6 نصائح لإدارة عملية إعداد الموظفين الجدد

توفر عملية تجهيز الموظفين الفرصة لتهيئة موظفيك الجدد للعمل بشكل صحيح؛ إذ إنَّ أفضل طريقة لإعدادهم من أجل النجاح هي التركيز في مواءمة الأهداف؛ إذ تعني مواءمة الأهداف أن ترشد موظفيك في عملهم نحو تحقيق أهداف المؤسسة، وتزوِّدهم بمنظور شامل لتلك الأهداف شمولاً أكبر.

سيتفاعل الموظفون أكثر بكثير مع عملهم عندما يفهمون المغزى من الساعات والطاقات التي يبذلونها؛ إذ إنَّ مواءمة الأهداف تُعَدُّ دليلاً على أنَّ المؤسسة تستفيد من النتائج التي يأتي بها موظفوك وأنَّ تلك الجهود تتقدم بشكل يومي.

فيما يأتي بعض النصائح لإتمام عملية إعداد الموظفين الحديثين بأفضل الطرائق:

1. شارِك قيم الشركة ورسالتها:

إنَّ اطِّلاع موظفيك على رسالة الشركة وقِيمها الجوهرية ورؤاها المستقبلية هو أول خطوة باتجاه مواءمة الأهداف، ولكن لسوء الحظ، فإنَّ معظم الموظفين لا يملكون أدنى فكرة عن هذه الأمور؛ إذ وجدت دراسة بعنوان "الهوة العظمى: خسارة الموظفين الاهتمام بوظائفهم" (The Greatness Gap: The State of Employee Disengagement) أنَّ 60% من أصل 390 موظفاً شاركوا باستطلاع في أمريكا الشمالية لا يعلمون شيئاً عن الرؤية المستقبلية لمؤسساتهم، وأنَّ 61% لا يعلمون عن رسالة مؤسساتهم أو قيمها الثقافية.

ما يثير القلق أكثر هو عدم كفاءة الرسائل التي تتخذها معظم المؤسسات، وأنَّه وبالنسبة إلى الموظفين الذين يعلمون الرسالة العامة، فإنَّ 57% منهم غير مكترثين بها؛ إذ يكمن التحدي في أمرين: في جعل الموظفين مدركين لهذه الجوانب الهامة لهوية المؤسسة أولاً، وفي استخدام تلك الجوانب للتشجيع والإلهام ثانياً.

شاهد بالفيديو: كيف تعزّز وجودك في عملك الجديد

2. شارك قصة مؤسستك:

يجب أن تكون كل خطوة من برنامج إعداد الموظفين متوافقة مع قِيم المؤسسة ورسالتها وأهدافها، فعندما لا يعلمون الهدف الأكبر وراء المؤسسة، سيكونون أقل حماسة.

إنَّ أفضل طريقة لإلهام وإثارة تفاعل الموظفين الجدد هي توضيح القصة التي قامت على أساسها، وشرح المشكلات التي في العالم من وجهة نظر المؤسسين، وشرح ما قاموا به لوضع ما يرونه حلاً لتلك المشكلات قيد التنفيذ.

إذاً، اربط ذلك بسبب قيام المؤسسة، وما هو التأثير الذي ستحدثه في العالم، فعندما تستطيع أن تُظهِر للموظفين القيم التي يقدمها فريقك، سيشعرون بالإلهام ليصبحوا أفضل ويجعلون تجربة إعدادهم للعمل أكثر فائدة.

3. عيِّن منتوراً لكل موظف جديد:

يُعرِّف المنتور الموظفين الجدد إلى زملائهم ورفاقهم في العمل؛ وذلك لمساعدتهم على الاطلاع على ثقافة المؤسسة بسرعة أكبر، كما يقدِّم معرفة غنية بشكل مباشر للموظفين الجدد، لكي يشعروا بالراحة حينما يطلبون النصيحة منه؛ إذ يتآلف المنتور معهم ويكوِّنون علاقة وطيدة؛ إذ إنَّ المديح والتقدير هامَّان خلال الأيام الأولى، وسيكون المنتور هو الشخص المناسب ليقدِّم التهاني للموظفين الجدد من أجل إنجازاتهم، وحينما تكون التغذية الراجعة مباشرة وشخصية، فإنَّ ذلك يُشعِر بأنَّها أكثر مصداقية من إرسالها بالبريد الإلكتروني.

يجب على برنامج المنتور الخاص بك أن يُبنَى على أهداف الموظفين الجدد بعيدة الأمد، وعلى سبيل المثال، إن أرادوا أن يصبحوا مديرين، فتأكد من أنَّ المنتور خاصتهم يعلِّمهم مهارات القيادة، بالإضافة إلى أنَّه يمكن للمنتور أن يدعمهم عندما يتعلق الأمر بالتقدم داخل المؤسسة.

4. قيِّم عملية إعداد الموظفين الجدد:

قيِّم مدى صلة استراتيجية عملية الإعداد بالمعينين الجدد، هل يفهمون أهدافهم؟ وهل دُعِموا لكي ينجحوا؟ وكيف يساعدهم محيطهم على التأقلم؟ فعندما تعلم التأثير الذي يحدثه برنامج الإعداد فيهم، ستدرك فيما إذا كان هناك ما يجب تحسينه للتأكُّد من سير عملية إعداد الموظفين الجدد على ما يرام.

تحقَّق تحقُّقاً دائماً من مدى فهمهم للتوقعات والصورة الكبرى. ولا يكفي أن تتحقق من مساعدة فريقك للموظفين الجدد على فعل مهماتهم اليومية ورؤية كيف تعاملهم الإدارة فحسب؛ بل يجب عليك أن تتأكد من وصولهم إلى أهدافهم.

ضع لديك مراجعات أداء بعد مرور عام على توظيفهم؛ وذلك للنظر في أدائهم والتخطيط للأمام، واستخدم بيانات الأداء لتتبُّع مدى تحقيقهم للتوقعات؛ إذ يمكن أن تساهم هذه الإجراءات في التغذية الراجعة التي تقدِّمها لمساعدتهم على البقاء على الطريق الصحيح وتحقيق أهدافهم.

5. اطلب تغذية راجعة:

لا يقتصر إعطاء التغذية الراجعة على أرباب العمل فقط؛ بل يجب أن تسمعها كذلك من الموظفين الجدد، ويمكنك إجراء استطلاعات وتقدير ذاتي لتقييم وجهات نظرهم، فتأكَّد من أنَّ هذه الاجتماعات عبارة عن محادثات ثنائية؛ وذلك لأنَّه عندما تستحوذ الإدارة على الحديث كله، يمكن أن يؤدي ذلك إلى ضعف تفاعل الموظفين، ودع الموظفين الجدد يعبِّرون عن آرائهم ويقدِّمون اقتراحات ليس فقط حول كيفية تحسين عملية الإعداد؛ وإنَّما أيضاً عن الكيفية التي تستطيع بها المؤسسة إعداد الموظفين الجدد بشكل أفضل لتحقيق النجاح.

ركز في أفكارهم في تتبع الأهداف وتطوير الموظفين، ووضِّح أنَّك تقدِّم فرصاً للنمو؛ لأنَّ ذلك يمكن أن يكون حافزاً كبيراً؛ إذ وجد تقرير لمؤسسة "ليرنكيت" (Learnkit) للتعلم الإلكتروني لعام 2015 بعنوان "إنشاء استراتيجية تعلُّم مُرضية للأطراف كافة في منظمتك" (Creating a Win-Win-Win Learning Strategy for Your Organization) أنَّ 89% من الموظفين يشعرون بأنَّه من الهام أن يدعم أرباب العمل عملية تعلُّمهم وتطورهم.

لا تتحدث عن خططك الكبرى فحسب؛ بل أَظهِر لهم دعمك لتطويرها من خلال إعطاء الأولوية لنموهم طوال فترة إعداد الموظفين الجدد، ويجب أيضاً تقييم كيفية تقدير الموظفين والمنتورز المثبَّتين لاستراتيجية الإعداد لتظهر مدى اهتمامك بتطوير الموظفين الجدد.

6. عدِّل استراتيجيتك:

ضع التغذية الراجعة التي يزودك بها الموظفون قيد التنفيذ، وابحث عن الاختلاف في وجهات النظر؛ على سبيل المثال، ربما يظن موظفوك أنَّهم ساعدوا الموظفين الجدد ليتناغموا مع ثقافتهم، بينما يظن الموظفون الجدد العكس، وإن كان الأمر كذلك، فشجِّع موظفيك على تنظيم مواعيد غداء مع الموظفين الجدد لبناء روابط أقوى، وبالمثل إن لم تكن أهداف الموظفين الجدد واضحة، فقد حان الوقت لإجراء بعض التحسينات.

غيِّر المبادرات التي صُمِّمَت لمواءمة الأهداف إن لم تحقق أهداف الموظف، واستخدم تقنية الرسوم البيانية لتُظهِر للموظفين الجدد كيف يؤثر تقدمهم في الأهداف بعيدة الأمد.

بعد تعيين وتوظيف أفضل المواهب، يجب أن تستخدم برنامج إعداد الموظفين الجدد لتجعلهم يركزون في مستقبلهم في مؤسستك، فبمجرد أن يتأقلموا في دورهم الحالي، سيحتاجون إلى التدريب والتطوير لكي ينموا.

ومن ثم، فإنَّ إدارة الأداء هي المرحلة التي تضمن فيها استمرارهم في تحقيق أهدافهم والمساهمة في الأهداف العامة حتى النهاية، وهنا حيث يكون التخطيط لتعاقُب الموظفين أمراً بالغ الأهمية، فعندما تدير كل مرحلة على أكمل وجه، فإنَّك تضمن أنَّ دورة حياة الموهبة بأكملها تُمكِّن الموظف من النمو والتقدُّم مهنياً بشكل مستمر، وهو التزام تستحقه منك أفضل المواهب في مؤسستك.

شاهد بالفيديو: 6 نصائح لإدارة عملية إعداد الموظفين الجدد

المصدر