6 حيل يستخدمها كبار المديرين التنفيذيين للحفاظ على إنتاجيتهم
المديرون التنفيذيون هم أكثر الناس انشغالاً على هذا الكوكب، فهم يعقدون الاجتماعات ويقرؤون رسائل البريد الإلكتروني ويجرون المكالمات ويشرفون على مختلف الشركات والأقسام ويراقبون جميع أنشطة تطوير الأعمال والقائمة تطول حتى تصبح بلا نهاية.
ويستيقظون قبل بزوغ الفجر، ويحتاجون إلى ساعات نوم أقل مما يحتاجه البشر الباقون، ويعملون لساعات أطول مما قد يفكر فيه أي شخص سليم العقل.
وفقاً لدراسة نُشِرَت في مجلة هارفارد بزنس ريفيو (Harvard Business Review)، يعمل المدير التنفيذي العادي لمدة 62.5 ساعة في الأسبوع ويحضُر 37 اجتماعاً، ولكن كم ساعة من هذه الساعات الـ 62.5 منتجة بالفعل؟ هذا هو ما يهمُّ في النهاية؛ فالاستفادة القصوى من هذه الساعات أمر لا غنى عنه للحفاظ على الإنتاجية.
سنورد لكم في هذه المقالة كيف يحافظ كبار المديرين التنفيذيين على إنتاجيتهم وكيف يحصلون على أفضل النتائج من موظفيهم.
كيف يحافظ كبار المديرين التنفيذيين على إنتاجيتهم؟
1. تجاهُل التسلسل الهرمي:
إحدى أكبر المشكلات في اتِّباع نظام التسلسل الهرمي القيادي هي أنَّه يُفشل العملية كلها ويحولها إلى عقبة، ويوافق إيلون ماسك (Elon Musk)، المدير التنفيذي لشركتي تسلا (Tesla) وسبيس إكس (Space X) على هذه الفكرة أيضاً؛ ففي إحدى رسائله الإلكترونية، أخبرَ الموظفين "كيف يجب أن تتم عملية التواصل عبر أقصر طريق ضروري لإنجاز المهمة".
يرى إيلون ماسك (Elon Musk) أنَّ ضعف التواصل سببٌ جذريٌ لمعظم المشكلات، وكتبَ ذات مرة: "إنَّ طريقة حل هذه المشكلة هو السماح بالتدفق الحر للمعلومات بين جميع المستويات، وإذا كان يتعين على المساهم الفردي التحدث إلى مديره من أجل القيام بعمل ما بين الأقسام، ويجب على المدير بدوره أن يتحدث إلى مشرفه الذي سيتحدث إلى نائب الرئيس الذي سيتحدث إلى نائب رئيس آخر يتحدث إلى مشرفه الذي يتحدث بدوره إلى مدير آخر، ليتواصل هذا الأخير مع الشخص الذي يقوم بالعمل الفعلي؛ فستحدث أخطاء غبية للغاية، ويجب أن يكون من الجيد أن يتحدث الناس مباشرة مع بعضهم وأن يفعلوا الأشياء الصحيحة فقط".
شاهد بالفيديو: 9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
2. التخفيف من التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني:
رسائل البريد الإلكتروني هي واحدة من أكبر العوامل القاتلة للإنتاجية في العمل؛ حيث يتلقى العاملون في المكاتب حوالي 200 رسالة بريد إلكتروني يومياً ويقضون 2.5 ساعة في المتوسط في قراءتها والرد عليها، وهذا هو السبب في عدم إنجاز جيف وينر (Jeff Weiner)، المدير التنفيذي لشركة لينكد-إن (LinkedIn)، أعماله عن طريق رسائل البريد الإلكتروني.
يستخدم أسلوباً مبتكراً يتمثل في "إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني لتلقِّي أقل منها"، للحفاظ على صندوق الوارد الخاص به خالياً من الفوضى. ولتطبيق ذلك، يكتب رسائل البريد الإلكتروني فقط عند الضرورة، وبالتالي قال إنَّه يتلقى: "عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني ويصبح صندوق الوارد أكثر قابلية للتصفح. لقد حاولتُ التمسك بالقاعدة نفسها منذ ذلك الحين".
3. اتخاذ القرارات بسرعة:
تجبرك الوتيرة السريعة التي يتطور من خلالها عالم الأعمال على اتخاذ القرارات الصحيحة بسرعة، حيث شرحَت ميج ويتمان (Meg Whitman)، المديرة التنفيذية السابقة لمؤسسة هيوليت باكارد (Hewlett Packard Enterprise)، كيف تتخذ قرارات أفضل بشكل أسرع في إحدى المقابلات التي أجرَتها: "أستوعب جميع البيانات؛ فمن المفيد معرفة أنَّك عندما ترتكب الأخطاء، يمكِنك دائماً إصلاحها"، وباستخدام برنامج إدارة المهام، يمكِنك بسهولة تحليل كل تلك البيانات والحصول على رؤىً مفيدة منها.
وفقاً لها فإنَّ "الرفض السريع أفضل من الرفض الذي يأتي بعد تفكير طويل أو من الموافقة التي تأتي بعد فترة طويلة"، وتضيف أيضاً: "إذا فكرتَ في كل شيء سيء سيحدث؛ فستتجمد ولن تتمكن من العمل؛ لذا التعرف إلى الأنماط مفيدُ حقاً في هذه المواقف، فلقد كنتُ أمارس هذا العمل منذ فترة طويلة، لذلك مرَّ عليَّ ما قد يَحدث من قبل".
4. استثمار وقت الاستراحة للتفكير:
نواجه جميعاً حالات ركود أو مطبات في الإنتاجية. تُعرِّف سارة بلاكلي (Sara Blakely)، المديرة التنفيذية لشركة سبانكس (Spanx) وهي شركة لتصنيع وبيع الملابس، كيفية تحقيق أقصى استفادة من وقت الاستراحة عن العمل، حيث شاركَت تجربتها في بثٍّ لريد هوفمان (Reid Hoffman) مُقدِّم برنامج محترفون رفيعو المستوى (Masters of Scale)، وهو برنامج إذاعي مختص بمجال إدارة الأعمال؛ حيث قالت: "لقد أنشأتُ ما يسميه أصدقائي" تنقُّلاتي المزيفة"، حيث أستيقظ مبكراً قبل أن أذهب إلى مقر شركة سبانكس (Spanx) وأقود السيارة بلا هدف في مدينة أتلانتا (Atlanta) حتى أتمكن من إطلاق العنان لأفكاري".
تحمل رائدة الأعمال سارة بلاكلي (Sara Blakely) دائماً دفتر ملاحظات معها لتحقيق أقصى استفادة من أوقات الاستراحة، وتعترف قائلةً: "هناك عدد من المناسبات التي يكون فيها المحتوى على خشبة المسرح مملاً للغاية، لكنَّني أظلُّ حبيسة مقعدي لأنَّني لا أستطيع الخروج، وهذا هو السبب الذي يجعلني أُحضر دائماً مفكرةً معي، وأبدأ العمل، فأركِّز على حقيقة أنَّه لا يمكِنني المغادرة، ولا يوجد أمر يشتت انتباهي، ولا يمكِنني العمل على أي شيء آخر، ولا يمكِنني إرسال بريد إلكتروني وأنا جالسة هناك مع أوراقي؛ لذا أُخرج مفكرتي وأبدأ العمل".
5. أخذ قيلولة:
ينام جوش لوبر (Josh Luber)، المدير التنفيذي للمتجر الإلكتروني ستوك إكس (StockX)، خلال العمل، ويَعُدُّ قيلولته واحدة من أفضل الأساليب لتجديد طاقته خلال النهار؛ حيق يقول: "أجد أنَّ أحد أفضل الأساليب للحفاظ على الإنتاجية هو إضافة القيلولة لاستعادة الطاقة إلى مسار يومك؛ فنظراً إلى المعدل الذي تنمو به شركة ستوك إكس (StockX)، فإنَّها تُعدُّ وظيفةً تحتاج العمل لمدة 24 ساعة، وأنا أقضي 70% إلى 80% من وقتي على الطريق قاطعاً مناطق زمنية مختلفة، وهذا يمكِن أن يكون قاسياً يضر بجسدك؛ لذا آخذ قيلولة لمدة 11 دقيقة مرة أو مرتين يومياً، وأجد أنَّها تزيد من طاقتي وكفاءتي".
6. إنشاء قوائم أفضل لمهام الأعمال:
يعطي بريان تشيسكي (Brian Chesky)، المدير التنفيذي لشركة إير بي إن بي (Airbnb)، لمسةً فريدة لقوائم المهام التي يُنشئها؛ حيث ينصحنا قائلاً: "ضع قائمةً بكل ما تريد تحقيقه في ذلك اليوم، وكن شاملاً قدر الإمكان، ثمَّ اجمَع بعض المهام المتشابهة معاً، واسأل نفسك عن كل مجموعة: ما الإجراء الوحيد الذي يحلُّ كل هذه المهام؟ كرِّر هذه العملية حتى يتبقى لديك القليل من المهام الكبيرة فقط.
ويضيف قائلاً: "إذا كان لديك قائمة من 20 مَهمة عليك القيام بها؛ فسوف تدرك في النهاية أنَّك لستَ بحاجة إلى القيام بـ 20 مَهمة فعلاً، وإذا قمتَ بأكبر ثلاثة مهام؛ فإنَّ المهام العشرين الأخرى ستكون نوعاً ما كنتائج أو مخرجات للمهام الكبيرة".
في الختام:
على الرغم من انشغالهم، يظلُّ المديرون التنفيذيون منتجين من خلال تحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة؛ فهُم يعرفون قيمة الوقت ولا يضيعونه أبداً؛ لذا اتَّبِع خطاهم وانتقِل بإنتاجيتك إلى المستوى التالي.