4 وسائل لوضع خطة فعالة لتعاقُب الموظفين

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدونة دارلين دي روزا (Darleen DeRosa)، وتتحدث فيه عن مجموعة من النصائح لتحسين التخطيط لتعاقب الموظفين في الشركة من خلال تجربتها الشخصية.

التخطيط لتعاقب الموظفين هام دائماً، لكن أحياناً يكون الأمر ملحاً مثل حالات:

1. استقالة مدير كبير دون سابق إنذار.
2. فصل مدير رفيع المستوى وعدد من أعضاء فريقه؛ بسبب انتهاكات أخلاقية خلال العمل.
3. تشهد الشركة نمواً سريعاً وتتطلب تسريع عملية التوظيف للمناصب القيادية لمواكبة الطلب.

مشكلة واسعة الانتشار:

لقد واجهنا هذا التحدي بالذات عند العمل مع شركة أدوية عالمية المتمثل بإيجاد الطريقة المناسبة لمضاعفة حجم فريق مبيعاتها ثلاث مرات خلال فترة زمنية قصيرة جداً.

لقد احتاجت هذه الشركة إلى مديرِين إقليميين لقيادة فرق المبيعات سريعة النمو في جميع أنحاء الولايات المتحدة، ومثل كثير من الشركات، كان لديهم توجُّه للترويج لمسؤولي المبيعات الأفضل أداءً، والذين لم يكن لديهم بالضرورة القدرة أو الرغبة في القيادة، وكان معدل دوران الموظفين الذين يشغلون مناصب قيادية مرتفع، وبدأت الإنتاجية تسوء والروح المعنوية تنخفض.

بالنسبة إلى مديري المواهب، هذه المشكلة شائعة بصورة مدهشة، ففي حين أنَّ وجود خطة لاستبدال المدير التنفيذي هي أمر معهود لاستمرار العمل؛ إلَّا أنَّه لا يتوفر دائماً قادة أقوياء جاهزون لملء المناصب الرئيسة الأخرى عند الحاجة.

في الواقع؛ إنَّ 15% فقط من شركات أمريكا الشمالية التي شملها استطلاع مجلة هارفارد بيزنس ريفيو (Harvard Business Review) قالوا: إنَّ لديهم عدداً كافياً من الموظفين المؤهلين لتولي مناصب قيادية في طور الإعداد؛ إذ يؤدي التخطيط الضعيف لتعاقب الموظفين الذين يشغلون مناصب قيادية للتأثير سلباً بصورة كبيرة في جميع أقسام مؤسستك، ويزداد هذا الأثر السلبي عندما يترك شخصاً ما العمل بصورة مفاجئة، أو حين يتسارع نمو شركتك، فعندما يحدث هذا، يحتاج مديرو المواهب وخبراء الموارد البشرية إلى التصرف بسرعة.

شاهد بالفيديو: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين

فيما يأتي أربع من أفضل الوسائل لاختيار موظفين يحلُّون محل سابقيهم عندما لا يتوفر لديك الوقت الكافي:

1. وضع معايير النجاح للمنصب الوظيفي:

يجب أن يكون أصحاب المصلحة الداخليين في الشركة قادرين على تقديم رؤية قيِّمة للمواصفات والمهارات والخبرة اللازمة لأداء المهمة بصورة جيدة ولمدة عام إلى عامين؛ لذلك خذ الوقت الكافي لتحديد معايير النجاح للمنصب المعين وكيف ستقوم بتقييم النتائج.

يمنحك "ملف تعريف النجاح" هذا صورة أكثر اكتمالاً ووضوحاً عمَّ تبحث عنه في المرشحين المحتملين، ويوجهك في عملية التوظيف والتقييم وتأهيل الموظفين.

2. تقييم الموظفين ذوي الإمكانات العالية:

أحياناً يرتكب المديرون الخطأ عند ترقية شخص ما، مستخدمين معاييرهم الذاتية مثل:

• إنَّه يعمل بجد.
• إنَّه محبوب ومحترم.
• كان ملتزماً بالشركة على مدار السنوات العشر الماضية؛ لقد استحق هذا المنصب.

لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي قصر البصيرة هذا إلى أخطاء توظيف كبيرة، إنَّ الموظفين ذوي الإمكانات الأعلى ليسوا بالضرورة أولئك الذين يقضون ساعات أطول أو يحصلون على أفضل النتائج الفردية؛ لذا أنت تحتاج إلى النظر بطريقة معمقة.

يجب عليك استخدام طريقة فعالة تتضمن التغذية الراجعة التي يقدمها المدير والمقابلات السلوكية، واختبارات القيادة والمحاكاة؛ نعم من الممكن القيام بذلك بسرعة كبيرة؛ إذ يؤدي استخدام طرف ثالث محايد لإجراء هذه التقييمات إلى زيادة الموضوعية في العملية وتحسين الدقة، بالإضافة إلى تحقيق أقصى استفادة من وقتك المحدود، وعندما تستخدم طريقة موضوعية، سيكون لديك صورة أكثر شمولاً، وتعتمد على البيانات لتحقيق أفضل توقعاتك.

فإن كنت تعتقد أنَّ شخصاً ما داخل قسمك أو شركتك جاهز للمنصب المعني؛ قم بتقييم على أي حال، وبعد أن يصبح لديك فكرة أفضل عن نقاط قوته والثغرات في مهاراته؛ تستطيع وضعه في برنامج تطوير خاص ليصبح جاهزاً في المرة القادمة التي تسمح فيها الفرصة؛ إذ يُظهر هذا لذوي المواهب لديك أنَّك ملتزم بهم؛ مما يرفع معنوياتهم ويحسن معدل الاحتفاظ بهم.

3. البحث خارج قسمك:

ليس من الضروري أن يكون المدير الإقليمي الجديد من قسم المبيعات؛ فقد يكون أفضل مرشح تابع لقسمٍ آخر، وقد يكون لديه خلفية تعليمية أخرى أو مجموعة مميزة من الخبرات، والتي يمكن أن تحمل منظوراً جديداً للمنصب، فمن المتعارف عليه أن تقوم الشركات الكبيرة "بمداراة" الموظفين ذوي الإمكانات العالية من خلال عدة مناصب مختلفة على مدار بضع سنوات وتأهيلهم لشغل مناصب قيادية.

4. المقارنة مع المرشحين الخارجيين:

عادةً ما يكون الترشيح من الداخل أكثر فاعلية من حيث الكفاءة وأوفر مادياً، لكن قد تحتاج إلى تجاوز كوادرك الداخلية للعثور على الشخص المناسب، حتى إذا كنت واثقاً من أنَّك ستعثر على قادتك الجدد داخل شركتك؛ فمن المفضل إشراك عدد من المرشحين الخارجيين بغية المقارنة وقياس الأداء على الأقل.

يُعد موقع لينكد إن (LinkedIn) موقعاً رائعاً لبدء البحث، وحينما يصل الأمر لتقييم المواهب،؛ فإنَّ الأمر يتطلب أكثر من مراجعة للسير الذاتية؛ فقد أمضى معظم المرشحين وقتاً طويلاً في توصيف مناصبهم ومهاراتهم، ومن الصعب التفريق بين الأشخاص المناسبين والذين يجيدون الترويج لأنفسهم؛ فهذا أحد أسباب أنَّ بعض الشركات يتجهون إلى أساليب توظيف غير تقليدية؛ مثل مراقبة الأفراد في العمل خلسةً أو إيجاد طرائق فريدة لجذب انتباههم على وسائل التواصل الاجتماعي، وبالطبع يحمل تعيين مرشحين خارجيين مخاطره الخاصة؛ مما يجعل عملية التقييم الدقيقة أكثر أهمية.

تخطيط تعاقب الموظفين أفضل دفاع لك ضد الأزمات:

بعد تأمين احتياجاتك قصيرة الأمد وخروج شركتك من وضع الأزمة؛ فقد حان الوقت لإعادة تقييم الطريقة التي تختار بها القادة وتطويرهم، وتعدُّ خطة التعاقب طويلة الأمد القوية أفضل طريقة لحمايتك من حدوث شواغر قيادية غير متوقعة.

الآن بعد أن أنشأت ملفات تعريف النجاح لتحديد المهارات والمواصفات الأساسية للمنصب الذي تمَّ شغله للتو؛ يمكنك تطبيق نفس النهج على جميع المناصب القيادية الرئيسة.

فيما يلي ثلاث نصائح هامة يجب وضعها في الحسبان:

1. طوِّر استراتيجية طويلة الأمد لتحديد الموظفين ذوي الإمكانات العالية لتلك الوظائف والتسريع من تطويرها من خلال برامج التدريب المستهدفة.
2. اعمل مع قادة الأعمال لتزويدهم بمهام جديدة من شأنها توسيع مهاراتهم، بالإضافة إلى برامج التدريب الرسمية.
3. تأكَّد من أنَّك تقيِّم النتائج إذ يعد تطوير القيادة استثماراً في أهم مقومات شركتك، ويجب أن تتأكد من حصولك على عائد لاستثمارك؛ إذ تُبين الأبحاث أنَّ إدارة التعاقب طويلة الأمد تؤتي ثمارها عند القيام بها بالصورة الصحيحة مع مرور الزمن.

لقد وجد مجلس قيادة الشركات (The Corporate Leadership Council) أنَّ الشركات التي لديها فرق قيادية رفيعة المستوى تتفوق في الأداء على الشركات الأخرى بنحو 19%، كما أنَّها تميل أيضاً إلى أن تُكافأ من خلال زيادة اندماج الموظفين ومستويات أعلى من الإنتاجية ودوران أقل وانخفاض التكاليف المرتبطة بذلك؛ فإنَّ التخطيط للتعاقب ليس بخطة للتحرك عندما تكون في حالة الأزمة فقط؛ بل إنَّه إجراء احترازي هام بقدر أهمية أي خطط إدارة أزمة أخرى.

المصدر