6 نصائح لتقليل المشتتات وزيادة الإنتاجية

لا يقتصر العمل في هذه الأيام على المكتب؛ إذ يختار معظم الناس العمل من المنزل، ومع تغيُّر القوى العاملة يتغير نوع المشتتات التي نواجهها أيضاً، إضافة إلى الثرثرة أو الأحاديث المعتادة في المكتب نواجه اليوم كثيراً من المشتتات؛ مثل الرسائل الإلكترونية، ووسائل التواصل الاجتماعي، وتطبيقات الأجهزة المحمولة، ومع ذلك فإنَّ هذه المشتتات ضرورية في بعض الأحيان لإكمال مهامنا أو لتعزيز العلاقات السليمة.

إذاً ماذا تفعل عندما يكون لديك موعد نهائي أقصاه ثلاث ساعات لإنجاز عملك إضافة إلى كثيرٍ من رسائل البريد الإلكتروني للتحقق منها؟

إذا لم تتمكن من التخطيط سابقاً فجرِّب هذه النصائح الست لتقليل المشتتات وزيادة الإنتاجية:

1. ابدأ بالمهام الصعبة أولاً:

بصرف النظر عن حجم قائمة المهام الخاصة بك ابدأ بالمهام الصعبة أولاً؛ حتى تتمكن من متابعة يومك بسهولة؛ مثلاً: إذا كنت بحاجة إلى إنهاء تقرير في عملك مع حلول الساعة 3 مساءً؛ لكنَّك تحتاج أيضاً إلى الردِّ على رسائل البريد الإلكتروني؛ فمن الواضح أنَّ المهمة الأصعب هي إنجاز التقرير؛ لذت ضع رسائل البريد الإلكتروني في آخر القائمة؛ لأنَّ ذلك قد يستغرق وقتاً أطول، ويقترح المدير التنفيذي وكوتش النجاح "براين تريسي" (Brian Tracy) إنجاز أصعب المهام أولاً إذا كان عليك الاختيار بين مهمتين.

2. استخدم البرامج الرقمية:

استفد من التكنولوجيا الحديثة وابحث عن أفضل طريقة لمساعدتك على التركيز؛ مثلاً ورقة ملاحظات أو جهاز توقيت إلكتروني أو مخطط عمل على جهازك المحمول، اختر شيئاً يناسبك وتشعر بالراحة عند استخدامه كل يوم.

يمكنك البحث عن برامج رقمية تساعدك على متابعة نشاطاتك اليومية، والبقاء على تواصل مع الزملاء بصرف النظر عن عدد المشاريع التي تعمل عليها، فاستخدم الأدوات إلى جانب النصيحة رقم 1 لزيادة الكفاءة بصورة كبيرة.

3. ضع حدَّاً للأشخاص الذين يسببون لك التشتيت:

إنَّ قليلاً من الثرثرة في العمل أمر جيد، في الواقع إنَّها إحدى أفضل الطرائق لتجنب الشعور بالعزلة في العمل والتواصل مع فريقك، ومع ذلك توجد أوقات يكون فيها آخر شيء تحتاج إليه هو الضوضاء والضجة، فإذا كنت تعمل في بيئات عمل مفتوحة فقد يكون من الصعب تجنب هذا النوع من التشتيت، وإذا كانت الضوضاء تؤثر في إنتاجيتك حقاً فتحدَّث إلى فريقك أو مشرفك بشأنها.

بالنسبة إلى الأفراد الذين يعملون من المنزل يمكن أن تأتي المشتتات على هيئة مكالمات منزلية من الأصدقاء أو الجيران، فلا تخجل من تغيير موعد المكالمة معهم بأدب، وكن صريحاً وأخبرهم أنَّك بحاجة إلى إنهاء العمل على مشروع ما، وسيكون من الجيد تناول طعام الغداء أو العشاء معهم بمجرد أن تنهي عملك.

شاهد بالفيديو: 8 حيل سهلة للتعامل مع عوامل التشتيت

4. استخدم سماعات الرأس:

تأكد من وجود سماعات الرأس معك حتى تتمكن من التخلص من الضوضاء التي لا داعي لها، فقط تحقق ما إذا كان مكتبك يسمح باستخدامها خلال ساعات العمل، وإذا كنت تفضِّل استخدام السماعات للابتعاد عن جو الثرثرة فكن حذراً عند استخدامها؛ لأنَّك قد لا تسمع أشخاصاً ينادونك، واملأ مشغِّل الموسيقى الخاص بك بألحانك المفضلة، أو ربما ألحان مريحة مثل صوت تدفُّق أمواج البحر.

5. رتِّب مكتبك:

بالتأكيد لا بأس من وجود لعبة صغيرة أو إطار صورة صغير على مساحة العمل الخاصة بك، ولكن لا يجب أن تضع أشياء كثيرة على مكتبك، فعلى الرَّغم من أنَّ الناس قد يجادلون بأنَّ المكاتب الفوضوية علامة على العقل المبدع إلا أنَّ ذلك يُظهِر عدم الاحترافية في العمل، فإذا كنت تعمل من المنزل فإنَّ المكتب المزدحم يهدر وقتك عندما تبحث عن أي شيء.

تأكد من أنَّ المعلومات الهامة آمنة وبعيدة عن أعين المتطفلين؛ وذلك من خلال الحفاظ على منطقة عمل نظيفة، وخذ الكتب والمجلات إلى المنزل، وتناول الطعام بعيداً عن مكتبك، واجمع الأوراق في أضابير أو مجلدات، وضع الأشياء في درجك، فكلما كانت طاولتك أنظف أنهيت مهامك أسرع.

6. ابتعد عن المشتتات:

في بعض الأحيان بصرف النظر عمَّا تفعله تبقى بعض العوامل التي تشتت الانتباه؛ إذ توجد ضوضاء لا يمكنك تجاهلها أو أشخاص يصعب التملص منهم، وفي مثل هذه المواقف أفضل حل لك هو الابتعاد عن المشتتات.

بالنسبة إلى الأشخاص الذين يعملون في بيئات عمل مفتوحة، إليكم بعض الاقتراحات:

• إذا كنت بحاجة إلى التركيز بصورة كاملة على مهمة ما؛ فاسأل عمَّا إذا كان يمكنك استعارة غرفة الاجتماعات أو أي مساحة شاغرة متاحة للتركيز.
• هل سيكون مكتبك فارغاً قبل ساعات العمل أو بعدها؟ حاول أن تنجز المهام الصعبة خلال تلك الأوقات التي يكون فيها عدد الأشخاص أقل.
• اسأل رئيسك في العمل إذا كان بإمكانك الحصول على ساعات عمل مرنة؛ بهذه الطريقة يمكنك اختيار العمل بعيداً عن المكتب في أيام محددة من الأسبوع.

ماذا عن الأشخاص الذين يعملون من المنزل؟ فيما يأتي بعض الاقتراحات:

• تجهيز منطقة العمل الخاصة بك بعيداً عن عوامل التشتيت المعتادة (مثل التلفاز أو الكمبيوتر الشخصي أو الثلاجة).
• إذا كان التركيز في المنزل صعباً جداً فلماذا لا تخرج إلى المقهى أو الحديقة العامة.
• في حال اقتراب الموعد النهائي وكانت المشتتات كثيرة؛ فليس أمامك حل سوى تأجيل العمل حتى وقت متأخر من الليل أو إلى الصباح الباكر حينما يكون الصخب في منزلك أقل.

في الختام:

الحل هنا هو الحفاظ على مستوى معيَّن من الانضباط الذاتي، فلا تأتي مصادر التشتيت كالضوضاء أو المكالمات غير مرغوب فيها، فقط ابذل قصارى جهدك للابتعاد عن المشتتات حتى تنتهي من إنجاز المهام الهامة، وبعد يوم طويل شاقٍّ لا تتردد في مكافأة نفسك والعودة إلى المنزل والاسترخاء.