً في بداية ساعات العمل لن تستثمر وقتك بأفضل شكل. عوضاً عن الانشغال بالمهام الصغيرة التي لا تُشكِّل ثقلاً كبيراً ضمن عبء العمل من الأفضل أن تُعطي الأولويّة للمهام التي تعلم أنَّها تحتاج إلى وقتٍ طويل.
إذا كنت تعمل موظفاً مستقلاً مع شركةٍ ما فإنَّ المهام الكبيرة تُعَدّ أهمّ من الناحية المادية، ومن خلال الحرص على إنجاز المهام الأكبر والأكثر استهلاكاً للوقت أولاً يمكنك تجنُّب حالات التفاوت بين الوقت المُقدَّر والوقت الحقيقي وتجنُّب إثارة غضب المديرين أو العملاء، إذ في حالاتٍ كهذه الوقت هو المال. إذا أنجزت المهام الضخمة أولاً يصبح إنجاز المهام الأصغر أهون بكثير، فاترك المهام السهلة إلى النهاية.
4- وضع مواعيد نهائية واقعية:
إذا كنت تعتقد بأنَّ في إمكانك تنفيذ مشروعٍ بسرعةٍ وإنجازه في ساعتين فقط بينما يحتاج إنجاز هذا المشروع عادةً إلى أربع ساعات أسْدِ معروفاً إلى نفسك وخذ وقتك كاملاً في إنجاز المشروع. قد تشعر بأنَّ دقات عقارب الساعة مثل مُشرِفٍ يقف خلف ظهرك ويراقبك وهذا يمكن أن يُفاقم الإحساس بالقلق والتوتر سوءاً، وهذا بدوره يؤدي إلى ضعف الإنتاجية. ضع إطاراً زمنيَّاً واقعيَّاً عند تنفيذ أيّ مشروعٍ والتزم بالمهمّة التي تؤديها مهما كانت الظروف لتضمن إنهاء عملك في الوقت المحدد، لكن لا توبخ نفسك إذا تجاوزْتَ قليلاً الوقت المُقدَّر أساساً لإنجاز العمل.
من المهمّ أن تنتبه أيضاً إلى أنَّه في حال إنجاز مَهمّةٍ مَا قبل الوقت المحدد يمكنك أن تقضي بعض الوقات في الاسترخاء، لكن استثمر وقتك بأفضل شكلٍ وانتقل إلى المهمة التالية إذا كان ذلك ممكناً. إذا عملْتَ بجدٍّ وحاولت ألَّا تفقد التركيز ستنجز عدداً أكبر من المهام في وقتٍ أقل.
5- تجنُّب تعدّد المهام:
ثمَّة مثلٌ قديمٌ يقول: "لا يمكن أن تتحدّث وتمضغ علكةً في الوقت نفسه، فلا تحاول ذلك". تُعَدُّ هذه أفضل نصيحةٍ في جميع الحالات، فإذا كنت قادراً على تركيز كل اهتمامك على إنجاز مهمّةٍ محدّدةٍ في وقتٍ مُحَدّد ستتمكّن من إنجاز هذه المهمّة في الوقت المحدّد تماماً. إذا سعَيْتَ إلى عدم تولي أكثر من مهمّةٍ في الوقت نفسه قد يقيك هذا من خلط بعض المهام مع بعضها الآخر ومن ارتكاب أيّ أخطاء يمكن تجنُّب ارتكابها بسهولةٍ من خلال إيلاء الاهتمام المناسب لكلّ مهمّةٍ في وقتها.
قد تُضطر في بعض الأحيان إلى تحويل انتباهك إلى مهمّةٍ أخرى أو مشروعٍ آخر أو قد تُسنَد إليك مهام ضرورية تحتاج إلى اهتمامٍ فوري، لكن من المهمّ جدَّاً أن تنجز كلّ مَهمةٍ في وقتها المحدد كلما كان ذلك ممكناً.
6- اتباع قاعدة 20-20-20:
آخر نصيحةٍ هي نقطةٌ يمكن أن تشكّل عاملاً حاسماً في مَهمّة تنظيم عبء العمل. إذا كنت تعمل على كمبيوتر وتجلس خلف طاولةٍ قد يبدأ الضوء المُنبَعث من شاشة الكمبيوتر وقلّة الحركة بالتأثير في عينيك وظهرك وحالتك الذهنية أيضاً. تقول قاعدة 20-20-20 ببساطة: انظر مدة 20 ثانية إلى شيءٍ يبعد عنك 20 قدماً على الأقل كلّ 20 دقيقة. يحمي هذا عينيك من الإرهاق ويساعدك في تركيز الاهتمام على المَهمّة التي تؤديها.
من المفيد كذلك أن تطبّق هذه القاعدة على طريقة الجلوس والوقوف على الشكل التالي: امشِ 20 خطوةً على الأقل كلّ 20 دقيقة وامدد ظهرك وذراعيك مدة 20 ثانية على الأقل، لكن لا تبتعد كثيراً عن مكتبك لأَّنه لا زال ثمَّة عملٌ يجب عليك أن تنجزه.
تتلخص النصائح الست المذكورة لتوفير الوقت وتنظيم عبء العمل في النقاط الست الآتية:
- وضع قائمة مهام.
- التمهُّل دون مماطلة.
- إنجاز المهام الضخمة أوَّلاً.
- تحديد مواعيد نهائية مع أخذ الأوقات الضائعة في الحسبان.
- تجنُّب أداء أكثر من مَهمّة في الوقت نفسه.
- اتباع قاعدة 20-20-20.
اتبع هذه النصائح والتزم بالمهمة التي تؤديها حتى تستثمر وقتك دائماً بأفضل طريقة وترتب أولوياتك بالشكل الأمثل.