5 طرائق لتخفيف التوتر وزيادة الإنتاجية بشكلٍ تدريجي
قد يكون من الصعب في عالم الأعمال إيجاد ذلك التوازن التام أو الوصول إلى الشكل الأمثل من الإنتاجية، فالنتائج التي نحصل عليها في نهاية اليوم تختلف بشكلٍ كبيرٍ غالباً عمَّا خُطِّطَ له في أثناء احتساء قهوة الصباح.
إذ يُعَدّ الضغط إحدى حقائق الحياة بالنسبة إلى العاملين في المهن، ولكن ثمَّة العديد من الطرائق التي تستطيع من خلالها التغلب على تلك الضغوطات بحيث لا تسيطر على أدائك اليومي أو صحتك. حيث يبحث قادة الأعمال على تنوُّعهم عن استراتيجيات من خارج الصندوق لتخفيف الضغط وتحقيق أقصى استفادة من كل ساعةٍ يقضونها. فإليك بعض المناهج التي يمكنك أنت وفريقك تنفيذها بحيث تعملون بأقصى طاقةٍ لديكم:
1- تعزيز الشفافية:
بغض النظر عن عدد الموظفين الذين لديك يجب عليك أن تلتزم أن تكون صريحاً حول كلِّ شيء من الأهداف الصغيرة وحتى الرؤيا العامة للشركة، إذ أظهرت الشفافية أنَّها ذات أهمية جوهرية بالنسبة إلى سعادة الموظفين.
إنَّ الحفاظ على الشفافية ليس سهلاً تماماً كما يبدو، فهي تبدأ من رأس الهرم. لذا تأكَّد من أنَّ الإدارة العليا وما يليها ضمن هذه الهرم يشجعون التواصل بشكلٍ مُنفتِح. فإحدى الفضائل الأساسية التي تمتاز بها الشفافية هي أنَّ الجميع يملكون حرية الحديث عمَّا يدور في عقولهم. وبيِّن لجميع من يعملون معك أنَّ الصدق في تقديم التغذية الراجعة يُعَدُّ أساسيَّاً لنمو الشركة وتطورها. فحينما تتبنى نهجاً شفافاً تعلم سريعاً أنَّها لا تساعد العمَّال على اكتشاف إمكاناتهم وحسب بل وتساعد على بناء الثقة والمصداقية على جميع المستويات.
2- أنشِئ قوائم مهام ورتّبها حسب أولويتها:
يتميّز العمال الناجحون عن غيرهم من الناس من خلال امتلاكهم للمهارات التنظيمية ذات المستوى الرفيع. إذ يمكن أن تُصاب بالإرباك بسهولةٍ بالغة إذا ما أخفقت في إنشاء نظام تنظيمي مناسبٍ لك والحفاظ عليه. ويمكن أن تفقد سيطرتك على المهام قبل أن تستجمع أفكارك.
فطبِّق في شركتك استراتيجيةً تنظيميةً تساعد على التحقّق من بلوغ مستوى عالٍ من الإنتاجية وتركيز الاهتمام على الأهداف المهمة، ولكنَّ هذا لا يعني أنَّه يتوجَّب عليك إعادة اكتشاف العجلة. إذ يمكن لبرمجيات إدارة المشاريع وبرامج التعاون بين الفرق أن تساعدك على جمع الفريق على كلمةٍ واحدة فيما يخص عبء العمل أو ترتيب الأولويات. حيث تتيح لك أدواتٌ كـ (WorkZone) إنشاء قوائم مهام مُفصَّلة، وتخفيف عبء العمل عن الأفراد، وتعزيز التواصل بشكلٍ مُنفتح في أثناء تأدية مجموعة متنوعة من المهام.
اقرأ أيضاً: الكسل في العمل – أسبابه – طرق القضاء عليه
3- كُن صديقاً للحيوانات الأليفة:
ما السبب الرئيس الذي يُفسِّر شراء الناس للحيوانات الأليفة؟ إنَّه العلاقة الفريدة من نوعها التي تجمع بين البشر والحيوانات والتي تجعل الحياة ممتعةً بشكلٍ أكبر.
وقد خصَّصت العديد من الجامعات مؤخَّراً غرفاً لبرامج العلاج باستخدام الحيوانات الأليفة، فهي تساعد الطلاب على التعامل مع الضغط خلال الفصل الدراسي لا سيما في أثناء فترة الامتحانات النهائية.
يمكن لاستقبال الحيوانات الأليفة في مكان العمل أن يؤدي العمل نفسه بالنسبة إلى الموظفين، ويلغي في الوقت نفسه الحاجة إلى ترك الحيوانات الأليفة وحيدةً طوال اليوم في المنزل، ويعطي أعضاء الفريق مسوّغاً للنهوض، والتجوُّل، والتفاعل. فقد أظهرت إحدى الدراسات أنَّ الأشخاص الذين يصحبون حيواناتهم الأليفة معهم إلى العمل تكون مستويات التوتر لديهم أقل خلال اليوم موازنةً بينهم وبين أولئك الذين يتركونها في مكانٍ آخر – أو بأولئك الذين ليس لديهم حيوانات أليفة.
4- وسِّع بيئة العمل:
يمكن أن تبدو فكرة بقائهم مقيدين طيلة ساعات وساعات كلَّ يوم أشبَهَ بحكم إعدام بالنسبة إلى الأشخاص. فقبل ظهور البريد الإلكتروني والإنترنت كانت الناس يبقون 40 ساعةً في الأسبوع ضمن الجدران الأربعة نفسها.
أمَّا في عصرنا الحديث فيمكن للعمَّال أن يعملوا وينتجوا من أيِّ مكانٍ يمكن لكمبيوتراتهم أن تجد فيه شبكةً تقريباً. ولهذا السبب تُبدي العديد من الشركات مرونةً فيما يخص ترتيبات العمل بما في ذلك ما يتعلق بموضوع الفرق العاملة عن بعد. إذ يشير أكثر من 90% من الذين شملهم استطلاعٌ أُجريَ مؤخَّراً إلى أنَّهم كانوا أكثر إنتاجيةً حينما عملوا من المنزل. بالإضافة إلى أنَّ منح الموظفين القدرة على العمل من خارج المكتب يتيح لهم قضاء وقتٍ أطول مع عائلاتهم ويزيل خوفهم من تفويت لحظات الحياة الثمينة.
يذكُر المديرون غالباً الافتقار إلى التواصل بوصفه حجةً ضد العمل عن بعد، ولكنَّ أدواتٍ كـ (Slack) و(HipChat) سهلت الحفاظ على التواصل بشكلٍ مستمر مع الموظَّفين أو منحهم حريةً أكبر بما يناسب الأفراد والمشروع.
اقرأ أيضاً: 5 نصائح لتحقيق التوازن بين عملك وحياتكَ الشخصيّة
5- اقطع الاتصال:
على الرغم من روعة وسائل التواصل الاجتماعي إلَّا أنَّه لا أحد يمكنه أن ينكر أنَّها تشكِّل تهديداً خطيراً – ومؤذياً ربما – للإنتاجية. فأنت لن تكون قادراً على منع جميع الموظفين من التحقُّق من حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي، كما أنَّ حجب تلك المواقع من مخدِّم الشركة ليس خياراً واقعياً (فأنت لست في مدرسةٍ ابتدائية).
بيد أنَّك تستطيع تنفيذ عدد من الاستراتيجيات لتساعد الأشخاص على قطع اتصالهم بشبكة الإنترنت عندما يكون ثمَّة حاجةٌ إلى ذلك. فبالنسبة إلى المبتدئين حاول تشجيعهم جميعاً على استعمال نموذج "قِطَع الوقت"، إذ يمكنك أنت وأعضاء فريقك تخصيص أوقات مُحددة بدقة للتحقُّق من قوائم المهام، أو الرد على الرسائل الإلكترونية، أو ملاحقة أخبار العمل، أو القيام ببعض المهام الأخرى المُتَّفق عليها. وحينما تطور سلسلةً تضمَن لك تحقيق الإنتاجية خصص "قطعةً" (أصغر) من الوقت للتحقُّق من آخر المستجدات على وسائل التواصل الاجتماعي.
ومن المناهج الأخرى المُستخدمة لهذا الغرض استخدام تطبيق (AntiSocial) أو غيره من التطبيقات لتحديد حجم الوقت المُخصص لوسائل التواصل الاجتماعي بشكلٍ دقيق. كما يمكن لهذه الأدوات نفسها – بناءً على طلب المُستخدم – حجب تلك المواقع التي تتسبب في ضياع الوقت والتخلُّص بذلك من أي إغراءٍ يدفعك إلى استخدامها. إذ يمكن للمقاطعة أن تكون مُكلفةً تماماً، فالعديد من الأشخاص مدمنون على وسائل التواصل الاجتماعي بشكلٍ أو بآخر، وعدم القدرة على السيطرة على هذا الإدمان يمكن أن يتسبّب بموت الإنتاجية.
اقرأ أيضاً: إيجابيات وسلبيات مواقع التواصل الاجتماعي
تؤثِّر بيئة العمل التي تصنعها في نظرتك العامة للأمور وفي جميع الأشخاص المشاركين في المهمة التي ترغب في إنجازها. فثقافة الشركات تتغير باستمرار ويعود ذلك جزئيَّاً إلى جيل الألفية الذين يعيدون كتابة القوانين ويملؤون سوق العمل. ولكن تذكَّر أنَّ هذه القواعد التي نكتبها هي ليست آياتٍ مُنزَّلة، فمع تطور شركتك قوِّم الاستراتيجيات المُتَّبعة وعدلها بحيث تتغيَّر الطريقة التي تساعد شركتك من خلالها الجميع على التحكم بالضغط وتعزيز الإنتاجية.