5 طرق سهلة للتواصل مع موظفيك العاملين عن بعد
يمنحنا السماح للموظفين بالعمل عن بعد فوائد جمَّة؛ فهو يزيد من احتمالية الاحتفاظ بالموظفين المتميزين، ويخفِّض التكاليف، ويرفع معدل الإنتاجية، كما أنَّه يمنح الموظفين الحرية والمرونة في مواعيدهم ويوفر عليهم وقت تنقلاتهم.
على الرغم من أنَّ العمل عن بعد مفيدٌ للموظفين وأرباب الأعمال على حدٍّ سواء إلا أنَّ له سلبياته أيضاً؛ لذا عليك أن تتأكد من أنَّ موظفيك على وفاق حتَّى ولو كانوا لا يعملون معك في نفس المكان؛ فنجاح أي شركة سيصبح أصعب إذا لم يتواصل الموظفون مع بعضهم كما ينبغي وبشكل دائم. إذا كنتَ تعاني من موضوع التواصل مع موظفيك العاملين عن بعد، إليك هذه النصائح التي يمكِنها أن تساعدك:
1. استفِد من أدوات التواصل أقصى استفادة:
غيَّر دخول التكنولوجيا إلى حياتنا وجه الأعمال التجارية من مختلف جوانبه، وما التواصل إلا أحد تلك الأمور التي تغيَّرت، حيث نشاهد في يومنا هذا أعداداً لا تُحصى من التطبيقات والبرامج التي يمكِن أن نستخدمها لتحسين التواصل مع الموظفين العاملين عن بعد.
إليك بعض أدوات التواصل التي يمكِننا استثمارها في أيامنا هذه:
1. 1. الفاكس عبر الإنترنت:
على عكس أجهزة الفاكس التقليدية، لا تتطلب خدمات الفاكس عبر الإنترنت أيَّة أجهزةٍ أو برامجَ لإرسال الملفات واستلامها؛ حيث يمكِن ربط هذه الأداة بعناوين البريد الإلكتروني المختلفة وهي تعمل على أي نوع من أنواع الهواتف الذكية.
1. 2. الأدوات الرقمية التي تعزز التعاون والإنتاجية:
تتيح هذه الأدوات للموظفين الدردشة ومشاركة الملفات آنياً وتسهِّل على الفِرق العاملة عن بعد مشاركة التحديثات الطارئة على المشروعات وإسناد المهام إلى أفراد الفريق.
1. 3. أدوات عقد الاجتماعات عبر الإنترنت:
الاجتماعات الدورية مع الموظفين ضرورية حتى وإن كان الموظفون يعملون عن بعد، ويمكِنك عقدها باستخدام أدوات عقد الاجتماعات المرئية عبر الإنترنت، مما يوفِّر هيكلية أفضل لاجتماعاتك ويجعلها تدفع الموظفين أكثر إلى المشاركة.
شاهد بالفيديو: 10 طرق لبناء علاقات عمل إيجابية وفعالة
2. خُذ زمام المبادرة في التواصل مع فريقك:
لا فائدة من استخدام أو طرح أدوات التواصل المختلفة على موظفيك العاملين عن بعد ما لم تبادِر بإجراء المحادثات معهم، ومن الضروري أن يكون رب العمل دائماً سبَّاقاً إلى التواصل مع فريقه؛ وذلك لأنَّهم سيحذون حذوه حينها.
حقِّق الاستفادة القصوى من أدوات التواصل عن طريق استخدامها مع موظفيك باكراً استخداماً متكرراً، وتفقَّد أمور أفراد فريقك باكراً في الصباح وأرسِل لهم الرسائل طالباً إخبارك بالمستجدات، أو أرسل تحياتك لهم خلال العطلات، ويمكِنك أيضاً استخدام مختلف أدوات التواصل لتُظهِر تقديرك لعمل موظفيك العاملين عن بعد، كما عليك دائماً التواصل معهم مهما كنتَ مشغولاً خلال اليوم، فهذه اللفتات البسيطة تجعل الموظفين عن بعد أكثر انخراطاً في العمل، وتحثُّهم أكثر على التواصل مع أفراد الفريق الآخرين أيضاً.
3. وضِّح نواياك:
النبرة واللغة اللتان تستخدمهما في أثناء التواصل مع الموظفين العاملين عن بعد هامَّتان أيضاً، فلن يزيد إرسال الرسائل عبر التطبيقات المختلفة من وضوح تواصلك إن كنتَ تستخدم الكلمات الجوفاء الرنَّانة، وتحديداً إن كان موظفوك من مختلف أنحاء العالم.
وضِّح نواياك دائماً عندما تتواصل مع موظفيك العاملين عن بعد من خلال:
- تجنُّب الكلمات المحيِّرة والغامضة: قد يتيح لك استخدام الكلمات الغامضة التفاخر بمعلوماتك، ولكنَّ هذه الكلمات ستتسبب بإرباك الموظفين العاملين عن بعد وبمنعهم من فهم رسالتك بوضوح؛ لذا استخدِم الكلمات البسيطة التي يمكِن لأي شخص فهمها أياً كان بلده وأياً كانت لغته الأم.
- شرح التفاصيل: قدِّم كل التفاصيل الممكن تقديمها بدلاً من قول جملة واحدة في أثناء إسناد المهام إلى موظفيك الذين يعملون عن بعد، وكن واضحاً، واشرح كل المعلومات الضرورية لهذه المَهمة، وشجِّعهم على طرح الأسئلة.
- توفير معلومات عن المَهمة ومواعيدها وكيفية إنجازها: لتتجنب إرسال رسائل عدَّة تحمل نفس المحتوى؛ قدِّم معلومات عن طبيعة المَهمة ومواعيدها، وكيفية إنجازها في الرسالة الأولى التي ترسلها؛ فهذه طريقة سهلة وفعَّالة لتجنب سوء التواصل.
4. أنشئ بيئة عمل إيجابية على الإنترنت:
إن كان موظفوك لا يعملون معك في نفس المكان؛ فهذا لا يعني أنَّه يمكِنك الاستهانة بالحاجة إلى إنشاء بيئة عمل؛ بل عليك في الواقع أن تبذل جهداً أكبر لإنشائها وجعلها إيجابية، لأنَّ هذا من شأنه زيادة مشاركة العاملين عن بعد في العمل ورفع معنوياتهم.
حتّى وإن كان موظفوك يعملون عن بعد، فعليك التأكد من أنَّهم يشعرون بأنَّك تقدِّر لهم جهودهم، حيث يرفع هذا من معنويات الموظفين، ويشجعهم على البقاء لفترة أطول في الشركة.
يمكِن أن تفيدك هذه النصائح في خلق بيئة عمل إيجابية على الإنترنت:
- احتفِ بإنجازات موظفيك: احتفِل بموظفيك العاملين عن بعد عندما يبلغون غاياتهم أو يحققون إنجازاتهم، واصنع لهم لوحة عليها أسمائهم مع صورهم وشارِكها مع الفريق كلِّه، فهذه طريقة ممتازة للتعبير عن تقديرك لموظفيك.
- جدوِل أنشطة على الإنترنت: تجعل الأنشطة العمل أكثر مرحاً، وتتيح للعاملين عن بعد التخلص من إجهادهم، ومن أكثر هذه الأنشطة شيوعاً: الأيام الاحتفالية التي تتمحور حول موضوع معيَّن أو المسابقات، وإن أردتَ أن تبذل مزيداً من الجهد على هذه الأنشطة؛ فيمكِنك أن تنشئ دعوات رقمية ترسلها لموظفيك لتُحمِّسَهم.
- تعرَّف إلى موظفيك على الصعيد الشخصي: لتُنشئ بيئة عمل إيجابية عبر الإنترنت؛ ابذل الوقت والجهد لتعرف موظفيك الافتراضيين شخصياً، فاسألهم عن يومهم وأعبائهم وعما إن كانت لديهم أيَّة اقتراحات لتحسين العمل.
5. ضع جدولاً زمنياً منتظماً للاجتماعات الافتراضية:
من الشائع أن يستخدم العاملون عن بعد الرسائل أو برامج المحادثة عندما يتواصلون مع أفراد فريقهم، ولكنَّ هذه الطرائق لا تضمن لهم دائماً تواصلاً فعالاً حتى وإن كانت مريحةً لهم، وتحديداً إن كان العاملون يسكنون في بلدان ذات مناطق زمنية مختلفة.
جدوِل دائماً اجتماعات افتراضية منتظمة لتتجنب سوء التواصل، ومن الهام أن يَحدث هذا مرة في الأسبوع على الأقل للتأكد من أنَّ جميع الأفراد في الفريق يتواصلون معاً ويرون الأشخاص الآخرين الذين يعملون معهم، حيث تتيح الاجتماعات الافتراضية المنتظمة لأفراد الفريق بناء علاقات مع زملائهم، وتمنعهم من الشعور بأنَّهم يعملون بمفردهم.
ولكي تستضيف اجتماعات افتراضية فعالة، ضع القواعد الأساسية للاجتماع وتأكَّد من أنَّ جميع المشاركين يتبعونها، حيث يمكِنك بدايةً أن تطلب من موظفيك أن يحضروا الاجتماع أبكر بخمس دقائق على الأقل من موعده ليتاح لهم الوقت للتحقق من عمل كاميراتهم وميكرفوناتهم.
في الختام، التغييرات الصغيرة لها أثر كبير:
يشكِّل التواصل مع العاملين عن بعد تحدياً صعباً، ولكنَّه تحدٍّ يمكِننا اجتيازه، فطبِّق تدريجياً هذه النصائح التي تحدَّثنا عنها في هذا المقال في عملك يومياً، وزِد عليها رغبتك في تنمية تواصلٍ سليمٍ بين أفراد فريقك، وستبهرك التحسينات التي يمكِن أن تُحدثَها هذه التغييرات على تواصل فريقك وتعاونه.